Crearea și gestionarea comenzilor de achiziție

Puteți crea comenzi de achiziție în panoul de administrare Shopify pentru a înregistra acordurile comerciale pe care le încheiați cu furnizorii dumneavoastră. Comenzile de achiziție enumeră produsele, prețurile și cantitățile dintr-o comandă și vă ajută să urmăriți costurile de inventar, condițiile de plată și informațiile despre furnizor. Puteți salva o comandă de achiziție ca schiță pentru a lucra la ea mai târziu sau o puteți marca drept Comandată după ce furnizorul dumneavoastră confirmă comanda.

După ce marcați o comandă de achiziție drept Comandată, puteți crea un transfer de inventar pentru comanda dumneavoastră de achiziție pentru a urmări mișcarea bunurilor în magazin. Comanda de achiziție înregistrează acordul comercial, iar transferul de inventar asociat înregistrează mișcarea propriu-zisă. Modificările de inventar din transferurile de la furnizori sunt urmărite, de asemenea, în istoricul ajustărilor de inventar.

Pe această pagină

Înainte de a începe

Înainte de a crea o comandă de achiziție, trebuie să finalizați următoarele sarcini:

Configurați furnizorii în panoul de administrare Shopify.
Creați și configurați locații pentru primirea inventarului.
Activați urmărirea inventarului pentru produsele pe care doriți să le comandați.

Starea comenzii de achiziție

Comenzile de achiziție au două stări care reflectă situația lor curentă. Recepția, recepția parțială, finalizarea și închiderea sunt urmărite, în schimb, pe transferul de inventar asociat.

Schiță: Comanda de achiziție este în curs de creare sau revizuire. Puteți edita toate detaliile și puteți adăuga sau elimina produse.
Comandată: Comanda de achiziție a fost trimisă furnizorului. Acum puteți crea un transfer de inventar pentru comanda dumneavoastră de achiziție pentru a urmări mișcarea inventarului.

Crearea unei comenzi de achiziție

Puteți crea o comandă de achiziție din panoul de administrare Shopify. O comandă de achiziție include un furnizor, o locație de destinație, produse, condiții de plată și un sumar al costurilor.

După ce salvați comanda de achiziție ca schiță, o puteți exporta ca PDF pentru a o trimite furnizorului dvs. spre examinare și aprobare. Acest lucru îi permite furnizorului să examineze detaliile comenzii, prețurile și condițiile.

După ce furnizorul confirmă detaliile comenzii, puteți marca respectiva comandă de achiziție drept comandată, iar apoi puteți crea un transfer de inventar pentru a urmări mișcarea inventarului.

Când adăugați un produs, unele detalii pot fi completate automat. Dacă ați mai comandat produsul de la furnizorul selectat, atunci valorile Număr de inventar furnizor, Cost și Taxă sunt completate automat din comenzile dumneavoastră de achiziție anterioare către furnizorul respectiv. Dacă ați folosit mai multe costuri în trecut, puteți selecta un cost anterior din meniul vertical sau puteți introduce o valoare personalizată. Dacă nu există nicio comandă de achiziție anterioară pentru produs, opțiunea Cost preia implicit costul per articol setat pentru varianta de produs. Puteți edita orice valoare completată automat. Dacă un produs nu are un număr de inventar de la furnizor înregistrat, atunci se utilizează în mod implicit numărul de inventar al variantei.

Pași:

Din panoul de administrare Shopify, accesați Produse > Comenzi de achiziție.
Faceți clic pe Creați o comandă de achiziție.
Selectați un furnizor:
- Pentru a selecta un furnizor existent, faceți clic pe furnizor.
- Pentru a crea un furnizor nou, faceți clic pe Creează un furnizor nou, introduceți detaliile furnizorului, apoi faceți clic pe Salvează.
Opțional: Selectați o locație de destinație. Puteți salva o comandă de achiziție ca schiță fără destinație și puteți adăuga una mai târziu, înainte de a o marca drept comandată. Dacă trebuie să adăugați o locație de destinație, consultați secțiunea Crearea și modificarea locațiilor.
Adăugați produse în comanda de achiziție. Puteți adăuga doar produse care există deja în magazinul dumneavoastră Shopify. Utilizați una dintre următoarele metode:
- Pentru a adăuga produse manual, în câmpul Adaugă produse, căutați produsele sau faceți clic pe Răsfoiește pentru a selecta produsele și variantele dintr-o listă. Pentru a restrânge lista la produsele pe care le-ați mai comandat de la furnizorul selectat, faceți clic pe Achiziționate recent și selectați un interval de timp. Selectați variantele pe care doriți să le comandați, apoi faceți clic pe Adaugă la comanda de achiziție.
- Pentru a adăuga produse în masă, importați produsele utilizând un fișier CSV.
- Pentru a adăuga produse cu un scaner pentru coduri de bare, scanați fiecare produs pe care doriți să îl adăugați. Pe mobil sau pe tabletă, puteți, de asemenea, să atingeți simbolul cod de bare de deasupra opțiunii Adaugă produse pentru a utiliza scanerul camerei dispozitivului. Scanerul trebuie să fie configurat în modul tastatură.
Pentru fiecare produs, introduceți următoarele detalii:
- Cantitate
- Număr de inventar furnizor (opțional)
- Costul și procentul taxei (opțional)
Opțional: În secțiunea Detalii comandă de achiziție, introduceți un număr de referință sau o notă către furnizor.
Opțional: În secțiunea Informații de achiziție, ajustați setările pentru Condiții de plată și Monedă furnizor. Moneda preia implicit moneda furnizorului, iar dumneavoastră o puteți schimba utilizând selectorul de monedă.
Opțional: În secțiunea Etichete, adăugați orice etichete pentru comanda de achiziție.
În secțiunea Sumar costuri, revizuiți totalul comenzii. Dacă moneda furnizorului este diferită de moneda magazinului, atunci sumărul costurilor afișează, de asemenea, totalul convertit în moneda magazinului dumneavoastră.
Faceți clic pe Salvează ca schiță.

