Ostotilausten luominen ja hallinta
Voit luoda ostotilauksia Shopifyn ohjausnäkymässä kirjataksesi kaupalliset sopimukset, joita teet toimittajiesi kanssa. Ostotilauksissa luetellaan tilauksen tuotteet, hinnat ja määrät, ja ne auttavat sinua seuraamaan varastokuluja, maksuehtoja ja toimittajan tietoja. Voit tallentaa ostotilauksen luonnoksena ja jatkaa sen työstämistä myöhemmin tai merkitä sen Tilatuksi sen jälkeen, kun toimittajasi on vahvistanut tilauksen.
Kun olet merkinnyt ostotilauksen Tilatuksi, voit seurata tavaroiden siirtymistä kauppaasi luomalla varastonsiirron ostotilauksellesi. Ostotilaus on kirjaus kaupallisesta sopimuksesta, ja linkitetty varastonsiirto kirjaa todellisen siirtymisen. Toimittajien siirroista johtuvia varastomuutoksia seurataan myös varastomuutoshistoriassasi.
Tällä sivulla
Ennen kuin aloitat
Ennen kuin luot ostotilauksen, sinun on suoritettava seuraavat tehtävät:
- Määritä toimittajat Shopifyn ohjausnäkymässäsi.
- Luo ja määritä sijainnit varaston vastaanottamista varten.
- Ota varastonseuranta käyttöön tuotteille, joita haluat tilata.
Ostotilauksen tila
Ostotilauksilla on kaksi tilaa, jotka kuvastavat niiden nykyistä tilannetta. Vastaanottoa, osittaista vastaanottoa, lopetusta ja sulkemista seurataan sen sijaan linkitetyssä varastonsiirrossa.
- Luonnos: Ostotilausta luodaan tai tarkistetaan. Voit muokata kaikkia tietoja sekä lisätä tai poistaa tuotteita.
- Tilattu: Ostotilaus on lähetetty toimittajalle. Voit nyt seurata varaston siirtymistä luomalla varastonsiirron ostotilauksellesi.
Ostotilauksen luominen
Voit luoda ostotilauksen Shopifyn ohjausnäkymässä. Ostotilaus sisältää toimittajan, kohdesijainnin, tuotteet, maksuehdot ja kulujen yhteenvedon.
Kun olet tallentanut ostotilauksen luonnoksena, voit viedä sen PDF-tiedostona ja lähettää sen toimittajalle tarkistettavaksi ja hyväksyttäväksi. Näin toimittaja voi tarkistaa tilauksen tiedot, hinnoittelun ja ehdot.
Kun toimittajasi on vahvistanut tilauksen tiedot, voit merkitä ostotilauksen tilatuksi ja seurata varaston siirtymistä luomalla varastonsiirron.
Kun lisäät tuotteen, jotkin tiedot voidaan täyttää automaattisesti. Jos olet tilannut tuotteen valitulta toimittajalta aiemmin, Toimittajan SKU-koodi-, Kulu- ja Vero-arvot täytetään automaattisesti kyseisen toimittajan aiempien ostotilaustesi perusteella. Jos olet aiemmin käyttänyt useita kuluja, voit valita aiemman kulun pudotusvalikosta tai syöttää mukautetun arvon. Jos tuotteesta ei ole aiempaa ostotilausta, Kulu on oletuksena tuoteversiolle asetettu yksikkökohtainen kulu. Voit muokata mitä tahansa automaattisesti täytettyä arvoa. Jos tuotteella ei ole tallennettua toimittajan SKU-koodia, oletuksena käytetään version SKU-koodia.
Vaiheet:
Siirry Shopifyn ohjausnäkymässä kohtaan Tuotteet > Ostotilaukset.
Valitse Luo ostotilaus.
Valitse toimittaja:
- Voit valita olemassa olevan toimittajan klikkaamalla toimittajaa.
- Luo uusi toimittaja klikkaamalla Luo uusi toimittaja, syötä toimittajan tiedot ja klikkaa Tallenna.
