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खरीद ऑर्डर बनाना और उन्हें मैनेज करना

आप अपने सप्लायर के साथ किए गए कमर्शियल समझौतों को रिकॉर्ड करने के लिए अपने Shopify एडमिन में खरीद ऑर्डर बना सकते हैं। खरीद ऑर्डर में किसी ऑर्डर के लिए प्रोडक्ट, कीमतों और मात्रा की सूची होती है और यह आपको इन्वेंट्री की लागत, भुगतान की शर्तें और सप्लायर की जानकारी ट्रैक करने में मदद करता है। आप बाद में काम करने के लिए किसी खरीद ऑर्डर को ड्राफ़्ट के तौर पर सेव कर सकते हैं या सप्लायर द्वारा ऑर्डर की पुष्टि करने के बाद उसे ऑर्डर किया गया के तौर पर मार्क कर सकते हैं।

खरीद ऑर्डर को ऑर्डर किया गया के तौर पर मार्क करने के बाद, आप अपने स्टोर में माल की आवाजाही को ट्रैक करने के लिए अपने खरीद ऑर्डर के लिए एक इन्वेंट्री ट्रांसफ़र बना सकते हैं। खरीद ऑर्डर कमर्शियल समझौते को रिकॉर्ड करता है और लिंक किया गया इन्वेंट्री ट्रांसफ़र असल आवाजाही को रिकॉर्ड करता है। सप्लायर के ट्रांसफ़र से होने वाले इन्वेंट्री बदलावों को आपकी इन्वेंट्री एडजस्टमेंट हिस्ट्री में भी ट्रैक किया जाता है।

इस पेज पर

शुरू करने से पहले

खरीद ऑर्डर बनाने से पहले, आपको नीचे दिए गए काम पूरे करने होंगे:

खरीद ऑर्डर का स्टेटस

खरीद ऑर्डर के दो स्टेटस होते हैं जो उनकी मौजूदा स्थिति को दर्शाते हैं। इसके बजाय, लिंक किए गए इन्वेंट्री ट्रांसफ़र पर प्राप्त करना, आंशिक रसीद, काम पूरा होना और बंद होने को ट्रैक किया जाता है।

खरीद ऑर्डर बनाएं.

आप अपने Shopify एडमिन से खरीद ऑर्डर बना सकते हैं। खरीद ऑर्डर में सप्लायर, गंतव्य लोकेशन, प्रोडक्ट, भुगतान की शर्तें और लागत की समरी शामिल होती है।

अपना खरीद ऑर्डर ड्राफ़्ट के रूप में सेव करने के बाद, आप उसे समीक्षा और मंज़ूरी के लिए अपने सप्लायर को सबमिट करने हेतु PDF के रूप में एक्सपोर्ट कर सकते हैं। इससे आपका सप्लायर, ऑर्डर विवरण, मूल्य निर्धारण और शर्तों की समीक्षा कर सकता है।

आपके सप्लायर द्वारा ऑर्डर की जानकारी की पुष्टि करने के बाद, आप खरीद ऑर्डर को ऑर्डर किया गया के तौर पर मार्क कर सकते हैं और फिर इन्वेंट्री की आवाजाही को ट्रैक करने के लिए इन्वेंट्री ट्रांसफ़र बना सकते हैं।

जब आप कोई प्रोडक्ट जोड़ते हैं, तो कुछ जानकारी अपने आप भर जाती है। अगर आपने पहले चुने गए सप्लायर से प्रोडक्ट ऑर्डर किया है, तो उस सप्लायर के साथ आपके पिछले खरीद ऑर्डर से सप्लायर का SKU, लागत और टैक्स की वैल्यू अपने आप भर जाती हैं। अगर आपने पहले एक से ज़्यादा लागत का इस्तेमाल किया है, तो आप ड्रॉप-डाउन मेनू से पिछली लागत चुन सकते हैं या कस्टम वैल्यू दर्ज कर सकते हैं। अगर प्रोडक्ट के लिए पहले का कोई खरीद ऑर्डर नहीं है, तो लागत डिफ़ॉल्ट रूप से उस प्रति आइटम की लागत पर सेट हो जाती है, जो प्रोडक्ट के प्रकार पर सेट है। आप अपने आप भरी गई किसी भी वैल्यू को एडिट कर सकते हैं। अगर फ़ाइल पर किसी प्रोडक्ट का सप्लायर SKU नहीं है, तो डिफ़ॉल्ट रूप से प्रकार के SKU का उपयोग किया जाता है।

