Opprette og administrere innkjøpsordrer

Du kan opprette innkjøpsordrer i Shopify-administratoren for å registrere kommersielle avtaler du inngår med leverandørene dine. Innkjøpsordrer lister opp produktene, prisene og antallene for en bestilling, og hjelper deg med å spore lagerkostnader, betalingsvilkår og leverandørinformasjon. Du kan lagre en innkjøpsordre som et utkast for å jobbe med den senere, eller merke den som Bestilt når leverandøren bekrefter bestillingen.

Når du har merket en innkjøpsordre som Bestilt, kan du opprette en lageroverføring for innkjøpsordren for å spore bevegelsen av varer inn i butikken. Innkjøpsordren registrerer den kommersielle avtalen, og den tilknyttede lageroverføringen registrerer den faktiske bevegelsen. Lagerendringer fra leverandøroverføringer spores også i historikken for lagerjusteringer.

På denne siden

Før du begynner

Før du oppretter en innkjøpsordre, må du fullføre følgende oppgaver:

Konfigurer leverandører i Shopify-administratorpanelet.
Opprett og konfigurer lokalisasjoner for å motta varelager.
Aktiver lagersporing for produktene du vil bestille.

Status for innkjøpsordre

Innkjøpsordrer har to statuser som gjenspeiler deres gjeldende tilstand. Mottak, delvis mottak, fullføring og stenging spores i stedet på den tilknyttede lageroverføringen.

Utkast: Innkjøpsordren opprettes eller gås gjennom. Du kan redigere all informasjon, og legge til eller fjerne produkter.
Bestilt: Innkjøpsordren er sendt til leverandøren. Du kan nå opprette en lageroverføring for innkjøpsordren for å spore lagerbevegelsen.

Opprett en innkjøpsordre

Du kan opprette en innkjøpsordre fra Shopify-administratoren. En innkjøpsordre inneholder en leverandør, et destinasjonssted, produkter, betalingsvilkår og et kostnadssammendrag.

Når du har lagret innkjøpsordren som et utkast, kan du eksportere den som en PDF-fil for å sende den til leverandøren for gjennomgang og godkjenning. Dette lar leverandøren gå gjennom bestillingsinformasjonen, prisene og vilkårene.

Etter at leverandøren har bekreftet bestillingsdetaljene, kan du merke innkjøpsordren som bestilt, og deretter opprette en lageroverføring for å spore lagerbevegelsen.

Når du legger til et produkt, kan noen opplysninger fylles ut automatisk. Hvis du har bestilt produktet fra den valgte leverandøren før, fylles verdiene for Leverandør-SKU, Kostnad og Avgift ut automatisk fra dine tidligere innkjøpsordrer hos denne leverandøren. Hvis du har brukt flere kostnader før, kan du velge en tidligere kostnad fra rullegardinmenyen, eller angi en egendefinert verdi. Hvis det ikke finnes en tidligere innkjøpsordre for produktet, vil Kostnad som standard være kostnaden per vare som er angitt på produktvarianten. Du kan redigere alle automatisk utfylte verdier. Hvis et produkt ikke har en leverandør-SKU registrert, brukes variantens SKU som standard.

Trinn:

Gå til Produkter > Innkjøpsordrer fra Shopify-administrator.
Klikk på Opprett innkjøpsordre.
Velg en leverandør:
- For å velge en eksisterende leverandør klikker du på leverandøren.
- For å opprette en ny leverandør klikker du på Opprett ny leverandør, angir leverandørinformasjonen og klikker deretter på Lagre.
Valgfritt: Velg et destinasjonssted. Du kan lagre en innkjøpsordre som et utkast uten en destinasjon, og legge til dette senere før du merker den som bestilt. Hvis du må legge til et destinasjonssted, kan du se Opprett og endre lokalisasjoner.
Legg til produkter i innkjøpsordren. Du kan bare legge til produkter som allerede finnes i Shopify-butikken. Bruk en av følgende metoder:
- For å legge til produkter manuelt, søker du etter produkter i feltet Legg til produkter, eller klikker på Bla gjennom for å velge produkter og varianter fra en liste. For å begrense listen til produkter du har bestilt fra den valgte leverandøren tidligere, klikker du på Nylig kjøpt og velger en tidsperiode. Velg variantene du vil bestille, og klikk deretter på Legg til i innkjøpsordre.
- For å legge til flere produkter i en massehandling kan du importere produkter med en CSV-fil.
- For å legge til produkter med en strekkodeskanner skanner du hvert produkt du vil legge til. På mobil eller nettbrett kan du også trykke på strekkodesymbolet over Legg til produkter for å bruke enhetens kameraskanner. Skanneren din må være konfigurert i tastaturmodus.
Angi følgende opplysninger for hvert produkt:
- Antall
- Leverandør-SKU (valgfritt)
- Kostnad og avgiftsprosent (valgfritt)
Valgfritt: I delen Innkjøpsordreinformasjon angir du et referansenummer eller et notat til leverandøren.
Valgfritt: I delen Innkjøpsinformasjon justerer du innstillingene for Betalingsvilkår og Leverandørvaluta. Valutaen er som standard satt til leverandørens valuta, og du kan endre den med valutavelgeren.
Valgfritt: I delen Tagger kan du legge til tagger for innkjøpsordren.
I delen Kostnadssammendrag går du gjennom bestillingstotalen. Hvis leverandørens valuta er en annen enn butikkens valuta, viser kostnadssammendraget også den konverterte totalen i butikkens valuta.
Klikk på Lagre som utkast.

