Δημιουργία και διαχείριση εντολών αγοράς
Μπορείτε να δημιουργείτε εντολές αγοράς στον διαχειριστή Shopify για να καταγράφετε τις εμπορικές συμφωνίες που συνάπτετε με τους προμηθευτές σας. Οι εντολές αγοράς παραθέτουν τα προϊόντα, τις τιμές και τις ποσότητες για μια παραγγελία, και σας βοηθούν να παρακολουθείτε τα κόστη αποθέματος, τους όρους πληρωμής και τις πληροφορίες προμηθευτή. Μπορείτε να αποθηκεύσετε μια εντολή αγοράς ως προσχέδιο για να την επεξεργαστείτε αργότερα ή να την επισημάνετε ως Παραγγέλθηκε αφού ο προμηθευτής σας επιβεβαιώσει την παραγγελία.
Αφού επισημάνετε μια εντολή αγοράς ως Παραγγέλθηκε, μπορείτε να δημιουργήσετε μια μεταφορά αποθέματος για την εντολή αγοράς σας ώστε να παρακολουθείτε την κίνηση των αγαθών στο κατάστημά σας. Η εντολή αγοράς καταγράφει την εμπορική συμφωνία και η συνδεδεμένη μεταφορά αποθέματος καταγράφει την πραγματική κίνηση. Οι αλλαγές αποθέματος από μεταφορές προμηθευτή παρακολουθούνται, επίσης, στο ιστορικό προσαρμογής αποθέματός σας.
Σε αυτήν τη σελίδα
Πριν ξεκινήσετε
Πριν δημιουργήσετε μια εντολή αγοράς, πρέπει να ολοκληρώσετε τις εξής εργασίες:
- Ρυθμίστε τους προμηθευτές στον Διαχειριστή Shopify.
- Δημιουργήστε και διαμορφώστε τοποθεσίες για την παραλαβή αποθέματος.
- Ενεργοποιήστε την παρακολούθηση αποθέματος για τα προϊόντα που θέλετε να παραγγείλετε.
Κατάσταση εντολής αγοράς
Οι εντολές αγοράς έχουν δύο καταστάσεις που αντικατοπτρίζουν την τρέχουσα φάση τους. Η παραλαβή, η μερική παραλαβή, η ολοκλήρωση και το κλείσιμο παρακολουθούνται, αντίθετα, στη συνδεδεμένη μεταφορά αποθέματος.
- Προσχέδιο: Η εντολή αγοράς δημιουργείται ή ελέγχεται. Μπορείτε να επεξεργαστείτε όλες τις λεπτομέρειες και να προσθέσετε ή να αφαιρέσετε προϊόντα.
- Παραγγέλθηκε: Η εντολή αγοράς έχει υποβληθεί στον προμηθευτή. Μπορείτε, πλέον, να δημιουργήσετε μια μεταφορά αποθέματος για την εντολή αγοράς σας, ώστε να παρακολουθείτε την κίνηση του αποθέματος.
Δημιουργία εντολής αγοράς
Μπορείτε να δημιουργήσετε μια εντολή αγοράς από τον διαχειριστή Shopify. Μια εντολή αγοράς περιλαμβάνει έναν προμηθευτή, μια τοποθεσία προορισμού, προϊόντα, όρους πληρωμής και μια σύνοψη κόστους.
Αφού αποθηκεύσετε την εντολή αγοράς ως προσχέδιο, μπορείτε να την εξαγάγετε ως PDF για να την υποβάλετε στον προμηθευτή σας για έλεγχο και έγκριση. Αυτό επιτρέπει στον προμηθευτή σας να ελέγξει τις λεπτομέρειες της παραγγελίας, την τιμολόγηση και τους όρους.
Αφού ο προμηθευτής σας επιβεβαιώσει τις λεπτομέρειες της παραγγελίας, μπορείτε να επισημάνετε την εντολή αγοράς ως παραγγελθείσα και μετά να δημιουργήσετε μια μεταφορά αποθέματος για να παρακολουθήσετε την κίνηση του αποθέματος.