Importul produselor într-o comandă de achiziție utilizând un fișier CSV

Puteți importa produse în masă într-o comandă de achiziție nouă sau existentă utilizând un fișier CSV. Fișierul CSV al comenzii de achiziție conține informații care identifică în mod unic produsele și variantele de produse, precum și cantitățile pe care doriți să le comandați. Puteți identifica fiecare variantă după numărul de inventar (SKU), după codul de bare sau după ambele. Puteți descărca și vizualiza un fișier CSV model pe care să îl utilizați ca șablon.

Fișierul CSV poate include valori opționale pentru cost și taxe pentru fiecare rând. Puteți introduce aceste valori în fișierul CSV sau le puteți adăuga în comanda de achiziție după import.

Dacă fișierul CSV conține o variantă care se află deja în comanda de achiziție, atunci acel rând nu se importă și este afișat ca eroare. Pentru a actualiza cantitățile pentru rândurile existente, editați-le direct în comanda de achiziție.

Pași:

Din panoul de administrare Shopify, accesați Produse > Comenzi de achiziție.
Faceți clic pe Creează o comandă de achiziție sau faceți clic pe o comandă de achiziție existentă.
Faceți clic pe Importă, apoi faceți clic pe Adaugă un fișier.
Selectați fișierul CSV pe care doriți să-l încărcați.
Faceți clic pe Importă produsele.

Marcarea unei comenzi de achiziție drept comandată

După ce furnizorul confirmă comanda, puteți marca comanda de achiziție ca Comandată. Marcarea unei comenzi de achiziție ca fiind comandată este o acțiune ireversibilă.

Puteți continua să editați majoritatea informațiilor din comanda de achiziție după ce o marcați drept comandată, inclusiv produsele, costurile și detaliile furnizorului.

După ce marcați o comandă de achiziție ca Comandată, puteți să creați un transfer de inventar pentru comanda de achiziție pentru a urmări mișcarea inventarului de la furnizor.

Pași:

Din panoul de administrare Shopify, accesați Produse > Comenzi de achiziție.
Faceți clic pe comanda de achiziție în stadiu de schiță pe care doriți să o marcați ca fiind comandată.
Faceți clic pe Marcați ca fiind comandată, apoi faceți clic din nou pe Marcați ca fiind comandată pentru a confirma.

Editarea unei comenzi de achiziție

Puteți edita orice detalii ale unei comenzi de achiziție în orice moment, inclusiv după ce o marcați ca Comandată. Furnizorul, destinația, produsele și costurile pot fi modificate în orice moment. Totuși, originea sau destinația transferului de inventar asociat nu pot fi modificate după ce acesta atinge starea Gata de expediere.

Pași:

Din panoul de administrare Shopify, accesați Produse > Comenzi de achiziție.
Faceți clic pe comanda de achiziție pe care doriți să o editați.
Dacă ați marcat comanda de achiziție ca Comandată, faceți clic pe Editați.
Efectuați modificările.
Faceți clic pe Salvați.

Descărcarea unei comenzi de achiziție ca PDF

Puteți salva comanda de achiziție ca PDF pentru a o trimite furnizorului sau pentru a o păstra pentru evidențele dvs.

Pași:

Din panoul de administrare Shopify, accesați Produse > Comenzi de achiziție.
Faceți clic pe comanda de achiziție pentru care doriți să descărcați un PDF.
Faceți clic pe Mai multe acțiuni.
Faceți clic pe Exportați PDF.

Arhivarea unei comenzi de achiziție

Puteți arhiva o comandă de achiziție pentru a o elimina din lista activă, păstrând în același timp o înregistrare a acesteia. Comenzile de achiziție arhivate sunt afișate estompat în lista de comenzi de achiziție, iar un ecuson Arhivată este afișat lângă ecusonul de stare de pe pagina cu detalii ale comenzii de achiziție. Arhivarea unei comenzi de achiziție nu închide și nu anulează transferul de inventar asociat.

Comenzile de achiziție închise anterior sunt acum afișate ca fiind arhivate. Stările comenzilor de achiziție și ale transferurilor de inventar sunt urmărite separat.

Pași:

Din panoul de administrare Shopify, accesați Produse > Comenzi de achiziție.
Faceți clic pe comanda de achiziție pe care doriți să o arhivați.
Faceți clic pe Mai multe acțiuni.
Faceți clic pe Arhivați.

Pentru a dezarhiva o comandă de achiziție, urmați aceiași pași și faceți clic pe Dezarhivați în loc de Arhivați.

Ștergerea unei comenzi de achiziție

Puteți șterge o comandă de achiziție atâta timp cât se află în stadiul de schiță. Dacă o comandă de achiziție este marcată ca Comandată, trebuie să o arhivați.

Pași:

Din panoul de administrare Shopify, accesați Produse > Comenzi de achiziție.
Faceți clic pe schița comenzii de achiziție pe care doriți să o ștergeți.
Faceți clic pe Ștergeți.
În dialogul de confirmare, faceți clic pe Ștergeți comanda de achiziție.