Tạo và quản lý người liên hệ của công ty B2B bằng khách hàng

Khách hàng là cá nhân hoặc người mua đại diện cho một doanh nghiệp để mua hàng trong giao dịch B2B.

Sau khi tạo danh mục và công ty, bạn cần tạo khách hàng mới hoặc chọn khách hàng hiện có, rồi phân bổ họ vào các địa điểm công ty trước khi họ có thể đặt hàng trên cửa hàng trực tuyến của bạn. Khách hàng sử dụng địa chỉ email để đăng nhập và xác thực bản thân.

Lưu ý khi thêm khách hàng B2B

Trước khi thêm khách hàng B2B, hãy xem xét các lưu ý sau:

• Bạn chỉ có thể thêm khách hàng vào một công ty, nhưng có thể thêm khách hàng vào nhiều địa điểm công ty trong cùng một công ty.
• Mỗi công ty có thể được phân công tối đa 10.000 khách hàng.
• Một địa chỉ email chỉ có thể dùng cho một khách hàng. Nếu có nhiều khách hàng dùng chung một địa chỉ email, bạn cần điều chỉnh địa chỉ email để họ có thể đăng nhập như những khách hàng riêng biệt.
• Nếu khách hàng B2B đã có trong Shopify, bạn có thể di chuyển khách hàng hiện có vào công ty mà không cần tạo lại hồ sơ khách hàng.
• Bạn phải kích hoạt tài khoản khách hàng để cho phép khách hàng B2B đăng nhập. Khách hàng B2B không thể sử dụng tài khoản khách hàng cũ.

Thêm khách hàng vào công ty

Bạn có thể thêm khách hàng vào toàn bộ công ty với quyền truy cập địa điểm cụ thể hoặc thêm khách hàng vào một địa điểm công ty duy nhất. Bạn cũng có thể sử dụng Sidekick để hỗ trợ thêm khách hàng vào công ty. Nếu bạn thêm khách hàng vào một địa điểm công ty, họ sẽ chỉ có quyền truy cập vào địa điểm công ty cụ thể đó.

Bạn có thể chọn khách hàng hiện tại hoặc tạo khách hàng mới từ trang Công ty. Nếu chọn thêm khách hàng hiện tại, bạn cần quyết định xem có di chuyển lịch sử đơn hàng của khách hàng hay không. Bạn cũng có thể tải lên hàng loạt khách hàng bằng ứng dụng Matrixify.

Khi thêm khách hàng, bạn có thể chỉ định cho họ một trong các quyền sau:

• Chỉ đặt hàng: Đặt hàng cho các địa điểm công ty được chỉ định và xem lịch sử đơn hàng của riêng mình.
• Quản trị viên địa điểm: Đặt hàng cho địa điểm công ty, xem danh sách đơn hàng do tất cả khách hàng đặt cho địa điểm đó, cũng như chỉnh sửa địa chỉ thanh toán và giao hàng.

Ví dụ: bạn cần thêm hai khách hàng vào một địa điểm công ty:

• Khách hàng 1 cần có khả năng đặt hàng và xem lịch sử đơn hàng của riêng họ. Khách hàng 1 không được phép chỉnh sửa địa chỉ trong hồ sơ. Trong trường hợp này, bạn chỉ định cho Khách hàng 1 quyền Chỉ đặt hàng.
• Khách hàng 2 cần có khả năng xem xét tất cả đơn hàng đã đặt cho các địa điểm công ty mà họ được chỉ định, bất kể ai là người đặt. Khách hàng 2 cũng cần có quyền chỉnh sửa địa chỉ. Trong trường hợp này, bạn chỉ định cho Khách hàng 2 quyền Quản trị viên địa điểm.

Thêm khách hàng vào công ty từ trang công ty

Thêm khách hàng vào công ty từ địa điểm công ty

1. Từ trang quản trị Shopify, đi tới Khách hàng > Công ty.

2. Nhấp vào công ty.

3. Trong phần Địa điểm, nhấp vào địa điểm công ty bạn muốn thêm khách hàng vào.

4. Trong phần Khách hàng, nhấp vào ⋮.

5. Nhấp vào Thêm khách hàng.

6. Thêm khách hàng hiện tại hoặc khách hàng mới vào địa điểm công ty:

• Để thêm khách hàng hiện tại vào địa điểm công ty, hãy nhấp vào thanh tìm kiếm rồi chọn khách hàng.
• Để tạo hồ sơ khách hàng mới, hãy nhấp vào thanh tìm kiếm rồi nhấp vào Thêm khách hàng mới.

