پرچیز آرڈر بنانا اور ان کا نظم کرنا

آپ اپنے سپلائر کے ساتھ کیے جانے والے تجارتی معاہدوں کو ریکارڈ کرنے کے لیے اپنے Shopify admin میں پرچیز آرڈر بنا سکتے ہیں۔ پرچیز آرڈر میں کسی آرڈر کے لیے پروڈکٹ، قیمتوں اور مقدار کی فہرست ہوتی ہے، اور ان سے آپ کو انوینٹری کی لاگت، ادائیگی کی شرائط اور سپلائر کی تفصیلات ٹریک کرنے میں مدد ملتی ہے۔ آپ پرچیز آرڈر کو بعد میں کام کرنے کے لیے ڈرافٹ کے طور پر محفوظ کر سکتے ہیں، یا اپنے سپلائر کی جانب سے آرڈر کی تصدیق کے بعد اسے Ordered کے بطور نشان زد کر سکتے ہیں۔

پرچیز آرڈر کو Ordered کے بطور نشان زد کرنے کے بعد، آپ اپنے سٹور میں سامان کی نقل و حرکت ٹریک کرنے کے لیے اپنے پرچیز آرڈر کے لیے ایک انوینٹری ٹرانسفر بنا سکتے ہیں۔ پرچیز آرڈر تجارتی معاہدے کو ریکارڈ کرتا ہے، اور لنک کردہ انوینٹری ٹرانسفر اصل نقل و حرکت ریکارڈ کرتا ہے۔ سپلائر کے ٹرانسفر سے ہونے والی انوینٹری کی تبدیلیاں آپ کی انوینٹری ایڈجسٹمنٹ ہسٹری میں بھی ٹریک کی جاتی ہیں۔

شروع کرنے سے پہلے

پرچیز آرڈر بنانے سے پہلے، آپ کو درج ذیل کام مکمل کرنے ہوں گے:

• اپنے Shopify ایڈمن میں سپلائر سیٹ اپ کریں۔
• انونٹری موصول کرنے کے لیے لوکیشن بنائیں اور کنفیگر کریں۔
• ان پروڈکٹ کے لیے انوینٹری ٹریکنگ فعال کریں جنہیں آپ آرڈر کرنا چاہتے ہیں۔

پرچیز آرڈر کا سٹیٹس

پرچیز آرڈر کے دو سٹیٹس ہوتے ہیں جو ان کی موجودہ حالت کی عکاسی کرتے ہیں۔ وصولی، جزوی وصولی، تکمیل، اور کلوزنگ اس کے بجائے لنک کردہ انوینٹری ٹرانسفر پر ٹریک کی جاتی ہیں۔

• Draft: پرچیز آرڈر بنایا یا ریویو کیا جا رہا ہے۔ آپ تمام تفصیلات میں ترمیم کر سکتے ہیں اور پروڈکٹ کو شامل کر سکتے ہیں یا ہٹا سکتے ہیں۔
• Ordered: پرچیز آرڈر سپلائر کو جمع کرا دیا گیا ہے۔ انوینٹری کی نقل و حرکت ٹریک کرنے کے لیے اب آپ اپنے پرچیز آرڈر کے لیے ایک انوینٹری ٹرانسفر بنا سکتے ہیں۔

پرچیز آرڈر بنائیں

آپ اپنے Shopify admin سے پرچیز آرڈر بنا سکتے ہیں۔ پرچیز آرڈر میں سپلائر، ڈیسٹینیشن لوکیشن، پروڈکٹ، ادائیگی کی شرائط، اور لاگت کی سمری شامل ہوتی ہے۔

اپنے پرچیز آرڈر کو ڈرافٹ کے طور پر محفوظ کرنے کے بعد، آپ اسے جائزے اور منظوری کے لیے اپنے سپلائر کو جمع کرانے کے لیے PDF کے طور پر ایکسپورٹ کر سکتے ہیں۔ اس سے آپ کے سپلائر کو آرڈر کی تفصیلات، قیمتوں، اور شرائط کا جائزہ لینے کی سہولت ملتی ہے۔

آپ کے سپلائر کی جانب سے آرڈر کی تفصیلات کنفرم کرنے کے بعد، آپ پرچیز آرڈر کو 'Ordered' کے بطور نشان زد کر سکتے ہیں اور پھر انوینٹری کی نقل و حرکت ٹریک کرنے کے لیے انوینٹری ٹرانسفر بنا سکتے ہیں۔

