Tạo và quản lý đơn đặt hàng

Có thể tạo đơn đặt hàng trong bảng điều khiển quản trị Shopify để ghi lại các thỏa thuận thương mại với nhà cung cấp. Đơn đặt hàng liệt kê sản phẩm, giá cả và số lượng cho một đơn hàng, đồng thời giúp theo dõi giá thành hàng tồn kho, điều khoản thanh toán và thông tin nhà cung cấp. Có thể lưu đơn đặt hàng dưới dạng bản nháp để tiếp tục xử lý sau, hoặc đánh dấu là Đã đặt hàng sau khi nhà cung cấp xác nhận đơn hàng.

Sau khi đánh dấu đơn đặt hàng là Đã đặt hàng, có thể tạo đợt chuyển hàng tồn kho cho đơn đặt hàng để theo dõi quá trình luân chuyển hàng hóa vào cửa hàng. Đơn đặt hàng ghi lại thỏa thuận thương mại và đợt chuyển hàng tồn kho được liên kết ghi lại hoạt động luân chuyển thực tế. Những thay đổi về hàng tồn kho từ việc chuyển hàng của nhà cung cấp cũng được theo dõi trong lịch sử điều chỉnh hàng tồn kho.

Trên trang này

Trước khi bắt đầu

Trước khi tạo đơn đặt hàng, cần hoàn thành các tác vụ sau:

Thiết lập nhà cung cấp trong trang quản trị Shopify.
Tạo và định cấu hình địa điểm để nhận hàng tồn kho.
Kích hoạt theo dõi hàng tồn kho cho các sản phẩm muốn đặt.

Trạng thái đơn đặt hàng

Đơn đặt hàng có hai trạng thái phản ánh tình trạng hiện tại. Quá trình nhận, nhận một phần, hoàn thành và đóng đều sẽ được theo dõi trên đợt chuyển hàng tồn kho được liên kết.

Nháp: Đơn đặt hàng đang được tạo hoặc xem xét. Có thể chỉnh sửa tất cả thông tin chi tiết, thêm hoặc xóa sản phẩm.
Đã đặt hàng: Đơn đặt hàng đã được gửi cho nhà cung cấp. Lúc này, có thể tạo đợt chuyển hàng tồn kho cho đơn đặt hàng để theo dõi hoạt động luân chuyển hàng tồn kho.

Tạo đơn đặt hàng

Có thể tạo đơn đặt hàng từ bảng điều khiển quản trị Shopify. Đơn đặt hàng bao gồm nhà cung cấp, địa điểm đích, sản phẩm, điều khoản thanh toán và phần tóm tắt giá thành.

Sau khi lưu đơn đặt hàng dưới dạng bản nháp, bạn có thể xuất đơn đặt hàng đó dưới dạng PDF để gửi cho nhà cung cấp xem xét và phê duyệt. Việc này cho phép nhà cung cấp xem xét chi tiết đơn hàng, giá cả và điều khoản.

Sau khi nhà cung cấp xác nhận chi tiết đơn hàng, có thể đánh dấu đơn đặt hàng là đã đặt hàng, sau đó tạo đợt chuyển hàng tồn kho để theo dõi hoạt động luân chuyển hàng tồn kho.

Khi thêm sản phẩm, một số chi tiết có thể được điền tự động. Nếu đã từng đặt mua sản phẩm từ nhà cung cấp đã chọn, thì các giá trị Mã SKU của nhà cung cấp, Giá thành và Thuế sẽ được tự động điền từ các đơn đặt hàng trước đó với nhà cung cấp này. Nếu trước đó đã sử dụng nhiều mức giá thành, có thể chọn một mức giá thành cũ từ menu thả xuống hoặc nhập giá trị tùy chỉnh. Nếu không có đơn đặt hàng nào trước đó cho sản phẩm, Giá thành mặc định là giá thành trên mỗi mặt hàng được thiết lập cho biến thể sản phẩm. Có thể chỉnh sửa mọi giá trị được tự động điền. Nếu sản phẩm chưa lưu Mã SKU của nhà cung cấp, Mã SKU của mẫu mã sẽ được sử dụng theo mặc định.

