Een voorraadoverdracht aanmaken voor je inkooporder

Je kunt een voorraadoverdracht aanmaken voor een inkooporder die is gemarkeerd als besteld. De overdracht stelt je leverancier in als herkomst en bevat de orderregels van de inkooporder.

Je hebt niet altijd een inkooporder nodig om voorraad van een leverancier te ontvangen. Je kunt ook een opzichzelfstaande voorraadoverdracht aanmaken met een leverancier als herkomst, zonder deze te koppelen aan een inkooporder. Als je geen herkomst wilt opgeven, kun je de herkomstlocatie leeg laten.

Nadat je de overdracht hebt opgeslagen, kun je de overdracht verwerken om voorraad te reserveren en te ontvangen. Shopify maakt automatisch een zending aan wanneer je de overdracht verwerkt. Als je meerdere zendingen wilt beheren of trackinggegevens wilt toevoegen, kun je zendingen afzonderlijk beheren.

Stappen:

1. Ga in het Shopify-beheercentrum naar Producten > Inkooporders.

2. Klik op de inkooporder waaruit je een voorraadoverdracht wilt aanmaken.

3. Klik op Overdracht aanmaken.

4. Selecteer een bestemmingslocatie voor de voorraadoverdracht. De herkomst en orderregels zijn al ingevuld op basis van de inkooporder.

5. Klik op Opslaan.

Het ontvangen van artikelen gebeurt in de voorraadoverdracht die is gekoppeld aan je inkooporder, niet in de inkooporder zelf. Hierdoor blijft de commerciële overeenkomst gescheiden van de werkelijke voorraadverplaatsing.

Nadat je voorraad op de bestemmingslocatie is aangekomen, kun je de artikelen ontvangen. Je kunt elk artikel accepteren, afwijzen of annuleren als het nooit door de leverancier is verzonden. Dit kun je handmatig doen, of je kunt een barcodescanner gebruiken om artikelen te ontvangen.

Je kunt artikelen in bulk of in specifieke aantallen ontvangen. Geaccepteerde voorraad wordt beschikbaar op de bestemmingslocatie. Afgewezen voorraad wordt geregistreerd op de overdracht en telt niet mee voor het beschikbare aantal op enige locatie. Omdat de herkomst van een inkooporder een leverancier is, wordt geannuleerde voorraad verwijderd in plaats van geretourneerd naar een locatie. De kolom Totaal laat zien hoeveel eenheden zijn verantwoord ten opzichte van het verwachte aantal. Nadat alle aantallen zijn verantwoord, verandert de overdrachtsstatus in Overgedragen. Als er nog aantallen openstaan, blijft de overdracht In behandeling totdat je de rest hebt verantwoord.

Als je leverancier de artikelen in meerdere zendingen levert, kun je elke zending afzonderlijk ontvangen zodra deze aankomt.

Stappen:

1. Ga in het Shopify-beheercentrum naar Producten > Overdrachten.

2. Klik op de voorraadoverdracht die is gekoppeld aan je inkooporder.

3. Klik op Artikelen ontvangen.

4. De artikelen ontvangen:

   • Om de actie voor elk artikel in te stellen, selecteer je in de kolom Ontvangstactie Accepteren, Afwijzen of Annuleren en voer je vervolgens het aantal in, in de kolom Ontvangen.
   • Klik op Alles accepteren om alle artikelen te accepteren.
   • Klik op Alles afwijzen om alle artikelen af te wijzen.

5. Optioneel: Om meer dan één actie voor hetzelfde artikel te registreren, klik je op om een rij toe te voegen, waarna je een actie selecteert en het aantal invoert.

6. Optioneel: Om te registreren waarom je voor een actie hebt gekozen, klik je op het opmerkingen-pictogram naast de actie en voer je een notitie in.

7. Klik op Opslaan.

Verzendkosten, douanerechten en andere toeslagen zijn vaak nog niet bekend op het moment dat je een inkooporder aanmaakt. Je kunt deze toevoegen als kostenaanpassingen voor afzonderlijke zendingen in de gekoppelde voorraadoverdracht.

Het Kostenoverzicht in de voorraadoverdracht telt alle aanpassingen van de zending bij elkaar op, zodat je de overeengekomen prijs op de inkooporder kunt vergelijken met de daadwerkelijke kosten om de goederen te ontvangen.

