Skapa och hantera inköpsordrar

Du kan skapa inköpsordrar i din Shopify admin för att registrera de kommersiella avtal som du sluter med dina leverantörer. Inköpsordrar listar produkter, priser och kvantiteter för en order och hjälper dig att spåra lagerkostnader, betalningsvillkor och leverantörsinformation. Du kan spara en inköpsorder som ett utkast att arbeta vidare på senare, eller markera den som Beställd när din leverantör har bekräftat ordern.

När du har markerat en inköpsorder som Beställd kan du skapa en lageröverföring för din inköpsorder för att spåra rörelsen av varor in till din butik. Inköpsordern registrerar det kommersiella avtalet, och den kopplade lageröverföringen registrerar den faktiska förflyttningen. Lagerändringar från leverantörsöverföringar spåras också i din historik över lagerjusteringar.

På den här sidan

Innan du börjar

Innan du skapar en inköpsorder måste du slutföra följande uppgifter:

Konfigurera leverantörer i din Shopify admin.
Skapa och konfigurera platser för att ta emot lagervaror.
Aktivera lagerspårning för de produkter som du vill beställa.

Status för inköpsorder

Inköpsordrar har två statusar som återspeglar deras nuvarande tillstånd. Mottagning, partiell mottagning, slutförande och stängning spåras istället på den kopplade lageröverföringen.

Utkast: Inköpsordern skapas eller granskas. Du kan redigera alla uppgifter samt lägga till eller ta bort produkter.
Beställd: Inköpsordern har skickats till leverantören. Du kan nu skapa en lageröverföring för din inköpsorder för att spåra lagerrörelsen.

Skapa en inköpsorder

Du kan skapa en inköpsorder från din Shopify admin. En inköpsorder innehåller en leverantör, en destinationsplats, produkter, betalningsvillkor och en kostnadssammanfattning.

När du har sparat din inköpsorder som ett utkast kan du exportera den som en PDF för att skicka den till din leverantör för granskning och godkännande. Detta gör att din leverantör kan granska orderuppgifterna, prissättningen och villkoren.

När din leverantör bekräftar orderuppgifterna kan du markera inköpsordern som beställd och sedan skapa en lageröverföring för att spåra lagerrörelsen.

När du lägger till en produkt kan vissa uppgifter fyllas i automatiskt. Om du har beställt produkten från den valda leverantören tidigare, fylls värdena för Leverantörens lagerhållningsenhet, Kostnad och Skatt i automatiskt från dina tidigare inköpsordrar hos den leverantören. Om du har använt flera olika kostnader tidigare kan du välja en tidigare kostnad från rullgardinsmenyn, eller ange ett anpassat värde. Om det inte finns någon tidigare inköpsorder för produkten blir Kostnad som standard den kostnad per artikel som är angiven på produktvarianten. Du kan redigera alla automatiskt ifyllda värden. Om en produkt inte har någon registrerad lagerhållningsenhet hos leverantören används variantens lagerhållningsenhet som standard.

Steg:

Gå till Produkter > Inköpsordrar från din Shopify-admin.
Klicka på Skapa inköpsorder.
Välj en leverantör:
- För att välja en befintlig leverantör klickar du på leverantören.
- För att skapa en ny leverantör klickar du på Skapa ny leverantör, anger leverantörens uppgifter och klickar sedan på Spara.
Valfritt: Välj en destinationsplats. Du kan spara en inköpsorder som ett utkast utan destination och lägga till en senare, innan du markerar den som beställd. Om du behöver lägga till en destinationsplats, se Skapa och ändra platser.
Lägg till produkter i inköpsordern. Du kan endast lägga till produkter som redan finns i din Shopify-butik. Använd en av följande metoder:
- För att lägga till produkter manuellt söker du efter produkter i fältet Lägg till produkter, eller klickar på Bläddra för att välja produkter och varianter från en lista. För att begränsa listan till produkter som du har beställt från den valda leverantören tidigare klickar du på Nyligen köpta och väljer ett tidsintervall. Välj de varianter du vill beställa och klicka sedan på Lägg till i inköpsorder.
- För att lägga till produkter i bulk, importera produkter med en CSV-fil.
- För att lägga till produkter med en streckkodsläsare skannar du varje produkt som du vill lägga till. På mobil eller surfplatta kan du även trycka på streckkodssymbolen ovanför Lägg till produkter för att använda enhetens kameraskanner. Din streckkodsläsare måste vara konfigurerad i tangentbordsläge.
Ange följande uppgifter för varje produkt:
- Kvantitet
- Leverantörens lagerhållningsenhet (valfritt)
- Kostnad och skattesats i procent (valfritt)
Valfritt: I avsnittet Uppgifter om inköpsorder anger du ett referensnummer eller ett meddelande till leverantören.
Valfritt: I avsnittet Inköpsinformation justerar du inställningarna för Betalningsvillkor och Leverantörens valuta. Valutan är som standard leverantörens valuta, och du kan ändra den med hjälp av valutaväljaren.
Valfritt: I avsnittet Taggar lägger du till eventuella taggar för inköpsordern.
I avsnittet Kostnadssammanfattning granskar du ordersumman. Om leverantörens valuta skiljer sig från din butiks valuta visar kostnadssammanfattningen också den omvandlade summan i din butiks valuta.
Klicka på Spara som utkast.

