إنشاء طلبات الشراء وإدارتها

يمكنك إنشاء طلبات شراء في مسؤول Shopify لتسجيل الاتفاقيات التجارية التي تبرمها مع المزوّدين. تُدرج طلبات الشراء المنتجات، والأسعار، والكميات الخاصة بأي طلب، وتساعدك على تتبع تكاليف المخزون، وشروط الدفع، ومعلومات المزوّد. يمكنك حفظ طلب الشراء كمسودة للعمل عليه لاحقًا، أو وضع علامة عليه تم الطلب بعد أن يؤكد المزوّد الطلب.

بعد وضع علامة على طلب الشراء كـ تم الطلب، يمكنك إنشاء عملية نقل مخزون لطلب الشراء لتتبع حركة البضائع إلى متجرك. يسجل طلب الشراء الاتفاقية التجارية، بينما تسجل عملية نقل المخزون المرتبطة الحركة الفعلية. يتم أيضًا تتبع تغييرات المخزون الناتجة عن عمليات النقل من المزوّد في سجل تعديل المخزون.

قبل البدء

قبل إنشاء طلب شراء، تحتاج إلى إكمال المهام التالية:

• إعداد المزوّدين في مسؤول Shopify.
• إنشاء المواقع وتكوينها لاستلام المخزون.
• تفعيل تتبع المخزون للمنتجات التي تريد طلبها.

حالة طلب الشراء

تحتوي طلبات الشراء على حالتين تعكسان حالتها الحالية. بينما يتم تتبع الاستلام، والاستلام الجزئي، والاكتمال، والإغلاق في عملية نقل المخزون المرتبطة بدلًا من ذلك.

• مسودة: قيد إنشاء أو مراجعة طلب الشراء. يمكنك تعديل جميع التفاصيل وإضافة المنتجات أو إزالتها.
• تم الطلب: تم إرسال طلب الشراء إلى المزوّد. يمكنك الآن إنشاء عملية نقل مخزون لطلب الشراء لتتبع حركة المخزون.

إنشاء طلب شراء

يمكنك إنشاء طلب شراء من مسؤول Shopify. يتضمن طلب الشراء مزوّدًا، وموقع وجهة، ومنتجات، وشروط دفع، وملخصًا للتكلفة.

بعد حفظ طلب الشراء كمسودة، يمكنك تصديره كملف PDF لإرساله إلى المزوّد لمراجعته والموافقة عليه. يتيح هذا للمزوّد مراجعة تفاصيل الطلب والأسعار والشروط.

بعد أن يؤكد المزوّد تفاصيل الطلب، يمكنك وضع علامة "تم الطلب" على طلب الشراء ثم إنشاء عملية نقل مخزون لتتبع حركة المخزون.

عند إضافة منتج، يمكن ملء بعض التفاصيل تلقائيًا. إذا طلبت المنتج من المزوّد المحدد من قبل، فستُملأ قيم رمز SKU للمزوّد، والتكلفة، والضريبة تلقائيًا من طلبات الشراء السابقة مع ذلك المزوّد. إذا استخدمت تكاليف متعددة من قبل، فيمكنك تحديد تكلفة سابقة من القائمة المنسدلة، أو إدخال قيمة مخصصة. إذا لم يكن هناك طلب شراء سابق للمنتج، فإن التكلفة ستكون التكلفة لكل عنصر المحددة في متغيّر المنتج افتراضيًا. يمكنك تعديل أي قيمة تمت تعبئتها تلقائيًا. إذا لم يكن للمنتج رمز SKU للمزوّد مسجل، فسيُستخدم رمز SKU للمتغيّر كإعداد افتراضي.

الخطوات:

1. من مسؤول Shopify، انتقل إلى المنتجات > طلبات الشراء.

2. انقر على إنشاء طلب شراء.

