Een voorraadoverdracht aanmaken voor je inkooporder
Nadat je een inkooporder hebt aangemaakt en deze hebt gemarkeerd als Besteld, kun je rechtstreeks vanuit de inkooporder een voorraadoverdracht aanmaken om de fysieke verplaatsing van goederen van je leverancier naar je winkel te volgen. De overdracht is vooraf ingevuld met dezelfde leverancier, orderregels en hoeveelheden als de inkooporder. De inkooporder registreert de commerciële overeenkomst, en de gekoppelde voorraadoverdracht verwerkt zendingen, ontvangsten en kostenaanpassingen in het Shopify-beheercentrum. Dit werkt op een vergelijkbare manier als hoe een bestelling en de bijbehorende fulfilments afzonderlijk worden gevolgd. De ene registratie legt de overeenkomst vast en de andere volgt de fysieke verplaatsing van de goederen.
Gekoppelde overdrachten gebruiken dezelfde workflow als voorraadoverdrachten tussen je locaties, waardoor je meerdere zendingen kunt volgen en op één centrale plek voorraadverplaatsingen kunt beheren in het Shopify-beheercentrum. Elke inkooporder ondersteunt slechts één gekoppelde voorraadoverdracht tegelijk.
Op deze pagina
Een voorraadoverdracht aanmaken vanuit een inkooporder
Je kunt een voorraadoverdracht aanmaken voor een inkooporder die is gemarkeerd als besteld. De overdracht stelt je leverancier in als herkomst en bevat de orderregels van de inkooporder.
Je hebt niet altijd een inkooporder nodig om voorraad van een leverancier te ontvangen. Je kunt ook een opzichzelfstaande voorraadoverdracht aanmaken met een leverancier als herkomst, zonder deze te koppelen aan een inkooporder. Als je geen herkomst wilt opgeven, kun je de herkomstlocatie leeg laten.
Nadat je de overdracht hebt opgeslagen, kun je de overdracht verwerken om voorraad te reserveren en te ontvangen. Shopify maakt automatisch een zending aan wanneer je de overdracht verwerkt. Als je meerdere zendingen wilt beheren of trackinggegevens wilt toevoegen, kun je zendingen afzonderlijk beheren.
Stappen:
Ga in het Shopify-beheercentrum naar Producten > Inkooporders.
Klik op de inkooporder waaruit je een voorraadoverdracht wilt aanmaken.
Klik op Overdracht aanmaken.
Selecteer een bestemmingslocatie voor de voorraadoverdracht. De herkomst en orderregels zijn al ingevuld op basis van de inkooporder.
Klik op Opslaan.
Voorraad ontvangen van een inkooporder
Het ontvangen van artikelen gebeurt in de voorraadoverdracht die is gekoppeld aan je inkooporder, niet in de inkooporder zelf. Hierdoor blijft de commerciële overeenkomst gescheiden van de werkelijke voorraadverplaatsing.
Nadat de voorraad op de bestemmingslocatie is aangekomen, kun je de artikelen ontvangen. Om een artikel te ontvangen, bevestig je de aankomst, beoordeel je het en accepteer of wijs je het vervolgens af. Je kunt dit handmatig doen, of je kunt een barcodescanner gebruiken om artikelen te ontvangen.
Je kunt artikelen in bulk accepteren of afwijzen, of specifieke hoeveelheden invoeren. Het dialoogvenster Artikelen ontvangen toont een voortgangsoverzicht met het totale aantal ontvangen artikelen. Geaccepteerde voorraad is direct beschikbaar op de bestemmingslocatie. Afgewezen voorraad wordt geregistreerd in de overdracht en telt niet mee voor het beschikbare aantal op de locaties. Zodra alle artikelen zijn ontvangen, verandert de overdrachtsstatus in Overgedragen. Als je slechts een deel van de artikelen ontvangt, behoudt de overdracht de status In uitvoering totdat je de resterende artikelen hebt ontvangen.
Als je leverancier de artikelen in meerdere zendingen levert, kun je elke zending afzonderlijk ontvangen zodra deze aankomt.
Stappen:
Ga in het Shopify-beheercentrum naar Producten > Overdrachten.
Klik op de voorraadoverdracht die is gekoppeld aan je inkooporder.
Klik op Artikelen ontvangen.
Artikelen accepteren en afwijzen:
- Als je artikelen in bulk wilt accepteren, selecteer je de artikelen die je wilt accepteren en klik je vervolgens op Geselecteerde accepteren.
- Als je specifieke artikelhoeveelheden wilt accepteren, voer je in de kolom Accepteren de hoeveelheden in die je voor elk artikel accepteert.
- Als je artikelen in bulk wilt afwijzen, selecteer je de artikelen die je wilt afwijzen en klik je vervolgens op Geselecteerde afwijzen.