Importer produkter til en innkjøpsordre med en CSV-fil

Du kan masseimportere produkter til en ny eller eksisterende innkjøpsordre med en CSV-fil. CSV-filen for innkjøpsordren inneholder informasjon som unikt identifiserer produkter og produktvarianter, samt antallet du vil bestille. Du kan identifisere hver variant med SKU, strekkode eller begge deler. Du kan laste ned og se på en eksempel-CSV-fil for å bruke den som en mal.

CSV-filen kan inneholde valgfrie verdier for kostnad og avgift for hver post. Du kan angi disse verdiene i CSV-filen, eller legge dem til i innkjøpsordren etter importen.

Hvis CSV-filen inneholder en variant som allerede er på innkjøpsordren, importeres ikke den raden, og den vises som en feil. For å oppdatere antall for eksisterende poster redigerer du dem direkte i innkjøpsordren.

Trinn:

Gå til Produkter > Innkjøpsordrer fra Shopify-administrator.
Klikk på Opprett innkjøpsordre eller klikk på en eksisterende innkjøpsordre.
Klikk på Importer, og klikk deretter på Legg til fil.
Velg CSV-filen du vil laste opp.
Klikk på Importer produkter.

Merk en innkjøpsordre som bestilt

Etter at leverandøren bekrefter bestillingen, kan du merke innkjøpsordren som Bestilt. Du kan ikke omgjøre merkingen av en innkjøpsordre som bestilt.

Du kan fremdeles redigere det meste av informasjonen i innkjøpsordren etter at du har merket den som bestilt, inkludert produkter, kostnader og leverandøropplysninger.

Etter at du har merket en innkjøpsordre som Bestilt, kan du opprette en lageroverføring for innkjøpsordren for å spore bevegelsene i varelageret fra leverandøren.

Trinn:

Gå til Produkter > Innkjøpsordrer fra Shopify-administrator.
Klikk på utkastet til innkjøpsordre du vil merke som bestilt.
Klikk på Merk som bestilt, og klikk deretter på Merk som bestilt igjen for å bekrefte.

Rediger en innkjøpsordre

Du kan redigere eventuelle detaljer i en innkjøpsordre når som helst, også etter at du har merket den som Bestilt. Leverandør, destinasjon, produkter og kostnader kan endres når som helst. Opprinnelse eller destinasjon for den tilknyttede lageroverføringen kan derimot ikke endres etter at den får statusen Klar til å sendes.

Trinn:

Gå til Produkter > Innkjøpsordrer fra Shopify-administrator.
Klikk på innkjøpsordren du vil redigere.
Hvis du har merket innkjøpsordren som Bestilt, klikker du på Rediger.
Gjør endringene.
Klikk på Lagre.

Last ned en innkjøpsordre som PDF

Du kan lagre innkjøpsordren som en PDF-fil for å sende den til leverandøren eller for å oppbevare den i arkivet ditt.

Trinn:

Gå til Produkter > Innkjøpsordrer fra Shopify-administrator.
Klikk på innkjøpsordren du vil laste ned en PDF-fil for.
Klikk på Flere handlinger.
Klikk på Eksporter PDF.

Arkiver en innkjøpsordre

Du kan arkivere en innkjøpsordre for å fjerne den fra den aktive listen, og samtidig beholde den i historikken. Arkiverte innkjøpsordrer vises som nedtonet på innkjøpsordrelisten, og du ser et Arkivert-merke ved siden av statusmerket på informasjonssiden for innkjøpsordren. Når du arkiverer en innkjøpsordre, lukkes eller kanselleres ikke den tilknyttede lageroverføringen.

Innkjøpsordrer som er lukket tidligere, vises nå som arkivert. Statuser for innkjøpsordrer og lageroverføringer spores separat.

Trinn:

Gå til Produkter > Innkjøpsordrer fra Shopify-administrator.
Klikk på innkjøpsordren du vil arkivere.
Klikk på Flere handlinger.
Klikk på Arkiver.

Hvis du vil hente tilbake en arkivert innkjøpsordre, følger du de samme trinnene og klikker på Fjern fra arkiv i stedet for Arkiver.

Slett en innkjøpsordre

Du kan slette en innkjøpsordre mens den fremdeles er et utkast. Hvis en innkjøpsordre er merket som Bestilt, må du arkivere den i stedet.

Trinn:

Gå til Produkter > Innkjøpsordrer fra Shopify-administrator.
Klikk på innkjøpsordren i utkast som du vil slette.
Klikk på Slett.
Klikk på Slett innkjøpsordre i bekreftelsesdialogen.