Tạo lệnh chuyển hàng tồn kho cho đơn đặt hàng
Sau khi tạo đơn đặt hàng và đánh dấu là Đã đặt hàng, bạn có thể tạo lệnh chuyển hàng tồn kho trực tiếp từ đơn đặt hàng để theo dõi quá trình luân chuyển hàng hóa thực tế từ nhà cung cấp đến cửa hàng. Lệnh chuyển hàng được điền sẵn cùng nhà cung cấp, mục hàng và số lượng như đơn đặt hàng. Đơn đặt hàng ghi lại thỏa thuận thương mại, còn lệnh chuyển hàng tồn kho được liên kết sẽ xử lý các lô hàng, quá trình nhận hàng và điều chỉnh chi phí trong bảng điều khiển quản trị Shopify. Cách thức hoạt động tương tự như việc theo dõi riêng biệt một đơn hàng và quá trình hoàn tất đơn hàng đó. Một bản ghi lưu lại thỏa thuận, còn bản ghi kia theo dõi sự luân chuyển hàng hóa thực tế.
Các lệnh chuyển hàng được liên kết sử dụng cùng quy trình làm việc với lệnh chuyển hàng tồn kho giữa các địa điểm, giúp theo dõi nhiều lô hàng và tập trung quản lý biến động hàng tồn kho trong bảng điều khiển quản trị Shopify. Mỗi đơn đặt hàng hỗ trợ một lệnh chuyển hàng tồn kho được liên kết tại một thời điểm.
Trên trang này
Tạo lệnh chuyển hàng tồn kho từ đơn đặt hàng
Có thể tạo lệnh chuyển hàng tồn kho cho đơn đặt hàng đã được đánh dấu là đã đặt hàng. Lệnh chuyển hàng sẽ đặt nhà cung cấp làm nơi gửi và bao gồm các mục hàng từ đơn đặt hàng.
Không phải lúc nào cũng cần có đơn đặt hàng để nhận hàng tồn kho từ nhà cung cấp. Cũng có thể tạo lệnh chuyển hàng tồn kho độc lập đặt nhà cung cấp làm nơi gửi mà không cần liên kết với đơn đặt hàng. Nếu không muốn chỉ định nơi gửi, có thể để trống địa điểm ban đầu.
Sau khi lưu lệnh chuyển hàng, có thể xử lý lệnh chuyển hàng để giữ và nhận hàng tồn kho. Shopify tự động tạo một lô hàng khi xử lý lệnh chuyển hàng. Nếu cần quản lý nhiều lô hàng hoặc thêm thông tin theo dõi, có thể quản lý riêng các lô hàng.
Các bước:
Từ bảng điều khiển quản trị Shopify, đi tới Sản phẩm > Đơn đặt hàng.
Nhấp vào đơn đặt hàng mà bạn muốn sử dụng để tạo lệnh chuyển hàng tồn kho.
Nhấp vào Tạo lệnh chuyển hàng.
Chọn điểm đến cho lệnh chuyển hàng tồn kho. Nơi gửi và mục hàng được điền sẵn từ đơn đặt hàng.
Nhấp vào Lưu.
Nhận hàng tồn kho từ đơn đặt hàng
Quá trình nhận hàng diễn ra trên lệnh chuyển hàng tồn kho được liên kết với đơn đặt hàng, chứ không phải trên chính đơn đặt hàng. Điều này giúp tách biệt thỏa thuận thương mại với biến động hàng tồn kho thực tế.
Sau khi hàng tồn kho đến điểm đến, bạn có thể nhận các mặt hàng. Để nhận một mặt hàng, cần xác nhận hàng đã đến, đánh giá, sau đó chấp nhận hoặc từ chối mặt hàng đó. Có thể thực hiện việc này theo cách thủ công hoặc sử dụng máy quét mã vạch để nhận mặt hàng.
Có thể chấp nhận hoặc từ chối hàng loạt mặt hàng, hoặc nhập số lượng cụ thể. Hộp thoại Nhận mặt hàng hiển thị bản tóm tắt tiến trình với tổng số mặt hàng đã nhận. Hàng tồn kho được chấp nhận sẽ ở trạng thái có sẵn tại điểm đến. Hàng tồn kho bị từ chối được ghi lại trên lệnh chuyển hàng và không được thêm vào số lượng có sẵn tại bất kỳ địa điểm nào. Sau khi tất cả mặt hàng được nhận, trạng thái lệnh chuyển hàng chuyển thành Đã chuyển. Nếu chỉ nhận một số mặt hàng, lệnh chuyển hàng vẫn ở trạng thái Đang tiến hành cho đến khi nhận được các mặt hàng còn lại.
Nếu nhà cung cấp gửi mặt hàng thành nhiều lô hàng, có thể nhận riêng từng lô hàng khi hàng đến.
Các bước:
Từ bảng điều khiển quản trị Shopify, đi tới Sản phẩm > Lệnh chuyển hàng.
Nhấp vào lệnh chuyển hàng tồn kho được liên kết với đơn đặt hàng.
Nhấp vào Nhận mặt hàng.
Chấp nhận và từ chối mặt hàng:
- Để chấp nhận hàng loạt mặt hàng, chọn mặt hàng muốn chấp nhận, sau đó nhấp vào Chấp nhận mục đã chọn.
- Để chấp nhận số lượng mặt hàng cụ thể, trong cột Chấp nhận, nhập số lượng mặt hàng được chấp nhận cho mỗi mặt hàng.
- Để từ chối hàng loạt mặt hàng, chọn mặt hàng muốn từ chối, sau đó nhấp vào Từ chối mục đã chọn.
- Để từ chối số lượng mặt hàng cụ thể, trong cột Từ chối, nhập số lượng mặt hàng bị từ chối cho mỗi mặt hàng.