Valinnainen: Valitse kohdesijainti. Voit tallentaa ostotilauksen luonnoksena ilman määränpäätä ja lisätä sen myöhemmin ennen tilauksen merkitsemistä tilatuksi. Jos sinun on lisättävä kohdesijainti, katso lisätietoja kohdasta Sijaintien luominen ja muokkaaminen.
Lisää tuotteita ostotilaukseen. Voit lisätä vain tuotteita, jotka ovat jo olemassa Shopify-kaupassasi. Käytä jotakin seuraavista tavoista:
- Jos haluat lisätä tuotteita manuaalisesti, etsi tuotteita Lisää tuotteita -kentässä tai valitse tuotteita ja versioita luettelosta klikkaamalla Selaa. Voit rajata luettelon tuotteisiin, joita olet aiemmin tilannut valitulta toimittajalta, klikkaamalla Äskettäin ostettu ja valitsemalla ajanjakson. Valitse versiot, joita haluat tilata, ja klikkaa sitten Lisää ostotilaukseen.
- Jos haluat lisätä useita tuotteita kerralla, tuo tuotteet CSV-tiedoston avulla.
- Jos haluat lisätä tuotteita viivakoodinlukijalla, skannaa jokainen tuote, jonka haluat lisätä. Mobiililaitteella tai tabletilla voit myös käyttää laitteesi kameraskanneria napauttamalla Lisää tuotteita -kohdan yläpuolella olevaa viivakoodisymbolia. Skannerin on oltava määritetty näppäimistötilaan.
Syötä jokaiselle tuotteelle seuraavat tiedot:
- Määrä
- Toimittajan SKU-koodi (valinnainen)
- Kulu ja veroprosentti (valinnainen)
Valinnainen: Syötä viitenumero tai viesti toimittajalle Ostotilauksen tiedot -osiossa.
Valinnainen: Säädä Maksuehdot- ja Toimittajan valuutta -asetuksia Ostotiedot-osiossa. Valuutta on oletuksena toimittajan valuutta, ja voit muuttaa sitä käyttämällä valuutanvalitsinta.
Valinnainen: Lisää ostotilauksen tunnisteet Tunnisteet-osiossa.
Tarkista tilauksen loppusumma Kulujen yhteenveto -osiossa. Jos toimittajan valuutta poikkeaa kauppasi valuutasta, kulujen yhteenveto näyttää myös kauppasi valuutaksi muunnetun loppusumman.
Klikkaa Tallenna luonnoksena.
Tuo tuotteita ostotilaukseen CSV-tiedoston avulla
Voit tuoda tuotteita massana uuteen tai olemassa olevaan ostotilaukseen CSV-tiedoston avulla. Ostotilauksen CSV-tiedosto sisältää tiedot, jotka yksilöivät tuotteet ja tuoteversiot, sekä määrät, jotka haluat tilata. Voit yksilöidä jokaisen version SKU-koodin, viivakoodin tai molempien avulla. Voit ladata ja tarkastella CSV-esimerkkitiedostoa käyttääksesi sitä mallina.
CSV-tiedosto voi sisältää valinnaisia kulu- ja veroarvoja jokaiselle rivikohdalle. Voit syöttää nämä arvot CSV-tiedostoon tai lisätä ne ostotilaukseen tuonnin jälkeen.
Jos CSV-tiedosto sisältää version, joka on jo ostotilauksessa, kyseistä riviä ei tuoda, ja se näytetään virheenä. Jos haluat päivittää olemassa olevien rivikohtien määriä, muokkaa niitä suoraan ostotilauksessa.
Vaiheet:
Siirry Shopifyn ohjausnäkymässä kohtaan Tuotteet > Ostotilaukset.
Klikkaa Luo ostotilaus tai olemassa olevaa ostotilausta.
Klikkaa Tuo ja sen jälkeen Lisää tiedosto.
