Creazione e gestione degli ordini d'acquisto

Puoi creare ordini d'acquisto nel pannello di controllo Shopify per registrare gli accordi commerciali che stipuli con i fornitori. Gli ordini d'acquisto elencano i prodotti, i prezzi e le quantità per un ordine e ti aiutano a tracciare i costi delle scorte, i termini di pagamento e le informazioni sui fornitori. Puoi salvare un ordine d'acquisto come bozza per lavorarci in un secondo momento o contrassegnarlo come Ordinato dopo che il fornitore ha confermato l'ordine.

Dopo aver contrassegnato un ordine d'acquisto come Ordinato, puoi creare un trasferimento di scorte per il tuo ordine d'acquisto per tracciare il movimento delle merci nel negozio. L'ordine d'acquisto registra l'accordo commerciale e il trasferimento di scorte collegato registra il movimento effettivo. Le modifiche alle scorte derivanti dai trasferimenti del fornitore vengono tracciate anche nella cronologia delle rettifiche delle scorte.

In questa pagina

Prima di iniziare

Prima di creare un ordine d'acquisto, devi completare le seguenti attività:

Configura i fornitori nel pannello di controllo Shopify.
Crea e configura le sedi per la ricezione delle scorte.
Attiva il tracciamento delle scorte per i prodotti che vuoi ordinare.

Stato dell'ordine d'acquisto

Gli ordini d'acquisto hanno due stati che riflettono la loro condizione attuale. Ricezione, ricevuta parziale, completamento e chiusura vengono invece tracciati sul trasferimento di scorte collegato.

Bozza: l'ordine d'acquisto è in fase di creazione o revisione. Puoi modificare tutti i dettagli e aggiungere o rimuovere prodotti.
Ordinato: l'ordine d'acquisto è stato inviato al fornitore. Ora puoi creare un trasferimento di scorte per il tuo ordine d'acquisto per tracciare il movimento delle scorte.

Creare un ordine d’acquisto

Puoi creare un ordine d'acquisto dal pannello di controllo Shopify. Un ordine d'acquisto include un fornitore, una sede di destinazione, prodotti, termini di pagamento e un riepilogo dei costi.

Dopo aver salvato l’ordine d’acquisto come bozza, puoi esportarlo in PDF per inviarlo al fornitore per la revisione e l’approvazione. In questo modo il fornitore potrà esaminare i dettagli dell’ordine, il prezzo e i termini.

Dopo che il fornitore ha confermato i dettagli dell'ordine, puoi contrassegnare l'ordine d'acquisto come ordinato e quindi creare un trasferimento di scorte per tracciare il movimento delle scorte.

Quando aggiungi un prodotto, alcuni dettagli possono essere compilati automaticamente. Se hai già ordinato il prodotto dal fornitore selezionato, i valori SKU fornitore, Costo e Imposta vengono compilati automaticamente dai tuoi ordini d'acquisto precedenti con quel fornitore. Se in precedenza hai utilizzato costi multipli, puoi selezionare un costo precedente dal menu a discesa o inserire un valore personalizzato. Se non ci sono ordini d'acquisto precedenti per il prodotto, l'impostazione predefinita per Costo è il costo per articolo impostato sulla variante di prodotto. Puoi modificare qualsiasi valore compilato automaticamente. Se per un prodotto non è registrato uno SKU del fornitore, per impostazione predefinita viene utilizzato lo SKU della variante.

Passaggi:

Dal pannello di controllo Shopify, vai su Prodotti > Ordini d'acquisto.
Clicca su Crea ordine d’acquisto.
Seleziona un fornitore:
- Per selezionare un fornitore esistente, clicca sul fornitore.
- Per creare un nuovo fornitore, clicca su Crea nuovo fornitore, inserisci i dettagli del fornitore e quindi clicca su Salva.
Facoltativo: seleziona una sede di destinazione. Puoi salvare un ordine d'acquisto come bozza senza destinazione e aggiungerne una in un secondo momento, prima di contrassegnarlo come ordinato. Se hai bisogno di aggiungere una sede di destinazione, fai riferimento a Crea e modifica le sedi.
Aggiungi prodotti all'ordine d'acquisto. Puoi aggiungere solo prodotti che esistono già nel tuo negozio Shopify. Usa uno dei seguenti metodi:
- Per aggiungere prodotti manualmente, nel campo Aggiungi prodotti cerca i prodotti o clicca su Sfoglia per selezionare prodotti e varianti da un elenco. Per restringere l'elenco ai prodotti che hai già ordinato in precedenza dal fornitore selezionato, clicca su Acquistati di recente e seleziona un intervallo di tempo. Seleziona le varianti che vuoi ordinare e quindi clicca su Aggiungi all'ordine d'acquisto.
- Per aggiungere prodotti in blocco, importa prodotti utilizzando un file CSV.
- Per aggiungere prodotti con uno scanner per codici a barre, scansiona ogni prodotto che vuoi aggiungere. Su dispositivo mobile o tablet, puoi anche toccare il simbolo del codice a barre sopra Aggiungi prodotti per usare lo scanner della fotocamera del tuo dispositivo. Lo scanner deve essere configurato in modalità tastiera.
Per ogni prodotto, inserisci i seguenti dettagli:
- Quantità
- SKU fornitore (facoltativo)
- Costo e percentuale di imposta (facoltativo)
Facoltativo: nella sezione Dettagli ordine d'acquisto, inserisci un numero di riferimento o una nota per il fornitore.
Facoltativo: nella sezione Informazioni per gli acquisti, modifica le impostazioni Termini di pagamento e Valuta del fornitore. La valuta predefinita è la valuta del fornitore e puoi modificarla utilizzando il selettore di valuta.
Facoltativo: nella sezione Tag, aggiungi eventuali tag per l'ordine d'acquisto.
Nella sezione Riepilogo dei costi, controlla il totale dell'ordine. Se la valuta del fornitore è diversa dalla valuta del tuo negozio, il riepilogo dei costi mostra anche il totale convertito nella valuta del tuo negozio.
Clicca su Salva come bozza.

