Importar usuarios de forma masiva con un archivo CSV

Puedes importar un archivo CSV desde el panel de control de Shopify para crear usuarios del panel de control o del punto de venta (POS) para Shopify POS, y así gestionar el acceso a la tienda de forma masiva.

Puedes usar la importación de un archivo CSV para hacer los siguientes cambios en las cuentas de usuario:

• Crear usuarios del panel de control
• Crear nuevos usuarios de punto de venta (POS) para Shopify POS con PIN asignados
• Suspender y reactivar cuentas de usuario existentes del panel de control y de POS

Consideraciones para el archivo CSV de gestión de usuarios

Algunos cambios en las cuentas de usuario no son compatibles con la importación de archivos CSV. Para las actualizaciones que no se pueden completar mediante la importación de un archivo CSV, gestiona las cuentas de usuario de forma manual en el panel de control de Shopify o en la app Shopify POS. Revisa las siguientes consideraciones cuando importes usuarios mediante un archivo CSV:

• La importación de archivos CSV no admite la eliminación masiva de usuarios.
• No puedes configurar ni actualizar los requisitos de la autenticación de dos factores para los usuarios.
• No puedes cambiar el PIN de un usuario existente para Shopify POS.
• No puedes crear nuevos roles, grupos o sucursales a partir de la importación de un archivo CSV. Los nombres de los roles, grupos y sucursales del archivo deben coincidir con lo que ya existe en el panel de control de Shopify.
• Con la importación de un archivo CSV, solo puedes suspender o reactivar a los usuarios existentes. No puedes cambiar el rol, grupo asignado, sucursal ni acceso a la tienda de un usuario existente.
• No puedes cambiar el tipo de usuario, como pasar a un usuario que solo tiene acceso a POS a usuario del panel de control.

Descargar un archivo CSV de gestión de usuarios de muestra

Un archivo de muestra incluye los encabezados de columna obligatorios y los valores de ejemplo de cada columna. Puedes usarlo como punto de partida antes de agregar a tus propios usuarios.

Puedes descargar y ver un archivo CSV de gestión de usuarios de muestra desde esta página, o descargar una muestra desde la página Importar en el panel de control de Shopify.

Para obtener más información sobre cómo guardar y editar archivos CSV en la app de hoja de cálculo, consulta Abrir y editar un archivo CSV.

Definiciones de las columnas para el archivo CSV de gestión de usuarios

En la siguiente tabla, se enumeran todas las columnas del archivo CSV de muestra de gestión de usuarios. Cada definición explica cómo se usa la columna cuando creas usuarios o cuando suspendes o reactivas usuarios existentes, incluidas las diferencias entre los usuarios del panel de control y los usuarios que solo tienen acceso a POS.

Crear nuevos usuarios en un archivo CSV

Para crear un usuario nuevo, deja la columna id en blanco en esa fila. Una vez que se crea el usuario, la importación asigna automáticamente un valor a id.

Para otorgar acceso a los usuarios a más de una sucursal, rol o tienda, consulta Asignar varios roles, sucursales y tiendas a un usuario.

Crear un usuario de POS

Para crear un usuario de POS, introduce un valor en los siguientes campos:

• Introduce Point of sale en user_type.
• Introduce given_name y family_name.
• Para configurar los permisos de usuario, introduce un valor en uno de los siguientes campos:
  • role_name y store_name: si la organización tiene más de una tienda, ambos campos son obligatorios.
  • group_name: disponible solo en el plan Shopify Plus. Para saber cómo asignar un grupo, consulta Asignar un grupo a un usuario en un archivo CSV.
• Para configurar el acceso a las sucursales, introduce un valor en los siguientes campos:
  • Para acceder a sucursales específicas, introduce pos_location_name y establece all_current_and_future_locations en FALSE.
  • Para tener acceso a todas las sucursales, establece all_current_and_future_locations en TRUE y deja pos_location_name en blanco.
• Opcional: introduce email, phone o pin. El PIN debe ser un número de 4 a 6 dígitos que sea exclusivo para una tienda.