Όταν προσθέτετε ένα προϊόν, ορισμένες λεπτομέρειες μπορεί να συμπληρωθούν αυτόματα. Αν έχετε παραγγείλει ξανά το προϊόν από τον επιλεγμένο προμηθευτή, τότε οι τιμές στα πεδία Αριθ. SKU προμηθευτή, Κόστος και Φόρος συμπληρώνονται αυτόματα από τις προηγούμενες εντολές αγοράς σας με αυτόν τον προμηθευτή. Αν έχετε χρησιμοποιήσει πολλαπλά κόστη στο παρελθόν, μπορείτε να επιλέξετε ένα προηγούμενο κόστος από το αναπτυσσόμενο μενού ή να εισαγάγετε μια προσαρμοσμένη τιμή. Αν δεν υπάρχει προηγούμενη εντολή αγοράς για το προϊόν, τότε το Κόστος ορίζεται από προεπιλογή στο κόστος ανά κομμάτι που έχει οριστεί στην παραλλαγή προϊόντος. Μπορείτε να επεξεργαστείτε οποιαδήποτε τιμή έχει συμπληρωθεί αυτόματα. Αν ένα προϊόν δεν έχει αποθηκευμένο αριθ. SKU προμηθευτή, τότε χρησιμοποιείται από προεπιλογή ο αριθ. SKU της παραλλαγής.
Βήματα:
Από τον Διαχειριστή Shopify, μεταβείτε στην ενότητα Προϊόντα > Εντολές αγοράς.
Κάντε κλικ στο Δημιουργία εντολής αγοράς.
Επιλέξτε έναν προμηθευτή:
- Για να επιλέξετε έναν υπάρχοντα προμηθευτή, κάντε κλικ στον προμηθευτή.
- Για να δημιουργήσετε έναν νέο προμηθευτή, κάντε κλικ στη Δημιουργία νέου προμηθευτή, εισαγάγετε τις λεπτομέρειες προμηθευτή και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην Αποθήκευση.
Προαιρετικό: Επιλέξτε μια τοποθεσία προορισμού. Μπορείτε να αποθηκεύσετε μια εντολή αγοράς ως προσχέδιο χωρίς προορισμό, και να τον προσθέσετε αργότερα, προτού την επισημάνετε ως παραγγελθείσα. Αν χρειάζεται να προσθέσετε μια τοποθεσία προορισμού, ανατρέξτε στην ενότητα Δημιουργία και τροποποίηση τοποθεσιών.
Προσθέστε προϊόντα στην εντολή αγοράς. Μπορείτε να προσθέσετε μόνο προϊόντα που υπάρχουν ήδη στο κατάστημα Shopify σας. Χρησιμοποιήστε μία από τις ακόλουθες μεθόδους:
- Για να προσθέσετε προϊόντα μη αυτόματα, στο πεδίο Προσθήκη προϊόντων αναζητήστε προϊόντα, ή κάντε κλικ στην Περιήγηση για να επιλέξετε προϊόντα και παραλλαγές από μια λίστα. Για να περιορίσετε τη λίστα στα προϊόντα που έχετε παραγγείλει προηγουμένως από τον επιλεγμένο προμηθευτή, κάντε κλικ στην επιλογή Αγοράστηκαν πρόσφατα και επιλέξτε ένα εύρος χρόνου. Επιλέξτε τις παραλλαγές που θέλετε να παραγγείλετε, και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην Προσθήκη στην εντολή αγοράς.
- Για να προσθέσετε προϊόντα μαζικά, πραγματοποιήστε εισαγωγή προϊόντων χρησιμοποιώντας ένα αρχείο CSV.
- Για να προσθέσετε προϊόντα με έναν σαρωτή γραμμοκώδικα, σαρώστε κάθε προϊόν που θέλετε να προσθέσετε. Σε κινητό ή tablet, μπορείτε επίσης να πατήσετε το σύμβολο γραμμοκώδικα πάνω από την Προσθήκη προϊόντων για να χρησιμοποιήσετε τον σαρωτή κάμερας της συσκευής σας. Ο σαρωτής σας θα πρέπει να είναι διαμορφωμένος σε λειτουργία πληκτρολογίου.
Για κάθε προϊόν, εισαγάγετε τις εξής λεπτομέρειες:
- Ποσότητα
- Αριθ. SKU προμηθευτή (προαιρετικό)
- Κόστος και ποσοστό φόρου (προαιρετικό)
Προαιρετικό: Στην ενότητα Λεπτομέρειες εντολής αγοράς, εισαγάγετε έναν αριθμό αναφοράς ή μια σημείωση για τον προμηθευτή.