चरण:

  1. अपने Shopify एडमिन से, प्रोडक्ट > खरीद ऑर्डर पर जाएं।

  2. खरीद ऑर्डर बनाएं पर क्लिक करें।

  3. कोई सप्लायर चुनें:

    • मौजूदा सप्लायर को चुनने के लिए, सप्लायर पर क्लिक करें।
    • नया सप्लायर बनाने के लिए, नया सप्लायर बनाएं पर क्लिक करें, सप्लायर की जानकारी दर्ज करें और फिर सेव करें पर क्लिक करें।

  4. वैकल्पिक: कोई गंतव्य लोकेशन चुनें। आप गंतव्य के बिना भी खरीद ऑर्डर को ड्राफ़्ट के तौर पर सेव कर सकते हैं और उसे ऑर्डर किया गया के तौर पर मार्क करने से पहले गंतव्य जोड़ सकते हैं। अगर आपको गंतव्य लोकेशन जोड़ना है, तो लोकेशन बनाएं और संशोधित करें को देखें।

  5. खरीद ऑर्डर में प्रोडक्ट जोड़ें। आप केवल उन्हीं प्रोडक्ट को जोड़ सकते हैं जो आपके Shopify स्टोर में पहले से मौजूद हैं। नीचे दिए गए तरीकों में से किसी एक का उपयोग करें:

    • प्रोडक्ट को मैन्युअल रूप से जोड़ने के लिए, प्रोडक्ट जोड़ें फ़ील्ड में, प्रोडक्ट खोजें या किसी सूची से प्रोडक्ट और प्रकार को चुनने के लिए ब्राउज़ करें पर क्लिक करें। सूची में केवल उन्हीं प्रोडक्ट को रखने के लिए जिन्हें आपने चुने गए सप्लायर से पहले ऑर्डर किया है, हाल ही में खरीदे गए पर क्लिक करें और समय सीमा चुनें। वे प्रकार चुनें जिन्हें आप ऑर्डर करना चाहते हैं और फिर खरीद ऑर्डर में जोड़ें पर क्लिक करें।
    • प्रोडक्ट को थोक में जोड़ने के लिए, CSV फ़ाइल का उपयोग करके प्रोडक्ट इंपोर्ट करें।
    • बारकोड स्कैनर से प्रोडक्ट जोड़ने के लिए, उस हर प्रोडक्ट को स्कैन करें जिसे आप जोड़ना चाहते हैं। मोबाइल या टैबलेट पर, आप अपने डिवाइस के कैमरा स्कैनर का उपयोग करने के लिए प्रोडक्ट जोड़ें के ऊपर मौजूद बारकोड के सिंबल पर भी टैप कर सकते हैं। आपके स्कैनर का कीबोर्ड मोड में कॉन्फ़िगर होना ज़रूरी है।

  6. हर प्रोडक्ट के लिए, नीचे दी गई जानकारी दर्ज करें:

    • मात्रा
    • सप्लायर का SKU (वैकल्पिक)
    • लागत और टैक्स का प्रतिशत (वैकल्पिक)

  7. वैकल्पिक: खरीद ऑर्डर की जानकारी सेक्शन में, सप्लायर के लिए कोई संदर्भ (रेफ़रेंस) नंबर या नोट दर्ज करें।

  8. वैकल्पिक: खरीद की जानकारी सेक्शन में, भुगतान की शर्तें और सप्लायर की मुद्रा की सेटिंग एडजस्ट करें। मुद्रा डिफ़ॉल्ट रूप से सप्लायर की मुद्रा पर सेट होती है, जिसे आप करेंसी सेलेक्टर का उपयोग करके बदल सकते हैं।