Crear un usuario del panel de control

Para crear un usuario del panel de control, introduce un valor en los siguientes campos:

• Introduce Admin en user_type.
• Introduce email.
• Para configurar los permisos de usuario, introduce un valor en los siguientes campos:
  • role_name y store_name: si la organización tiene una sola tienda, el campo store_name no es obligatorio. Si el rol es a nivel de la organización, deja store_name en blanco.
  • group_name: disponible solo en el plan Shopify Plus. Para saber cómo asignar un grupo, consulta Asignar un grupo a un usuario en un archivo CSV.
• Opcional: cuando role_name es un rol de la categoría POS, puedes introducir un valor para pin en esa fila. Si no especificas un PIN, la importación generará uno para el usuario.
• Si role_name es un rol de la categoría POS, debes configurar el acceso a las sucursales para el usuario. Introduce un valor en los siguientes campos:
  • Para acceder a sucursales específicas, introduce pos_location_name y establece all_current_and_future_locations en FALSE.
  • Para tener acceso a todas las sucursales, establece all_current_and_future_locations en TRUE y deja pos_location_name en blanco.

Suspender o reactivar usuarios existentes en un archivo CSV

Puedes suspender o reactivar a un usuario existente si agregas una fila por usuario al archivo CSV de gestión de usuarios. Los usuarios se identifican mediante el id.

Para suspender o reactivar a un usuario existente, introduce un valor en los siguientes campos:

• Introduce el id del usuario.
• Introduce el user_type del usuario.
• Si es un usuario del panel de control, introduce un valor en los siguientes campos:
  • email: obligatorio.
  • given_name: opcional. Si introduces un valor, debe coincidir con el nombre del usuario en el panel de control de Shopify.
  • family_name: opcional. Si introduces un valor, debe coincidir con el apellido del usuario en el panel de control de Shopify.
  • phone: opcional. Si introduces un valor, debe coincidir con el número de teléfono del usuario en el panel de control de Shopify.
• Si es un usuario de POS, introduce un valor en los siguientes campos:
  • given_name: obligatorio.
  • family_name: obligatorio.
  • email: si el usuario tiene un correo electrónico en su cuenta, este campo es obligatorio.
  • phone: si el usuario tiene un número de teléfono en su cuenta, este campo es obligatorio.
• status: introduce Suspended para suspender al usuario o Active para reactivarlo. Solo puedes suspender a un usuario cuando su estado actual en el panel de control de Shopify es Active o Inactive. Solo puedes reactivar a un usuario cuando su estado actual es Suspended.

Asignar varios roles, sucursales y tiendas a un usuario

Cuando creas un usuario nuevo, puedes asignarle más de un rol, una sucursal de POS y una tienda en una sola importación de archivo CSV. Cada combinación de rol, sucursal o tienda necesita su propia fila en el archivo.

Agrega una fila por cada valor que quieras asignar al mismo usuario. En cada fila de ese usuario, introduce los mismos valores de identificación para que la importación aplique cada fila a esa única cuenta de usuario. Deja el id en blanco en todas las filas. La importación asigna el id después de crear el usuario.

Valores de identificación obligatorios en cada fila

Para que la importación identifique al mismo usuario, introduce los siguientes valores en cada fila de tu archivo CSV para ese usuario:

• Para los usuarios del panel de control, se debe introducir el mismo email y user_type en cada fila de ese usuario.
• Para los usuarios de POS, se deben ingresar los mismos user_type, given_name, family_name, email y phone para ese usuario en cada fila.

Asignar varios roles a un usuario en la misma tienda

Un solo usuario puede tener más de un rol en la misma tienda cuando cada uno de ellos está representado en su propia fila dentro del archivo CSV.

Para asignar a un usuario más de un rol en la misma tienda, debes agregar una fila por cada rol en tu archivo CSV. En cada fila, introduce los mismos valores de identificación para ese usuario y luego incluye el store_name y el role_name exactos que aparecen en tu panel de control de Shopify.