Valitse CSV-tiedosto, jonka haluat ladata.
Klikkaa Tuo tuotteet.
Merkitse ostotilaus tilatuksi
Kun toimittajasi on vahvistanut tilauksen, voit merkitä ostotilauksen tilaksi Tilattu. Ostotilauksen merkitsemistä tilatuksi ei voi perua.
Voit vielä muokata useimpia ostotilauksen tietoja sen jälkeen, kun olet merkinnyt sen tilatuksi, mukaan lukien tuotteet, kulut ja toimittajan tiedot.
Kun olet merkinnyt ostotilauksen tilaksi Tilattu, voit luoda ostotilauksellesi varastonsiirron seurataksesi toimittajalta saapuvaa varastoliikennettä.
Vaiheet:
Siirry Shopifyn ohjausnäkymässä kohtaan Tuotteet > Ostotilaukset.
Klikkaa luonnoksena olevaa ostotilausta, jonka haluat merkitä tilatuksi.
Klikkaa Merkitse tilatuksi ja vahvista sitten klikkaamalla uudelleen Merkitse tilatuksi.
Ostotilauksen muokkaaminen
Voit muokata ostotilauksen tietoja milloin tahansa, myös sen jälkeen, kun olet merkinnyt sen tilaksi Tilattu. Toimittaja, määränpää, tuotteet ja kulut voidaan kaikki muuttaa milloin tahansa. Linkitetyn varastonsiirron lähtöpaikkaa tai määränpäätä ei kuitenkaan voi muuttaa sen jälkeen, kun sen tila on Valmis lähetettäväksi.
Vaiheet:
Siirry Shopifyn ohjausnäkymässä kohtaan Tuotteet > Ostotilaukset.
Klikkaa ostotilausta, jota haluat muokata.
Jos olet merkinnyt ostotilauksen tilaksi Tilattu, klikkaa Muokkaa.
Tee muutokset.
Valitse Tallenna.
Ostotilauksen lataaminen PDF-tiedostona
Voit tallentaa ostotilauksesi PDF-tiedostona joko toimittajalle lähetettäväksi tai omaan arkistoosi.
Vaiheet:
Siirry Shopifyn ohjausnäkymässä kohtaan Tuotteet > Ostotilaukset.
Valitse ostotilaus, jonka haluat ladata PDF-tiedostona.
Valitse Lisää toimintoja.
Valitse Vie PDF.
Arkistoi ostotilaus
Voit arkistoida ostotilauksen poistaaksesi sen aktiivisesta luettelostasi ja säilyttääksesi sen silti tallessa. Arkistoidut ostotilaukset näkyvät harmaina ostotilausluettelossasi, ja ostotilauksen tietosivulla tilatunnuksen vieressä on tunnus Arkistoitu. Ostotilauksen arkistoiminen ei sulje tai peruuta linkitettyä varastonsiirtoa.
Aiemmin suljetut ostotilaukset näytetään nyt arkistoituina. Ostotilausten ja varastonsiirtojen tiloja seurataan erikseen.
Vaiheet:
Siirry Shopifyn ohjausnäkymässä kohtaan Tuotteet > Ostotilaukset.
Klikkaa ostotilausta, jonka haluat arkistoida.
Valitse Lisää toimintoja.
Klikkaa Arkistoi.
Palauta ostotilaus arkistosta noudattamalla samoja ohjeita ja klikkaamalla Palauta arkistosta kohdan Arkistoi sijaan.
Ostotilauksen poistaminen
Voit poistaa ostotilauksen, kun se on vielä luonnos. Jos ostotilaus on merkitty tilatuksi (Tilattu), sinun on sen sijaan arkistoitava se.
Vaiheet:
Siirry Shopifyn ohjausnäkymässä kohtaan Tuotteet > Ostotilaukset.
Valitse luonnostilassa oleva ostotilaus, jonka haluat poistaa.
Valitse Poista.
Valitse vahvistusikkunassa Poista ostotilaus.