Thanh toán hóa đơn bằng Shopify Bill Pay

Shopify Bill Pay là công cụ để quản lý nhà cung cấp và thanh toán hóa đơn cho các giao dịch nội địa và quốc tế. Khi thanh toán cho nhà cung cấp qua Shopify Bill Pay lần đầu, tùy chọn thanh toán sẽ được lưu lại cho lần thanh toán tiếp theo. Nếu nhà cung cấp chưa có hồ sơ trong tài khoản Shopify Bill Pay, hồ sơ sẽ tự động được tạo khi bạn thêm chi tiết nhà cung cấp của hóa đơn. Tìm hiểu thêm về quản lý và hỗ trợ nhà cung cấp.

Hướng dẫn này trình bày cách thanh toán hóa đơn nội địa, thông tin về việc sử dụng phương thức thanh toán Chuyển khoản quốc tế và cách thanh toán cho nhà cung cấp quốc tế.

Thanh toán hóa đơn bằng tiền tệ nội địa

Để thanh toán hóa đơn bằng tiền tệ nội địa, bạn có thể nhập thủ công chi tiết lập hóa đơn hoặc thêm tệp chứa chi tiết hóa đơn.

Các bước thực hiện:

1. Từ bảng điều khiển quản trị Shopify, đi tới Tài chính > Bill Pay.

2. Trong phần Bill pay, hoàn thành một trong những bước sau:

   • Nếu nhà cung cấp gửi hóa đơn qua email đến địa chỉ email Shopify Bill Pay của bạn, hóa đơn được đồng bộ qua QuickBooks hoặc bạn đã thêm hóa đơn trước đó, hãy chọn hóa đơn muốn thanh toán.
   • Nếu thiết lập thanh toán hóa đơn thủ công, hãy nhấp vào Thực hiện thanh toán.

3. Trong phần Thực hiện thanh toán, hãy thêm hoặc xem xét chi tiết thanh toán của hóa đơn:

   • Nếu có bất kỳ chi tiết nào của hóa đơn được điền sẵn, hãy xem xét các chi tiết đó và nhập thông tin còn thiếu.
   • Nếu thiết lập thanh toán hóa đơn thủ công, hãy thêm chi tiết thanh toán.
   • Nếu muốn tải lên tệp hóa đơn, hãy nhấp vào Thêm tệp. Loại tệp phải là PDF hoặc JPG.
   • Tùy chọn: Nếu muốn thêm nhà cung cấp vào tài khoản cho các khoản thanh toán trong tương lai, hãy nhấp vào Thêm vào nhà cung cấp của tôi sau khi nhập tên nhà cung cấp.

4. Nhấp vào Tiếp tục.

5. Trong phần Phương thức thanh toán của bạn, chọn phương thức thanh toán cho hóa đơn. Bạn cũng có thể nhấp vào biểu tượng bút chì để chỉnh sửa phương thức thanh toán hoặc thiết lập phương thức thanh toán mới.

6. Trong phần Phương thức nhận thanh toán của nhà cung cấp, hãy chọn phương thức chuyển khoản thanh toán của bạn. Nếu đây là lần đầu tiên thanh toán cho nhà cung cấp này qua Shopify Bill Pay, bạn có thể cần nhập thêm chi tiết về phương thức chuyển tiền, chẳng hạn như số định tuyến và số tài khoản ngân hàng nếu thanh toán cho nhà cung cấp qua chuyển khoản ngân hàng:

   • Để nhà cung cấp nhận tiền qua chuyển khoản ngân hàng, chọn Chuyển khoản ngân hàng ACH.
   • Để nhà cung cấp nhận séc qua thư, nhấp vào Séc giấy. Nếu đây là lần đầu gửi séc cho nhà cung cấp này, bạn sẽ được nhắc nhập địa chỉ giao hàng của họ. Nếu muốn thay đổi địa chỉ giao hàng, nhấp vào Chỉnh sửa. Tìm hiểu thêm về xem xét nội dung hiển thị trên séc của nhà cung cấp.
   • Để nhà cung cấp tự quyết định cách nhận thanh toán, nhấp vào Yêu cầu nhà cung cấp chọn (Chỉ dành cho nhà cung cấp ở Hoa Kỳ). Một email sẽ được gửi đến nhà cung cấp kèm theo liên kết để thiết lập phương thức nhận thanh toán. Liên kết có hiệu lực trong 7 ngày.

7. Từ menu thả xuống Mục đích thanh toán, chọn một trong các tùy chọn sau:

   • Mua hàng hóa
   • Dịch vụ kinh doanh
   • Công tác
   • Dịch vụ công nghệ

8. Trong phần Ngày trừ tiền, chọn ngày mà bạn muốn trừ tiền từ phương thức thanh toán của mình.

9. Nếu đã chọn chuyển khoản ngân hàng ACH, hãy chọn tốc độ chuyển tiền.

10. Nhấp vào Lên lịch thanh toán.

Thanh toán hóa đơn quốc tế

Shopify Bill Pay cho phép bạn gửi khoản thanh toán cho nhà cung cấp quốc tế, bằng Đô la Mỹ hoặc bằng ngoại tệ như đơn vị tiền tệ địa phương của nhà cung cấp. Bạn không thể thanh toán hóa đơn quốc tế bằng Shopify Balance.