Asignar varias sucursales de POS en la misma tienda

Cuando un usuario deba acceder solo a ciertas sucursales de POS en una tienda, incluye cada sucursal en una fila distinta.

Para asignar a un usuario acceso a varias sucursales de POS específicas, debes agregar una fila por sucursal en el archivo CSV. En cada fila, ingresa los mismos valores de identificación para ese usuario, ingresa el pos_location_name que aparece en el panel de control de Shopify y establece all_current_and_future_locations en FALSE en cada fila.

Por ejemplo, para darle a un usuario el mismo rol en dos sucursales específicas de una tienda, agrega una fila por sucursal.

De forma alternativa, para otorgar acceso a todas las sucursales actuales y futuras, usa una sola fila con all_current_and_future_locations establecido en TRUE y deja pos_location_name en blanco. Usa el mismo valor TRUE o FALSE en cada fila para ese usuario en esa tienda. No puedes mezclarlos entre filas.

Asignar acceso de usuario en múltiples tiendas

Las organizaciones con más de una tienda pueden otorgar a la misma persona acceso a cada tienda que necesite.

Cuando el mismo usuario necesite acceso a más de una tienda, usa una fila por combinación de rol, tienda y sucursal. En cada fila, debes introducir los mismos valores de identificación para ese usuario, junto con el store_name exacto que aparece en el panel de control de Shopify.

Puedes asignar múltiples roles y múltiples sucursales de POS al mismo usuario para cada tienda.

Para all_current_and_future_locations y pos_location_name en las filas de creación, usa los mismos patrones de fila que al asignar varias sucursales de POS en la misma tienda. No puedes establecer all_current_and_future_locations en TRUE cuando pos_location_name tiene un valor en esa fila.

El siguiente ejemplo le otorga al mismo usuario de POS acceso a diferentes sucursales en dos tiendas distintas.

Si alguna fila de un usuario falla, se rechazarán todas las filas de ese usuario. Después de corregir el error, incluye todas las filas de ese usuario en la siguiente importación.

Asignar un grupo a un usuario en un archivo CSV

Los grupos solo están disponibles para las organizaciones en el plan Shopify Plus. Un grupo incluye uno o más roles, por lo que asignar un grupo puede otorgar a un usuario varios roles al mismo tiempo.

Asignar un grupo o un solo rol

Cada fila en un archivo CSV puede asignar un grupo o un solo rol, pero no ambos:

• Para asignar un grupo, ingresa el grupo en group_name y deja role_name en blanco.
• Para asignar un solo rol, ingresa el rol en role_name y deja group_name en blanco.

Asignar un grupo a usuarios elegibles

Puedes asignar un grupo a un usuario cuando al menos un rol del grupo se aplica a su tipo de usuario. Los roles del grupo que no se aplican al tipo de usuario no se otorgan, pero tampoco causan un error. El grupo se asigna correctamente en función de los roles aplicables.

No puedes asignar un grupo que no tenga roles.

Asignar un grupo en varias tiendas y sucursales

Debes incluir una fila en el archivo CSV para cada tienda en la que el grupo otorga un rol de POS. En cada una de esas filas, también debes configurar el acceso a la sucursal:

• Para obtener acceso a sucursales específicas, ingresa el pos_location_name y establece all_current_and_future_locations en FALSE. Para otorgar varias sucursales específicas en una tienda, agrega una fila por sucursal con el mismo grupo y tienda en cada fila.
• Para tener acceso a todas las sucursales, establece all_current_and_future_locations en TRUE y deja pos_location_name en blanco.

El acceso a la sucursal para un grupo se valida de la misma manera que un rol de POS que no se asigna a través de un grupo, lo que incluye que no puede entrar en conflicto con el acceso a la sucursal que se le otorga al mismo usuario en otra fila.

Configurar un PIN cuando asignes un grupo

Un PIN sigue las mismas reglas que se aplican a los usuarios con múltiples roles:

• Ingresa un pin solo en una fila de tu archivo CSV para una tienda en la que el grupo otorga un rol de POS.
• Un PIN debe ser único dentro de una tienda, pero puede ser diferente en distintas tiendas.
• No ingreses un pin en una fila de una tienda en la que el grupo otorga solo roles que no son de POS.