جب آپ کوئی پروڈکٹ شامل کرتے ہیں، تو کچھ تفصیلات خودکار طور پر پُر ہو سکتی ہیں۔ اگر آپ نے پہلے بھی منتخب کردہ سپلائر سے وہ پروڈکٹ آرڈر کی ہے، تو Supplier SKU، Cost، اور Tax کی ویلیوز اس سپلائر کے ساتھ آپ کے پچھلے پرچیز آرڈر سے خودکار طور پر پُر ہو جاتی ہیں۔ اگر آپ نے پہلے متعدد لاگتیں استعمال کی ہیں، تو آپ ڈراپ ڈاؤن مینو سے پچھلی لاگت منتخب کر سکتے ہیں، یا حسب ضرورت ویلیو درج کر سکتے ہیں۔ اگر پروڈکٹ کے لیے کوئی پچھلا پرچیز آرڈر نہیں ہے، تو Cost ڈیفالٹ کے طور پر پروڈکٹ ویرینٹ پر سیٹ کردہ فی آئٹم لاگت پر سیٹ ہو جاتی ہے۔ آپ خودکار طور پر پُر ہونے والی کسی بھی ویلیو میں ترمیم کر سکتے ہیں۔ اگر فائل میں پروڈکٹ کا کوئی سپلائر SKU نہیں ہے، تو ڈیفالٹ کے طور پر ویرینٹ کا SKU استعمال کیا جاتا ہے۔

اقدامات:

1. اپنے Shopify ایڈمن سے، پروڈکٹ > پرچیز آرڈر پر جائیں۔

2. پرچیز آرڈر بنائیں پر کلک کریں۔

3. سپلائر منتخب کریں:

   • موجودہ سپلائر منتخب کرنے کے لیے، سپلائر پر کلک کریں۔
   • نیا سپلائر بنانے کے لیے، Create new supplier پر کلک کریں، سپلائر کی تفصیلات درج کریں، اور پھر Save پر کلک کریں۔

4. اختیاری: ڈیسٹینیشن لوکیشن منتخب کریں۔ آپ ڈیسٹینیشن کے بغیر پرچیز آرڈر کو ڈرافٹ کے طور پر محفوظ کر سکتے ہیں، اور اسے آرڈر شدہ کے بطور نشان زد کرنے سے پہلے بعد میں شامل کر سکتے ہیں۔ اگر آپ کو ڈیسٹینیشن لوکیشن شامل کرنے کی ضرورت ہے، تو لوکیشنز بنائیں اور ان میں ترمیم کریں دیکھیں۔

5. پرچیز آرڈر میں پروڈکٹ شامل کریں۔ آپ صرف وہی پروڈکٹ شامل کر سکتے ہیں جو آپ کے Shopify سٹور میں پہلے سے موجود ہیں۔ درج ذیل طریقوں میں سے کوئی ایک استعمال کریں:

   • مینوئل طور پر پروڈکٹ شامل کرنے کے لیے، Add products فیلڈ میں، پروڈکٹ تلاش کریں، یا فہرست سے پروڈکٹ اور ویرینٹ منتخب کرنے کے لیے Browse پر کلک کریں۔ فہرست کو ان پروڈکٹ تک محدود کرنے کے لیے جو آپ نے پہلے منتخب کردہ سپلائر سے آرڈر کی ہیں، Recently purchased پر کلک کریں اور وقت کی حد منتخب کریں۔ وہ ویرینٹ منتخب کریں جنہیں آپ آرڈر کرنا چاہتے ہیں، اور پھر Add to purchase order پر کلک کریں۔
   • بلک میں پروڈکٹ شامل کرنے کے لیے، CSV فائل کا استعمال کر کے پروڈکٹ امپورٹ کریں۔
   • بارکوڈ سکینر کے ساتھ پروڈکٹ شامل کرنے کے لیے، ہر اس پروڈکٹ کو سکین کریں جسے آپ شامل کرنا چاہتے ہیں۔ موبائل یا ٹیبلیٹ پر، آپ اپنے آلے کا کیمرا سکینر استعمال کرنے کے لیے Add products کے اوپر موجود بارکوڈ علامت (سمبل) پر بھی ٹیپ کر سکتے ہیں۔ آپ کے سکینر کا کی بورڈ موڈ میں کنفیگر ہونا ضروری ہے۔

6. ہر پروڈکٹ کے لیے، درج ذیل تفصیلات درج کریں:

   • مقدار
   • Supplier SKU (اختیاری)
   • لاگت اور ٹیکس کا فیصد (اختیاری)

7. اختیاری: Purchase order details سیکشن میں، حوالہ نمبر (ریفرنس نمبر) یا سپلائر کے لیے کوئی نوٹ درج کریں۔

