יצירה וניהול של הזמנות רכש

ניתן ליצור הזמנות רכש ב-Shopify Admin כדי לתעד את ההסכמים המסחריים שמתבצעים מול הספקים. הזמנות רכש מפרטות את המוצרים, המחירים והכמויות עבור הזמנה, ועוזרות במעקב אחר עלויות המלאי, תנאי התשלום ופרטי הספקים. ניתן לשמור הזמנת רכש כטיוטה כדי לעבוד עליה מאוחר יותר, או לסמן אותה כהוזמנה לאחר שהספק מאשר את ההזמנה.

לאחר שמסמנים הזמנת רכש כהוזמנה, ניתן ליצור העברת מלאי עבור הזמנת הרכש כדי לעקוב אחרי תנועת הסחורות אל החנות שלך. הזמנת הרכש מתעדת את ההסכם המסחרי, והעברת המלאי המקושרת מתעדת את התנועה בפועל. שינויים במלאי בעקבות העברות מספקים מתועדים גם בהיסטוריית התאמות המלאי שלך.

לפני שמתחילים

לפני שיוצרים הזמנת רכש, יש להשלים את המשימות הבאות:

• הגדרת ספקים בלוח המנהל של Shopify.
• יצירה והגדרה של מיקומים לקבלת מלאי.
• יש להפעיל מעקב אחר מלאי עבור המוצרים שברצונך להזמין.

סטטוס הזמנת רכש

להזמנות רכש יש שני סטטוסים שמשקפים את מצבן הנוכחי. קבלה, קבלה חלקית, השלמה וסגירה נמצאים במעקב דרך העברת המלאי המקושרת במקום זאת.

• טיוטה: הזמנת הרכש נמצאת בשלב יצירה או בדיקה. ניתן לערוך את כל הפרטים ולהוסיף או להסיר מוצרים.
• הוזמנה: הזמנת הרכש נשלחה לספק. עכשיו ניתן ליצור העברת מלאי עבור הזמנת הרכש כדי לעקוב אחרי תנועת המלאי.

יצירת הזמנת רכש

ניתן ליצור הזמנת רכש מ-Shopify Admin שלך. הזמנת רכש כוללת ספק, מיקום יעד, מוצרים, תנאי תשלום וסיכום עלויות.

לאחר שמירת הזמנת הרכש כטיוטה, באפשרותך לייצא אותה כקובץ PDF כדי לשלוח אותה לספק שלך לבדיקה ולאישור. פעולה זו מאפשרת לספק לעבור על פרטי ההזמנה, התמחור והתנאים.

לאחר שהספק יאשר את פרטי ההזמנה, ניתן לסמן את הזמנת הרכש כהוזמנה ולאחר מכן ליצור העברת מלאי כדי לעקוב אחרי תנועת המלאי.

בעת הוספת מוצר, חלק מהפרטים עשויים להתמלא אוטומטית. אם הזמנת בעבר את המוצר מהספק שנבחר, הערכים מק"ט ספק, עלות ו-מס יתמלאו אוטומטית מהזמנות הרכש הקודמות שלך מאותו ספק. אם השתמשת במספר עלויות בעבר, תוכל לבחור עלות קודמת מהתפריט הנפתח, או להזין ערך מותאם אישית. אם אין הזמנת רכש קודמת למוצר, ערך העלות יהיה לפי ברירת המחדל לעלות לפריט שמוגדרת בגרסת המוצר. ניתן לערוך כל ערך שמולא אוטומטית. אם למוצר אין מק"ט ספק רשום, ייעשה שימוש במק"ט של הגרסה כברירת מחדל.

שלבים:

1. בלוח המנהל של Shopify, יש לעבור אל מוצרים > הזמנות רכש.

2. יש ללחוץ על יצירת הזמנת רכש.

3. יש לבחור ספק:

   • כדי לבחור ספק קיים, יש ללחוץ על הספק.
   • כדי ליצור ספק חדש, יש ללחוץ על יצירת ספק חדש, להזין את פרטי הספק, ולאחר מכן ללחוץ על שמירה.

