Inkooporders aanmaken en beheren

Je kunt inkooporders aanmaken in het Shopify-beheercentrum om de commerciële overeenkomsten die je met leveranciers sluit, vast te leggen. Op inkooporders staan de producten, prijzen en hoeveelheden voor een bestelling vermeld, en ze helpen je bij het volgen van voorraadprijzen, betalingsvoorwaarden en leveranciersgegevens. Je kunt een inkooporder opslaan als concept om er later aan te werken of markeren als Besteld nadat de leverancier de bestelling heeft bevestigd.

Nadat je een inkooporder als Besteld hebt gemarkeerd, kun je een voorraadoverdracht voor je inkooporder aanmaken om de verplaatsing van goederen naar de winkel te volgen. In de inkooporder is de commerciële overeenkomst vastgelegd en in de gekoppelde voorraadoverdracht wordt de daadwerkelijke verplaatsing vastgelegd. Voorraadwijzigingen uit overdrachten van leveranciers worden ook gevolgd in de geschiedenis van voorraadaanpassingen.

Op deze pagina

Voordat je begint

Voordat je een inkooporder kunt aanmaken, moet je de volgende taken voltooien:

Leveranciers instellen in je Shopify-beheercentrum.
Locaties aanmaken en configureren voor het ontvangen van voorraad.
Activeer voorraad volgen voor de producten die je wilt bestellen.

Status van inkooporder

Inkooporders hebben twee statussen die hun huidige status weerspiegelen. Ontvangst, gedeeltelijke ontvangst, voltooiing en sluiting worden in plaats daarvan gevolgd in de gekoppelde voorraadoverdracht.

Concept: de inkooporder wordt aangemaakt of gecontroleerd. Je kunt alle gegevens bewerken en producten toevoegen of verwijderen.
Besteld: de inkooporder is verzonden naar de leverancier. Je kunt nu een voorraadoverdracht voor je inkooporder aanmaken om de voorraadverplaatsing te volgen.

Een inkooporder aanmaken

Je kunt een inkooporder aanmaken vanuit het Shopify-beheercentrum. Een inkooporder bevat een leverancier, een bestemmingslocatie, producten, betalingsvoorwaarden en een prijzenoverzicht.

Nadat je je inkooporder als concept hebt opgeslagen, kun je deze als pdf exporteren om ter beoordeling en goedkeuring bij je leverancier in te dienen. Hierdoor kan je leverancier de bestelgegevens, prijsstelling en voorwaarden controleren.

Nadat de leverancier de bestelgegevens heeft bevestigd, kun je de inkooporder markeren als besteld en vervolgens een voorraadoverdracht aanmaken om de voorraadverplaatsing te volgen.

Wanneer je een product toevoegt, kunnen sommige gegevens automatisch worden ingevuld. Als je het product eerder bij de geselecteerde leverancier hebt besteld, worden de waarden voor SKU van leverancier, Prijs en Belasting automatisch ingevuld op basis van je eerdere inkooporders bij die leverancier. Als je eerder meerdere prijzen hebt gebruikt, kun je een eerdere prijs selecteren in de vervolgkeuzelijst of een aangepaste waarde invoeren. Als er geen eerdere inkooporder voor het product is, is de Prijs standaard ingesteld op de prijs per artikel die is ingesteld voor de productvariant. Je kunt elke automatisch ingevulde waarde bewerken. Als er voor een product geen SKU van de leverancier is opgeslagen, wordt standaard de SKU van de variant gebruikt.

Stappen:

Ga in het Shopify-beheercentrum naar Producten > Inkooporders.
Klik op Inkooporder aanmaken.
Selecteer een leverancier:
- Klik op de leverancier om een bestaande leverancier te selecteren.
- Om een nieuwe leverancier aan te maken, klik je op Nieuwe leverancier aanmaken, voer je de gegevens van de leverancier in en klik je op Opslaan.
Optioneel: selecteer een bestemmingslocatie. Je kunt een inkooporder opslaan als concept zonder bestemming en er later een toevoegen voordat je deze markeert als besteld. Raadpleeg Locaties aanmaken en aanpassen als je een bestemmingslocatie wilt toevoegen.
Voeg producten toe aan de inkooporder. Je kunt alleen producten toevoegen die al bestaan in de Shopify-winkel. Gebruik een van de volgende methoden:
- Om producten handmatig toe te voegen, zoek je naar producten in het veld Producten toevoegen, of klik je op Bladeren om producten en varianten in een lijst te selecteren. Om de lijst te beperken tot producten die je eerder bij de geselecteerde leverancier hebt besteld, klik je op Onlangs gekocht en selecteer je een tijdsbestek. Selecteer de varianten die je wilt bestellen en klik vervolgens op Toevoegen aan inkooporder.
- Om producten in bulk toe te voegen, importeer je producten met een CSV-bestand.
- Om producten toe te voegen met een barcodescanner, scan je elk product dat je wilt toevoegen. Op een mobiele telefoon of tablet kun je ook op het barcodesymbool boven Producten toevoegen tikken om de camerascanner van je apparaat te gebruiken. Je scanner moet in toetsenbordmodus zijn geconfigureerd.
Voer voor elk product de volgende gegevens in:
- Aantal
- SKU van leverancier (optioneel)
- Prijs en belastingpercentage (optioneel)
Optioneel: voer in de sectie Gegevens inkooporder een referentienummer in of een notitie voor de leverancier.
Optioneel: pas in de sectie Inkoopinformatie de instellingen voor Betalingsvoorwaarden en Valuta van leverancier aan. De valuta is standaard de valuta van de leverancier en je kunt deze wijzigen met de valutakiezer.
Optioneel: voeg in de sectie Tags tags toe voor de inkooporder.
Controleer in de sectie Prijzenoverzicht het besteltotaal. Als de valuta van de leverancier afwijkt van de valuta van de winkel, wordt in het prijzenoverzicht ook het omgerekende totaal in de valuta van je winkel weergegeven.
Klik op Opslaan als concept.

