Trợ giúp
Đăng nhập

Quản lý hóa đơn với Shopify Bill Pay

Sau khi thêm hóa đơn, bạn có thể quản lý tất cả hóa đơn trực tiếp trong tài khoản Shopify Bill Pay. Trong Shopify Bill Pay, bạn có thể theo dõi, sửa đổi và xử lý nhiều khía cạnh khác nhau của hóa đơn.

Trên trang này

Tìm hiểu về trạng thái hóa đơn

Trong Shopify Bill Pay, mỗi hóa đơn được gán một trạng thái để biểu thị tình trạng hiện tại. Dưới đây là phân tích chi tiết về từng trạng thái và ý nghĩa của chúng:

Danh sách các trạng thái hóa đơn có thể có và mô tả trạng thái
Trạng tháiMô tả
Đã thanh toánHóa đơn đã được thanh toán đầy đủ và không cần thực hiện thêm hành động nào.
Chưa thanh toánHóa đơn chưa được thanh toán đầy đủ.
Quá hạnThanh toán chưa hoàn tất và đã quá ngày đến hạn.
Đang chờ xác minhThanh toán qua tài khoản ngân hàng được chọn, nhưng quá trình xác minh tài khoản ngân hàng vẫn đang chờ xử lý.
Đang chờ nhà cung cấpĐang chờ nhà cung cấp chọn phương thức thanh toán ưu tiên.
Đã lên lịchThanh toán cho hóa đơn đã được lên lịch nhưng chưa được xử lý.
Đang tiến hànhKhoản thanh toán đã được khấu trừ và đang trong giai đoạn xử lý.
Thanh toán không thành côngLần thanh toán không thành công. Tìm hiểu nguyên nhân và cách khắc phục.

Sắp xếp, lọc và tìm kiếm hóa đơn

Quản lý hóa đơn hiệu quả giúp tiết kiệm thời gian và kiểm soát tài chính tốt hơn. Để dễ dàng sắp xếp và tìm kiếm hóa đơn, có thể sắp xếp, lọc và tìm kiếm hóa đơn ngay trong Shopify Bill Pay.

Sắp xếp hóa đơn

  1. Từ bảng điều khiển quản trị Shopify, đi tới Tài chính > Bill Pay.

  2. Nhấp vào nút sắp xếp.

  3. Chọn tiêu chí sắp xếp và chọn sắp xếp theo thứ tự tăng dần hay thứ tự giảm dần.

Lọc hóa đơn

  1. Từ bảng điều khiển quản trị Shopify, đi tới Tài chính > Bill Pay.

  2. Nhấp vào nút tìm kiếm và lọc.

  3. Nhấp vào Thêm bộ lọc, sau đó chọn tiêu chí muốn lọc.

  4. Chọn giá trị cụ thể để lọc.

Tìm kiếm hóa đơn

  1. Từ bảng điều khiển quản trị Shopify, đi tới Tài chính > Bill Pay.

  2. Nhấp vào nút tìm kiếm và lọc.

  3. Nhập từ khóa tìm kiếm, sau đó nhấn enter trên bàn phím.

Sắp xếp lại lịch và hủy thanh toán

Đôi khi kế hoạch thay đổi và có thể cần sắp xếp lại lịch hoặc hủy thanh toán.

Đổi lịch hóa đơn

  1. Từ bảng điều khiển quản trị Shopify, đi tới Tài chính > Bill Pay.

  2. Nhấp vào hóa đơn.

  3. Nhấp vào Chỉnh sửa thanh toán.

  4. Trong Chi tiết gửi, chọn ngày trừ tiền mới.

  5. Nhấp vào Cập nhật thanh toán.

Hủy thanh toán theo lịch

Chỉ có thể hủy thanh toán theo lịch trước khi bắt đầu xử lý. Sau khi thanh toán bắt đầu xử lý, có thể sẽ không hủy được. Nếu cần hỗ trợ sau khi thanh toán bắt đầu xử lý, hãy liên hệ với Bộ phận Hỗ trợ Shopify.

Các bước thực hiện:

  1. Từ bảng điều khiển quản trị Shopify, đi tới Tài chính > Bill Pay.

  2. Nhấp vào hóa đơn muốn xóa.

  3. Trong hoạt động thanh toán gần nhất, nhấp vào Hủy thanh toán, sau đó nhấp vào Hủy thanh toán.

Đánh dấu hóa đơn là đã thanh toán

Nếu thanh toán một hoặc nhiều hóa đơn bằng phương thức thanh toán khác ngoài Bill Pay, có thể đánh dấu là đã thanh toán từ bảng điều khiển quản trị Shopify. Sau khi đánh dấu hóa đơn là đã thanh toán, hóa đơn sẽ được chuyển sang tab Đã thanh toán.

Đánh dấu một hóa đơn là đã thanh toán

  1. Từ bảng điều khiển quản trị Shopify, đi tới Tài chính > Bill Pay.

  2. Trong tab Chưa thanh toán, nhấp vào hóa đơn muốn đánh dấu là đã thanh toán.

  3. Xác nhận chi tiết của hóa đơn, sau đó nhấp vào Tiếp tục.

  4. Nhấp vào Đánh dấu là đã thanh toán.

  5. Nhấp vào Đánh dấu là đã thanh toán để xác nhận.

Nếu hóa đơn được đồng bộ từ QuickBooks, có thể hóa đơn sẽ không kèm theo chi tiết thanh toán. Phải chọn tài khoản ngân hàng đã dùng để thanh toán hóa đơn nhằm đánh dấu hóa đơn là đã thanh toán.

