Création et gestion des bons de commande

Vous pouvez créer des bons de commande dans votre interface administrateur Shopify pour enregistrer les accords commerciaux que vous concluez avec vos fournisseurs. Les bons de commande répertorient les produits, les prix et les quantités d’une commande et vous aident à suivre les coûts des stocks, les modalités de paiement et les informations sur les fournisseurs. Vous pouvez enregistrer un bon de commande en tant que brouillon pour y travailler plus tard, ou le marquer comme Commandé une fois que votre fournisseur a confirmé la commande.

Après avoir marqué un bon de commande comme Commandé, vous pouvez créer un transfert de stock pour votre bon de commande afin de suivre le mouvement des marchandises dans votre boutique. Le bon de commande enregistre l’accord commercial, et le transfert de stock lié enregistre le mouvement réel. Les modifications de stock résultant des transferts de fournisseurs sont également suivies dans votre historique des ajustements de stock.

Sur cette page

Avant de commencer

Avant de créer un bon de commande, vous devez effectuer les tâches suivantes :

Configurer les fournisseurs dans votre interface administrateur Shopify.
Créer et configurer des emplacements pour recevoir le stock.
Activez le suivi des stocks pour les produits que vous souhaitez commander.

Statut des bons de commande

Les bons de commande ont deux statuts qui reflètent leur état actuel. La réception, la réception partielle, l’exécution et la fermeture sont plutôt suivies sur le transfert de stock lié.

Brouillon : le bon de commande est en cours de création ou de révision. Vous pouvez modifier tous les détails et ajouter ou supprimer des produits.
Commandé : le bon de commande a été soumis au fournisseur. Vous pouvez maintenant créer un transfert de stock pour votre bon de commande afin de suivre le mouvement de stock.

Créer un bon de commande

Vous pouvez créer un bon de commande à partir de votre interface administrateur Shopify. Un bon de commande comprend un fournisseur, un emplacement de destination, des produits, des modalités de paiement et un résumé des coûts.

Une fois que vous avez enregistré votre bon de commande comme brouillon, vous pouvez l’exporter au format PDF pour le soumettre à votre fournisseur pour examen et approbation. Votre fournisseur peut ainsi examiner les détails de la commande, la tarification et les conditions.

Une fois que votre fournisseur a confirmé les détails de la commande, vous pouvez marquer le bon de commande comme commandé, puis créer un transfert de stock afin de suivre le mouvement de stock.

Lorsque vous ajoutez un produit, certains détails peuvent être remplis automatiquement. Si vous avez déjà commandé le produit auprès du fournisseur sélectionné, les valeurs SKU du fournisseur, Coût et Taxe sont remplies automatiquement à partir de vos précédents bons de commande auprès de ce fournisseur. Si vous avez déjà utilisé plusieurs coûts, vous pouvez sélectionner un coût précédent dans le menu déroulant ou saisir une valeur personnalisée. S’il n’y a pas de bon de commande précédent pour le produit, le Coût correspond par défaut au coût par article défini sur la variante de produit. Vous pouvez modifier n’importe quelle valeur remplie automatiquement. Si un produit n’a pas de SKU de fournisseur dans le dossier, le SKU de la variante est utilisé par défaut.

Étapes :

Depuis votre interface administrateur Shopify, allez à Produits > Bons de commande.
Cliquez sur Créer un bon de commande.
Sélectionnez un fournisseur :
- Pour sélectionner un fournisseur existant, cliquez sur celui-ci.
- Pour créer un nouveau fournisseur, cliquez sur Créer un nouveau fournisseur, saisissez les détails du fournisseur, puis cliquez sur Enregistrer.
Facultatif : sélectionnez un emplacement de destination. Vous pouvez enregistrer un bon de commande en tant que brouillon sans destination, et en ajouter une plus tard avant de le marquer comme commandé. Si vous devez ajouter un emplacement de destination, consultez Création et modification d'emplacements.
Ajoutez des produits au bon de commande. Vous ne pouvez ajouter que des produits qui existent déjà dans votre boutique Shopify. Utilisez l’une des méthodes suivantes :
- Pour ajouter des produits manuellement, dans le champ Ajouter des produits, recherchez des produits, ou cliquez sur Parcourir pour sélectionner des produits et des variantes à partir d’une liste. Pour restreindre la liste aux produits que vous avez déjà commandés auprès du fournisseur sélectionné, cliquez sur Acheté récemment et sélectionnez une période. Sélectionnez les variantes que vous souhaitez commander, puis cliquez sur Ajouter au bon de commande.
- Pour ajouter des produits en bloc, importez des produits à l’aide d’un fichier CSV.
- Pour ajouter des produits avec un lecteur de codes-barres, scannez chaque produit que vous souhaitez ajouter. Sur mobile ou sur tablette, vous pouvez également appuyer sur le symbole de code-barres au-dessus de Ajouter des produits pour utiliser le lecteur avec la caméra de votre appareil. Votre lecteur doit être configuré en mode clavier.
Pour chaque produit, saisissez les détails suivants :
- Quantité
- SKU du fournisseur (facultatif)
- Coût et pourcentage de la taxe (facultatif)
Facultatif : dans la section Détails du bon de commande, saisissez un numéro de référence ou une note au fournisseur.
Facultatif : dans la section Informations d'achat, ajustez les paramètres Modalités de paiement et Devise du fournisseur. La devise correspond par défaut à la devise du fournisseur, et vous pouvez la modifier à l’aide du sélecteur de devise.
Facultatif : dans la section Balises, ajoutez des balises pour le bon de commande.
Dans la section Résumé des coûts, passez en revue le total de la commande. Si la devise du fournisseur est différente de la devise de votre boutique, le résumé des coûts affiche également le total converti dans la devise de votre boutique.
Cliquez sur Enregistrer comme brouillon.

