اپنے ان باکس ایجنٹ پرسونا کو کنفیگر کرنا

معلومات کو ایسی جگہ شامل کریں جو اس بات سے مطابقت رکھتی ہو کہ ان باکس ایجنٹ کو اسے کیسے استعمال کرنا چاہیے:

• Persona: واضح کریں کہ ایجنٹ کیسے بات چیت کرتا ہے۔ مثال کے طور پر، اسے پُرتپاک اور جامع لہجہ اختیار کرنے، کوئی حل پیش کرنے سے پہلے مایوسی کو تسلیم کرنے، یا کسٹمر پر خریداری کے لیے دباؤ ڈالنے سے گریز کرنے کا کہیں۔
• اسٹور کا مواد اور Knowledge Base: ایسے حقائق شامل کریں جنہیں ایجنٹ جوابات میں استعمال کرے۔ اس میں واپسی کی شرائط، شپنگ کی شرح اور حد، رعایتیں، سپورٹ سے رابطے کی تفصیلات، کاروباری اوقات، جوابی اوقات، سائز کی معلومات، اور پروڈکٹ کی تفصیلات شامل ہیں۔ جب کوئی متعلقہ اسٹور کا سورس پہلے سے موجود ہو تو اسے اپ ڈیٹ کریں۔ بصورت دیگر، کوئی Knowledge Base FAQ شامل کریں۔
• ان باکس سیٹنگز: متعلقہ ان باکس سیٹنگز میں اسٹاف کو ہینڈ آف کرنے، اسٹاف کی دستیابی، کسٹمر کے سائن ان اور چیٹ گریٹنگ کو کنفیگر کریں۔ پرسونا ان باکس سیٹنگز یا بلٹ ان حفاظتی رویے کو اوور رائیڈ نہیں کر سکتا۔

ان باکس کے رویے کو مجبور کرنے کے لیے پرسونا کا استعمال نہ کریں، جیسے کہ اسٹاف کو تمام ہینڈ آف روکنا، ہر جواب میں پروڈکٹ کی تجویز طلب کرنا، یا ہر بات چیت کو ایک رابطے پر بھیجنا۔ ایسی ہدایات پر عمل نہیں کیا جا سکتا جو ان باکس سیٹنگز یا بلٹ ان حفاظتی رویے سے متصادم ہوں۔

آپ کے ان باکس ایجنٹ پرسونا میں درج ذیل قسم کی رہنمائی شامل ہو سکتی ہے:

• لہجہ اور شخصیت: بیان کریں کہ آپ کے ان باکس ایجنٹ کی گفتگو کا انداز کیسا ہونا چاہیے اور اسے کسٹمر کے ساتھ کیسے بات چیت کرنی چاہیے، جیسے کہ غیر رسمی، پیشہ ورانہ، پُرجوش، پُرتپاک، یا جامع۔
• سروس کا انداز: بیان کریں کہ آپ کے ان باکس ایجنٹ کو کسٹمر کی درخواستوں سے کیسے نمٹنا چاہیے، جیسے کہ حل پیش کرنے سے پہلے مایوسی کو تسلیم کرنا یا خریداری کے لیے دباؤ ڈالنے سے گریز کرنا۔ سروس کے انداز کی ترجیحات اسٹور کے حقائق کی جگہ نہیں لیتیں یا ان باکس کی سیٹنگز اور بلٹ ان حفاظتی رویے کو اوور رائیڈ نہیں کرتیں۔

ان باکس ایجنٹ آپ کے پروڈکٹ کیٹلاگ، اسٹور کی پالیسیوں، Knowledge Base کے حقائق اور فائل، اور اسٹور فرنٹ کے شائع شدہ مواد جیسے کہ صفحات، بلاگ پوسٹ، سائزنگ گائیڈ، اور پروڈکٹ کیئر گائیڈ کا استعمال کر کے کسٹمر کے سوالات کے جوابات دیتا ہے۔ آپ کے اسٹور کیٹلاگ میں کسی مخصوص پروڈکٹ کے لیے، ان باکس ایجنٹ معیاری تجزیوں، فیڈ بیک، ریٹنگ، یا سوشل پروف کے لیے ویب سرچ کے حوالوں کا بھی استعمال کر سکتا ہے۔ پروڈکٹ کے حقائق، دیکھ بھال کی ہدایات، استعمال کے آئیڈیاز، اور اسٹائلنگ کی رہنمائی کے لیے، یہ ویب سرچ کے بجائے آپ کے اسٹور کے ذرائع استعمال کرتا ہے۔ ان باکس ایجنٹ کی پروڈکٹ کی تجویز کی بنیاد صرف آپ کے اسٹور کیٹلاگ پر ہوتی ہے۔

صرف پرسونا میں شامل کیے گئے اسٹور کے حقائق کو ماخذ معلومات کے طور پر نہیں سمجھا جاتا اور ہو سکتا ہے کہ انہیں مستقل طور پر استعمال نہ کیا جائے۔ متعلقہ اسٹور کے سورس میں حقائق کو شامل یا اپ ڈیٹ کریں تاکہ ان باکس ایجنٹ اپنے جوابات میں موجودہ معلومات کا استعمال کر سکے۔