7. Chọn quyền trong công ty bên cạnh mỗi địa điểm công ty.
8. Không bắt buộc: Để di chuyển lịch sử đơn hàng của khách hàng sang một địa điểm công ty, chọn Thêm đơn hàng của khách hàng vào địa điểm này.
9. Không bắt buộc: Để thông báo cho khách hàng rằng họ có thể bắt đầu đặt đơn hàng B2B, chọn Thông báo cho khách hàng rằng họ có thể bắt đầu đặt đơn hàng B2B.
10. Nhấp vào Lưu.

Thêm khách hàng vào công ty từ hồ sơ khách hàng

1. Từ trang quản trị Shopify, đi tới Khách hàng.

2. Nhấp vào khách hàng bạn muốn thêm vào công ty.

3. Trong phần Khách hàng, nhấp vào ⋮ rồi nhấp vào Thêm vào công ty.

4. Thêm khách hàng vào công ty hiện tại hoặc công ty mới:

• Để thêm khách hàng vào công ty hiện tại, hãy nhấp vào thanh tìm kiếm rồi chọn công ty.
• Để tạo công ty mới, hãy nhấp vào thanh tìm kiếm rồi nhấp vào Thêm công ty mới.

5. Chọn quyền trong công ty bên cạnh mỗi địa điểm công ty.
6. Không bắt buộc: Để di chuyển lịch sử đơn hàng của khách hàng sang một địa điểm công ty, chọn Thêm đơn hàng của khách hàng vào địa điểm này.
7. Không bắt buộc: Để thông báo cho khách hàng rằng họ có thể bắt đầu đặt đơn hàng B2B, chọn Thông báo cho khách hàng rằng họ có thể bắt đầu đặt đơn hàng B2B.
8. Nhấp vào Lưu.

Sử dụng cùng một địa chỉ email cho nhiều khách hàng

Bạn có thể tạo các hồ sơ khách hàng riêng biệt dùng chung một địa chỉ email bằng cách thêm hậu tố ngắn vào email. Việc này cho phép bạn tạo nhiều tài khoản khách hàng riêng, nhưng vẫn có thể gửi mọi thông tin liên lạc (chẳng hạn như mã đăng nhập, xác nhận đơn hàng và hóa đơn) đến cùng một hộp thư đến. Mỗi khách hàng giữ thông tin đăng nhập và lịch sử đơn hàng của riêng họ và bạn có thể tạo vô số biến thể bằng cách sử dụng các hậu tố khác nhau.

Xem ví dụ sau về cách sử dụng cùng một địa chỉ email cho nhiều khách hàng:

• Khách hàng đầu tiên sử dụng địa chỉ email gốc: orderstest1234@shopify.com
• Các khách hàng khác sử dụng cùng địa chỉ email đó với dấu “+” và một hậu tố ngắn: orderstest1234+name@shopify.com orderstest1234+jane@shopify.com orderstest1234+dept1@shopify.com

Sau khi thêm hậu tố vào địa chỉ email của khách hàng, hãy thực hiện kiểm tra với nhà cung cấp dịch vụ email của khách hàng.

Xóa khách hàng khỏi công ty

Bạn có thể xóa khách hàng khỏi công ty hoặc thu hồi quyền của khách hàng từ một địa điểm công ty cụ thể.

Nếu đã di chuyển khách hàng có đơn hàng D2C, bạn có tùy chọn xóa các đơn hàng đã di chuyển của khách hàng đó khi xóa khách hàng khỏi công ty. Nếu chọn tùy chọn này, tất cả các đơn hàng đó sẽ được lưu dưới dạng đơn hàng D2C.

Thu hồi quyền của khách hàng đối với một địa điểm cụ thể

Bạn có thể thu hồi quyền của khách hàng đối với một địa điểm công ty cụ thể.

Các bước:

1. Từ trang quản trị Shopify, đi tới Khách hàng.

2. Nhấp vào khách hàng bạn muốn xóa khỏi một địa điểm công ty.

3. Trong phần Quyền, nhấp vào Quản lý.

4. Bỏ chọn địa điểm công ty bạn muốn xóa khách hàng. Để xóa quyền của khách hàng khỏi mọi địa điểm, hãy bỏ chọn tất cả địa điểm của công ty đó. Quyền của khách hàng hiển thị trên trang Công ty là Không có quyền truy cập.