3. حدد مزوّدًا:

   • لتحديد مزوّد حالي، انقر على المزوّد.
   • لإنشاء مزوّد جديد، انقر على إنشاء مزوّد جديد، وأدخل تفاصيل المزوّد، ثم انقر على حفظ.

4. اختياري: حدد موقع وجهة. يمكنك حفظ طلب شراء كمسودة بدون وجهة، وإضافتها لاحقًا قبل وضع علامة عليه بأنه تم الطلب. إذا كنت بحاجة إلى إضافة موقع وجهة، فراجع إنشاء المواقع وتعديلها.

5. أضف المنتجات إلى طلب الشراء. لا يمكنك سوى إضافة المنتجات الموجودة بالفعل في متجر Shopify. استخدم إحدى الطرق التالية:

   • لإضافة المنتجات يدويًا، ابحث عن المنتجات في حقل إضافة منتجات، أو انقر على تصفح لتحديد المنتجات والمتغيّرات من قائمة. لتضييق نطاق القائمة لتشمل المنتجات التي طلبتها من المزوّد المحدد من قبل، انقر على تم شراؤها مؤخرًا وحدد نطاقًا زمنيًا. حدد المتغيّرات التي تريد طلبها، ثم انقر على إضافة إلى طلب الشراء.
   • لإضافة المنتجات بشكل مجمّع، استورد المنتجات باستخدام ملف CSV.
   • لإضافة منتجات باستخدام ماسح الباركود، امسح كل منتج تريد إضافته. على الهاتف المحمول أو الجهاز اللوحي، يمكنك أيضًا الضغط على رمز الباركود أعلى إضافة منتجات لاستخدام الماسح الضوئي لكاميرا جهازك. يجب أن يكون الماسح الضوئي مهيأً في وضع لوحة المفاتيح.

6. لكل منتج، أدخل التفاصيل التالية:

   • الكمية
   • رمز SKU للمزوّد (اختياري)
   • نسبة التكلفة والضريبة (اختياري)

7. اختياري: في قسم تفاصيل طلب الشراء، أدخل رقمًا مرجعيًا أو ملاحظة للمزوّد.

8. اختياري: في قسم معلومات الشراء، اضبط إعدادات شروط الدفع وعملة المزوّد. تكون العملة الافتراضية هي عملة المزوّد، ويمكنك تغييرها باستخدام محدد العملات.

9. اختياري: في قسم الإشارات، أضف أي إشارات لطلب الشراء.

10. في قسم ملخص التكلفة، راجع إجمالي الطلب. إذا كانت عملة المزوّد مختلفة عن عملة متجرك، فسيعرض ملخص التكلفة أيضًا الإجمالي المحوّل بعملة متجرك.

11. انقر على حفظ كمسودة.

استيراد المنتجات إلى طلب شراء باستخدام ملف CSV

يمكنك استيراد المنتجات بشكل مجمّع إلى طلب شراء جديد أو حالي باستخدام ملف CSV. يحتوي ملف CSV لطلب الشراء على معلومات تحدد المنتجات ومتغيّرات المنتجات بشكل فريد، والكميات التي تريد طلبها. يمكنك التعرف على كل متغيّر من خلال رمز SKU أو الباركود أو كليهما. يمكنك تنزيل وعرض نموذج لملف CSV لاستخدامه كقالب.

يمكن أن يتضمن ملف CSV قيم تكلفة وضريبة اختيارية لكل عنصر. يمكنك إدخال هذه القيم في ملف CSV، أو إضافتها في طلب الشراء بعد الاستيراد.

إذا كان ملف CSV يحتوي على متغيّر موجود بالفعل في طلب الشراء، فلن يتم استيراد ذلك الصف وسيُعرض كخطأ. لتحديث الكميات للعناصر الحالية، عدّلها مباشرةً في طلب الشراء.

الخطوات:

1. من مسؤول Shopify، انتقل إلى المنتجات > طلبات الشراء.

2. انقر على إنشاء طلب شراء أو انقر على طلب شراء حالي.

3. انقر على استيراد، ثم انقر على إضافة ملف.

