Membuat dan mengelola pesanan pembelian
Anda dapat membuat pesanan pembelian di admin Shopify Anda untuk mencatat perjanjian komersial yang Anda buat dengan pemasok. Pesanan pembelian mencantumkan produk, harga, dan kuantitas untuk suatu pesanan, serta membantu Anda melacak biaya inventaris, ketentuan pembayaran, dan informasi pemasok. Anda dapat menyimpan pesanan pembelian sebagai draf untuk dikerjakan nanti, atau menandainya sebagai Dipesan setelah pemasok mengonfirmasi pesanan.
Setelah menandai pesanan pembelian sebagai Dipesan, Anda dapat membuat transfer inventaris untuk pesanan pembelian guna melacak pergerakan barang ke dalam toko. Pesanan pembelian mencatat perjanjian komersial, dan transfer inventaris yang ditautkan mencatat pergerakan yang sebenarnya. Perubahan inventaris dari transfer pemasok juga dilacak dalam riwayat penyesuaian inventaris Anda.
Di halaman ini
Sebelum memulai
Sebelum membuat pesanan pembelian, Anda perlu menyelesaikan tugas-tugas berikut:
- Siapkan pemasok di admin Shopify Anda.
- Buat dan konfigurasikan lokasi untuk menerima inventaris.
- Aktifkan pelacakan inventaris untuk produk yang ingin dipesan.
Status pesanan pembelian
Pesanan pembelian memiliki dua status yang mencerminkan keadaan saat ini. Sebaliknya, penerimaan, tanda terima sebagian, penyelesaian, dan penutupan dilacak pada transfer inventaris yang ditautkan.
- Draf: Pesanan pembelian sedang dibuat atau ditinjau. Anda dapat mengedit semua detail serta menambahkan atau menghapus produk.
- Dipesan: Pesanan pembelian telah dikirim ke pemasok. Kini Anda dapat membuat transfer inventaris untuk pesanan pembelian guna melacak pergerakan inventaris.
Membuat pesanan pembelian
Anda dapat membuat pesanan pembelian dari admin Shopify. Pesanan pembelian mencakup pemasok, lokasi tujuan, produk, ketentuan pembayaran, dan ringkasan biaya.
Setelah menyimpan pesanan pembelian sebagai draf, Anda dapat mengekspornya sebagai PDF untuk dikirimkan ke pemasok guna ditinjau dan disetujui. Hal ini memungkinkan pemasok meninjau detail pesanan, harga, dan ketentuan.
Setelah pemasok mengonfirmasi detail pesanan, Anda dapat menandai pesanan pembelian sebagai dipesan, lalu membuat transfer inventaris untuk melacak pergerakan inventaris.
Saat Anda menambahkan produk, beberapa detail dapat diisi secara otomatis. Jika Anda pernah memesan produk dari pemasok yang dipilih sebelumnya, nilai SKU pemasok, Biaya, dan Pajak akan diisi secara otomatis dari pesanan pembelian Anda sebelumnya dengan pemasok tersebut. Jika Anda pernah menggunakan beberapa biaya sebelumnya, Anda dapat memilih biaya sebelumnya dari menu tarik-turun, atau memasukkan nilai khusus. Jika tidak ada pesanan pembelian sebelumnya untuk produk tersebut, Biaya secara default menggunakan biaya per item yang ditetapkan pada varian produk. Anda dapat mengedit nilai apa pun yang diisi secara otomatis. Jika tidak ada catatan SKU pemasok untuk produk tersebut, SKU varian akan digunakan secara default.
Langkah-langkah:
Dari admin Shopify, buka Produk > Pesanan pembelian.
Klik Buat pesanan pembelian.
Pilih pemasok:
- Untuk memilih pemasok yang sudah ada, klik pemasok tersebut.
- Untuk membuat pemasok baru, klik Buat pemasok baru, masukkan detail pemasok, lalu klik Simpan.
Opsional: Pilih lokasi tujuan. Anda dapat menyimpan pesanan pembelian sebagai draf tanpa tujuan, dan menambahkannya nanti sebelum menandainya sebagai dipesan. Jika Anda perlu menambahkan lokasi tujuan, lihat Membuat dan mengubah lokasi.
Tambahkan produk ke pesanan pembelian. Anda hanya dapat menambahkan produk yang sudah ada di toko Shopify. Gunakan salah satu metode berikut:
- Untuk menambahkan produk secara manual, di kolom Tambahkan produk, cari produk, atau klik Telusuri untuk memilih produk dan varian dari daftar. Untuk mempersempit daftar menjadi produk yang pernah Anda pesan dari pemasok yang dipilih sebelumnya, klik Baru saja dibeli dan pilih rentang waktu. Pilih varian yang ingin dipesan, lalu klik Tambahkan ke pesanan pembelian.
- Untuk menambahkan produk secara massal, impor produk menggunakan file CSV.
- Untuk menambahkan produk dengan pemindai barcode, pindai setiap produk yang ingin ditambahkan. Di perangkat seluler atau tablet, Anda juga dapat mengetuk simbol barcode di atas Tambahkan produk untuk menggunakan pemindai kamera perangkat. Pemindai Anda harus dikonfigurasi dalam mode keyboard.
Untuk setiap produk, masukkan detail berikut:
- Kuantitas
- SKU pemasok (opsional)
- Persentase biaya dan pajak (opsional)
Opsional: Di bagian Detail pesanan pembelian, masukkan nomor referensi atau catatan ke pemasok.
