Thay thiết bị Shopify POS

Thiết bị dự phòng đã thiết lập là một thiết bị POS đã được cài đặt, đăng nhập và sẵn sàng đổi ngay khi thiết bị khác bị hỏng. Nên chuẩn bị sẵn thiết bị dự phòng cho các trường hợp sau:

• Vận hành từ 3 thiết bị POS trở lên tại một địa điểm duy nhất.
• Vận hành tại một địa điểm đông khách, nơi mà thời gian ngừng hoạt động sẽ ảnh hưởng đến doanh số bán hàng.
• Vận hành tại nhiều địa điểm.
• Đang chạy sự kiện có giới hạn thời gian như cửa hàng thời vụ hoặc thị trường theo mùa.

Đối với thương nhân có nhiều địa điểm, có thể chuẩn bị sẵn 1 thiết bị dự phòng cho mỗi khu vực.

Thiết lập thiết bị dự phòng

Thiết lập thiết bị dự phòng giống hệt thiết bị đang dùng để không cần phải thiết lập cấu hình lại khi đổi máy. Sử dụng mẫu thiết bị giống với thiết bị đang dùng.

Các bước thực hiện:

1. Đăng nhập Shopify POS bằng tài khoản của chủ cửa hàng hoặc tài khoản quản trị viên.
2. Chọn đúng địa điểm.
3. Chờ đồng bộ danh mục với thiết bị.
4. Thiết lập cấu hình lưới thông minh để đồng bộ với thiết bị đang dùng. Để biết chi tiết, tham khảo phần Thay đổi lưới thông minh Shopify POS.
5. Ghép nối mọi trang thiết bị muốn có trên thiết bị dự phòng, như máy quét mã vạch hoặc đầu đọc thẻ.
6. Cất thiết bị dự phòng ở nơi dễ lấy.

Giữ thiết bị dự phòng luôn cập nhật

Bật thiết bị dự phòng 2 tuần một lần và kết nối với Wi-Fi để thiết bị có thể đồng bộ hóa những thay đổi về danh mục gần đây, kiểm tra bản cập nhật Shopify POS và xác nhận thiết bị vẫn đăng nhập chính xác. Để kích hoạt đồng bộ hóa thủ công, hãy mở Shopify POS và chạm vào > Shopify > Dữ liệu cửa hàng > Làm mới. Thiết bị dự phòng chưa được đồng bộ hóa trong nhiều tháng sẽ tải xuống một danh mục lớn khi bạn triển khai, điều này làm chậm quá trình thiết lập.

Khi thiết bị hỏng trong giờ làm việc, hãy đổi sang thiết bị dự phòng thay vì khắc phục sự cố tại quầy thu ngân. Có thể kiểm tra hoặc sửa chữa thiết bị hỏng sau khi cửa hàng đóng cửa.

Trước khi đổi thiết bị, hãy đồng bộ hóa thiết bị bị lỗi nếu thiết bị vẫn đáp ứng để không mất các giao dịch gần đây. Mở Shopify POS, chạm vào > Shopify > Dữ liệu cửa hàng > Làm mới.

Đổi sang thiết bị dự phòng

Nếu có sẵn thiết bị dự phòng đã thiết lập, việc chuyển đổi sẽ diễn ra nhanh chóng vì danh mục và cài đặt đã sẵn sàng.

Các bước thực hiện:

1. Bật nguồn thiết bị dự phòng và mở Shopify POS.
2. Đăng nhập bằng tài khoản chủ cửa hàng hoặc quản trị viên nếu được nhắc.
3. Xác nhận đã chọn đúng địa điểm.
4. Chạm vào > Shopify > Dữ liệu cửa hàng > Làm mới để lấy các thay đổi về danh mục gần đây nhất.
5. Kết nối mọi trang thiết bị như đầu đọc thẻ, máy in biên lai hoặc máy quét mã vạch.
6. Xử lý giao dịch thử nghiệm để xác nhận thiết bị đã sẵn sàng.

Thiết lập thiết bị thay thế mới

Nếu không có thiết bị dự phòng đã thiết lập, hãy dự tính ít nhất 1 giờ để thiết lập thiết bị mới. Thời gian thiết lập phụ thuộc vào quy mô danh mục, tốc độ mạng và số lượng trang thiết bị cần ghép nối.

