Thiết lập Shopify Bill Pay

Sau khi cài đặt Shopify Bill Pay, bạn có thể nhập thông tin doanh nghiệp, thiết lập phương thức và tùy chọn thanh toán, đồng thời kết nối tài khoản QuickBooks.

Trong trang này

Nhập thông tin doanh nghiệp

Khi đăng nhập vào Shopify Bill Pay lần đầu, bạn có thể cần nhập hoặc cập nhật thông tin doanh nghiệp.

Nếu cần điều chỉnh thông tin doanh nghiệp sau này, bạn có thể thực hiện các bước sau:

Từ trang quản trị Shopify, đi tới Cài đặt > Chung.
Cập nhật và xác nhận thông tin để đảm bảo tính chính xác cho các mục đích pháp lý và lập hóa đơn.

Các thay đổi sẽ tự động phản ánh trong tài khoản Shopify Bill Pay của bạn

Thêm và xác minh tài khoản ngân hàng

Để thanh toán bằng Shopify Bill Pay, bạn phải liên kết và xác minh tài khoản ngân hàng với Plaid.

Các bước thực hiện:

Từ trang quản trị Shopify, đi tới Tài chính > Bill Pay.
Nhấp vào Quản lý Bill Pay.
Trong phần Phương thức thanh toán của bạn, nhấp vào Thêm phương thức thanh toán.
Nhấp vào Tài khoản ngân hàng, sau đó nhấp vào Kết nối tức thì và làm theo hướng dẫn kết nối Plaid để kết nối tài khoản ngân hàng.

Thêm thẻ tín dụng hoặc thẻ ghi nợ

Bạn có thể thêm thẻ tín dụng hoặc thẻ ghi nợ vào tài khoản Shopify Bill Pay để thanh toán các hóa đơn liên quan đến doanh nghiệp. Shopify Bill Pay hỗ trợ thẻ tín dụng và thẻ ghi nợ thương mại, doanh nghiệp hoặc công ty. Chỉ chấp nhận thẻ Mastercard, Visa, AMEX, Diners Club và Discover.

Các bước thực hiện:

Từ trang quản trị Shopify, đi tới Tài chính > Bill Pay.
Nhấp vào Quản lý Bill Pay.
Trong mục Phương thức thanh toán của bạn, nhấp vào Thêm phương thức thanh toán.
Nhấp vào Thẻ tín dụng hoặc thẻ ghi nợ.
Nhập chi tiết thẻ, rồi nhấp vào Thêm chi tiết.

Nếu gặp sự cố khi thêm thẻ, bạn có thể xem lại các bước khắc phục sự cố.

Xóa phương thức thanh toán

Nếu không còn sử dụng phương thức thanh toán, bạn có thể xóa phương thức đó. Bạn không thể xóa phương thức thanh toán nếu có các khoản thanh toán đã được lên lịch thực hiện qua phương thức này. Trước tiên, hãy hủy mọi khoản thanh toán đã lên lịch bằng phương thức thanh toán đó, rồi mới xóa phương thức thanh toán.

Các bước thực hiện:

Từ trang quản trị Shopify, đi tới Tài chính > Bill Pay.
Nhấp vào Quản lý Bill Pay.
Trong phần Phương thức thanh toán của bạn, nhấp vào ....
Nhấp vào Xóa, rồi nhấp vào Xóa.

Tích hợp với QuickBooks Online

Bạn có thể đồng bộ tài khoản QuickBooks Online để hóa đơn tự động được thêm vào tài khoản Shopify Bill Pay. Quá trình đồng bộ với QuickBooks cũng sẽ đồng bộ danh sách nhà cung cấp đối với mọi hóa đơn chưa thanh toán. Với mỗi nhà cung cấp có hóa đơn chưa thanh toán được đồng bộ với Shopify Bill Pay, một hồ sơ nhà cung cấp sẽ được tạo trong tài khoản Shopify Bill Pay của bạn.

Nếu bạn thay đổi thông tin nhà cung cấp trong tài khoản Shopify Bill Pay, những thay đổi này sẽ được đồng bộ với tài khoản Quickbooks Online của bạn.

Khi bạn kết nối tài khoản Quickbooks Online, các hóa đơn trong 60 ngày qua sẽ được đồng bộ.

Các bước thực hiện:

Từ trang quản trị Shopify, đi tới Tài chính > Bill Pay.
Nhấp vào Nhập hóa đơn > Đồng bộ với QuickBooks Online.
Trong hộp thoại, đăng nhập vào tài khoản QuickBooks Online và hoàn tất kết nối.

Sau khi tài khoản QuickBooks Online được kết nối, các hóa đơn sẽ được đồng bộ hai giờ một lần. Bạn cũng có thể nhấp vào Đồng bộ ngay trong phần Tích hợp tài khoản trên trang Quản lý Bill Pay để đồng bộ tài khoản.