Importation de produits dans un bon de commande à l’aide d’un fichier CSV

Vous pouvez importer en bloc des produits dans un bon de commande nouveau ou existant à l’aide d’un fichier CSV. Le fichier CSV de bon de commande contient des informations qui identifient de manière unique les produits et les variantes de produits, ainsi que les quantités que vous souhaitez commander. Vous pouvez identifier chaque variante par SKU, par code-barres, ou par les deux. Vous pouvez télécharger et afficher un exemple de fichier CSV à utiliser comme modèle.

Le fichier CSV peut inclure des valeurs de coût et de taxe facultatives pour chaque article. Vous pouvez saisir ces valeurs dans le fichier CSV ou les ajouter sur le bon de commande après l’importation.

Si le fichier CSV contient une variante qui se trouve déjà sur le bon de commande, cette ligne n’est pas importée et s'affiche comme une erreur. Pour mettre à jour les quantités des articles existants, modifiez-les directement sur le bon de commande.

Étapes :

Depuis votre interface administrateur Shopify, allez à Produits > Bons de commande.
Cliquez sur Créer un bon de commande ou cliquez sur un bon de commande existant.
Cliquez sur Importer, puis sur Ajouter un fichier.
Sélectionnez le fichier CSV que vous souhaitez charger.
Cliquez sur Importer des produits.

Marquage d’un bon de commande comme commandé

Une fois que votre fournisseur a confirmé la commande, vous pouvez marquer le bon de commande comme Commandé. Le fait de marquer un bon de commande comme commandé est une action irréversible.

Vous pouvez toujours modifier la plupart des informations du bon de commande une fois celui-ci marqué comme commandé, y compris les produits, les coûts et les détails du fournisseur.

Après avoir marqué un bon de commande comme Commandé, vous pouvez créer un transfert de stock pour votre bon de commande afin de suivre le mouvement de stock en provenance de votre fournisseur.

Étapes :

Depuis votre interface administrateur Shopify, allez à Produits > Bons de commande.
Cliquez sur le bon de commande à l’état de brouillon que vous souhaitez marquer comme commandé.
Cliquez sur Marquer comme commandé, puis cliquez à nouveau sur Marquer comme commandé pour confirmer.

Modifier un bon de commande

Vous pouvez modifier les détails d’un bon de commande à tout moment, y compris après l’avoir marqué comme Commandé. Le fournisseur, la destination, les produits et les coûts peuvent être modifiés à tout moment. Toutefois, l’origine ou la destination du transfert de stock associé ne peut pas être modifiée une fois qu’il a atteint le statut Prêt à être expédié.

Étapes :

Depuis votre interface administrateur Shopify, allez à Produits > Bons de commande.
Cliquez sur le bon de commande que vous souhaitez modifier.
Si vous avez marqué le bon de commande comme Commandé, cliquez sur Modifier.
Effectuez vos modifications.
Cliquez sur Enregistrer.

Télécharger un bon de commande au format PDF

Vous pouvez enregistrer votre bon de commande au format PDF pour le soumettre à votre fournisseur ou le conserver pour vos dossiers.

Étapes :

Depuis votre interface administrateur Shopify, allez à Produits > Bons de commande.
Cliquez sur le bon de commande que vous souhaitez télécharger au format PDF.
Cliquez sur Plus d’actions.
Cliquez sur Exporter au format PDF.

Archiver un bon de commande

Vous pouvez archiver un bon de commande pour le retirer de votre liste active tout en en conservant une trace. Les bons de commande archivés s’affichent en gris dans votre liste des bons de commande, et un badge Archivé s’affiche à côté du badge de statut sur la page des détails du bon de commande. L’archivage d’un bon de commande ne ferme ni n’annule le transfert de stock associé.

Les bons de commande précédemment fermés s’affichent désormais comme archivés. Les statuts des bons de commande et des transferts de stock sont suivis séparément.

Étapes :

Depuis votre interface administrateur Shopify, allez à Produits > Bons de commande.
Cliquez sur le bon de commande que vous souhaitez archiver.
Cliquez sur Plus d’actions.
Cliquez sur Archiver.

Pour désarchiver un bon de commande, suivez les mêmes étapes et cliquez sur Désarchiver au lieu d’Archiver.

Supprimer un bon de commande

Vous pouvez supprimer un bon de commande tant qu’il est à l’état de brouillon. Si un bon de commande est marqué comme Commandé, vous devez l’archiver à la place.

Étapes :

Depuis votre interface administrateur Shopify, allez à Produits > Bons de commande.
Cliquez sur le brouillon de bon de commande que vous souhaitez supprimer.
Cliquez sur Supprimer.
Dans la boîte de dialogue de confirmation, cliquez sur Supprimer le bon de commande.