Những điều cần lưu ý khi thanh toán cho nhà cung cấp quốc tế

Xem xét những lưu ý sau khi sử dụng phương thức thanh toán Chuyển khoản quốc tế để thanh toán cho nhà cung cấp:

• Bạn chỉ có thể kích hoạt Chuyển khoản quốc tế làm phương thức thanh toán nếu là chủ sở hữu tài khoản. Sau khi chủ sở hữu tài khoản kích hoạt Chuyển khoản quốc tế, nhân viên có quyền phù hợp có thể chọn phương thức này khi thanh toán hóa đơn. Tìm hiểu thêm về quyền thanh toán hóa đơn của nhân viên.
• Nếu sử dụng Chuyển khoản quốc tế làm phương thức thanh toán lần đầu tiên, bạn phải nhập thông tin về doanh nghiệp trong quá trình thanh toán, chẳng hạn như thông tin thuế doanh nghiệp, thông tin cá nhân của tất cả chủ doanh nghiệp sở hữu từ 25% công ty trở lên hoặc những người đưa ra quyết định chính trong doanh nghiệp.
• Bạn phải thanh toán hóa đơn quốc tế bằng chuyển khoản ngân hàng hoặc thẻ tín dụng Mastercard. Bạn không thể thanh toán hóa đơn quốc tế bằng các loại thẻ tín dụng khác hoặc thẻ ghi nợ. Bạn phải thanh toán hóa đơn quốc tế qua chuyển khoản quốc tế và phải sử dụng mã Tổ chức viễn thông tài chính liên ngân hàng toàn cầu (SWIFT) hoặc Số tài khoản ngân hàng quốc tế (IBAN) của nhà cung cấp.
• Nếu chọn loại tiền tệ không phải USD, tỷ lệ chuyển đổi phản ánh tỷ giá hiện tại áp dụng cho khoản thanh toán, cùng với số tiền USD tương đương để tham khảo, sẽ hiển thị trong 30 phút. Nếu rời khỏi quá trình thanh toán, bạn có thể nhận được tỷ giá khác khi thử thanh toán lại hóa đơn. Tìm hiểu thêm về tỷ giá hối đoái quốc tế khi dùng Shopify Bill Pay.
• Bạn chỉ có thể thanh toán cho nhà cung cấp bằng một loại tiền tệ duy nhất. Nếu nhà cung cấp lập hóa đơn cho bạn bằng nhiều loại tiền tệ, bạn phải thiết lập hồ sơ nhà cung cấp cho từng loại tiền tệ. Tìm hiểu thêm về cách thiết lập hồ sơ nhà cung cấp bằng Shopify Bill Pay.
• Nếu thanh toán cho nhà cung cấp quốc tế, bạn có thể cần cung cấp tệp PDF hoặc JPG của hóa đơn, tùy thuộc vào vị trí của nhà cung cấp.
• Nếu thanh toán hóa đơn bằng ngoại tệ, bạn chỉ có thể đặt ngày trừ tiền thanh toán là hôm nay.

Thanh toán cho nhà cung cấp quốc tế

Để thanh toán hóa đơn bằng Chuyển khoản quốc tế, bạn có thể nhập thủ công chi tiết hóa đơn hoặc thêm tệp chứa chi tiết hóa đơn.

Các bước thực hiện:

1. Từ bảng điều khiển quản trị Shopify, đi tới Tài chính > Bill Pay.

2. Trong phần Bill pay, hoàn thành một trong những bước sau:

   • Nếu nhà cung cấp gửi hóa đơn qua email đến địa chỉ email Shopify Bill Pay của bạn, hóa đơn được đồng bộ qua QuickBooks hoặc bạn đã thêm hóa đơn trước đó, hãy chọn hóa đơn muốn thanh toán.
   • Nếu thiết lập thanh toán hóa đơn thủ công, hãy nhấp vào Thực hiện thanh toán.

3. Trong phần Thực hiện thanh toán, hãy thêm hoặc xem xét chi tiết thanh toán của hóa đơn:

   • Nếu bất kỳ chi tiết hóa đơn nào đã được điền, hãy xem lại chi tiết và nhập các thông tin còn thiếu.
   • Nếu thiết lập thanh toán hóa đơn thủ công, hãy thêm chi tiết thanh toán.
   • Nếu muốn tải lên tệp hóa đơn, hãy nhấp vào Thêm tệp. Loại tệp phải là PDF hoặc JPG.
   • Tùy chọn: Nếu muốn thêm nhà cung cấp vào tài khoản cho các khoản thanh toán trong tương lai, hãy nhấp vào Thêm vào nhà cung cấp của tôi sau khi nhập tên nhà cung cấp.

4. Nhấp vào Tiếp tục.

5. Trong phần Phương thức thanh toán của bạn, hãy xem lại phương thức thanh toán đang hoạt động. Bạn cũng có thể nhấp vào biểu tượng bút chì để chỉnh sửa phương thức thanh toán hoặc thiết lập phương thức thanh toán mới.

6. Trong phần Phương thức giao hàng của nhà cung cấp, hãy chọn Chuyển khoản quốc tế làm phương thức thanh toán.

7. Tùy chọn: Nếu đây là lần đầu tiên bạn thực hiện thanh toán quốc tế, chủ cửa hàng phải kích hoạt phương thức thanh toán Chuyển khoản quốc tế. Để kích hoạt Chuyển khoản quốc tế, hãy nhấp vào Bật trên tùy chọn Chuyển khoản quốc tế, sau đó cung cấp thông tin doanh nghiệp được yêu cầu rồi nhấp vào Tiếp tục.

8. Tùy chọn: Nếu đây là lần đầu tiên bạn thanh toán cho nhà cung cấp quốc tế, bạn phải thêm tài khoản ngân hàng và thông tin doanh nghiệp của nhà cung cấp.

9. Nhấp vào Tiếp tục.

10. Trong phần Ngày trừ tiền, chọn ngày mà bạn muốn trừ tiền từ phương thức thanh toán của mình.

11. Xem lại chi tiết thanh toán và đảm bảo mọi thông tin đều chính xác.

12. Nhấp vào Lên lịch thanh toán.