Opsional: Di bagian Informasi pembelian, sesuaikan pengaturan Ketentuan pembayaran dan Mata uang pemasok. Mata uang default adalah mata uang pemasok, dan Anda dapat mengubahnya menggunakan pemilih mata uang.
Opsional: Di bagian Tag, tambahkan tag apa pun untuk pesanan pembelian tersebut.
Di bagian Ringkasan biaya, tinjau total pesanan. Jika mata uang pemasok berbeda dari mata uang toko Anda, ringkasan biaya juga akan menampilkan total konversi dalam mata uang toko Anda.
Klik Simpan sebagai draf.
Impor produk ke pesanan pembelian menggunakan file CSV
Anda dapat mengimpor produk secara massal ke pesanan pembelian baru atau yang sudah ada menggunakan file CSV. File CSV pesanan pembelian berisi informasi yang mengidentifikasi produk dan varian produk secara unik, beserta kuantitas yang ingin dipesan. Anda dapat mengidentifikasi setiap varian berdasarkan SKU, barcode, atau keduanya. Anda dapat mengunduh dan melihat contoh file CSV untuk digunakan sebagai templat.
File CSV dapat mencakup nilai biaya dan pajak opsional untuk setiap item pesanan. Anda dapat memasukkan nilai ini di dalam CSV, atau menambahkannya ke pesanan pembelian setelah proses impor.
Jika CSV berisi varian yang sudah ada pada pesanan pembelian, baris tersebut tidak akan diimpor dan ditampilkan sebagai kesalahan. Untuk memperbarui kuantitas bagi item pesanan yang ada, edit langsung di pesanan pembelian.
Langkah-langkah:
Dari admin Shopify, buka Produk > Pesanan pembelian.
Klik Buat pesanan pembelian atau klik pesanan pembelian yang sudah ada.
Klik Impor, lalu klik Tambahkan file.
Pilih file CSV yang ingin diunggah.
Klik Impor produk.
Tandai pesanan pembelian sebagai dipesan
Setelah pemasok mengonfirmasi pesanan, Anda dapat menandai pesanan pembelian sebagai Dipesan. Menandai pesanan pembelian sebagai dipesan tidak dapat dibatalkan.
Anda masih dapat mengedit sebagian besar informasi pesanan pembelian setelah menandainya sebagai dipesan, termasuk produk, biaya, dan detail pemasok.
Setelah menandai pesanan pembelian sebagai Dipesan, Anda dapat membuat transfer inventaris untuk pesanan pembelian Anda guna melacak pergerakan inventaris dari pemasok.
Langkah-langkah:
Dari admin Shopify, buka Produk > Pesanan pembelian.
Klik draf pesanan pembelian yang ingin ditandai sebagai dipesan.
Klik Tandai sebagai dipesan, lalu klik Tandai sebagai dipesan lagi untuk mengonfirmasi.
Mengedit pesanan pembelian
Anda dapat mengedit detail pesanan pembelian kapan saja, termasuk setelah Anda menandainya sebagai Dipesan. Pemasok, tujuan, produk, dan biaya dapat diubah kapan pun. Namun, asal atau tujuan transfer inventaris tertaut tidak dapat diubah setelah mencapai status Siap dikirim.
Langkah-langkah:
Dari admin Shopify, buka Produk > Pesanan pembelian.
Klik pesanan pembelian yang ingin Anda edit.
Jika Anda telah menandai pesanan pembelian sebagai Dipesan, klik Edit.
Buat perubahan Anda.
Klik Simpan.
Mengunduh pesanan pembelian sebagai PDF
Anda dapat menyimpan pesanan pembelian sebagai PDF untuk dikirimkan ke pemasok atau disimpan sebagai catatan.
Langkah-langkah:
Dari admin Shopify, buka Produk > Pesanan pembelian.
Klik pesanan pembelian yang ingin Anda unduh sebagai PDF.
Klik Tindakan lainnya.
Klik Ekspor PDF.
Arsipkan pesanan pembelian
Anda dapat mengarsipkan pesanan pembelian untuk menghapusnya dari daftar aktif sekaligus tetap menyimpan catatannya. Pesanan pembelian yang diarsipkan akan ditampilkan dengan warna abu-abu di daftar pesanan pembelian Anda, dan lencana Diarsipkan ditampilkan di sebelah lencana status pada halaman detail pesanan pembelian. Mengarsipkan pesanan pembelian tidak akan menutup atau membatalkan transfer inventaris yang tertaut.
Pesanan pembelian yang sebelumnya ditutup kini ditampilkan sebagai diarsipkan. Status pesanan pembelian dan transfer inventaris dilacak secara terpisah.
Langkah-langkah:
Dari admin Shopify, buka Produk > Pesanan pembelian.
Klik pesanan pembelian yang ingin diarsipkan.
Klik Tindakan lainnya.
Klik Arsipkan.
Untuk membatalkan pengarsipan pesanan pembelian, ikuti langkah yang sama lalu klik Batalkan pengarsipan, bukan Arsipkan.
Menghapus pesanan pembelian
Anda dapat menghapus pesanan pembelian saat masih berupa draf. Jika pesanan pembelian ditandai sebagai Dipesan, Anda perlu mengarsipkannya.
Langkah-langkah:
Dari admin Shopify, buka Produk > Pesanan pembelian.
Klik draf pesanan pembelian yang ingin Anda hapus.
Klik Hapus.
Di dialog konfirmasi, klik Hapus Pesanan Pembelian.