- Als je specifieke artikelhoeveelheden wilt afwijzen, voer je in de kolom Afwijzen de hoeveelheden in die je voor elk artikel afwijst.
Klik op Opslaan.
Verzendkosten en toeslagen toevoegen aan een zending
Verzendkosten, douanerechten en andere toeslagen zijn vaak nog niet bekend op het moment dat je een inkooporder aanmaakt. Je kunt deze toevoegen als kostenaanpassingen voor afzonderlijke zendingen in de gekoppelde voorraadoverdracht.
Het Kostenoverzicht in de voorraadoverdracht telt alle aanpassingen van de zending bij elkaar op, zodat je de overeengekomen prijs op de inkooporder kunt vergelijken met de daadwerkelijke kosten om de goederen te ontvangen.
Stappen:
Ga in het Shopify-beheercentrum naar Producten > Overdrachten.
Klik op de voorraadoverdracht die is gekoppeld aan je inkooporder.
Klik in de sectie Zending op de knop ... en klik daarna op Zending bewerken.
Klik in de sectie Kostenoverzicht op Beheren.
Selecteer een aanpassingstype, zoals Verzendbedrag of Douanerechten, en voer het bedrag in.
Optioneel: Klik op Aanpassing toevoegen om extra kostenaanpassingen toe te voegen.
Klik op Opslaan.
Gekoppelde inkooporders en voorraadoverdrachten beheren
Nadat je een voorraadoverdracht vanuit een inkooporder hebt gekoppeld of aangemaakt, wordt er een kaart met de naam Gekoppelde overdracht weergegeven in de zijbalk van de inkooporder. Deze kaart toont het voorraadoverdrachtsnummer, de actuele status en een uitklapbaar zendingsoverzicht met de ontvangen artikelen en hoeveelheden per zending. Klik op de kaart om de overdrachtsgegevens te bekijken, zendingen te beheren of voorraad te ontvangen.
De zijbalk van de voorraadoverdracht bevat een bijbehorende kaart met de naam Gekoppelde inkooporder. Hierop zie je het bestelnummer, de status en het totaalbedrag van de bestelling. Klap het totaalbedrag uit om een kostenoverzicht met de productkosten en belastingen te bekijken, of klik op de kaart om terug te keren naar de inkooporder.
Je kunt via beide kanten koppelen en ontkoppelen, en ze beide onafhankelijk van elkaar updaten. Koppel- en ontkoppelingsgebeurtenissen worden vastgelegd in de tijdlijn van beide registraties.
Nadat je een voorraadoverdracht hebt aangemaakt of gekoppeld, functioneert deze onafhankelijk van de inkooporder. Je kunt artikelen aan de overdracht toevoegen die geen deel uitmaakten van de oorspronkelijke inkooporder, en wijzigingen in de ene registratie worden niet automatisch geüpdatet in de andere. Als je een overdracht ontkoppelt, kun je hierin nog steeds voorraad ontvangen en de kosten beheren. Ontkoppelen maakt het ontvangen van artikelen of gemaakte kostenaanpassingen niet ongedaan.
Een bestaande voorraadoverdracht aan een inkooporder koppelen
Als je al een voorraadoverdracht hebt van dezelfde leverancier, kun je deze aan een inkooporder koppelen in plaats van een nieuwe aan te maken. De overdracht moet dezelfde leverancier als herkomst hebben en er kan slechts één overdracht tegelijkertijd worden gekoppeld.
Stappen:
Ga in het Shopify-beheercentrum naar Producten > Inkooporders.
Klik op de inkooporder waaraan je een voorraadoverdracht wilt koppelen.
Klik op Overdracht koppelen.
Selecteer de voorraadoverdracht die je wilt koppelen aan de inkooporder.
Klik op Opslaan.
Een inkooporder koppelen vanuit een voorraadoverdracht
Je kunt ook een inkooporder koppelen aan een voorraadoverdracht vanaf de kant van de overdracht. De inkooporder moet dezelfde herkomst hebben en minstens één overeenkomend artikel bevatten.
Stappen:
Ga in het Shopify-beheercentrum naar Producten > Overdrachten.
Klik op de voorraadoverdracht waaraan je een inkooporder wilt koppelen.
Klik in de sectie Gekoppelde inkooporder op het bewerkingspictogram.
Selecteer de inkooporder die je wilt koppelen.
Klik op Opslaan.
Een voorraadoverdracht loskoppelen van een inkooporder
Als je de relatie tussen een inkooporder en een voorraadoverdracht wilt verwijderen, kun je ze loskoppelen. Als je een voorraadoverdracht loskoppelt, wordt de voorraadoverdracht of de inkooporder niet verwijderd.
Stappen:
Ga in het Shopify-beheercentrum naar Producten > Inkooporders.
Klik op de inkooporder met de gekoppelde voorraadoverdracht.
Klik in de sectie Gekoppelde overdracht op de knop ....
Klik op Loskoppelen.