Προαιρετικό: Στην ενότητα Πληροφορίες αγοράς, προσαρμόστε τις ρυθμίσεις στα πεδία Όροι πληρωμής και Νόμισμα προμηθευτή. Το νόμισμα ορίζεται από προεπιλογή στο νόμισμα του προμηθευτή και μπορείτε να το αλλάξετε χρησιμοποιώντας τον επιλογέα νομίσματος.
Προαιρετικό: Στην ενότητα Ετικέτες, προσθέστε τυχόν ετικέτες για την εντολή αγοράς.
Στην ενότητα Σύνοψη κόστους, ελέγξτε το σύνολο της παραγγελίας. Αν το νόμισμα του προμηθευτή είναι διαφορετικό από το νόμισμα του καταστήματός σας, τότε η σύνοψη κόστους εμφανίζει επίσης το μετατρεπόμενο σύνολο στο νόμισμα του καταστήματός σας.
Κάντε κλικ στην Αποθήκευση ως προσχεδίου.
Εισαγωγή προϊόντων σε μια εντολή αγοράς με χρήση αρχείου CSV
Μπορείτε να εισαγάγετε μαζικά προϊόντα σε μια νέα ή υπάρχουσα εντολή αγοράς με χρήση ενός αρχείου CSV. Το αρχείο CSV εντολής αγοράς περιέχει πληροφορίες που προσδιορίζουν με μοναδικό τρόπο προϊόντα και παραλλαγές προϊόντων, καθώς και τις ποσότητες που θέλετε να παραγγείλετε. Μπορείτε να προσδιορίσετε κάθε παραλλαγή μέσω αριθ. SKU, μέσω γραμμωτού κώδικα ή και των δύο. Μπορείτε να λάβετε και να προβάλετε ένα δείγμα αρχείου CSV για να το χρησιμοποιήσετε ως πρότυπο.
Το αρχείο CSV μπορεί να περιλαμβάνει προαιρετικές τιμές κόστους και φόρου για κάθε στοιχείο γραμμής. Μπορείτε να εισαγάγετε αυτές τις τιμές στο CSV ή να τις προσθέσετε στην εντολή αγοράς μετά την εισαγωγή.
Αν το CSV περιέχει μια παραλλαγή που υπάρχει ήδη στην εντολή αγοράς, τότε αυτή η σειρά δεν εισάγεται και εμφανίζεται ως σφάλμα. Για να ενημερώσετε τις ποσότητες για υπάρχοντα στοιχεία γραμμής, επεξεργαστείτε τις απευθείας στην εντολή αγοράς.
Βήματα:
Από τον Διαχειριστή Shopify, μεταβείτε στην ενότητα Προϊόντα > Εντολές αγοράς.
Κάντε κλικ στη Δημιουργία εντολής αγοράς ή κάντε κλικ σε μια υπάρχουσα εντολή αγοράς.
Κάντε κλικ στην Εισαγωγή και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην Προσθήκη αρχείου.
Επιλέξτε το αρχείο CSV που θέλετε να μεταφορτώσετε.
Κάντε κλικ στην Εισαγωγή προϊόντων.
Επισήμανση εντολής αγοράς ως παραγγελθείσας
Αφού ο προμηθευτής σας επιβεβαιώσει την παραγγελία, μπορείτε να επισημάνετε την εντολή αγοράς ως Παραγγέλθηκε. Η επισήμανση μιας εντολής αγοράς ως «Παραγγέλθηκε» δεν μπορεί να αναιρεθεί.
Μπορείτε ακόμα να επεξεργαστείτε τις περισσότερες πληροφορίες της εντολής αγοράς αφού την επισημάνετε ως «Παραγγέλθηκε», συμπεριλαμβανομένων των προϊόντων, του κόστους και των λεπτομερειών προμηθευτή.
Αφού επισημάνετε μια εντολή αγοράς ως Παραγγέλθηκε, μπορείτε να δημιουργήσετε μια μεταφορά αποθέματος για την εντολή αγοράς σας για να παρακολουθείτε την κίνηση του αποθέματος από τον προμηθευτή σας.
Βήματα:
Από τον Διαχειριστή Shopify, μεταβείτε στην ενότητα Προϊόντα > Εντολές αγοράς.
Κάντε κλικ στο προσχέδιο εντολής αγοράς που θέλετε να επισημάνετε ως «Παραγγέλθηκε».