4. حدد ملف CSV الذي تريد رفعه.

5. انقر على استيراد المنتجات.

وضع علامة "تم الطلب" على طلب شراء

بعد أن يؤكد مزوّدك الطلب، يمكنك وضع علامة مطلوب على طلب الشراء. لا يمكن التراجع عن وضع علامة مطلوب على طلب الشراء.

لا يزال بإمكانك تعديل معظم معلومات طلب الشراء بعد وضع علامة مطلوب عليه، بما في ذلك المنتجات والتكاليف وتفاصيل المزوّد.

بعد وضع علامة مطلوب على طلب الشراء، يمكنك إنشاء نقل مخزون لطلب الشراء لتتبع حركة المخزون من مزوّدك.

الخطوات:

1. من مسؤول Shopify، انتقل إلى المنتجات > طلبات الشراء.

2. انقر على مسودة طلب الشراء التي تريد وضع علامة مطلوب عليها.

3. انقر على وضع علامة مطلوب، ثم انقر على وضع علامة مطلوب مرة أخرى للتأكيد.

تعديل طلب شراء

يمكنك تعديل أي تفاصيل في طلب الشراء في أي وقت، بما في ذلك بعد وضع علامة مطلوب عليه. يمكن تغيير المزوّد والوجهة والمنتجات والتكاليف في أي وقت. ومع ذلك، لا يمكن تغيير مصدر أو وجهة نقل المخزون المرتبط بعد وصوله إلى حالة جاهز للشحن.

الخطوات:

1. من مسؤول Shopify، انتقل إلى المنتجات > طلبات الشراء.

2. انقر على طلب الشراء الذي تريد تعديله.

3. إذا كنت قد وضعت علامة مطلوب على طلب الشراء، فانقر على تعديل.

4. أجرِ تغييراتك.

5. انقر على حفظ.

تنزيل طلب الشراء كملف PDF

يمكنك حفظ طلب الشراء الخاص بك كملف PDF لإرساله إلى المزوّد أو الاحتفاظ به في سجلاتك.

الخطوات:

1. من مسؤول Shopify، انتقل إلى المنتجات > طلبات الشراء.

2. انقر على طلب الشراء الذي تريد تنزيل ملف PDF له.

3. انقر على مزيد من الإجراءات.

4. انقر على تصدير PDF.

أرشفة طلب شراء

يمكنك أرشفة طلب الشراء لإزالته من قائمتك النشطة مع الاحتفاظ بسجل له. تُعرض طلبات الشراء المؤرشفة باللون الرمادي في قائمة طلبات الشراء، وتُعرض شارة مؤرشف بجوار شارة الحالة في صفحة تفاصيل طلب الشراء. أرشفة طلب الشراء لا تؤدي إلى إغلاق أو إلغاء نقل المخزون المرتبط.

تُعرض الآن طلبات الشراء المغلقة سابقًا كمؤرشفة. تُتتبع حالات طلبات الشراء ونقل المخزون بشكل منفصل.

الخطوات:

1. من مسؤول Shopify، انتقل إلى المنتجات > طلبات الشراء.

2. انقر على طلب الشراء الذي تريد أرشفته.

3. انقر على مزيد من الإجراءات.

4. انقر على أرشفة.

لإلغاء أرشفة طلب شراء، اتبع نفس الخطوات وانقر على إلغاء الأرشفة بدلًا من أرشفة.

حذف طلب شراء

يمكنك حذف طلب الشراء عندما لا يزال مسودة. إذا تم وضع علامة مطلوب على طلب الشراء، فإنك تحتاج إلى أرشفته بدلًا من ذلك.

الخطوات:

1. من مسؤول Shopify، انتقل إلى المنتجات > طلبات الشراء.

2. انقر على مسودة طلب الشراء التي تريد حذفها.

3. انقر على حذف.

4. في مربع حوار التأكيد، انقر على حذف طلب الشراء.