  9. वैकल्पिक: टैग सेक्शन में, खरीद ऑर्डर के लिए कोई टैग जोड़ें।

  10. लागत की समरी सेक्शन में, ऑर्डर के कुल योग का रिव्यू करें। अगर सप्लायर की मुद्रा आपके स्टोर की मुद्रा से अलग है, तो लागत की समरी आपके स्टोर की मुद्रा में कन्वर्ट किए गए कुल योग को भी दिखाती है।

  11. ड्राफ़्ट के तौर पर सेव करें पर क्लिक करें।

CSV फ़ाइल का उपयोग करके खरीद ऑर्डर में प्रोडक्ट इंपोर्ट करें

आप CSV फ़ाइल का उपयोग करके नए या मौजूदा खरीद ऑर्डर में प्रोडक्ट को थोक में इंपोर्ट कर सकते हैं। खरीद ऑर्डर की CSV फ़ाइल में वह जानकारी होती है जो विशिष्ट रूप से प्रोडक्ट और प्रोडक्ट के प्रकार, और आपके द्वारा ऑर्डर की जाने वाली मात्रा की पहचान करती है। आप हर प्रकार की पहचान SKU, बारकोड या दोनों से कर सकते हैं। आप टेम्पलेट के तौर पर इस्तेमाल करने के लिए सैंपल CSV फ़ाइल डाउनलोड करके देख सकते हैं।

CSV फ़ाइल में हर लाइन आइटम के लिए वैकल्पिक लागत और टैक्स की वैल्यू शामिल की जा सकती है। आप इन वैल्यू को CSV में दर्ज कर सकते हैं या इंपोर्ट करने के बाद इन्हें खरीद ऑर्डर में जोड़ सकते हैं।

अगर CSV में ऐसा प्रकार मौजूद है जो पहले से ही खरीद ऑर्डर में है, तो वह पंक्ति (रो) इंपोर्ट नहीं होती है और गड़बड़ी (एरर) के तौर पर दिखाई जाती है। मौजूदा लाइन आइटम की मात्रा को अपडेट करने के लिए, उन्हें सीधे खरीद ऑर्डर पर एडिट करें।

चरण:

  1. अपने Shopify एडमिन से, प्रोडक्ट > खरीद ऑर्डर पर जाएं।

  2. खरीद ऑर्डर बनाएं पर क्लिक करें या किसी मौजूदा खरीद ऑर्डर पर क्लिक करें।

  3. इंपोर्ट करें पर क्लिक करें और फिर फ़ाइल जोड़ें पर क्लिक करें।

  4. वह CSV फ़ाइल चुनें जिसे आप अपलोड करना चाहते हैं।

  5. प्रोडक्ट इंपोर्ट करें पर क्लिक करें।

खरीद ऑर्डर को ऑर्डर किया गया के रूप में मार्क करें

आपके सप्लायर द्वारा ऑर्डर की पुष्टि करने के बाद, आप खरीद ऑर्डर को ऑर्डर किया गया के रूप में मार्क कर सकते हैं। खरीद ऑर्डर को 'ऑर्डर किया गया' के रूप में मार्क करने के बाद उसे वापस नहीं बदला जा सकता है।

खरीद ऑर्डर को 'ऑर्डर किया गया' के रूप में मार्क करने के बाद भी आप इसकी ज़्यादातर जानकारी को एडिट कर सकते हैं, जिसमें प्रोडक्ट, लागत और सप्लायर का विवरण शामिल है।

खरीद ऑर्डर को ऑर्डर किया गया के रूप में मार्क करने के बाद, आप अपने सप्लायर से इन्वेंट्री की गतिविधि को ट्रैक करने के लिए अपने खरीद ऑर्डर के लिए इन्वेंट्री ट्रांसफ़र बना सकते हैं।

चरण:

  1. अपने Shopify एडमिन से, प्रोडक्ट > खरीद ऑर्डर पर जाएं।

  2. उस ड्राफ़्ट खरीद ऑर्डर पर क्लिक करें जिसे आप 'ऑर्डर किया गया' के रूप में मार्क करना चाहते हैं।

  3. ऑर्डर किया गया के रूप में मार्क करें पर क्लिक करें और फिर पुष्टि करने के लिए दोबारा ऑर्डर किया गया के रूप में मार्क करें पर क्लिक करें।

खरीद ऑर्डर एडिट करें.

