Tìm hiểu về quản lý nhân viên Shopify POS

Bạn có thể tạo nhân viên có quyền truy cập Shopify POS để xử lý hoạt động bán hàng trực tiếp. Tất cả nhân viên đều có mã PIN riêng để đăng nhập vào ứng dụng POS.

Nếu đang sử dụng gói POS Pro, trước khi thêm nhân viên, bạn có thể tạo các vai trò tùy chỉnh tại điểm bán hàng để cấp cho nhân viên tại POS một bộ quyền riêng đối với các hoạt động trên ứng dụng POS. Vai trò người dùng thiết lập sẵn được tạo cho mọi nhân viên tại POS, nhưng bạn có thể tạo vai trò tùy chỉnh tại điểm bán hàng để quản lý nhân viên tại POS theo nhu cầu kinh doanh riêng của mình.

Các loại nhân viên tại POS

Nhân viên tại POS có thể được cấp quyền truy cập trên nhiều cửa hàng chỉ với một hồ sơ người dùng. Bạn có thể có các loại nhân viên sau có quyền truy cập Shopify POS:

• Nhân viên có cả quyền truy cập ứng dụng POS và quyền truy cập trang quản trị Shopify, bao gồm cả kênh Điểm bán hàng. Những nhân viên này có thể đăng nhập vào cả địa điểm dùng POS Pro và POS Lite trên ứng dụng POS, cũng như có thể truy cập trang quản trị Shopify.
• Nhân viên chỉ dùng ứng dụng POS có quyền truy cập ứng dụng Shopify POS, nhưng không có quyền truy cập trang quản trị Shopify hoặc kênh Điểm bán hàng. Chỉ thương nhân sử dụng Shopify POS Pro mới có thể thêm nhân viên chỉ dùng ứng dụng POS và những nhân viên này chỉ có thể đăng nhập vào các địa điểm POS Pro.

Mọi nhân viên có quyền truy cập POS đều được cấp một mã PIN riêng để có thể truy cập ứng dụng POS. Tìm hiểu thêm về cách tạo nhân viên có quyền truy cập POS và trang quản trị, cũng như nhân viên chỉ dùng POS.

Quản lý nhân viên tại POS theo địa điểm

Bạn có thể phân công địa điểm bán lẻ cụ thể cho nhân viên tùy thuộc vào việc họ được thêm qua ứng dụng Shopify POS hay trang quản trị Shopify. Bất kể được phân công tại địa điểm nào, nhân viên vẫn có thể xem hàng tồn kho của sản phẩm và đơn hàng cho tất cả các địa điểm trong ứng dụng POS. Nếu có quyền quản trị viên, họ còn có thể xem thông tin chuyên sâu về phân tích và chi tiết địa điểm.

Phân công điểm bán hàng cho nhân viên

Bạn có thể phân công địa điểm bán lẻ cụ thể cho từng nhân viên để họ chỉ có thể truy cập những địa điểm đó bằng mã PIN nhân viên. Địa điểm mặc định mà một nhân viên được phân công sẽ phụ thuộc vào việc bạn thêm họ qua ứng dụng Shopify POS hay trong trang quản trị Shopify. Hãy lưu ý các điểm sau đây khi chọn nơi thêm nhân viên:

• Nếu thêm nhân viên qua ứng dụng Shopify POS, họ sẽ chỉ có quyền truy cập POS và chỉ được phân công vào địa điểm của thiết bị POS đó.
• Nếu thêm họ vào trang quản trị Shopify, bạn cũng có thể cấp cho họ quyền quản trị viên và họ sẽ được phân công đến mọi địa điểm, trừ khi bạn hủy phân công họ khỏi các địa điểm cụ thể.

Lưu ý về quyền truy cập điểm bán hàng

Khi chỉ định địa điểm bán lẻ cho nhân viên, thao tác này chỉ giới hạn nơi họ có thể sử dụng mã PIN để truy cập ứng dụng POS. Thao tác này không ảnh hưởng đến khả năng xem dữ liệu của họ đối với tất cả địa điểm, ví dụ như hàng tồn kho của sản phẩm. Họ sẽ bị giới hạn chỉ xem đơn hàng cho địa điểm hiện tại, trừ khi họ có quyền Quản lý đơn hàng ở mọi địa điểm. Nếu có quyền truy cập vào bảng điều khiển quản trị, họ cũng có thể xem phân tích trong bảng điều khiển quản trị và chi tiết địa điểm trong kênh Điểm bán hàng đối với tất cả địa điểm.

Ví dụ: nếu có địa điểm ở Thành phố New York, San Francisco và Portland, đồng thời chỉ định nhân viên cho địa điểm ở New York, thì nhân viên đó chỉ có thể sử dụng mã PIN nhân viên để truy cập địa điểm ở New York trên ứng dụng POS nhưng vẫn có thể xem mức tồn kho và đơn hàng cho các địa điểm ở San Francisco và Portland.