Stappen:

1. Ga in het Shopify-beheercentrum naar Producten > Overdrachten.

2. Klik op de voorraadoverdracht die is gekoppeld aan je inkooporder.

3. Klik in de sectie voor zendingen op de knop en klik vervolgens op Zending bewerken.

4. Klik in de sectie Kostenoverzicht op Beheren.

5. Selecteer een aanpassingstype, zoals Verzendbedrag of Douanerechten, en voer het bedrag in.

6. Optioneel: Klik op Aanpassing toevoegen om extra kostenaanpassingen toe te voegen.

7. Klik op Opslaan.

Nadat je een voorraadoverdracht vanuit een inkooporder hebt gekoppeld of aangemaakt, wordt er een kaart met de naam Gekoppelde overdracht weergegeven in de zijbalk van de inkooporder. Deze kaart toont het voorraadoverdrachtsnummer, de actuele status en een uitklapbaar zendingsoverzicht met de ontvangen artikelen en hoeveelheden per zending. Klik op de kaart om de overdrachtsgegevens te bekijken, zendingen te beheren of voorraad te ontvangen.

De zijbalk van de voorraadoverdracht bevat een bijbehorende kaart met de naam Gekoppelde inkooporder. Hierop zie je het bestelnummer, de status en het totaalbedrag van de bestelling. Klap het totaalbedrag uit om een kostenoverzicht met de productkosten en belastingen te bekijken, of klik op de kaart om terug te keren naar de inkooporder.

Je kunt via beide kanten koppelen en ontkoppelen, en ze beide onafhankelijk van elkaar updaten. Koppel- en ontkoppelingsgebeurtenissen worden vastgelegd in de tijdlijn van beide registraties.

Nadat je een voorraadoverdracht hebt aangemaakt of gekoppeld, functioneert deze onafhankelijk van de inkooporder. Je kunt artikelen aan de overdracht toevoegen die geen deel uitmaakten van de oorspronkelijke inkooporder, en wijzigingen in de ene registratie worden niet automatisch geüpdatet in de andere. Als je een overdracht ontkoppelt, kun je hierin nog steeds voorraad ontvangen en de kosten beheren. Ontkoppelen maakt het ontvangen van artikelen of gemaakte kostenaanpassingen niet ongedaan.

Een bestaande voorraadoverdracht aan een inkooporder koppelen

Als je al een voorraadoverdracht hebt van dezelfde leverancier, kun je deze aan een inkooporder koppelen in plaats van een nieuwe aan te maken. De overdracht moet dezelfde leverancier als herkomst hebben en er kan slechts één overdracht tegelijkertijd worden gekoppeld.

Stappen:

1. Ga in het Shopify-beheercentrum naar Producten > Inkooporders.

2. Klik op de inkooporder waaraan je een voorraadoverdracht wilt koppelen.

3. Klik op Overdracht koppelen.

4. Selecteer de voorraadoverdracht die je wilt koppelen aan de inkooporder.

5. Klik op Opslaan.

Een inkooporder koppelen vanuit een voorraadoverdracht

Je kunt ook een inkooporder koppelen aan een voorraadoverdracht vanaf de kant van de overdracht. De inkooporder moet dezelfde herkomst hebben en minstens één overeenkomend artikel bevatten.

Stappen:

1. Ga in het Shopify-beheercentrum naar Producten > Overdrachten.

2. Klik op de voorraadoverdracht waaraan je een inkooporder wilt koppelen.

3. Klik in de sectie Gekoppelde inkooporder op het bewerkingspictogram.

4. Selecteer de inkooporder die je wilt koppelen.

5. Klik op Opslaan.

Een voorraadoverdracht loskoppelen van een inkooporder

Als je de relatie tussen een inkooporder en een voorraadoverdracht wilt verwijderen, kun je ze loskoppelen. Als je een voorraadoverdracht loskoppelt, wordt de voorraadoverdracht of de inkooporder niet verwijderd.

Stappen:

1. Ga in het Shopify-beheercentrum naar Producten > Inkooporders.

2. Klik op de inkooporder met de gekoppelde voorraadoverdracht.

3. Klik in de sectie Gekoppelde overdracht op de knop .

4. Klik op Loskoppelen.