Asignar un grupo que incluye un rol de organización

Cuando un grupo incluye un rol de organización con permisos de POS, este rol otorga automáticamente acceso a todas las sucursales, por lo que no se le aplica el requisito de sucursal por tienda. Puedes asignar este tipo de grupo de una de las siguientes maneras:

• Una sola fila exclusiva para el grupo: ingresa el grupo en group_name y deja en blanco store_name, pos_location_name, all_current_and_future_locations y pin. El rol de organización otorga acceso a todas las sucursales automáticamente.
• Filas explícitas de tienda: agrega una fila por cada tienda en la que el grupo otorgue un rol de POS. En cada una de estas filas, establece all_current_and_future_locations en TRUE. No puedes limitar a un usuario con un rol de organización a una sola sucursal.

Ejemplos de asignación de un grupo

Los siguientes ejemplos ilustran cómo asignar un grupo en diferentes tiendas y sucursales. Cada fila enumera los valores para group_name, store_name, pos_location_name y all_current_and_future_locations.

En los siguientes ejemplos, el grupo otorga un rol de tienda y un rol de POS en la Tienda 1, y un rol de POS en la Tienda 2:

• El Ejemplo 1 asigna el grupo con acceso a todas las sucursales en dos tiendas. Debido a que el grupo otorga un rol de POS en cada tienda, debes agregar una fila por tienda en el archivo CSV.

• El ejemplo 2 asigna el grupo en dos tiendas, pero el grupo otorga un rol de POS solo en la Tienda 1 y un rol exclusivo de tienda en la Tienda 2. Agrega una fila en el archivo CSV solo para la tienda con un rol de POS. El rol exclusivo de tienda en la Tienda 2 se otorga sin agregar una fila.

• El ejemplo 3 asigna el grupo con acceso a sucursales específicas en dos tiendas. Debes agregar una fila en el archivo CSV por cada sucursal.

• El ejemplo 4 asigna un grupo que incluye un rol de organización con permisos de POS, además de un rol de tienda y un rol de POS. Puedes asignar este grupo de una de las siguientes maneras:

  • La primera opción es una sola fila exclusiva de grupo, donde el rol de organización otorga acceso a todas las sucursales.
  • La segunda opción usa una fila explícita para cada tienda donde el grupo otorga un rol de POS. En cada fila, all_current_and_future_locations debe ser TRUE, porque el rol de organización no se puede limitar a una sola sucursal.

Importa un archivo CSV de gestión de usuarios desde el panel de control de Shopify

Después de crear el archivo CSV y guardarlo en el formato correcto, puedes subirlo desde la página Usuarios de la organización. La importación se ejecuta en el panel de control de Shopify e informa de cualquier fila que no se pueda procesar.

Pasos:

1. Desde el panel de control de Shopify, ve a Configuración > Usuarios.

2. Haz clic en Importar.

3. Opcional: Haz clic en el enlace para descargar un archivo CSV de muestra y úsalo como plantilla para tu propio archivo.

4. Haz clic en Subir archivo y luego selecciona el archivo .csv.

Una vez finalizada la importación, revisa la confirmación en el panel de control de Shopify. Si alguna fila tiene errores, recibirás un correo electrónico con los detalles para que puedas corregir el archivo y volver a importarlo.

Soluciones a problemas comunes de importación de gestión de usuarios

Si tienes algún problema para subir el archivo CSV de gestión de usuarios, revisa si el problema aparece en las siguientes soluciones.

Si necesitas ayuda con la resolución de problemas de un mensaje de error específico, consulta Resolución de problemas de mensajes de error de importación.

Volver a importar tras corregir errores

Cuando una importación no se realiza correctamente, recibes un correo electrónico con las filas que fallaron. Vuelve a importar el archivo con cuidado para no crear usuarios duplicados.