Producten importeren in een inkooporder met een CSV-bestand

Je kunt in bulk producten importeren in een nieuwe of bestaande inkooporder met behulp van een CSV-bestand. Het CSV-bestand van de inkooporder bevat informatie die producten en productvarianten uniek identificeert, en de hoeveelheden die je wilt bestellen. Je kunt elke variant identificeren met behulp van een SKU, barcode, of allebei. Je kunt een voorbeeld-CSV-bestand downloaden en bekijken om als template te gebruiken.

Het CSV-bestand kan optionele prijs- en belastingwaarden voor elke orderregel bevatten. Je kunt deze waarden in de CSV invoeren, of ze toevoegen aan de inkooporder nadat je deze hebt geïmporteerd.

Als de CSV een variant bevat die al in de inkooporder staat, wordt die rij niet geïmporteerd en weergegeven als een fout. Om hoeveelheden voor bestaande orderregels te updaten, bewerk je deze rechtstreeks in de inkooporder.

Stappen:

Ga in het Shopify-beheercentrum naar Producten > Inkooporders.
Klik op Inkooporder aanmaken of op een bestaande inkooporder.
Klik op Importeren en vervolgens op Bestand toevoegen.
Selecteer het CSV-bestand dat je wilt uploaden.
Klik op Producten importeren.

Een inkooporder markeren als besteld

Nadat je leverancier de bestelling heeft bevestigd, kun je de inkooporder als Besteld markeren. Het markeren van een inkooporder als besteld kan niet ongedaan worden gemaakt.

Je kunt de meeste inkoopordergegevens nog steeds bewerken nadat je de order als besteld hebt gemarkeerd, inclusief producten, prijzen en leveranciersgegevens.

Nadat je een inkooporder als Besteld hebt gemarkeerd, kun je een voorraadoverdracht voor de inkooporder aanmaken om de voorraadverplaatsing vanaf de leverancier te volgen.

Stappen:

Ga in het Shopify-beheercentrum naar Producten > Inkooporders.
Klik op de concept-inkooporder die je als besteld wilt markeren.
Klik op Als besteld markeren en klik vervolgens nogmaals op Als besteld markeren ter bevestiging.

Een inkooporder bewerken

Je kunt de details van een inkooporder op elk gewenst moment bewerken, ook nadat je deze als Besteld hebt gemarkeerd. De leverancier, bestemming, producten en prijzen kunnen altijd worden gewijzigd. Voor de gekoppelde voorraadoverdracht kan de herkomst of bestemming echter niet meer worden gewijzigd nadat deze de status Klaar voor verzending heeft bereikt.

Stappen:

Ga in het Shopify-beheercentrum naar Producten > Inkooporders.
Klik op de inkooporder die je wilt bewerken.
Als je de inkooporder als Besteld hebt gemarkeerd, klik je op Bewerken.
Breng je wijzigingen aan.
Klik op Opslaan.

Een inkooporder als pdf downloaden

Je kunt je inkooporder opslaan als pdf om bij je leverancier in te dienen of te bewaren voor je administratie.

Stappen:

Ga in het Shopify-beheercentrum naar Producten > Inkooporders.
Klik op de inkooporder waarvoor je een pdf wilt downloaden.
Klik op Meer acties.
Klik op Pdf exporteren.

Een inkooporder archiveren

Je kunt een inkooporder archiveren om deze uit je actieve lijst te verwijderen, terwijl je deze wel bewaart voor je administratie. Gearchiveerde inkooporders worden grijs weergegeven in de lijst met inkooporders, en er staat een badge Gearchiveerd naast de statusbadge op de pagina met inkoopordergegevens. Het archiveren van een inkooporder zorgt er niet voor dat de gekoppelde voorraadoverdracht wordt gesloten of geannuleerd.

Eerder gesloten inkooporders worden nu weergegeven als gearchiveerd. De statussen van inkooporders en voorraadoverdrachten worden afzonderlijk bijgehouden.

Stappen:

Ga in het Shopify-beheercentrum naar Producten > Inkooporders.
Klik op de inkooporder die je wilt archiveren.
Klik op Meer acties.
Klik op Archiveren.

Als je een inkooporder uit het archief wilt halen, volg je dezelfde stappen en klik je op Uit archief halen in plaats van Archiveren.

Een inkooporder verwijderen

Je kunt een inkooporder verwijderen zolang deze nog een concept is. Als een inkooporder is gemarkeerd als Besteld, moet je deze in plaats daarvan archiveren.

Stappen:

Ga in het Shopify-beheercentrum naar Producten > Inkooporders.
Klik op de conceptinkooporder die je wilt verwijderen.
Klik op Verwijderen.
Klik in het bevestigingsvenster op Inkooporder verwijderen.