Κάντε κλικ στην Επισήμανση ως «Παραγγέλθηκε» και, στη συνέχεια, κάντε ξανά κλικ στην Επισήμανση ως «Παραγγέλθηκε» για επιβεβαίωση.
Επεξεργασία εντολής αγοράς
Μπορείτε να επεξεργαστείτε οποιεσδήποτε λεπτομέρειες μιας εντολής αγοράς ανά πάσα στιγμή, ακόμα και αφού την επισημάνετε ως Παραγγέλθηκε. Ο προμηθευτής, ο προορισμός, τα προϊόντα και το κόστος μπορούν να αλλάξουν ανά πάσα στιγμή. Ωστόσο, δεν μπορεί να αλλάξει η προέλευση ή ο προορισμός της συνδεδεμένης μεταφοράς αποθέματος αφού φτάσει στην κατάσταση Έτοιμο για αποστολή.
Βήματα:
Από τον Διαχειριστή Shopify, μεταβείτε στην ενότητα Προϊόντα > Εντολές αγοράς.
Κάντε κλικ στην εντολή αγοράς που θέλετε να επεξεργαστείτε.
Αν έχετε επισημάνει την εντολή αγοράς ως Παραγγέλθηκε, κάντε κλικ στην Επεξεργασία.
Κάντε τις αλλαγές σας.
Κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση.
Λήψη εντολής αγοράς ως PDF
Μπορείτε να αποθηκεύσετε την εντολή αγοράς σας ως PDF για να την υποβάλετε στον προμηθευτή σας ή να την κρατήσετε για τα αρχεία σας.
Βήματα:
Από τον Διαχειριστή Shopify, μεταβείτε στην ενότητα Προϊόντα > Εντολές αγοράς.
Κάντε κλικ στην εντολή αγοράς για την οποία θέλετε να κάνετε λήψη ενός PDF.
Κάντε κλικ στην επιλογή Περισσότερες ενέργειες.
Κάντε κλικ στο Εξαγωγή PDF.
Αρχειοθέτηση εντολής αγοράς
Μπορείτε να αρχειοθετήσετε μια εντολή αγοράς για να την αφαιρέσετε από την ενεργή λίστα σας, διατηρώντας παράλληλα ένα αρχείο της. Οι αρχειοθετημένες εντολές αγοράς εμφανίζονται με γκρι χρώμα στη λίστα εντολών αγοράς σας και εμφανίζεται ένα σήμα Αρχειοθετήθηκε δίπλα στο σήμα κατάστασης στη σελίδα λεπτομερειών εντολής αγοράς. Η αρχειοθέτηση μιας εντολής αγοράς δεν κλείνει ούτε ακυρώνει τη συνδεδεμένη μεταφορά αποθέματος.
Οι εντολές αγοράς που είχαν κλείσει προηγουμένως εμφανίζονται πλέον ως αρχειοθετημένες. Οι καταστάσεις εντολών αγοράς και μεταφορών αποθέματος παρακολουθούνται ξεχωριστά.
Βήματα:
Από τον Διαχειριστή Shopify, μεταβείτε στην ενότητα Προϊόντα > Εντολές αγοράς.
Κάντε κλικ στην εντολή αγοράς που θέλετε να αρχειοθετήσετε.
Κάντε κλικ στην επιλογή Περισσότερες ενέργειες.
Κάντε κλικ στην Αρχειοθέτηση.
Για να καταργήσετε την αρχειοθέτηση μιας εντολής αγοράς, ακολουθήστε τα ίδια βήματα και κάντε κλικ στην επιλογή Κατάργηση αρχειοθέτησης αντί για Αρχειοθέτηση.
Διαγραφή εντολής αγοράς
Μπορείτε να διαγράψετε μια εντολή αγοράς ενώ είναι ακόμα προσχέδιο. Αν μια εντολή αγοράς έχει επισημανθεί ως Παραγγέλθηκε, θα πρέπει να την αρχειοθετήσετε.
Βήματα:
Από τον Διαχειριστή Shopify, μεταβείτε στην ενότητα Προϊόντα > Εντολές αγοράς.
Κάντε κλικ στο προσχέδιο της εντολής αγοράς που θέλετε να διαγράψετε.
Κάντε κλικ στο Διαγραφή.
Στο παράθυρο διαλόγου επιβεβαίωσης, κάντε κλικ στο κουμπί Διαγραφή εντολής αγοράς.