Voorraadoverdrachten aanmaken en verwerken

Vanuit je Shopify-beheercentrum kun je een voorraadoverdracht aanmaken tussen al je winkellocaties, inclusief locaties die niet actief zijn voor fulfilment. Het verplaatsen van voorraad naar een locatie registreert de hoeveelheid op de bestemming, maar activeert het product daar niet. Als je wilt dat artikelen op de bestemming verkoopbaar en afhandelbaar zijn, kun je ze bevoorraden wanneer je de overdracht ontvangt of het product afzonderlijk activeren op die locatie.

Bij het aanmaken van een voorraadoverdracht kun je de herkomst of bestemming leeg laten. Dit kan handig zijn wanneer je voorraad van een externe leverancier ontvangt of verzendt naar een externe locatie die in Shopify niet als locatie wordt gevolgd.

Je kunt ook een overdracht aanmaken met een barcodescanner. Wanneer je een overdracht aanmaakt, kun je de voorraadaantallen op de herkomstlocatie bekijken en de aantallen aanpassen die je naar een bestemmingslocatie wilt verplaatsen.

Nadat je een overdracht aanmaakt, wordt deze opgeslagen als concept. Je voorraad is dan niet gereserveerd en je kunt de gegevens van je overdracht bewerken of de overdracht verwijderen. Om je voorraad te verzenden, verwerk je de overdracht.

Stappen:

1. Ga vanuit je Shopify-beheercentrum naar Producten > Overdrachten.

2. Klik op Overdracht aanmaken.

3. Optioneel: Selecteer in de vervolgkeuzelijst Herkomst selecteren een herkomstlocatie van waaruit je voorraad wilt verplaatsen.

4. Optioneel: Selecteer in de vervolgkeuzelijst Bestemming selecteren een bestemmingslocatie waar je de voorraad wilt ontvangen.

5. Voeg producten toe aan je overdracht:

   1. Klik op het veld Producten zoeken.
   2. Selecteer of zoek naar producten die je aan je overdracht wilt toevoegen.
   3. Klik op Toevoegen.

6. Voer in de kolom Verplaatsen de aantallen in voor elk product in de overdracht. Wanneer je aantallen invoert, worden de voorraadwijzigingen weergegeven voor zowel de herkomst- als de bestemmingslocatie, zodat je de impact van de overdracht kunt controleren.

7. Optioneel: Voeg aanvullende informatie toe over je overdracht:

   • Voer in het veld Referentienaam toevoegen een naam in voor je overdracht.
   • Voer in het veld Opmerking toevoegen een opmerking in over je overdracht.
   • Zoek in het veld Tags toevoegen naar bestaande tags of maak nieuwe tags aan om aan je overdracht toe te voegen.

8. Klik op Opslaan.

Metavelden toevoegen aan een overdracht

Je kunt aangepaste metavelden toevoegen aan je voorraadoverdrachten om gespecialiseerde informatie op te slaan, zoals een referentie van een leverancier, een vervoerder of een verwachte leverdatum. Als je metavelden wilt toevoegen aan een overdracht, moet je eerst een metavelddefinitie aanmaken voor overdrachten in Instellingen > Aangepaste gegevens. Vervolgens kun je waarden toevoegen aan het metaveld op de pagina van een overdracht.

Producten bulksgewijs importeren

Je kunt varianten bulksgewijs importeren naar een nieuwe of bestaande overdracht met een CSV-bestand voor overdrachten. Het CSV-bestand voor overdrachten bevat informatie die producten, productvarianten en hun voorraadaantallen uniek identificeert op jouw locatie of op gespecificeerde locaties. Je kunt een voorbeeld van een CSV-bestand voor overdrachten downloaden en bekijken om als template te gebruiken.

Als je varianten importeert naar een bestaande overdracht en het CSV-bestand voor de overdracht varianten bevat die al in de overdracht bestaan, dan worden de bestaande variantaantallen overschreven door de nieuwe aantallen.

Stappen:

1. Ga vanuit je Shopify-beheercentrum naar Producten > Overdrachten.

2. Klik op Overdracht aanmaken of klik op een bestaande overdracht.

3. Klik op Importeren en klik vervolgens op Bestand toevoegen.

4. Selecteer het CSV-bestand voor de overdracht dat je wilt uploaden.

5. Klik op Producten importeren.

Nadat je je artikelen hebt voorbereid, moet je je voorraadoverdracht verwerken:

• Als je artikelen naar een andere locatie verstuurt, klik dan op Verplaatsen naar onderweg.
• Klik op Markeren als klaar voor verzending om de voorraad op de herkomstlocatie voorafgaand aan de verzending apart te leggen als Toegezegd.
• Als je de artikelen al fysiek hebt verplaatst, klik dan op Markeren als overgedragen om de overdracht direct te voltooien.