Importera produkter till en inköpsorder med hjälp av en CSV-fil

Du kan massimportera produkter till en ny eller befintlig inköpsorder med hjälp av en CSV-fil. Inköpsorderns CSV-fil innehåller information som unikt identifierar produkter och produktvarianter, samt de kvantiteter som du vill beställa. Du kan identifiera varje variant med lagerhållningsenhet, med streckkod eller med båda. Du kan ladda ner och visa en exempel-CSV-fil för att använda som mall.

CSV-filen kan innehålla valfria kostnads- och skattevärden för varje post. Du kan ange dessa värden i CSV-filen, eller lägga till dem på inköpsordern efter att du har importerat.

Om CSV-filen innehåller en variant som redan finns i inköpsordern importeras inte den raden, utan visas istället som ett fel. Om du vill uppdatera kvantiteter för befintliga poster redigerar du dem direkt i inköpsordern.

Steg:

Gå till Produkter > Inköpsordrar från din Shopify-admin.
Klicka på Skapa inköpsorder eller klicka på en befintlig inköpsorder.
Klicka på Importera och klicka sedan på Lägg till fil.
Välj den CSV-fil som du vill ladda upp.
Klicka på Importera produkter.

Markera en inköpsorder som beställd

När din leverantör bekräftar ordern kan du markera inköpsordern som Beställd. Det går inte att ångra en markering av en inköpsorder som beställd.

Du kan fortfarande redigera den mesta informationen för inköpsordern efter att du har markerat den som beställd, inklusive produkter, kostnader och leverantörsuppgifter.

När du har markerat en inköpsorder som Beställd kan du skapa en lageröverföring för din inköpsorder för att spåra lagerrörelsen från din leverantör.

Steg:

Gå till Produkter > Inköpsordrar från din Shopify-admin.
Klicka på utkastet till inköpsordern som du vill markera som beställd.
Klicka på Markera som beställd och klicka sedan på Markera som beställd igen för att bekräfta.

Redigera en inköpsorder

Du kan när som helst redigera uppgifter i en inköpsorder, även efter att du har markerat den som Beställd. Leverantör, destination, produkter och kostnader kan alla ändras när som helst. Den länkade lageröverföringen kan dock inte få sitt ursprung eller sin destination ändrad efter att den har nått statusen Klar att skickas.

Steg:

Gå till Produkter > Inköpsordrar från din Shopify-admin.
Klicka på inköpsordern som du vill redigera.
Om du har markerat inköpsordern som Beställd klickar du på Redigera.
Gör dina ändringar.
Klicka på Spara.

Ladda ner en inköpsorder som PDF

Du kan spara din inköpsorder som en PDF-fil för att skicka till din leverantör eller spara för din egen dokumentation.

Steg:

Gå till Produkter > Inköpsordrar från din Shopify-admin.
Klicka på den inköpsorder som du vill ladda ner som en PDF.
Klicka på Fler åtgärder.
Klicka på Exportera PDF.

Arkivera en inköpsorder

Du kan arkivera en inköpsorder för att ta bort den från din aktiva lista samtidigt som du behåller den i systemet. Arkiverade inköpsordrar visas nedtonade i din lista över inköpsordrar, och en Arkiverad-bricka visas bredvid statusbrickan på sidan för inköpsorderns uppgifter. En arkivering av en inköpsorder stänger eller avbryter inte den länkade lageröverföringen.

Tidigare stängda inköpsordrar visas nu som arkiverade. Status för inköpsordrar och lageröverföringar spåras separat.

Steg:

Gå till Produkter > Inköpsordrar från din Shopify-admin.
Klicka på den inköpsorder du vill arkivera.
Klicka på Fler åtgärder.
Klicka på Arkivera.

Om du vill återställa en arkiverad inköpsorder följer du samma steg och klickar på Avarkivera i stället för Arkivera.

Radera en inköpsorder

Du kan radera en inköpsorder medan den fortfarande är ett utkast. Om en inköpsorder är markerad som Beställd måste du arkivera den i stället.

Steg:

Gå till Produkter > Inköpsordrar från din Shopify-admin.
Klicka på det inköpsorderutkast som du vill radera.
Klicka på Radera.
Klicka på Radera inköpsorder i bekräftelsedialogrutan.