8. اختیاری: Purchasing information سیکشن میں، Payment terms اور Supplier currency کی سیٹنگز ایڈجسٹ کریں۔ کرنسی ڈیفالٹ طور پر سپلائر کی کرنسی پر سیٹ ہوتی ہے، اور آپ کرنسی سلیکٹر کا استعمال کر کے اسے تبدیل کر سکتے ہیں۔

9. اختیاری: Tags سیکشن میں، پرچیز آرڈر کے لیے کوئی بھی ٹیگ شامل کریں۔

10. Cost summary سیکشن میں، آرڈر کے ٹوٹل کا جائزہ لیں۔ اگر سپلائر کی کرنسی آپ کے سٹور کی کرنسی سے مختلف ہے، تو لاگت کی سمری آپ کے سٹور کی کرنسی میں تبدیل شدہ ٹوٹل بھی ڈسپلے کرتی ہے۔

11. Save as draft پر کلک کریں۔

CSV فائل کا استعمال کر کے پروڈکٹ کو پرچیز آرڈر میں امپورٹ کریں

آپ CSV فائل کا استعمال کر کے نئے یا موجودہ پرچیز آرڈر میں بلک پروڈکٹ امپورٹ کر سکتے ہیں۔ پرچیز آرڈر کی CSV فائل میں ایسی معلومات ہوتی ہیں جو خاص طور پر پروڈکٹ اور پروڈکٹ ویرینٹ، اور ان مقداروں کی شناخت کرتی ہیں جنہیں آپ آرڈر کرنا چاہتے ہیں۔ آپ ہر ویرینٹ کی شناخت SKU سے، بارکوڈ سے، یا دونوں سے کر سکتے ہیں۔ آپ ٹیمپلیٹ کے طور پر استعمال کرنے کے لیے ایک نمونہ CSV فائل ڈاؤن لوڈ کر کے دیکھ سکتے ہیں۔

CSV فائل میں ہر لائن آئٹم کے لیے لاگت اور ٹیکس کی اختیاری ویلیوز شامل ہو سکتی ہیں۔ آپ یہ ویلیوز CSV میں درج کر سکتے ہیں، یا امپورٹ کرنے کے بعد انہیں پرچیز آرڈر میں شامل کر سکتے ہیں۔

اگر CSV میں کوئی ایسا ویرینٹ شامل ہے جو پہلے سے ہی پرچیز آرڈر پر موجود ہے، تو وہ قطار (رو) امپورٹ نہیں ہوتی ہے اور ایک خرابی (ایرر) کے طور پر ظاہر ہوتی ہے۔ موجودہ لائن آئٹم کے لیے مقدار اپ ڈیٹ کرنے کے لیے، پرچیز آرڈر پر براہ راست ان میں ترمیم کریں۔

اقدامات:

1. اپنے Shopify ایڈمن سے، پروڈکٹ > پرچیز آرڈر پر جائیں۔

2. Create purchase order پر کلک کریں یا کسی موجودہ پرچیز آرڈر پر کلک کریں۔

3. Import پر کلک کریں، اور پھر Add file پر کلک کریں۔

4. وہ CSV فائل منتخب کریں جسے آپ اپ لوڈ کرنا چاہتے ہیں۔

5. Import products پر کلک کریں۔

پرچیز آرڈر کو آرڈر شدہ کے بطور نشان زد کریں

آپ کے سپلائر کی جانب سے آرڈر کی تصدیق کے بعد، آپ پرچیز آرڈر کو Ordered کے بطور مارک کر سکتے ہیں۔ پرچیز آرڈر کو آرڈرڈ کے بطور مارک کرنے کے بعد اسے تبدیل نہیں کیا جا سکتا۔

آپ پرچیز آرڈر کو آرڈرڈ کے بطور مارک کرنے کے بعد بھی اس کی زیادہ تر معلومات میں ترمیم کر سکتے ہیں، بشمول پروڈکٹ، لاگت اور سپلائر کی تفصیلات۔

پرچیز آرڈر کو Ordered کے بطور مارک کرنے کے بعد، آپ اپنے سپلائر سے انوینٹری کی نقل و حرکت کو ٹریک کرنے کے لیے اپنے پرچیز آرڈر کے لیے انوینٹری ٹرانسفر بنا سکتے ہیں۔

اقدامات:

1. اپنے Shopify ایڈمن سے، پروڈکٹ > پرچیز آرڈر پر جائیں۔

2. اس ڈرافٹ پرچیز آرڈر پر کلک کریں جسے آپ آرڈرڈ کے بطور مارک کرنا چاہتے ہیں۔

3. Mark as ordered پر کلک کریں، اور پھر تصدیق کرنے کے لیے دوبارہ Mark as ordered پر کلک کریں۔

پرچیز آرڈر میں ترمیم کریں

آپ پرچیز آرڈر کی کسی بھی تفصیل میں کسی بھی وقت ترمیم کر سکتے ہیں، بشمول اسے Ordered کے بطور مارک کرنے کے بعد بھی۔ سپلائر، منزل، پروڈکٹ اور لاگت کو کسی بھی وقت تبدیل کیا جا سکتا ہے۔ تاہم، لنک کردہ انوینٹری ٹرانسفر کے Ready to ship اسٹیٹس تک پہنچنے کے بعد اس کے مقامِ روانگی یا منزل کو تبدیل نہیں کیا جا سکتا۔

اقدامات:

1. اپنے Shopify ایڈمن سے، پروڈکٹ > پرچیز آرڈر پر جائیں۔

2. اس پرچیز آرڈر پر کلک کریں جس میں آپ ترمیم کرنا چاہتے ہیں۔

3. اگر آپ نے پرچیز آرڈر کو Ordered کے بطور مارک کیا ہے، تو Edit پر کلک کریں۔

4. اپنی تبدیلیاں کریں۔

5. محفوظ کریں پر کلک کریں۔

پرچیز آرڈر کو PDF کے بطور ڈاؤن لوڈ کریں

آپ اپنے سپلائر کو جمع کروانے یا اپنے ریکارڈ کے لیے رکھنے کی خاطر اپنے پرچیز آرڈر کو PDF کے بطور محفوظ کر سکتے ہیں۔

اقدامات:

1. اپنے Shopify ایڈمن سے، پروڈکٹ > پرچیز آرڈر پر جائیں۔

2. اس پرچیز آرڈر پر کلک کریں جس کے لیے آپ PDF ڈاؤن لوڈ کرنا چاہتے ہیں۔

3. مزید کارروائیاں پر کلک کریں۔

4. PDF ایکسپورٹ کریں پر کلک کریں۔

پرچیز آرڈر آرکائیو کریں

آپ پرچیز آرڈر کا ریکارڈ رکھتے ہوئے اسے اپنی فعال فہرست سے ہٹانے کے لیے آرکائیو کر سکتے ہیں۔ آرکائیو شدہ پرچیز آرڈر آپ کی پرچیز آرڈر کی فہرست میں گرے رنگ میں نظر آتے ہیں، اور پرچیز آرڈر کی تفصیلات کے صفحہ پر اسٹیٹس بیج کے آگے ایک Archived بیج ظاہر ہوتا ہے۔ پرچیز آرڈر کو آرکائیو کرنے سے لنک کردہ انوینٹری ٹرانسفر بند یا منسوخ نہیں ہوتا ہے۔

پہلے سے بند کیے گئے پرچیز آرڈر اب آرکائیو شدہ کے بطور ظاہر ہوتے ہیں۔ پرچیز آرڈر اور انوینٹری ٹرانسفر کے اسٹیٹس کو الگ الگ ٹریک کیا جاتا ہے۔

اقدامات:

1. اپنے Shopify ایڈمن سے، پروڈکٹ > پرچیز آرڈر پر جائیں۔

2. اس پرچیز آرڈر پر کلک کریں جسے آپ آرکائیو کرنا چاہتے ہیں۔

3. مزید کارروائیاں پر کلک کریں۔

4. Archive پر کلک کریں۔

پرچیز آرڈر کو ان آرکائیو کرنے کے لیے، انہی اقدامات پر عمل کریں اور Archive کے بجائے Unarchive پر کلک کریں۔

پرچیز آرڈر حذف کریں

آپ پرچیز آرڈر کو اس وقت حذف کر سکتے ہیں جب وہ ڈرافٹ کی صورت میں ہو۔ اگر کوئی پرچیز آرڈر Ordered کے بطور مارک کیا گیا ہے، تو آپ کو اس کے بجائے اسے آرکائیو کرنا ہوگا۔

اقدامات:

1. اپنے Shopify ایڈمن سے، پروڈکٹ > پرچیز آرڈر پر جائیں۔

2. اس ڈرافٹ پرچیز آرڈر پر کلک کریں جسے آپ حذف کرنا چاہتے ہیں۔

3. حذف کریں پر کلک کریں۔

4. تصدیقی ڈائیلاگ میں، پرچیز آرڈر حذف کریں پر کلک کریں۔