Đánh dấu nhiều hóa đơn là đã thanh toán

  1. Từ bảng điều khiển quản trị Shopify, đi tới Tài chính > Bill Pay.

  2. Trong tab Chưa thanh toán, đánh dấu chọn các hóa đơn muốn đánh dấu là đã thanh toán.

  3. Nhấp vào Đánh dấu là đã thanh toán.

  4. Nhấp vào Đánh dấu là đã thanh toán để xác nhận.

Nếu hóa đơn được đồng bộ từ QuickBooks, có thể hóa đơn sẽ không kèm theo chi tiết thanh toán. Phải chọn tài khoản ngân hàng đã dùng để thanh toán hóa đơn nhằm đánh dấu hóa đơn là đã thanh toán.

Xóa hóa đơn

Có thể xóa hoàn toàn hóa đơn khỏi hồ sơ bằng cách xóa hóa đơn đó.

  1. Từ bảng điều khiển quản trị Shopify, đi tới Tài chính > Bill Pay.

  2. Nhấp vào hóa đơn.

  3. Nhấp vào Xóa hóa đơn, sau đó nhấp vào Xóa.

Xuất dữ liệu lịch sử thanh toán

Có thể xuất báo cáo thanh toán dưới dạng tệp CSV, chứa tất cả chi tiết của các khoản thanh toán đã xử lý (theo lịch, đang xử lý, đã hoàn tất hoặc không thành công) được thực hiện trong một khoảng thời gian cụ thể.

Khi tạo báo cáo, có thể chọn khoảng thời gian tối đa 12 tháng về trước. Nếu muốn đưa cả thanh toán theo lịch vào báo cáo, phải thêm các ngày trong tương lai.

Báo cáo thanh toán bao gồm các thông tin sau:

Bảng bao gồm các trường CSV và mô tả cho báo cáo thanh toán Bill Pay có thể xuất.
Tên trườngMô tả
ID thanh toánMã nhận dạng thanh toán duy nhất.
Tên công ty nhà cung cấpTên nhà cung cấp.
Số hóa đơnID hóa đơn của nhà cung cấp, như được nhập khi tạo hóa đơn.
Số tiền thanh toán (USD)Số tiền thanh toán, tính bằng USD.
Ngày thu tiềnNgày xử lý thanh toán lần đầu.
Ngày chuyển
  • Đối với chuyển khoản ngân hàng ACH: ngày nhà cung cấp nhận được khoản thanh toán.
  • Đối với séc: ngày gửi séc cho nhà cung cấp.
Phương thức thanh toánCác tùy chọn khả dụng là: chuyển khoản ngân hàng ACH, thẻ ghi nợ hoặc thẻ tín dụng.
Ghi chú cá nhânMọi ghi chú do người dùng nhập.
Ghi nhớ cho nhà cung cấpMọi ghi chú để lại cho nhà cung cấp.
Trạng thái thanh toánCác tùy chọn khả dụng là:
  • Đang xử lý:
    Đối với khoản thanh toán thực hiện qua chuyển khoản ngân hàng ACH, tiền đã được thu nhưng chưa được giao.
    Đối với séc, séc đã được gửi đi nhưng chưa được nạp vào tài khoản.
  • Đã hoàn tất:
    Đã chuyển khoản ngân hàng ACH thành công.
    Séc đã được nạp vào tài khoản.
    Tiền đã được chuyển vào thẻ ghi nợ của nhà cung cấp.
  • Không thành công: Không thể thu hoặc chuyển tiền.
Trạng thái sécÁp dụng cho các khoản thanh toán bằng séc. Các tùy chọn khả dụng là: Không có giá trị (ô trống), Đã nộp và Chưa nộp.
Số tiền phí liên quan (USD)Tổng số tiền các loại phí liên quan (chẳng hạn như phí thẻ tín dụng hoặc phí thanh toán nhanh).
Được lên lịch bởiTên và họ của người dùng đã lên lịch thanh toán.
Được phê duyệt bởiTên và họ của người dùng đã phê duyệt khoản thanh toán (đối với các khoản thanh toán yêu cầu phê duyệt).

Các bước thực hiện:

  1. Từ bảng điều khiển quản trị Shopify, đi tới Tài chính > Bill Pay.

  2. Nhấp vào Thao tác khác > Quản lý Bill Pay.

  3. Trong phần Báo cáo, bên dưới Thanh toán, nhấp vào Tạo báo cáo.

  4. Trong hộp thoại Xuất báo cáo thanh toán, hãy chọn phạm vi ngày:

    • Chọn 30 ngày qua để xuất dữ liệu từ 30 ngày qua.
    • Chọn Ngày tùy chỉnh để chọn phạm vi ngày tùy chỉnh cho báo cáo. Để đưa vào các khoản thanh toán đã lên lịch, hãy chọn ngày trong tương lai. Bạn có thể chọn thời gian tối đa là 12 tháng trước.

  5. Nhấp vào Xuất khoản thanh toán.

Báo cáo được tải xuống thiết bị của bạn dưới dạng tệp CSV.