4. אופציונלי: יש לבחור מיקום יעד. ניתן לשמור הזמנת רכש כטיוטה ללא יעד, ולהוסיף יעד מאוחר יותר, לפני שמסמנים אותה כהוזמנה. אם יש צורך להוסיף מיקום יעד, יש לעיין ב-יצירה ושינוי של מיקומים.

5. יש להוסיף מוצרים להזמנת הרכש. ניתן להוסיף רק מוצרים שכבר קיימים בחנות Shopify שלך. יש להשתמש באחת מהשיטות הבאות:

   • כדי להוסיף מוצרים ידנית, בשדה הוספת מוצרים, יש לחפש מוצרים, או ללחוץ על עיון כדי לבחור מוצרים וגרסאות מרשימה. כדי לצמצם את הרשימה למוצרים שהוזמנו בעבר מהספק הנבחר, יש ללחוץ על נרכש לאחרונה ולבחור טווח תאריכים. יש לבחור את הגרסאות שברצונך להזמין, ולאחר מכן ללחוץ על הוספה להזמנת רכש.
   • כדי להוסיף מוצרים באופן גורף, יש לייבא מוצרים באמצעות קובץ CSV.
   • כדי להוסיף מוצרים בעזרת סורק ברקוד, יש לסרוק כל מוצר שברצונך להוסיף. במכשיר נייד או בטאבלט, ניתן גם להקיש על סמל הברקוד שמעל להוספת מוצרים כדי להשתמש בסורק המצלמה של המכשיר. הסורק חייב להיות מוגדר במצב מקלדת.

6. עבור כל מוצר, יש להזין את הפרטים הבאים:

   • כמות
   • מק"ט ספק (אופציונלי)
   • עלות ואחוז מס (אופציונלי)

7. אופציונלי: במקטע פרטי הזמנת רכש, יש להזין מספר אסמכתה או הערה לספק.

8. אופציונלי: במקטע מידע על רכישה, ניתן להתאים את ההגדרות תנאי תשלום ו-מטבע הספק. המטבע מוגדר לפי ברירת המחדל כמטבע של הספק, וניתן לשנות אותו באמצעות בורר המטבע.

9. אופציונלי: במקטע תגים, ניתן להוסיף תגים להזמנת הרכש.

10. במקטע סיכום עלויות, יש לבדוק את סך כל ההזמנה. אם מטבע הספק שונה ממטבע החנות שלך, סיכום העלויות יציג גם את הסכום הכולל המומר למטבע החנות שלך.

11. יש ללחוץ על שמירה כטיוטה.

ייבוא מוצרים להזמנת רכש באמצעות קובץ CSV

ניתן לייבא מוצרים באופן גורף להזמנת רכש חדשה או קיימת באמצעות קובץ CSV. קובץ ה-CSV של הזמנת הרכש מכיל מידע שמזהה באופן ייחודי מוצרים וגרסאות מוצר, ואת הכמויות שברצונך להזמין. ניתן לזהות כל גרסה לפי מק"ט, לפי ברקוד או לפי שניהם. באפשרותך להוריד ולהציג קובץ CSV לדוגמה לשימוש כתבנית.

קובץ ה-CSV יכול לכלול ערכי עלות ומס אופציונליים עבור כל פריט שורה. ניתן להזין את הערכים האלה בקובץ ה-CSV, או להוסיף אותם להזמנת הרכש לאחר הייבוא.

אם קובץ ה-CSV מכיל גרסה שכבר קיימת בהזמנת הרכש, אותה שורה לא תעבור ייבוא ותוצג כשגיאה. כדי לעדכן כמויות של פריטי שורה קיימים, יש לערוך אותם ישירות בהזמנת הרכש.

שלבים:

1. בלוח המנהל של Shopify, יש לעבור אל מוצרים > הזמנות רכש.

2. יש ללחוץ על יצירת הזמנת רכש או ללחוץ על הזמנת רכש קיימת.

3. יש ללחוץ על ייבוא, ולאחר מכן ללחוץ על הוספת קובץ.

4. יש לבחור את קובץ ה-CSV שברצונך להעלות.

5. יש ללחוץ על ייבוא מוצרים.