Vuelve a importar solo los usuarios que tuvieron errores, no todo el archivo. Sigue estas prácticas:

• Corrige las filas que fallaron y luego incluye todas las filas de cada usuario afectado en tu nuevo archivo. Si un usuario tenía 3 filas y 1 causó un error, se rechazaron las 3 filas de ese usuario. Incluye las 3 filas corregidas en tu nueva importación.
• No incluyas a los usuarios que se importaron correctamente. Esas cuentas ya existen. Si los importas de nuevo, es posible que se devuelva un error del tipo user already exists, que se creen usuarios duplicados o ambas cosas.

Si vuelves a importar todo el archivo original, incluidas las filas de los usuarios que ya se crearon correctamente, podrías obtener los siguientes resultados:

• Usuarios del panel de control: si una dirección de correo electrónico ya está en uso, es posible que recibas un error del tipo user already exists o de correo electrónico duplicado.
• Usuarios de POS: el sistema puede crear registros de usuario de POS duplicados. Los usuarios de POS se emparejan usando el nombre y los campos relacionados en lugar de un correo electrónico único, por lo que se puede crear un segundo usuario con el mismo nombre y rol.
• Límites de puestos: si la importación cuenta a los usuarios que ya se crearon, es posible que recibas errores de límite de puestos. Para obtener más información, consulta la cantidad máxima de usuarios para cada plan de precios.

Crear varios usuarios de POS con el mismo nombre

Si los valores de identificación de un usuario de POS coinciden en varias filas de una importación, incluidas las filas no consecutivas, la importación trata dichas filas como el mismo usuario.

Para crear distintos usuarios de POS con el mismo given_name y family_name en una importación, debes ingresar un valor diferente en al menos uno de los siguientes campos por cada usuario:

• email
• phone

Si no puedes distinguir a varios usuarios con el mismo given_name y family_name usando valores diferentes para email o phone, debes importar a cada usuario en un archivo CSV independiente.

Formato de archivo y tamaño de subida

Los siguientes problemas están relacionados con el formato o el tamaño del archivo CSV, no con los valores de las filas de los usuarios:

• Formato de archivo incorrecto: el archivo debe ser un archivo .csv guardado con la codificación que se describe en Abrir y editar un archivo CSV.
• El archivo es demasiado grande: si el archivo tiene muchas filas, divídelo en archivos más pequeños e impórtalos uno por uno.

El usuario de POS se muestra como varios usuarios en lugar de uno con múltiples roles

La importación asocia las filas al mismo usuario de POS cuando user_type, given_name, family_name, email y phone coinciden en cada fila para esa persona. Si alguno de estos valores difiere entre filas, la importación crea usuarios separados.

Las siguientes situaciones suelen provocar que haya usuarios de POS duplicados cuando esperabas un usuario con múltiples roles:

• Correo electrónico en una fila pero no en otra: si incluyes el email en la primera fila de un usuario de POS pero lo dejas en blanco en otra fila, la importación crea usuarios distintos. Incluye el email en cada fila de ese usuario o déjalo en blanco en cada una de ellas.
• Error tipográfico en el nombre: un error tipográfico en las filas de nombre podría crear usuarios distintos. Por ejemplo, Jane en una fila y jane en otra podrían tratarse como usuarios diferentes si la coincidencia distingue entre mayúsculas y minúsculas. Escribe el nombre del usuario de la misma manera en cada fila.
• Teléfono en una fila, pero no en otra: Si incluyes phone en la primera fila para un usuario de POS, pero lo dejas en blanco en otra fila, la importación crea usuarios separados. Incluye phone en cada fila para ese usuario o déjalo en blanco en todas las filas.

Para evitar duplicar usuarios, asegúrate de que user_type, given_name, family_name, email y phone sean idénticos en cada fila para el mismo usuario de POS en el archivo CSV.

Errores de límite de puestos

Los límites de puestos se aplican a los usuarios del panel de control en el plan de precios de tu organización. Cuando recibes un error de límite de puestos durante una importación, esta cuenta cuántos usuarios nuevos del panel de control crearía el archivo y compara ese número con el límite de puestos de tu plan. Si estás en el límite de puestos o cerca de este, reduce el número de usuarios nuevos del panel de control en el archivo CSV o revisa los límites de usuarios del plan de precios antes de volver a importar.

