Terugbetalingen via Shopify Payments

Wanneer je een terugbetaling doet via Shopify Payments, wordt het terugbetaalde bedrag afgetrokken van je volgende beschikbare uitbetaling. De status van de terugbetaling is maximaal 2 werkdagen In behandeling. Gedurende deze tijd wordt het geld teruggestort naar je klant. Vanwege verschillende verwerkingstijden bij de bank van je klant kan het tot 10 werkdagen duren voordat het terugbetaalde bedrag is ontvangen. Terugbetalingen worden verwerkt volgens je uitbetalingsschema en worden doorgaans ingepland voor de volgende uitbetaling.

Je kunt een terugbetaling niet annuleren of terugdraaien nadat je deze hebt gestart vanuit je Shopify-beheercentrum. Als je per ongeluk een terugbetaling start, kun je een nieuwe conceptbestelling aanmaken en de betaling opnieuw innen met de conceptbestelling.

Als een terugbetaling mislukt, langer in behandeling blijft dan verwacht, of niet correct wordt weergegeven in het Shopify-beheercentrum, raadpleeg dan Probleemoplossing voor mislukte of in behandeling zijnde terugbetalingen.

Annuleringsbeleid voor terugbetalingen

Nadat je een terugbetaling hebt gedaan, kan deze niet meer worden geannuleerd.

Terugbetalingen worden alleen via de oorspronkelijke betaalmethode verwerkt. Als de kaart waarop je hebt terugbetaald, is verlopen of geannuleerd, beheert de bank van de klant de omleiding van de terugbetaling via hun eigen processen. Om het geld te claimen, moet de klant contact opnemen met de bank. Je kunt de klant het Acquirer Reference Number (ARN) geven om de transactie te helpen traceren.

Termijnen voor terugbetaling

De maximale termijn voor het uitvoeren van een terugbetaling hangt af van de mogelijkheid van de bank van je klant om terugbetalingen voor bestellingen na een lange periode te verwerken. Je kunt meestal tot 120 dagen na de bestelling een terugbetaling doen.

Transactiekosten

Bij het verwerken van een terugbetaling worden er geen extra transactiekosten in rekening gebracht. De oorspronkelijke transactiekosten voor de creditcard worden echter niet aan je terugbetaald wanneer je een terugbetaling doet.

In de Servicevoorwaarden van Shopify Payments staat dat creditcardkosten niet worden terugbetaald voor Shopify Payments-transacties wanneer je een retour aan een klant verwerkt. Shopify Payments maakt kosten voor het verwerken van zowel de terugbetaling als de oorspronkelijke transactie, dus de oorspronkelijke creditcardverwerkingskosten worden niet vergoed.

Dit betekent dat wanneer voor een bestelling is betaald, je de creditcardkosten niet terugkrijgt als je de bestelling later terugbetaalt of annuleert, ongeacht of de bestelling is afgehandeld of niet.

Terugbetalingen volgen met Acquirer Reference Numbers (ARN's)

Om de terugbetalingstransactie te volgen, kun je het Acquirer Reference Number (ARN) vinden in de tijdlijn van de bestelling onder de terugbetalingsgegevens. ARN's worden toegewezen aan terugbetalingen die via Shopify Payments worden verwerkt voor transacties met Visa of Mastercard. Deze unieke referentienummers kunnen door banken en creditcardaanbieders worden gebruikt om transacties te traceren.

Geschillen oplossen

Als een klant beweert de terugbetaling niet te hebben ontvangen, kun je de klant het ARN geven en adviseren contact op te nemen met de creditcardaanbieder voor verder onderzoek.

Onvoldoende saldo bij Shopify Payments

Als je Shopify Payments gebruikt en je uitbetaling onvoldoende saldo heeft voor een retour, hangt het resultaat af van de locatie van je winkel:

• Australië, België, Canada, Denemarken, Duitsland, Finland, Frankrijk, Ierland, Italië, Nederland, Nieuw-Zeeland, Oostenrijk, Portugal, Spanje, Tsjechië, Verenigd Koninkrijk, Verenigde Staten, Zweden, Zwitserland: het saldo dat nodig is voor de terugbetaling, wordt van je bankrekening afgeschreven. Deze afschrijving vindt plaats op een dag buiten je normale uitbetalingsschema.
• Alle andere landen: het resterende bedrag dat nodig is voor de terugbetaling, wordt ingehouden op volgende uitbetalingen totdat het terugbetaalde bedrag volledig is gedekt.

Mislukte afschrijvingen met Shopify Payments

Als de eerste afschrijvingspoging mislukt, wordt na 3 werkdagen een tweede poging gedaan. Als deze poging ook mislukt, moet je je Shopify Payments-bankrekening wijzigen of het negatieve saldo handmatig aflossen.

Negatieve saldo's

Negatieve saldo's ontstaan wanneer de kosten van terugbetalingen, geschillen of andere kosten het negatieve saldolimiet van je winkel overschrijden. Je kunt je huidige saldo bekijken op de pagina Uitbetalingen in je Shopify-beheercentrum.

Elke merchant heeft een dynamisch negatief saldolimiet op Shopify. Wanneer je je negatieve saldolimiet overschrijdt, ontvang je een melding in je beheercentrum, een e-mail op het e-mailadres van de winkeleigenaar en een banner op je pagina Bestellingen.