סימון הזמנת רכש כהוזמנה

לאחר שהספק יאשר את ההזמנה, תוכל לסמן את הזמנת הרכש כהוזמנה. אי אפשר לבטל פעולת סימון של הזמנת רכש כהוזמנה.

עדיין אפשר לערוך את רוב המידע בהזמנת הרכש לאחר סימונה כהוזמנה, כולל מוצרים, עלויות ופרטי הספק.

לאחר סימון הזמנת רכש כהוזמנה, אפשר ליצור העברה ממערכת המלאי עבור הזמנת הרכש שלך כדי לעקוב אחר תנועת המלאי מהספק שלך.

שלבים:

1. בלוח המנהל של Shopify, יש לעבור אל מוצרים > הזמנות רכש.

2. יש ללחוץ על טיוטת הזמנת הרכש שברצונך לסמן כהוזמנה.

3. יש ללחוץ על סימון כהוזמנה, ולאחר מכן ללחוץ שוב על סימון כהוזמנה כדי לאשר.

עריכת הזמנת רכש

אפשר לערוך את כל הפרטים של הזמנת רכש בכל שלב, גם לאחר שהיא סומנה כהוזמנה. תמיד אפשר לשנות את הספק, היעד, המוצרים והעלויות. עם זאת, אי אפשר לשנות את המקור או את היעד של ההעברה המקושרת ממערכת המלאי לאחר שהיא מגיעה לסטטוס מוכן למשלוח.

שלבים:

1. בלוח המנהל של Shopify, יש לעבור אל מוצרים > הזמנות רכש.

2. יש ללחוץ על הזמנת הרכש שברצונך לערוך.

3. אם הזמנת הרכש סומנה כהוזמנה, יש ללחוץ על עריכה.

4. יש לבצע את השינויים שלך.

5. יש ללחוץ על שמירה.

הורדת הזמנת רכש כ-PDF

באפשרותך לשמור את הזמנת הרכש כ-PDF כדי לשלוח לספק או לשמור ברישומים שלך.

שלבים:

1. בלוח המנהל של Shopify, יש לעבור אל מוצרים > הזמנות רכש.

2. יש ללחוץ על הזמנת הרכש שעבורה ברצונך להוריד קובץ PDF.

3. יש ללחוץ על פעולות נוספות.

4. יש ללחוץ על ייצוא ל-PDF.

ארכוב הזמנת רכש

אפשר לארכב הזמנת רכש כדי להסיר אותה מהרשימה הפעילה ולשמור על התיעוד שלה. הזמנות רכש בארכיון מוצגות באפור ברשימת הזמנות הרכש שלך, ותג בארכיון מוצג לצד תג הסטטוס בדף פרטי הזמנת הרכש. ארכוב של הזמנת רכש אינו סוגר או מבטל את ההעברה המקושרת ממערכת המלאי.

הזמנות רכש שנסגרו בעבר מוצגות כעת כהזמנות בארכיון. מתבצע מעקב נפרד אחר סטטוסים של הזמנות רכש והעברות ממערכת המלאי.

שלבים:

1. בלוח המנהל של Shopify, יש לעבור אל מוצרים > הזמנות רכש.

2. יש ללחוץ על הזמנת הרכש שברצונך לארכב.

3. יש ללחוץ על פעולות נוספות.

4. יש ללחוץ על ארכוב.

כדי להוציא הזמנת רכש מהארכיון, יש לבצע את אותם השלבים וללחוץ על הוצאה מהארכיון במקום על ארכוב.

מחיקת הזמנת רכש

אפשר למחוק הזמנת רכש כל עוד היא מוגדרת כטיוטה. אם הזמנת רכש סומנה כהוזמנה, עליך לארכב אותה במקום זאת.

שלבים:

1. בלוח המנהל של Shopify, יש לעבור אל מוצרים > הזמנות רכש.

2. יש ללחוץ על טיוטת הזמנת הרכש שברצונך למחוק.

3. יש ללחוץ על מחיקה.

4. בתיבת דו-שיח לאישור, יש ללחוץ על מחיקת הזמנת רכש.