आप किसी भी समय खरीद ऑर्डर के किसी भी विवरण को एडिट कर सकते हैं, इसमें ऑर्डर किया गया के रूप में मार्क करने के बाद का समय भी शामिल है। सप्लायर, गंतव्य, प्रोडक्ट और लागत को किसी भी समय बदला जा सकता है। हालांकि, लिंक किए गए इन्वेंट्री ट्रांसफ़र के शिप करने के लिए तैयार स्टेटस पर पहुंचने के बाद उसके मूल या गंतव्य को नहीं बदला जा सकता है।

चरण:

  1. अपने Shopify एडमिन से, प्रोडक्ट > खरीद ऑर्डर पर जाएं।

  2. उस खरीद ऑर्डर पर क्लिक करें जिसे आप एडिट करना चाहते हैं।

  3. यदि आपने खरीद ऑर्डर को ऑर्डर किया गया के रूप में मार्क किया है, तो एडिट करें पर क्लिक करें।

  4. अपने बदलाव करें।

  5. सेव करें पर क्लिक करें।

खरीद ऑर्डर को PDF के रूप में डाउनलोड करें.

आप अपना खरीद ऑर्डर PDF के रूप में सेव करके अपने सप्लायर को सबमिट कर सकते हैं या अपने रिकॉर्ड के लिए रख सकते हैं।

चरण:

  1. अपने Shopify एडमिन से, प्रोडक्ट > खरीद ऑर्डर पर जाएं।

  2. उस खरीद ऑर्डर पर क्लिक करें जिसका आप PDF डाउनलोड करना चाहते हैं।

  3. और कार्रवाइयां पर क्लिक करें।

  4. PDF एक्सपोर्ट करें पर क्लिक करें।

खरीद ऑर्डर आर्काइव करें.

आप किसी खरीद ऑर्डर का रिकॉर्ड रखते हुए उसे अपनी सक्रिय सूची से हटाने के लिए उसे आर्काइव कर सकते हैं। आर्काइव किए गए खरीद ऑर्डर आपकी खरीद ऑर्डर सूची में धुंधले दिखाई देते हैं, और खरीद ऑर्डर विवरण पेज पर स्टेटस बैज के बगल में एक आर्काइव किया गया बैज दिखाई देता है। खरीद ऑर्डर को आर्काइव करने से लिंक किया गया इन्वेंट्री ट्रांसफ़र बंद या रद्द नहीं होता है।

पहले बंद किए गए खरीद ऑर्डर अब आर्काइव किए गए के रूप में दिखाई देते हैं। खरीद ऑर्डर और इन्वेंट्री ट्रांसफ़र स्टेटस को अलग-अलग ट्रैक किया जाता है।

चरण:

  1. अपने Shopify एडमिन से, प्रोडक्ट > खरीद ऑर्डर पर जाएं।

  2. उस खरीद ऑर्डर पर क्लिक करें जिसे आप आर्काइव करना चाहते हैं।

  3. और कार्रवाइयां पर क्लिक करें।

  4. आर्काइव करें पर क्लिक करें।

खरीद ऑर्डर को अन-आर्काइव करने के लिए, इन्हीं चरणों का पालन करें और आर्काइव करें के बजाय अन-आर्काइव करें पर क्लिक करें।

खरीद ऑर्डर डिलीट करें.

जब तक खरीद ऑर्डर ड्राफ़्ट रहता है, तब तक आप उसे हटा सकते हैं। यदि कोई खरीद ऑर्डर ऑर्डर किया गया के रूप में मार्क किया गया है, तो आपको इसके बजाय इसे आर्काइव करना होगा।

चरण:

  1. अपने Shopify एडमिन से, प्रोडक्ट > खरीद ऑर्डर पर जाएं।

  2. उस ड्राफ़्ट खरीद ऑर्डर पर क्लिक करें जिसे आप डिलीट करना चाहते हैं।

  3. डिलीट करें पर क्लिक करें।

  4. पुष्टि डायलॉग में, खरीद ऑर्डर डिलीट करें पर क्लिक करें।