Các bước thực hiện:

Trong trang quản trị Shopify, vào phần Sản phẩm > Đơn đặt hàng.
Nhấp vào Tạo đơn đặt hàng.
Chọn nhà cung cấp:
- Để chọn một nhà cung cấp hiện có, nhấp vào nhà cung cấp đó.
- Để tạo nhà cung cấp mới, nhấp vào Tạo nhà cung cấp mới, nhập chi tiết nhà cung cấp rồi nhấp vào Lưu.
Tùy chọn: Chọn một địa điểm đích. Có thể lưu đơn đặt hàng dưới dạng bản nháp mà không cần điểm đến và thêm điểm đến sau trước khi đánh dấu là đã đặt hàng. Nếu cần thêm địa điểm đích, tham khảo Tạo và sửa đổi địa điểm.
Thêm sản phẩm vào đơn đặt hàng. Chỉ có thể thêm sản phẩm đã có trong cửa hàng Shopify. Sử dụng một trong các phương pháp sau:
- Để thêm sản phẩm theo cách thủ công, trong trường Thêm sản phẩm, hãy tìm kiếm sản phẩm hoặc nhấp vào Duyệt để chọn sản phẩm và mẫu mã từ danh sách. Để thu hẹp danh sách thành những sản phẩm từng đặt từ nhà cung cấp đã chọn, nhấp vào Mới mua gần đây và chọn khoảng thời gian. Chọn các mẫu mã muốn đặt rồi nhấp vào Thêm vào đơn đặt hàng.
- Để thêm sản phẩm hàng loạt, hãy nhập sản phẩm bằng tệp CSV.
- Để thêm sản phẩm bằng máy quét mã vạch, hãy quét từng sản phẩm muốn thêm. Trên thiết bị di động hoặc máy tính bảng, cũng có thể chạm vào biểu tượng mã vạch phía trên mục Thêm sản phẩm để sử dụng máy quét bằng camera của thiết bị. Máy quét cần được định cấu hình ở chế độ bàn phím.
Với mỗi sản phẩm, nhập các thông tin chi tiết sau:
- Số lượng
- Mã SKU của nhà cung cấp (tùy chọn)
- Giá thành và tỷ lệ phần trăm thuế (tùy chọn)
Tùy chọn: Trong phần Chi tiết đơn đặt hàng, nhập số tham chiếu hoặc ghi chú cho nhà cung cấp.
Tùy chọn: Trong phần Thông tin mua hàng, điều chỉnh cài đặt Điều khoản thanh toán và Tiền tệ của nhà cung cấp. Tiền tệ mặc định là tiền tệ của nhà cung cấp và có thể thay đổi bằng công cụ chọn tiền tệ.
Tùy chọn: Trong phần Thẻ, thêm bất kỳ thẻ nào cho đơn đặt hàng.
Trong phần Tóm tắt giá thành, xem lại tổng giá trị đơn đặt hàng. Nếu tiền tệ của nhà cung cấp khác với tiền tệ của cửa hàng, thì phần tóm tắt giá thành cũng hiển thị tổng số tiền đã quy đổi theo tiền tệ của cửa hàng.
Nhấp vào Lưu làm bản nháp.

Nhập sản phẩm vào đơn đặt hàng bằng tệp CSV

Có thể nhập hàng loạt sản phẩm vào đơn đặt hàng mới hoặc hiện có bằng tệp CSV. Tệp CSV của đơn đặt hàng chứa thông tin nhận dạng duy nhất cho sản phẩm và biến thể sản phẩm, cùng số lượng muốn đặt. Có thể nhận dạng từng mẫu mã bằng mã SKU, mã vạch hoặc cả hai. Có thể tải xuống và xem tệp CSV mẫu để làm mẫu.

Tệp CSV có thể bao gồm các giá trị tùy chọn về giá thành và thuế cho mỗi mục hàng. Có thể nhập các giá trị này trong tệp CSV hoặc thêm vào đơn đặt hàng sau khi nhập.

Nếu tệp CSV chứa mẫu mã đã có trên đơn đặt hàng thì hàng đó sẽ không được nhập và báo lỗi. Để cập nhật số lượng cho các mục hàng hiện có, hãy chỉnh sửa trực tiếp trên đơn đặt hàng.

Các bước thực hiện:

Trong trang quản trị Shopify, vào phần Sản phẩm > Đơn đặt hàng.
Nhấp vào Tạo đơn đặt hàng hoặc nhấp vào đơn đặt hàng hiện có.
Nhấp vào Nhập, rồi nhấp vào Thêm tệp.
Chọn tệp CSV muốn tải lên.
Nhấp vào Nhập sản phẩm.