کسٹمر سائن ان کیے بغیر ان باکس ایجنٹ کے ساتھ چیٹ کر سکتے ہیں، کیونکہ آپ کی کسٹمر سائن ان کی سیٹنگز صرف آپ کے اسٹاف کو بھیجے گئے پیغامات پر لاگو ہوتی ہیں۔ ایسی خصوصیات جو کسٹمر کا اپنا اکاؤنٹ ڈیٹا استعمال کرتی ہیں، وہ اس سیٹنگ سے الگ ہیں۔ آرڈر کی تلاش کے لیے ہمیشہ کسٹمر کا سائن ان کرنا درکار ہوتا ہے۔

اگر کوئی کسٹمر ان باکس ایجنٹ سے کسی آرڈر کا جائزہ لینے کو کہتا ہے، تو انہیں پہلے سائن ان کرنے کا کہا جاتا ہے۔ Track my order کا آپشن، جو آرڈر نمبر اور ای میل کا استعمال کرتا ہے، ایک فوری جواب کے طور پر دستیاب ہے قطع نظر اس کے کہ آپ کا ان باکس ایجنٹ فعال ہے یا نہیں۔

آپ کی چیٹ گریٹنگ کو ان باکس ایجنٹ پرسونا کے حصے کے طور پر سیٹ نہیں کیا جاتا ہے۔ آن لائن اسٹور چیٹ کے لیے، آپ تھیم ایڈیٹر میں گریٹنگ کے پیغام کا نظم کرتے ہیں۔ اگر آپ اسے خالی چھوڑ دیتے ہیں، تو آپ کے اسٹور نیم اور کسٹمر کے سائن ان ہونے کی بنیاد پر ایک خودکار گریٹنگ ڈسپلے ہوتی ہے۔

ان باکس ایجنٹ میں حفاظتی حدود شامل ہیں جو بات چیت کو متعلقہ موضوع پر رکھنے، مناسب حدود کے اندر رکھنے، اور غلط استعمال سے محفوظ رکھنے میں مدد کرتی ہیں۔

گفتگو کی حدود

ان باکس ایجنٹ کی گفتگو کی درج ذیل حدود ہیں:

• ایک ہی بات چیت میں، ان باکس ایجنٹ سائن ان نہ ہونے والے کسٹمر کے لیے 100 میسج تک اور سائن ان کسٹمر کے لیے 1,000 میسج تک کا جواب دیتا ہے۔
• ہر کسٹمر آپ کے اسٹور کے ساتھ روزانہ 50 تک بات چیت شروع کر سکتا ہے۔

جب ان باکس ایجنٹ کسی حد کو پہنچ جاتا ہے، تو یہ جواب دینا بند کر دیتا ہے اور اگر اسٹاف ہینڈ آف دستیاب ہو تو وہ بات چیت آپ کے اسٹاف کو منتقل کر دیتا ہے۔ اگر اسٹاف ہینڈ آف دستیاب نہیں ہے، تو کسٹمر کو آپ کے اسٹور کا بھیجنے والے کی ای میل کا ایڈریس موصول ہوتا ہے اور وہ ای میل کے ذریعے آپ سے رابطہ کر سکتا ہے۔ آپ کا ان باکس، ان باکس ایجنٹ کی حدود سے متاثر نہیں ہوتا، اور آپ کا اسٹاف براہ راست بات چیت جاری رکھ سکتا ہے۔

بلٹ ان حفاظتی فیچر

ان باکس ایجنٹ میں بلٹ ان حفاظتی فیچر شامل ہیں جن کے لیے کسی کنفیگریشن کی ضرورت نہیں ہوتی ہے:

• ریٹ کو محدود کرنا: غلط استعمال کو روکنے کے لیے ایک ہی وزیٹر کے تیز رفتار میسج کو محدود کر دیا جاتا ہے۔
• بوٹ اور اسپام کی نشاندہی: خودکار چیک بوٹ ٹریفک اور اسپام کو فلٹر کرنے میں مدد کرتے ہیں۔
• بلاک کیے گئے بھیجنے والے اور IP ایڈریس: اسپام کے بطور شناخت ہونے والی یا بلاک کیے گئے بھیجنے والوں کی بات چیت خود بخود فلٹر ہو جاتی ہے۔

اسٹاف ہینڈ آف

اگر ان باکس ایجنٹ کسی سوال کا جواب نہیں دے سکتا، یا کوئی کسٹمر کسی شخص سے بات کرنے کو کہتا ہے، تو گفتگو آپ کے اسٹاف کو منتقل کی جا سکتی ہے۔ مزید جاننے کے لیے، کسٹمر کی گفتگو کا نظم کرنا سے رجوع کریں۔

آپ کسی بھی وقت اپنے ان باکس ایجنٹ کے پرسونا کو اپ ڈیٹ کر سکتے ہیں۔

مراحل:

1. اپنے Shopify ایڈمن سے، سیلز چینلز > ان باکس پر جائیں۔

2. پرسونا سیکشن میں، ترمیم کریں پر کلک کریں۔

3. ان باکس ایجنٹ کے پرسونا میں ترمیم کریں۔ اسٹور کے حقائق کو پرسونا کی بجائے متعلقہ اسٹور کے ماخذ یا کسی Knowledge Base FAQ میں شامل کریں۔

4. محفوظ کریں پر کلک کریں۔

جب آپ جوابات کی درجہ بندی کر کے اپنے ان باکس ایجنٹ کو تربیت دیتے ہیں، تو ٹریننگ کا سسٹم اپ ڈیٹ کردہ پرسونا کی تجاویز تیار کر سکتا ہے۔ آپ ان تجاویز کو قبول کرنے سے پہلے ان کا جائزہ لے سکتے ہیں اور اپنے موجودہ پرسونا کے ساتھ ان کا موازنہ کر سکتے ہیں۔