Bekijk de volgende tabel voor meer informatie over de verschillende acties die je kunt ondernemen om een overdracht te verwerken.

Verschillende acties om een overdracht te verwerken en de bijbehorende beschrijvingen

Actie	Beschrijving
Verplaatsen naar onderweg	De status van de overdracht verandert in In behandeling. De voorraad wordt gemarkeerd als inkomend en kan op de bestemmingslocatie worden ontvangen. Er wordt automatisch een zending aangemaakt voor je overdracht.
Markeren als klaar voor verzending	De voorraad is toegezegd op de herkomstlocatie. Je kunt optioneel trackinginformatie toevoegen of meerdere zendingen beheren.
Markeren als overgedragen	De voorraad wordt automatisch ontvangen en beschikbaar gesteld op de bestemmingslocatie. Er wordt automatisch een zending aangemaakt en ontvangen voor je overdracht.

Nadat je je overdracht hebt verwerkt, kun je de herkomstlocatie en bestemmingslocatie niet meer wijzigen. Wel kun je alle overige overdrachtsgegevens bewerken, zoals producten, opmerkingen of tags.

Stappen:

1. Ga vanuit je Shopify-beheercentrum naar Producten > Overdrachten.

2. Klik op een overdracht die je wilt verwerken.

3. Doe een van de volgende dingen:

   • Klik op Verplaatsen naar onderweg om de voorraad naar onderweg te verplaatsen.
   • Om voorraad op de herkomstlocatie als Toegezegd apart te zetten, klik je op en vervolgens op Markeren als klaar voor verzending.
   • Om voorraad te ontvangen en beschikbaar te stellen op de bestemmingslocatie, klik je op en vervolgens op Markeren als overgedragen.

4. Optioneel: Als je de overdracht naar onderweg hebt verplaatst, voeg dan zendingsgegevens toe:

   • Om een trackingnummer voor de zending toe te voegen, klik je op Trackingnummer en voer je vervolgens een trackingnummer in.

   • Om een vervoerder voor de zending toe te voegen, klik je op Vervoerder en selecteer je vervolgens een vervoerder. Als je vervoerder door Shopify wordt ondersteund en je een trackingnummer toevoegt, wordt de vervoerder automatisch voor je geselecteerd.

   • Om een verwachte aankomstdatum voor de zending toe te voegen, klik je op Verwachte aankomst en selecteer of typ je vervolgens een verwachte aankomstdatum.

   • Om een barcode aan de zending toe te voegen, zodat medewerkers deze kunnen scannen om de ontvangstpagina te openen, klik je op Barcode en voer je een unieke barcode in van maximaal 250 tekens.

   • Om een kostenaanpassing aan de zending toe te voegen, zoals verzendkosten, douanerechten of andere kosten, klik je op Zendingskosten en selecteer je een aanpassingstype in de vervolgkeuzelijst Aanpassing. Voer een bedrag in en klik vervolgens op Gereed.

Wanneer je een voorraadoverdracht aanmaakt, wordt er automatisch één enkele zending aangemaakt. Voor de meeste voorraadoverdrachten is dit alles wat je nodig hebt, en kun je rechtstreeks vanaf de pagina met overdrachtsgegevens artikelen ontvangen.

Als je artikelen in afzonderlijke batches moet verzenden, kun je extra zendingen toevoegen aan een voorraadoverdracht met de status Klaar voor verzending of In behandeling. Elke zending heeft een eigen verzendings-ID, zoals T289-1, en wordt onafhankelijk gevolgd met een eigen status en trackinggegevens. Je kunt elke zending afzonderlijk ontvangen. Je kunt bijvoorbeeld gebruikmaken van meerdere zendingen wanneer de helft van je voorraad direct klaar is voor verzending en de rest pas op een latere datum beschikbaar is.