Nhấp vào Lưu.
Thêm chi phí vận chuyển và phí vào lô hàng
Thường chưa thể biết trước chi phí vận chuyển, thuế hải quan và các loại phí khác khi tạo đơn đặt hàng. Có thể thêm các khoản này dưới dạng điều chỉnh chi phí đối với từng lô hàng trên lệnh chuyển hàng tồn kho được liên kết.
Phần Tóm tắt chi phí trên lệnh chuyển hàng tồn kho tổng hợp tất cả khoản điều chỉnh của lô hàng để có thể so sánh chi phí đã thỏa thuận trên đơn đặt hàng với chi phí thực tế khi nhận hàng hóa.
Các bước:
Từ bảng điều khiển quản trị Shopify, đi tới Sản phẩm > Lệnh chuyển hàng.
Nhấp vào lệnh chuyển hàng tồn kho được liên kết với đơn đặt hàng.
Trong phần lô hàng, nhấp vào nút …, sau đó nhấp vào Chỉnh sửa lô hàng.
Trong phần Tóm tắt chi phí, nhấp vào Quản lý.
Chọn loại điều chỉnh, ví dụ như Số tiền vận chuyển hoặc Thuế hải quan và nhập số tiền.
Tùy chọn: Nhấp vào Thêm điều chỉnh để thêm các khoản điều chỉnh chi phí khác.
Nhấp vào Lưu.
Quản lý đơn đặt hàng và lệnh chuyển hàng tồn kho được liên kết
Sau khi liên kết hoặc tạo lệnh chuyển hàng tồn kho từ đơn đặt hàng, thẻ Lệnh chuyển hàng được liên kết sẽ hiển thị ở thanh bên của đơn đặt hàng. Thẻ này liệt kê số lệnh chuyển hàng tồn kho, trạng thái hiện tại và bản xem trước lô hàng có thể mở rộng kèm theo mặt hàng đã nhận và số lượng cho mỗi lô hàng. Nhấp vào thẻ để xem chi tiết lệnh chuyển hàng, quản lý lô hàng hoặc nhận hàng tồn kho.
Thanh bên của lệnh chuyển hàng tồn kho bao gồm thẻ Đơn đặt hàng được liên kết tương ứng có số đơn đặt hàng, trạng thái và tổng giá trị đơn đặt hàng. Mở rộng phần tổng giá trị để xem bản tóm tắt chi phí kèm theo giá thành sản phẩm và thuế, hoặc nhấp vào thẻ để quay lại đơn đặt hàng.
Có thể liên kết và hủy liên kết từ cả hai phía, đồng thời cập nhật độc lập từng bản ghi. Sự kiện liên kết và hủy liên kết được ghi lại trong dòng thời gian trên cả hai bản ghi.
Sau khi tạo hoặc liên kết lệnh chuyển hàng tồn kho, lệnh này sẽ hoạt động độc lập với đơn đặt hàng. Có thể thêm các mặt hàng không thuộc đơn đặt hàng ban đầu vào lệnh chuyển hàng, và thay đổi đối với bản ghi này không tự động cập nhật sang bản ghi kia. Nếu hủy liên kết lệnh chuyển hàng, vẫn có thể tiếp tục nhận hàng tồn kho và quản lý chi phí trên đó. Việc hủy liên kết không hoàn tác thao tác nhận hàng hoặc điều chỉnh chi phí.
Liên kết lệnh chuyển hàng tồn kho hiện có với đơn đặt hàng
Nếu đã có lệnh chuyển hàng tồn kho từ cùng một nhà cung cấp, có thể liên kết lệnh này với một đơn đặt hàng thay vì tạo lệnh mới. Lệnh chuyển hàng phải có cùng một nhà cung cấp ở phần nơi gửi và chỉ có thể liên kết một lệnh chuyển hàng tại một thời điểm.
Các bước:
Từ bảng điều khiển quản trị Shopify, đi tới Sản phẩm > Đơn đặt hàng.
Nhấp vào đơn đặt hàng muốn liên kết lệnh chuyển hàng tồn kho.
Nhấp vào Liên kết đợt chuyển hàng.
Chọn đợt chuyển hàng tồn kho muốn liên kết với đơn đặt hàng.
Nhấp vào Lưu.
Liên kết đơn đặt hàng từ đợt chuyển hàng tồn kho
Ngoài ra, có thể liên kết đơn đặt hàng với đợt chuyển hàng tồn kho từ phía đợt chuyển hàng. Đơn đặt hàng phải có cùng nơi gửi và ít nhất một mặt hàng trùng khớp.
Các bước:
Từ bảng điều khiển quản trị Shopify, đi tới Sản phẩm > Lệnh chuyển hàng.
Nhấp vào đợt chuyển hàng tồn kho muốn liên kết với đơn đặt hàng.
Trong phần Đơn đặt hàng được liên kết, nhấp vào biểu tượng chỉnh sửa.
Chọn đơn đặt hàng muốn liên kết.
Nhấp vào Lưu.
Hủy liên kết đợt chuyển hàng tồn kho khỏi đơn đặt hàng
Nếu cần xóa kết nối giữa đơn đặt hàng và đợt chuyển hàng tồn kho, có thể hủy liên kết. Việc hủy liên kết đợt chuyển hàng tồn kho không xóa đợt chuyển hàng tồn kho hoặc đơn đặt hàng.
Các bước:
Từ bảng điều khiển quản trị Shopify, đi tới Sản phẩm > Đơn đặt hàng.
Nhấp vào đơn đặt hàng có đợt chuyển hàng tồn kho được liên kết.
Trong phần Chuyển hàng được liên kết, nhấp vào nút ….
Nhấp vào Hủy liên kết.