Kết nối Stocky với Shopify Bill Pay

Nếu sử dụng ứng dụng Stocky để quản lý hàng tồn kho cho cửa hàng, bạn có thể kết nối Stocky với Shopify Bill Pay để chuyển đổi các đơn đặt hàng đang mở từ Stocky thành hóa đơn trong trang quản trị Shopify. Việc này giúp giảm bớt lượng công việc thủ công khi quản lý đơn đặt hàng và hóa đơn trong quy trình tài khoản phải trả. Khi bạn kết nối tài khoản QuickBooks Online với Bill Pay, các hóa đơn được tạo từ đơn đặt hàng của Stocky sẽ tự động đồng bộ với QuickBooks.

Các bước thực hiện:

Từ ứng dụng Stocky, đi tới Tùy chọn > Quyền truy cập API.
Nếu bạn chưa từng tạo khóa API, hãy nhấp vào Tạo khóa API mới.
Sao chép Khóa hiện tại. Đây là khóa truy cập API Stocky của bạn.
Từ trang quản trị Shopify, đi tới Tài chính > Bill Pay.
Nhấp vào Nhập hóa đơn > Tạo hóa đơn từ Stocky.
Dán khóa truy cập API Stocky vào trường Khóa truy cập API, rồi nhấp vào Tiếp tục. Bạn chỉ cần dán khóa truy cập API Stocky trong lần đầu tiên kết nối Shopify Bill Pay với Stocky.
Chọn các đơn đặt hàng bạn muốn chuyển thành hóa đơn, rồi nhấp vào Tạo hóa đơn.

Tìm hiểu thêm về cách thêm hóa đơn qua Stocky.

Kết nối hộp thư đến Gmail với Shopify Bill Pay

Nếu sử dụng địa chỉ email của Google để quản lý email doanh nghiệp, bạn có thể kết nối địa chỉ đó với Shopify Bill Pay để tự động nhập các hóa đơn đến hạn từ hộp thư đến Gmail vào Shopify Bill Pay. Việc này giúp tiết kiệm thời gian và công sức thủ công khi quản lý các hóa đơn nhận được từ nhà cung cấp, vì bạn không còn phải nhập thủ công hay tải xuống thông tin hóa đơn do nhà cung cấp gửi đến Shopify Bill Pay khi muốn lên lịch thanh toán.

Khi bạn kết nối tài khoản Gmail, Shopify Bill Pay sẽ thường xuyên quét hộp thư đến Gmail để tìm các hóa đơn do nhà cung cấp gửi có tệp đính kèm. Shopify Bill Pay không nhập hoặc truy cập vào các mục khác trong hộp thư đến.

Các bước thực hiện:

Từ trang quản trị Shopify, đi tới Tài chính > Bill Pay.
Nhấp vào Nhập hóa đơn > Nhập từ Gmail.
Chọn tài khoản Google muốn kết nối với Bill Pay và đăng nhập.
Nhấp vào Cho phép.

Quá trình tải có thể mất 20-30 giây tùy thuộc vào số lượng hóa đơn trong hộp thư đến được kết nối. Các hóa đơn thêm từ tài khoản Gmail hiển thị trong hộp thư đến Bill Pay với nơi gửi là Gmail.

Quản lý thông báo qua email

Tất cả thông báo qua email từ Shopify Bill Pay sẽ gửi đến địa chỉ email của chủ sở hữu tài khoản trong phần cài đặt tài khoản Shopify.

Bạn có thể chọn nhận thông báo cho các sự kiện sau:

Đã lên lịch thanh toán – Bạn sẽ nhận được email mỗi khi một khoản thanh toán được lên lịch.
Đã cập nhật trạng thái thanh toán theo lịch – Bạn sẽ nhận được email mỗi khi trạng thái của khoản thanh toán theo lịch thay đổi.
Hóa đơn đến hạn – Bạn sẽ nhận được email vào thời điểm 5 ngày dương lịch và 1 ngày dương lịch trước khi hóa đơn đến hạn.
Biên lai phí thanh toán – Bạn sẽ nhận được email chứa biên lai của mọi khoản phí được tính khi xử lý thanh toán.

Các bước thực hiện:

Từ trang quản trị Shopify, đi tới Tài chính > Bill Pay.
Nhấp vào Quản lý Bill Pay.
Trong mục Thông báo qua email, hãy chọn các thông báo email muốn nhận.

Thêm nhà cung cấp

Nếu thanh toán hóa đơn cho nhà cung cấp chưa có hồ sơ nhà cung cấp trong tài khoản Shopify Bill Pay, hệ thống sẽ tạo hồ sơ mới cho nhà cung cấp đó. Tuy nhiên, bạn cũng có thể tạo hồ sơ nhà cung cấp trước khi thanh toán hóa đơn.