Създаване и управление на поръчки за покупка

Можете да създавате поръчки за покупка в своя администраторски панел на Shopify, за да записвате търговските споразумения, които сключвате с Вашите доставчици. Поръчките за покупка изброяват продуктите, цените и количествата за дадена поръчка и Ви помагат да проследявате разходите за наличност, условията за плащане и информацията за доставчика. Можете да запазите поръчка за покупка като чернова, за да работите по нея по-късно, или да я маркирате като Поръчана, след като Вашият доставчик потвърди поръчката.

След като маркирате поръчка за покупка като Поръчана, можете да създадете прехвърляне на стока за Вашата поръчка за покупка, за да проследявате движението на стоки към Вашия магазин. Поръчката за покупка записва търговското споразумение, а свързаното прехвърляне на стока записва действителното движение. Промените в наличността от прехвърляния на доставчици също се проследяват във Вашата история на корекции на наличност.

На тази страница

Преди да започнете

Преди да създадете поръчка за покупка, трябва да изпълните следните задачи:

Настройте доставчици във Вашия администраторски панел на Shopify.
Създайте и конфигурирайте местоположения за получаване на наличности.
Активирайте проследяването на наличност за продуктите, които искате да поръчате.

Статус на поръчката за покупка

Поръчките за покупка имат два статуса, които отразяват текущото им състояние. Получаването, частичното получаване, завършването и затварянето се проследяват вместо това в свързаното прехвърляне на стока.

Чернова: Поръчката за покупка се създава или преглежда. Можете да редактирате всички подробности и да добавяте или премахвате продукти.
Поръчана: Поръчката за покупка е изпратена на доставчика. Сега можете да създадете прехвърляне на стока за Вашата поръчка за покупка, за да проследявате движението на наличността.

Създаване на поръчка за покупка

Можете да създадете поръчка за покупка от своя администраторски панел на Shopify. Поръчката за покупка включва доставчик, местоположение на дестинацията, продукти, условия за плащане и резюме на разходите.

След като запазите поръчката си за покупка като чернова, можете да я експортирате като PDF, за да я подадете на своя доставчик за преглед и одобрение. Това позволява на доставчика Ви да прегледа подробностите по поръчката, ценообразуването и условията.

След като Вашият доставчик потвърди подробностите за поръчката, можете да маркирате поръчката за покупка като поръчана и след това да създадете прехвърляне на стока, за да проследявате движението на наличността.

Когато добавяте продукт, някои подробности могат да бъдат попълнени автоматично. Ако сте поръчвали продукта от избрания доставчик преди, стойностите за Складова единица на продукт от доставчик, Цена и Данък се попълват автоматично от Вашите предишни поръчки за покупка с този доставчик. Ако сте използвали множество цени преди, можете да изберете предишна цена от падащото меню или да въведете персонализирана стойност. Ако няма предишна поръчка за покупка за продукта, тогава Цена по подразбиране е цената за артикул, зададена за продуктовия вариант. Можете да редактирате всяка автоматично попълнена стойност. Ако за даден продукт няма посочена складова единица на продукт от доставчик, по подразбиране се използва складовата единица на продукта за варианта.

Стъпки:

От Вашия администраторски панел на Shopify отидете на „Продукти“ > „Поръчки за покупка“.
Натиснете „Създаване на поръчка за покупка“.
Изберете доставчик:
- За да изберете съществуващ доставчик, кликнете върху доставчика.
- За да създадете нов доставчик, кликнете върху Създаване на нов доставчик, въведете подробностите за доставчика и след това кликнете върху Запазване.
По избор: Изберете местоположение на дестинацията. Можете да запазите поръчка за покупка като чернова без дестинация и да добавите такава по-късно, преди да я маркирате като поръчана. Ако трябва да добавите местоположение на дестинация, вижте Създаване и промяна на местоположения.
Добавете продукти към поръчката за покупка. Можете да добавяте само продукти, които вече съществуват във Вашия магазин в Shopify. Използвайте един от следните методи:
- За да добавите продукти ръчно, в полето Добавяне на продукти потърсете продукти или кликнете върху Преглед, за да изберете продукти и варианти от списък. За да стесните списъка до продукти, които сте поръчвали от избрания доставчик преди, кликнете върху Наскоро закупени и изберете времеви диапазон. Изберете вариантите, които искате да поръчате, и след това кликнете върху Добавяне към поръчка за покупка.
- За да добавите продукти групово, импортирайте продукти чрез CSV файл.
- За да добавите продукти със скенер за баркодове, сканирайте всеки продукт, който искате да добавите. На мобилен телефон или таблет можете също да докоснете символа на баркод над Добавяне на продукти, за да използвате скенера на камерата на устройството си. Вашият скенер трябва да бъде конфигуриран в режим на клавиатура.
За всеки продукт въведете следните подробности:
- Количество
- Складова единица на продукт от доставчик (по избор)
- Цена и процент на данъка (по избор)
По избор: В раздела Подробности за поръчка за покупка въведете референтен номер или бележка до доставчика.
По избор: В раздела Информация за покупката коригирайте настройките Условия за плащане и Валута на доставчик. Валутата по подразбиране е валутата на доставчика и можете да я промените, като използвате селектора на валута.
По избор: В раздела Тагове добавете всякакви тагове за поръчката за покупка.
В раздела Резюме на разходите прегледайте общата сума на поръчката. Ако валутата на доставчика е различна от валутата на Вашия магазин, тогава резюмето на разходите показва и преобразуваната обща сума във валутата на Вашия магазин.
Кликнете върху Запазване като чернова.