5. Nhấp vào Lưu.

Xóa khách hàng khỏi công ty

Bạn có thể xóa khách hàng khỏi công ty. Khi bạn xóa khách hàng khỏi một công ty, hồ sơ khách hàng sẽ không bị xóa và được lưu dưới dạng khách hàng D2C.

Các bước

1. Từ trang quản trị Shopify, đi tới Khách hàng.

2. Nhấp vào khách hàng bạn muốn xóa khỏi một công ty.

3. Trong phần Công ty, nhấp vào ⋮, rồi nhấp vào Xóa khỏi công ty.

4. Không bắt buộc: Để xóa lịch sử đơn hàng của khách hàng khỏi công ty, hãy chọn Xóa đơn hàng của khách hàng khỏi công ty. Bạn không thể xóa các đơn hàng được tạo sau khi thêm khách hàng vào công ty khỏi công ty đó.

5. Nhấp vào Xóa khỏi công ty.

Tùy chỉnh và gửi thông báo email về quyền truy cập B2B

Khi chỉ định khách hàng vào một công ty hoặc tạo hồ sơ khách hàng B2B mới, bạn có thể gửi email mời họ bắt đầu đặt đơn hàng B2B trong cửa hàng trực tuyến của mình. Thông báo này là không bắt buộc và có thể tùy chỉnh.

Tùy chỉnh email về quyền truy cập B2B

Bạn có thể tùy chỉnh mẫu thông báo email cho khách hàng biết họ có quyền truy cập vào B2B trong cửa hàng của bạn.

Các bước:

1. Từ trang quản trị Shopify, đi tới Cài đặt > Thông báo.

2. Nhấp vào Thông báo của khách hàng.

3. Trong phần Tài khoản và tiếp cận khách hàng, nhấp vào Email về quyền truy cập B2B.

4. Tùy chỉnh mẫu thông báo.

5. Nhấp vào Lưu.

Gửi thông báo email về quyền truy cập B2B từ trang công ty

Sau khi tùy chỉnh thông báo email, bạn có thể gửi email này đến bất kỳ khách hàng mới nào bạn thêm vào công ty. Bạn cũng có thể gửi thông báo cho khách hàng hiện tại.

Các bước:

Gửi thông báo email về quyền truy cập B2B từ trang địa điểm công ty

Bạn cũng có thể gửi thông báo email thông qua trang địa điểm của công ty.

Các bước:

1. Từ trang quản trị Shopify, đi tới Khách hàng > Công ty.

2. Nhấp vào một công ty.

3. Trong phần Địa điểm, nhấp vào một địa điểm công ty.

4. Trong phần Khách hàng, nhấp vào Gửi email về quyền truy cập B2B.

5. Chọn khách hàng bạn muốn gửi email về quyền truy cập B2B, sau đó nhấp vào Xem trước email.

6. Xem trước email, sau đó nhấp vào Gửi email.

Tự động hóa thông báo email về quyền truy cập B2B gửi đến khách hàng mới

Bạn có thể tự động gửi thông báo email về quyền truy cập B2B đến khách hàng mới sau khi họ được chỉ định các quyền cho phép đặt đơn hàng. Để tự động hóa thông báo, hãy sử dụng mẫu Gửi email về quyền truy cập B2B đến khách hàng được duyệt trong Shopify Flow.

Các yêu cầu về dữ liệu theo GDPR và luật quyền riêng tư của tiểu bang Hoa Kỳ

Quy định bảo vệ dữ liệu chung (GDPR) của Liên minh Châu Âu và luật quyền riêng tư của tiểu bang Hoa Kỳ là những đạo luật tác động đến cách bạn quản lý dữ liệu khách hàng của mình, bao gồm quyền yêu cầu lấy lại dữ liệu cá nhân của khách hàng hoặc yêu cầu xóa dữ liệu của họ.

Dữ liệu liên quan đến khách hàng B2B cũng bao gồm dữ liệu sau đây từ công ty mà khách hàng đại diện mua hàng:

• Đơn hàng
• Địa chỉ email
• Địa chỉ vận chuyển và thanh toán
• Số điện thoại

Bạn có thể cập nhật chính sách quyền riêng tư của mình để nêu rõ cách thông tin khách hàng được chia sẻ.