Đánh dấu đơn đặt hàng là đã đặt hàng

Sau khi nhà cung cấp xác nhận đơn hàng, có thể đánh dấu đơn đặt hàng là Đã đặt hàng. Không thể hoàn tác thao tác đánh dấu đơn đặt hàng là đã đặt hàng.

Bạn vẫn có thể chỉnh sửa hầu hết thông tin đơn đặt hàng sau khi đánh dấu là đã đặt hàng, bao gồm sản phẩm, giá thành và chi tiết nhà cung cấp.

Sau khi đánh dấu đơn đặt hàng là Đã đặt hàng, có thể tạo giao dịch chuyển hàng cho đơn đặt hàng để theo dõi hoạt động di chuyển hàng tồn kho từ nhà cung cấp.

Các bước thực hiện:

Trong trang quản trị Shopify, vào phần Sản phẩm > Đơn đặt hàng.
Nhấp vào bản nháp đơn đặt hàng muốn đánh dấu là đã đặt hàng.
Nhấp vào Đánh dấu là đã đặt hàng, sau đó nhấp lại vào Đánh dấu là đã đặt hàng để xác nhận.

Chỉnh sửa đơn đặt hàng

Có thể chỉnh sửa bất kỳ chi tiết nào của đơn đặt hàng vào bất cứ lúc nào, kể cả sau khi đánh dấu là Đã đặt hàng. Có thể thay đổi nhà cung cấp, điểm đến, sản phẩm và giá thành vào bất cứ lúc nào. Tuy nhiên, không thể thay đổi nơi gửi hoặc điểm đến của giao dịch chuyển hàng được liên kết sau khi đạt trạng thái Sẵn sàng giao.

Các bước thực hiện:

Trong trang quản trị Shopify, vào phần Sản phẩm > Đơn đặt hàng.
Nhấp vào đơn đặt hàng muốn chỉnh sửa.
Nếu đã đánh dấu đơn đặt hàng là Đã đặt hàng, hãy nhấp vào Chỉnh sửa.
Thực hiện các thay đổi của bạn.
Nhấp vào Lưu.

Tải xuống đơn đặt hàng dưới dạng PDF

Bạn có thể lưu đơn đặt hàng dưới dạng PDF để gửi cho nhà cung cấp hoặc lưu trữ hồ sơ.

Các bước thực hiện:

Trong trang quản trị Shopify, vào phần Sản phẩm > Đơn đặt hàng.
Nhấp vào đơn đặt hàng bạn muốn tải tệp PDF xuống.
Nhấp vào Hành động khác.
Nhấp vào Xuất PDF.

Lưu trữ đơn đặt hàng

Có thể lưu trữ đơn đặt hàng để xóa khỏi danh sách đang hoạt động mà vẫn giữ lại bản ghi đơn đặt hàng đó. Các đơn đặt hàng đã lưu trữ sẽ chuyển sang màu xám trên danh sách đơn đặt hàng và huy hiệu Đã lưu trữ sẽ hiển thị bên cạnh huy hiệu trạng thái trên trang chi tiết đơn đặt hàng. Thao tác lưu trữ đơn đặt hàng không đóng hay hủy giao dịch chuyển hàng được liên kết.

Các đơn đặt hàng đã đóng trước đây nay hiển thị dưới dạng đã lưu trữ. Trạng thái đơn đặt hàng và giao dịch chuyển hàng được theo dõi riêng biệt.

Các bước thực hiện:

Trong trang quản trị Shopify, vào phần Sản phẩm > Đơn đặt hàng.
Nhấp vào đơn đặt hàng muốn lưu trữ.
Nhấp vào Hành động khác.
Nhấp vào Lưu trữ.

Để bỏ lưu trữ đơn đặt hàng, hãy làm theo các bước tương tự và nhấp vào Bỏ lưu trữ thay vì Lưu trữ.

Xóa đơn đặt hàng

Có thể xóa đơn đặt hàng khi còn là bản nháp. Nếu đơn đặt hàng được đánh dấu là Đã đặt hàng thì cần lưu trữ đơn đặt hàng đó.

Các bước thực hiện:

Trong trang quản trị Shopify, vào phần Sản phẩm > Đơn đặt hàng.
Nhấp vào đơn đặt hàng nháp bạn muốn xóa.
Nhấp vào Xóa.
Trong hộp thoại xác nhận, nhấp vào Xóa đơn đặt hàng.