Vai trò của nhân viên trên Điểm bán hàng Shopify

Nếu các điểm bán hàng sử dụng gói đăng ký POS Pro, bạn có thể tùy chỉnh quyền truy cập của nhân viên tại POS bằng vai trò tại điểm bán hàng. Vai trò tại điểm bán hàng là tập hợp các quyền được đặt tên, cho phép bạn quyết định nhân viên nào có thể thực hiện những hành động nào trên ứng dụng POS, ví dụ như xử lý đơn hàng trả lại, thêm mã giảm giá hoặc theo dõi tiền mặt.

Các vai trò giúp bạn dễ dàng chỉ định cùng một bộ quyền cho nhiều nhân viên. Bạn không thể chỉ định quyền riêng lẻ cho nhân viên tại POS mà cần chỉ định vai trò. Mỗi nhân viên tại POS cần được chỉ định một vai trò.

Nếu nhân viên có thể đăng nhập bằng mã PIN vào cả địa điểm POS Pro và POS Lite, thì vai trò tại điểm bán hàng của họ chỉ áp dụng khi sử dụng mã PIN để truy cập địa điểm POS Pro. Ví dụ: nếu bạn đã cấp cho nhân viên quyền truy cập vào cả địa điểm POS Pro và POS Lite, đồng thời chỉ định cho nhân viên đó vai trò tại điểm bán hàng từ chối quyền xử lý đơn hàng trả lại, thì nhân viên sẽ không thể xử lý đơn hàng trả lại khi đăng nhập vào địa điểm POS Pro, nhưng có thể làm điều này khi đăng nhập vào địa điểm POS Lite.

Tất cả người dùng có quyền quản trị và quyền truy cập POS đều sử dụng mã PIN để truy cập địa điểm POS Lite với toàn quyền truy cập vì các vai trò tại điểm bán hàng không được áp dụng. Bạn không thể hạn chế người dùng có quyền quản trị và quyền truy cập POS truy cập vào địa điểm POS Lite.

Ví dụ về các vai trò và quyền tại điểm bán hàng

Tina sở hữu các cửa hàng bán lẻ ở New York, San Francisco và Portland. Tina sử dụng các vai trò tại điểm bán hàng để xác định loại nhân viên trong cửa hàng của mình:

• Người quản lý
• Nhân viên cấp cao tại POS
• Nhân viên cấp cơ sở tại POS

Mỗi vai trò có bộ quyền riêng để các nhân viên đó có thể thực hiện những nhiệm vụ phù hợp với vai trò của họ trong doanh nghiệp.

Tina làm việc tại cửa hàng chính ở New York, nơi cô xử lý các hoạt động trên bảng điều khiển quản trị Shopify. Tina cấp cho vai trò Người quản lý quyền truy cập vào cả bảng điều khiển quản trị Shopify và ứng dụng POS, nhờ đó các quản lý ở cửa hàng San Francisco và Portland có thể hỗ trợ khách hàng trên POS, đồng thời thực hiện hoạt động quản trị, như kiểm đếm hàng tồn kho, thực hiện chuyển hàng và thêm tài khoản nhân viên mới khi thuê nhân viên mới.

Nhân viên cấp cao tại POS và Nhân viên cấp cơ sở tại POS là những nhân viên chỉ làm việc tại POS, vì họ không cần thực hiện bất kỳ hoạt động quản trị nào. Vai trò Nhân viên cấp cao tại POS có quyền thực hiện các hoạt động nhạy cảm trên POS như xử lý đơn hàng trả lại và đổi hàng.

Nhân viên cấp cơ sở tại POS của Tina là những nhân viên thời vụ, nên vai trò tại điểm bán hàng của họ được thiết lập để yêu cầu Sự phê duyệt của quản lý trước khi xử lý đơn hàng trả lại và đổi hàng. Sự phê duyệt của quản lý do Người quản lý hoặc Nhân viên cấp cao tại POS thực hiện bằng cách nhập mã PIN để cho phép Nhân viên cấp cơ sở tại POS xử lý đơn hàng trả lại hoặc đổi hàng.

Tina cũng có thể đình chỉ hoặc hủy kích hoạt tài khoản của Nhân viên cấp cơ sở tại POS thời vụ mà không cần xóa. Khi mùa cao điểm quay lại, Tina có thể kích hoạt lại tài khoản của họ.

Kiểm tra thao tác của nhân viên trên Điểm bán hàng Shopify

Các thao tác trên máy tính tiền có rủi ro cao được thực hiện trên Shopify POS, chẳng hạn như hủy giá trị, hoàn tiền, giảm giá thủ công và truy cập hồ sơ khách hàng, đều được gán cho nhân viên đã thực hiện. Để điều tra những thao tác này, bạn có thể xem nhật ký hoạt động của Shopify POS trong bảng điều khiển quản trị Shopify.

Các bước tiếp theo

Sau khi hiểu cách quản lý nhân viên Shopify POS, bạn có thể tạo nhân viên có quyền truy cập Shopify POS và bảng điều khiển quản trị, cùng nhân viên chỉ có quyền truy cập POS, để nhân viên của bạn có thể bắt đầu sử dụng Shopify POS với cấp độ truy cập phù hợp.