Terugbetalingen beheren met een negatief saldo

Wanneer je negatieve saldo deze limiet bereikt, kan je bedrijf terugbetalingen blijven doen, maar het geld wordt pas naar de klant teruggestort als het negatieve saldo is aangezuiverd. Dit worden terugbetalingen in behandeling genoemd.

Bestellingen die worden terugbetaald nadat de negatieve-saldodrempel is bereikt, krijgen de status Terugbetaling in behandeling op je Bestellingenpagina.

Als je meer terugbetalingen doet nadat je je negatieve-saldodrempel hebt bereikt en deze meldingen hebt ontvangen, kun je in de banner op je Bestellingenpagina het totaal verschuldigde bedrag bekijken. Dit wordt berekend op basis van het huidige bedrag van je negatieve saldo en het bedrag van de terugbetalingen in behandeling.

Als je Shopify Payments-account een negatief saldo heeft en de status van de terugbetaling langer dan 2 werkdagen In behandeling blijft, verschilt het oplossingsproces afhankelijk van de locatie van je winkel:

• Speciale Administratieve Regio Hongkong, Japan, Roemenië, Singapore en Mexico: Negatieve saldo's worden aangezuiverd met toekomstige omzet.
• Europa (met een bankrekening in een andere valuta dan de euro): Negatieve saldo's worden aangezuiverd met toekomstige omzet.
• Alle andere landen en valuta's: Het negatieve saldo wordt van je bankrekening afgeschreven.

Een negatief saldo aanzuiveren

Om een negatief saldo aan te zuiveren, kan Shopify binnen 2 werkdagen geld afschrijven van je bankrekening. Je kunt het negatieve saldo ook dekken met de omzet van dezelfde of de volgende dag, of door een handmatige betaling aan Shopify te doen.

Aandachtspunten voor het beheren van negatieve saldo's

• Terugbetalingen worden verwerkt in de volgorde waarin ze zijn aangemaakt nadat het negatieve saldo is aangezuiverd.
• Als je een terugbetaling doet nadat je je terugbetalingslimiet hebt overschreden, wordt de klant pas op de hoogte gesteld wanneer de terugbetaling is verwerkt.
• Als je Shopify Payments-account is afgewezen vanwege negatieve saldo's, kun je contact opnemen om heroverweging aan te vragen.

Automatische afschrijving

Automatische afschrijvingen vinden plaats wanneer Shopify een afschrijving initieert om een negatief saldo te dekken. Deze functie is in de meeste landen beschikbaar en helpt je een operationeel account met voldoende saldo te behouden, zonder handmatige tussenkomst van je bedrijf. Nadat de afschrijving is ontvangen, worden alle terugbetalingen in behandeling afgehandeld. Er is geen actie vereist voor een automatische afschrijving om je negatieve saldo aan te zuiveren.

Single Euro Payments Area (SEPA)-mandaat voor Europese merchants

Als je in Europa gevestigd bent en Shopify Payments gebruikt, worden automatische afschrijvingen verwerkt via het SEPA-systeem voor automatische incasso. Toen je je aanmeldde voor Shopify Payments, ging je akkoord met de Servicevoorwaarden van Shopify Payments, waarin je toestemming geeft aan Shopify om geld te storten en om alle bedragen die je verschuldigd bent, inclusief kosten, terugbetalingen en terugboekingen, van je bankrekening te innen.

Deze overeenkomst is je SEPA-mandaat, waarmee je Shopify de machtiging geeft om indien nodig geld van je bankrekening af te schrijven om negatieve saldo's te dekken. Het mandaat maakt deel uit van de standaardvoorwaarden die je accepteert bij het activeren van Shopify Payments en is bedoeld om een naadloze betalingsverwerking en accountbeheer te garanderen.

Een betaling doen

Wanneer je je negatieve saldolimiet overschrijdt, ontvang je een melding in je Shopify-beheercentrum en een e-mail op het e-mailadres van de winkeleigenaar en wordt er een banner weergegeven in de sectie Bestellingen.

Als je een handmatige betaling wilt doen om het negatieve saldo aan te zuiveren, kun je dit proces starten vanaf de banner op je pagina Bestellingen of vanuit de e-mail die de winkeleigenaar ontvangt, via de optie Een betaling doen.

Stappen:

1. Ga vanuit je Shopify-beheercentrum https://admin.shopify.com/login naar de pagina Bestellingen.
2. Klik in de meldingsbanner op Een betaling doen
3. Op de pagina Factuurgegevens kun je het totaal verschuldigde bedrag bekijken en je factuuradresgegevens invoeren.
4. Voer op de pagina Betaling de kaartgegevens in die je wilt gebruiken om het saldo aan te zuiveren.
5. Klik op Betaling voltooien

Controleer je saldo en toekomstige uitbetalingen voordat je een betaling doet, voor het geval je negatieve saldo al is aangezuiverd. Een eventueel teveel betaald bedrag wordt bij je volgende uitbetaling aan je gecrediteerd.

Shopify Recovery-team

Afhankelijk van het saldo en hoelang het al openstaat, kan het Shopify Recovery-team rechtstreeks contact met je opnemen om het negatieve saldo aan te pakken en je Shopify Payments-account in orde te houden.