Stappen:

1. Ga vanuit je Shopify-beheercentrum naar Producten > Overdrachten.

2. Klik op een overdracht met de status Klaar voor verzending of In behandeling.

3. Klik op Meer acties en vervolgens op Producten toevoegen.

4. Selecteer de producten die je aan de overdracht wilt toevoegen en klik op Toevoegen.

5. Voer in de kolom Verplaatsen de aantallen in voor de producten.

6. Klik op Opslaan.

7. Klik op Verplaatsen naar onderweg om de nieuwe zending te versturen.

8. Optioneel: Voeg zendingsgegevens toe:

   • Om een trackingnummer voor de zending toe te voegen, klik je op Trackingnummer en voer je vervolgens een trackingnummer in.

   • Om een vervoerder voor de zending toe te voegen, klik je op Vervoerder en selecteer je vervolgens een vervoerder. Als je vervoerder door Shopify wordt ondersteund en je een trackingnummer toevoegt, wordt de vervoerder automatisch voor je geselecteerd.

   • Om een verwachte aankomstdatum voor de zending toe te voegen, klik je op Verwachte aankomst en selecteer of typ je vervolgens een verwachte aankomstdatum.

   • Om een barcode aan de zending toe te voegen, zodat medewerkers deze kunnen scannen om de ontvangstpagina te openen, klik je op Barcode en voer je een unieke barcode in van maximaal 250 tekens.

   • Om een kostenaanpassing aan de zending toe te voegen, zoals verzendkosten, douanerechten of andere kosten, klik je op Zendingskosten en selecteer je een aanpassingstype in de vervolgkeuzelijst Aanpassing. Voer een bedrag in en klik vervolgens op Gereed.

Nadat je een conceptvoorraadoverdracht hebt aangemaakt, kun je de overdrachtsgegevens bewerken, zoals het wijzigen van de herkomst- en bestemmingslocatie, het aanpassen van producten en het wijzigen van andere overdrachtsinformatie. Raadpleeg Een verwerkte voorraadoverdracht bewerken om een overdracht te bewerken die je al hebt verwerkt.

Stappen:

1. Ga vanuit je Shopify-beheercentrum naar Producten > Overdrachten.

2. Klik op een conceptoverdracht die je wilt bewerken.

3. Optioneel: pas je herkomst- en bestemmingslocaties aan in de vervolgkeuzelijsten Herkomst selecteren en Bestemming selecteren.

4. Optioneel: voeg producten toe of verwijder ze uit je overdracht:

   • Als je nieuwe producten wilt toevoegen, klik je in het veld Producten zoeken. Selecteer vervolgens de producten die je wilt overdragen en klik op Toevoegen.
   • Als je producten uit een overdracht wilt verwijderen, klik je op de x voor de producten die je wilt verwijderen.
   • Als je het productaantal wilt aanpassen, voer je in de kolom Verplaatsen de aantallen in voor elk product in de overdracht.

5. Optioneel: pas de referentienaam, notitie of tags aan.

6. Klik op Opslaan.

Je kunt voorraadoverdrachten verwijderen die de status Concept hebben. Overdrachten die klaar zijn voor verzending, kunnen niet worden verwijderd. Als je een overdracht die klaar is voor verzending wilt stoppen, dan kun je deze in plaats daarvan annuleren.

Je hebt geen toegang meer tot verwijderde overdrachten nadat ze zijn verwijderd.

Stappen:

1. Ga vanuit je Shopify-beheercentrum naar Producten > Overdrachten.

2. Klik op een conceptoverdracht die je wilt verwijderen.

3. Klik op Meer acties en vervolgens op Overdracht verwijderen.

4. Klik op Overdracht verwijderen.

Bekijk hieronder de verschillende statussen die je voorraadoverdrachten kunnen hebben.

Statussen van voorraadoverdrachten en hun beschrijvingen

Status van overdracht	Beschrijving
Concept	De overdracht is aangemaakt, maar nog niet gemarkeerd als klaar voor verzending. De voorraad in de conceptoverdracht is niet toegewezen.
Klaar voor verzending	De overdracht is gemarkeerd als klaar voor verzending. De voorraad die je overdraagt, is toegewezen op de herkomstlocatie. Deze status is optioneel. Je kunt een conceptoverdracht rechtstreeks naar In uitvoering of Overgedragen verplaatsen.
In uitvoering	De overdracht is in uitvoering. Voorraad is gemarkeerd als inkomend op de bestemmingslocatie en kan in ontvangst worden genomen.
Overgedragen	De overdracht is voltooid. Alle artikelen zijn ontvangen en beschikbaar gesteld op de bestemmingslocatie.
Geannuleerd	De overdracht is gemarkeerd als geannuleerd. Je toegewezen artikelen worden Beschikbaar gemaakt op de herkomstlocatie.