Exporta la lista de usuarios para encontrar usuarios del POS duplicados

Puedes exportar la lista de usuarios a un archivo CSV y comparar las filas en una hoja de cálculo cuando sospeches que hay usuarios del POS duplicados. La exportación incluye marcas de fecha y hora que indican qué cuenta se creó primero.

Para saber cómo se entregan las exportaciones y quién puede descargarlas, consulta la sección sobre cómo exportar la información de gestión de usuarios como un archivo CSV.

Pasos:

1. Desde el panel de control de Shopify, ve a Configuración > Usuarios.

2. Haz clic en Exportar.

3. En el cuadro de diálogo Exportar usuarios, haz clic en Exportar.

4. Cuando recibas el correo electrónico, haz clic en Descargar archivo para guardar el archivo CSV en tu dispositivo.

5. Abre el archivo en una app de hoja de cálculo y luego ordénalo por la columna GIVEN_NAME.

6. Revisa los usuarios del POS con valores coincidentes de nombre, apellido, correo electrónico y teléfono en la exportación que tengan horas en CREATED_AT iguales o muy similares. Es probable que estas cuentas estén duplicadas.

Elimina usuarios del POS duplicados de forma manual

Puedes eliminar una cuenta de usuario del POS duplicada manualmente desde el panel de control de Shopify sin usar un archivo CSV.

Pasos:

1. Desde el panel de control de Shopify, ve a Configuración > Usuarios.

2. Selecciona la cuenta de usuario duplicada.

3. Haz clic en Eliminar.

Elimina de forma masiva usuarios del POS duplicados mediante un archivo CSV

Puedes suspender cuentas duplicadas con una importación de CSV y luego eliminar esas cuentas suspendidas de forma masiva desde la página Usuarios en el panel de control de Shopify. Suspender las cuentas primero te ayuda a confirmar cuáles vas a eliminar antes de hacerlo.

Pasos:

1. Exporta tu lista de usuarios actual.
2. Identifica las cuentas duplicadas mediante el método de comparación que se describe en Exporta la lista de usuarios para encontrar usuarios del POS duplicados.
3. Para cada cuenta duplicada, copia los valores de id, user_type, email, phone, given_name y family_name en un nuevo archivo CSV. Usa la misma estructura de columnas que en el archivo CSV de gestión de usuarios de muestra.
4. Establece status en Suspended para cada fila duplicada. Deja role_name, group_name, store_name, pos_location_name, all_current_and_future_locations y pin en blanco.
5. Importa el archivo CSV para suspender a esos usuarios.
6. Ve a Configuración > Usuarios.
7. Si está disponible, filtra la lista de usuarios para que muestre las cuentas en estado Suspendido. Selecciona las cuentas duplicadas que suspendiste y luego elimínalas de forma masiva.

Resolución de problemas con los mensajes de error de importación

Cuando la importación de un archivo CSV de gestión de usuarios falla, recibes un correo electrónico que incluye el mensaje de error y las filas afectadas. En las siguientes secciones se explica qué significa cada tipo de mensaje y qué puedes cambiar en el archivo CSV antes de volver a importarlo.

Si aún tienes problemas con la importación del archivo CSV, contacta a atención al cliente de Shopify.

Errores de archivo CSV

Errores de identificación de usuarios

Errores de creación de usuarios del panel de control o del POS

La siguiente resolución de problemas se aplica cuando el campo id del usuario está en blanco para crear un usuario nuevo.

Errores de creación de usuarios del panel de control

La siguiente resolución de problemas se aplica cuando id está en blanco y user_type está establecido en Admin.

Errores de creación de usuarios de POS

La siguiente resolución de problemas se aplica cuando id está en blanco y user_type está configurado en Point of sale.

Errores de suspensión de usuarios

La siguiente resolución de problemas se aplica cuando id tiene un valor y estás cambiando el status de un usuario existente.