Các bước thực hiện:

1. Mở hộp thiết bị và hoàn tất trình hướng dẫn thiết lập thiết bị, bao gồm kết nối Wi-Fi và cập nhật hệ điều hành.
2. Tải xuống Shopify POS từ App Store trên iOS hoặc Google Play trên Android.
3. Đăng nhập vào Shopify POS bằng tài khoản chủ cửa hàng hoặc quản trị viên. Đây là yêu cầu bắt buộc cho lần đăng nhập đầu tiên trên thiết bị mới.
4. Chọn đúng địa điểm.
5. Chờ đồng bộ danh mục với thiết bị.
6. Định cấu hình cài đặt Shopify POS, bao gồm lưới thông minh, để khớp với các thiết bị đang hoạt động.
7. Kết nối mọi trang thiết bị như đầu đọc thẻ, máy in biên lai hoặc máy quét mã vạch.
8. Xử lý giao dịch thử nghiệm để xác nhận thiết bị đã sẵn sàng.

Khắc phục sự cố thiết bị không bật nguồn

Nếu thiết bị không phản hồi với nút nguồn, việc buộc khởi động lại thường sẽ khôi phục được thiết bị. Các tổ hợp phím để buộc khởi động lại thay đổi tùy theo mẫu thiết bị. Tham khảo hướng dẫn của nhà sản xuất:

• Đối với iPhone và iPad, tham khảo hướng dẫn buộc khởi động lại của Apple.
• Đối với thiết bị Android, tham khảo tài liệu hỗ trợ của nhà sản xuất thiết bị.

Nếu thiết bị hiển thị biểu tượng pin trong chốc lát, nghĩa là pin đã cạn. Hãy kết nối thiết bị với nguồn điện và sạc trong 15 đến 30 phút trước khi thử lại.

Trước khi đưa thiết bị thay thế vào sử dụng, việc xác nhận các thông tin sau là chính xác có thể giúp giảm thiểu sự cố:

• Danh mục đã được đồng bộ và có thể tìm kiếm sản phẩm.
• Số lượng hàng tồn kho khớp với trang quản trị Shopify.
• Mọi loại hình thanh toán được chấp nhận đều xử lý chính xác, bao gồm mọi đầu đọc thẻ và Tap to Pay nếu có sử dụng.
• Tính năng in biên lai hoạt động tốt và biên lai đã in có thông tin chi tiết chính xác của cửa hàng.
• Lưới thông minh khớp với các thiết bị đang hoạt động khác.
• Phiên bản Shopify POS là bản mới nhất. Nếu dùng MDM để ghim một phiên bản cụ thể, hãy xác nhận thiết bị đang dùng đúng phiên bản dự kiến.

Sau khi đưa thiết bị thay thế vào sử dụng, hãy xử lý thiết bị hỏng. Nếu có thể khôi phục thiết bị hỏng, hãy xóa sạch dữ liệu và đăng ký lại làm thiết bị dự phòng mới. Nếu không thể khôi phục, hãy tiêu hủy theo chính sách rác thải điện tử của địa phương và cập nhật hồ sơ tài sản.

Nếu thiết bị hỏng và không thể đổi ngay sang thiết bị dự phòng hoặc thiết lập thiết bị mới, bạn có thể tiếp tục bán hàng bằng một trong các tùy chọn sau:

• Dùng chung thiết bị đang hoạt động: Nhiều nhân viên có thể luân phiên dùng một thiết bị Shopify POS. Để biết chi tiết về các phiên làm việc trên máy tính tiền khi dùng chung thiết bị, tham khảo Quản lý phiên làm việc trên máy tính tiền từ Shopify POS.
• Sử dụng Tap to Pay: Nếu có thiết bị iPhone hoặc Android tương thích, bạn có thể nhận thanh toán không tiếp xúc mà không cần đầu đọc thẻ. Để biết chi tiết, tham khảo Chấp nhận thanh toán qua Shopify POS với Tap to Pay trên iPhone hoặc Tap to Pay trên Android.
• Chấp nhận tiền mặt: Có thể tiếp tục nhận thanh toán bằng tiền mặt trên thiết bị đang hoạt động trong lúc chuẩn bị thiết bị thay thế.

Nếu sự cố nằm ở Shopify POS chứ không phải thiết bị, tham khảo Khắc phục sự cố ứng dụng Shopify POS.

Việc lưu hồ sơ từng thiết bị POS giúp yêu cầu bảo hành và quyết định thay thế nhanh hơn nếu thiết bị hỏng. Hãy theo dõi các thông tin sau cho từng thiết bị:

• Loại và mẫu thiết bị.
• Số sê-ri.
• Ngày mua.
• Ngày hết hạn bảo hành. Để biết thời hạn bảo hành của trang thiết bị Shopify, tham khảo Bắt đầu sử dụng trang thiết bị Shopify POS.
• Địa điểm cửa hàng được chỉ định cho thiết bị.

Khi triển khai thiết bị dự phòng hoặc ngừng sử dụng thiết bị hỏng, hãy cập nhật hồ sơ để danh sách tài sản luôn chính xác.