Importa prodotti in un ordine d'acquisto utilizzando un file CSV

Puoi importare prodotti in blocco in un ordine d'acquisto nuovo o esistente utilizzando un file CSV. Il file CSV dell'ordine d'acquisto contiene informazioni che identificano in modo univoco prodotti e varianti di prodotto, oltre alle quantità che vuoi ordinare. Puoi identificare ogni variante tramite SKU, codice a barre o entrambi. Puoi scaricare e visualizzare un file CSV di esempio da utilizzare come modello.

Il file CSV può includere valori facoltativi relativi a costo e imposta per ogni voce. Puoi inserire questi valori nel file CSV oppure aggiungerli all'ordine d'acquisto dopo l'importazione.

Se il file CSV contiene una variante già presente nell'ordine d'acquisto, la riga non viene importata e viene mostrato un errore. Per aggiornare le quantità per le voci esistenti, modificale direttamente nell'ordine d'acquisto.

Passaggi:

Dal pannello di controllo Shopify, vai su Prodotti > Ordini d'acquisto.
Clicca su Crea ordine d'acquisto oppure clicca su un ordine d'acquisto esistente.
Clicca su Importa, quindi su Aggiungi file.
Seleziona il file CSV che vuoi caricare.
Clicca su Importa prodotti.

Contrassegna un ordine d'acquisto come ordinato

Dopo che il fornitore avrà confermato l’ordine, potrai contrassegnare l’ordine d’acquisto come Ordinato. Contrassegnare un ordine d’acquisto come ordinato è un’operazione irreversibile.

Puoi comunque modificare gran parte delle informazioni dell’ordine d’acquisto dopo averlo contrassegnato come ordinato, compresi i prodotti, i costi e i dettagli del fornitore.

Dopo aver contrassegnato un ordine d’acquisto come Ordinato, puoi creare un trasferimento di scorte per l’ordine d’acquisto per tracciare il movimento delle scorte dal fornitore.

Passaggi:

Dal pannello di controllo Shopify, vai su Prodotti > Ordini d'acquisto.
Clicca sull’ordine d’acquisto in bozza che desideri contrassegnare come ordinato.
Clicca su Contrassegna come ordinato, quindi clicca di nuovo su Contrassegna come ordinato per confermare.

Modificare un ordine d’acquisto

Puoi modificare qualsiasi dettaglio di un ordine d’acquisto in qualsiasi momento, anche dopo averlo contrassegnato come Ordinato. Fornitore, destinazione, prodotti e costi possono essere modificati sempre. Tuttavia, non è possibile modificare il luogo di origine o la destinazione del trasferimento di scorte collegato dopo che ha raggiunto lo stato Pronto per la spedizione.

Passaggi:

Dal pannello di controllo Shopify, vai su Prodotti > Ordini d'acquisto.
Clicca sull’ordine d’acquisto che desideri modificare.
Se hai contrassegnato l’ordine d’acquisto come Ordinato, clicca su Modifica.
Apporta le modifiche.
Clicca su Salva.

Scaricare un ordine d’acquisto in PDF

Puoi salvare l’ordine d’acquisto in PDF per inviarlo al fornitore o conservarlo per i tuoi archivi.

Passaggi:

Dal pannello di controllo Shopify, vai su Prodotti > Ordini d'acquisto.
Clicca sull’ordine d’acquisto di cui desideri scaricare il PDF.
Clicca su Altre azioni.
Clicca su Esporta PDF.

Archivia un ordine d’acquisto

Puoi archiviare un ordine d’acquisto per rimuoverlo dal tuo elenco attivo mantenendone un registro. Gli ordini d’acquisto archiviati vengono visualizzati in grigio nell’elenco degli ordini d’acquisto e viene mostrato un badge Archiviato accanto al badge di stato nella pagina dei dettagli dell’ordine d’acquisto. L’archiviazione di un ordine d’acquisto non chiude o annulla il trasferimento di scorte collegato.

Gli ordini d’acquisto chiusi in precedenza vengono ora visualizzati come archiviati. Gli stati degli ordini d’acquisto e dei trasferimenti di scorte vengono tracciati separatamente.

Passaggi:

Dal pannello di controllo Shopify, vai su Prodotti > Ordini d'acquisto.
Clicca sull’ordine d’acquisto che desideri archiviare.
Clicca su Altre azioni.
Clicca su Archivia.

Per rimuovere un ordine d’acquisto dall’archivio, segui la stessa procedura e clicca su Rimuovi dall’archivio anziché su Archivia.

Eliminare un ordine d’acquisto

Puoi eliminare un ordine d’acquisto mentre è ancora una bozza. Se un ordine d’acquisto è contrassegnato come Ordinato, devi invece archiviarlo.

Passaggi:

Dal pannello di controllo Shopify, vai su Prodotti > Ordini d'acquisto.
Clicca sulla bozza di ordine d'acquisto che desideri eliminare.
Clicca su Elimina.
Nella finestra di dialogo di conferma, clicca su Elimina ordine d’acquisto.