Импортиране на продукти в поръчка за покупка чрез CSV файл

Можете групово да импортирате продукти в нова или съществуваща поръчка за покупка чрез CSV файл. CSV файлът за поръчка за покупка съдържа информация, която еднозначно идентифицира продукти и продуктови варианти, както и количествата, които искате да поръчате. Можете да идентифицирате всеки вариант по складова единица на продукт, по баркод или и по двете. Можете да изтеглите и прегледате примерен CSV файл, който да използвате като шаблон.

CSV файлът може да включва незадължителни стойности за цена и данък за всеки ред. Можете да въведете тези стойности в CSV файла или да ги добавите в поръчката за покупка след импортирането.

Ако CSV файлът съдържа вариант, който вече е в поръчката за покупка, тогава този ред не се импортира и се показва като грешка. За да актуализирате количествата за съществуващи редове, редактирайте ги директно в поръчката за покупка.

Стъпки:

От Вашия администраторски панел на Shopify отидете на „Продукти“ > „Поръчки за покупка“.
Кликнете върху Създаване на поръчка за покупка или кликнете върху съществуваща поръчка за покупка.
Кликнете върху Импортиране и след това кликнете върху Добавяне на файл.
Изберете CSV файла, който искате да качите.
Кликнете върху Импортиране на продукти.

Маркиране на поръчка за покупка като поръчана

След като Вашият доставчик потвърди поръчката, можете да маркирате поръчката за покупка като Поръчана. Маркирането на поръчка за покупка като поръчана не може да бъде отменено.

Все още можете да редактирате повечето данни на поръчката за покупка, след като я маркирате като поръчана, включително продукти, цени и подробности за доставчика.

След като маркирате поръчка за покупка като Поръчана, можете да създадете прехвърляне на стока за Вашата поръчка за покупка, за да проследите движението на стоката от Вашия доставчик.

Стъпки:

От Вашия администраторски панел на Shopify отидете на „Продукти“ > „Поръчки за покупка“.
Кликнете върху черновата на поръчка за покупка, която искате да маркирате като поръчана.
Кликнете върху Маркиране като поръчана и след това кликнете отново върху Маркиране като поръчана, за да потвърдите.

Редактиране на поръчка за покупка

Можете да редактирате всички подробности на поръчка за покупка по всяко време, включително след като я маркирате като Поръчана. Доставчикът, дестинацията, продуктите и цените могат да бъдат променяни по всяко време. Въпреки това на свързаното прехвърляне на стока не могат да бъдат променяни произходът или дестинацията, след като достигне статус Готово за изпращане.

Стъпки:

От Вашия администраторски панел на Shopify отидете на „Продукти“ > „Поръчки за покупка“.
Кликнете върху поръчката за покупка, която искате да редактирате.
Ако сте маркирали поръчката за покупка като Поръчана, кликнете върху Редактиране.
Направете промените си.
Натиснете „Запазване“.

Изтегляне на поръчка за покупка като PDF

Можете да запазите своята поръчка за покупка като PDF, за да я подадете на своя доставчик или да я съхранявате за архив.

Стъпки:

От Вашия администраторски панел на Shopify отидете на „Продукти“ > „Поръчки за покупка“.
Натиснете поръчката за покупка, за която искате да изтеглите PDF.
Натиснете „Още действия“.
Натиснете „Експортиране на PDF“.

Архивиране на поръчка за покупка

Можете да архивирате поръчка за покупка, за да я премахнете от активния си списък, като същевременно запазите запис за нея. Архивираните поръчки за покупка се показват в сиво в списъка Ви с поръчки за покупка, а до значката за статус на страницата с подробности за поръчката за покупка се показва значка Архивирана. Архивирането на поръчка за покупка не затваря и не анулира свързаното прехвърляне на стока.

Предишно затворените поръчки за покупка вече се показват като архивирани. Статусите на поръчките за покупка и прехвърлянията на стока се проследяват отделно.

Стъпки:

От Вашия администраторски панел на Shopify отидете на „Продукти“ > „Поръчки за покупка“.
Кликнете върху поръчката за покупка, която искате да архивирате.
Натиснете „Още действия“.
Кликнете върху Архивиране.

За да разархивирате поръчка за покупка, следвайте същите стъпки и кликнете върху Разархивиране вместо върху Архивиране.

Изтриване на поръчка за покупка

Можете да изтриете поръчка за покупка, докато тя все още е чернова. Ако дадена поръчка за покупка е маркирана като Поръчана, трябва да я архивирате вместо това.

Стъпки:

От Вашия администраторски панел на Shopify отидете на „Продукти“ > „Поръчки за покупка“.
Натиснете черновата на поръчката за покупка, която искате да изтриете.
Натиснете „Изтриване“.
В диалоговия прозорец за потвърждение натиснете „Изтриване на поръчка за покупка“.