ईमेल भेजने का वॉल्यूम और वॉर्म-अप

आपके सेंडर की प्रतिष्ठा वह ट्रैक रिकॉर्ड है, जो मेलबॉक्स प्रोवाइडर आपके स्टोर के लिए इस आधार पर बनाते हैं कि सब्सक्राइबर आपके ईमेल के साथ कैसे इंटरैक्ट करते हैं। आपको निम्नलिखित स्थितियों में अपने सेंडर की प्रतिष्ठा को वॉर्म अप करने की ज़रूरत हो सकती है:

• आप ईमेल मार्केटिंग भेजने में नए हैं।
• आप नए डोमेन से ईमेल भेज रहे हैं।
• आप किसी अन्य ईमेल मार्केटिंग प्लैटफ़ॉर्म से Shopify Messaging पर स्विच कर रहे हैं।
• आप एक लंबे अंतराल के बाद ईमेल मार्केटिंग मैसेज भेज रहे हैं।

इनमें से प्रत्येक मामले में, ईमेल प्रदाताओं के पास आपके स्टोर के बारे में हालिया इतिहास बहुत कम होता है। प्रोवाइडर द्वारा किसी ऐसे सेंडर के मैसेज को रोकने, उसकी गति कम करने या फ़िल्टर करने की अधिक संभावना होती है, जिसे वे नहीं पहचानते, खासकर जब वॉल्यूम अधिक हो। वॉर्म अप करने का मतलब है कि उन सब्सक्राइबर के साथ छोटे स्तर पर शुरुआत करना, जिनके इंटरैक्ट करने की सबसे अधिक संभावना है, और फिर प्रोवाइडर का भरोसा जीतने के बाद धीरे-धीरे इसका विस्तार करना।

अगर आप कस्टम डोमेन का उपयोग करते हैं, तो वॉर्म अप शुरू करने से पहले, अपने सेंडिंग डोमेन को प्रमाणित करें। Gmail और Yahoo को प्रमाणीकरण की आवश्यकता होती है, और अप्रमाणित ईमेल के फ़िल्टर होने की अधिक संभावना होती है। ज़रूरी रिकॉर्ड जोड़ने के बाद, प्रमाणीकरण को सत्यापित होने में 48 घंटे तक लग सकते हैं।

भेजने से पहले अपनी सूची को साफ़ करना

वॉर्म-अप के दौरान होने वाले बाउंस और स्पैम की शिकायतों का आपकी प्रतिष्ठा पर सबसे अधिक प्रभाव पड़ता है, क्योंकि प्रोवाइडर आपके डोमेन के बारे में अपनी पहली धारणा बना रहे होते हैं।

अपना पहला ईमेल भेजने से पहले, पक्का करें कि आपकी सब्सक्राइबर सूची में केवल उन सब्सक्राइबर के मान्य पते शामिल हों, जिन्होंने ऑप्ट इन किया है। सूची साफ़ करने की विशिष्ट कार्यप्रणालियों के लिए, उच्च-गुणवत्ता वाली सब्सक्राइबर सूची बनाए रखना देखें।

आप संदिग्ध पैटर्न के लिए भी अपनी सूची की समीक्षा कर सकते हैं, जैसे असामान्य ईमेल डोमेन वाले ऐसे सब्सक्राइबर जिन्होंने कभी कोई मैसेज नहीं खोला है या कोई खरीदारी नहीं की है। बॉट साइनअप को रोकने के और तरीकों के लिए, बॉट से जनरेट होने वाले सब्सक्राइबर को रोकना देखें।

किसी दूसरे प्रोवाइडर से माइग्रेट करते समय अपने एंगेजमेंट का इतिहास इंपोर्ट करना

अगर आप किसी दूसरे ईमेल प्लैटफ़ॉर्म से Shopify Messaging पर स्विच कर रहे हैं, तो आपके सेंडर की प्रतिष्ठा ट्रांसफ़र नहीं होती है, लेकिन आपके सब्सक्राइबर के एंगेजमेंट का इतिहास आपको एक मज़बूत शुरुआत करने में मदद कर सकता है। माइग्रेट करने से पहले, आपके पिछले प्रोवाइडर द्वारा अनुमति दी गई निम्नलिखित चीज़ों को ज़्यादा से ज़्यादा एक्सपोर्ट करें:

• सहमति और अधिग्रहण डेटा: प्रत्येक सब्सक्राइबर ने कब और कैसे ऑप्ट इन किया।
• एंगेजमेंट का इतिहास: ओपन, क्लिक, हाल की खरीदारी, अनसब्सक्राइब, बाउंस और स्पैम की शिकायतें।

आप CSV फ़ाइल का उपयोग करके Shopify में अपनी ग्राहक सूची इंपोर्ट कर सकते हैं। अपने संपर्कों को सॉर्ट करने के लिए अपने एंगेजमेंट के इतिहास का उपयोग करें। जिन सब्सक्राइबर ने हाल ही में ईमेल खोले हैं या उन पर क्लिक किया है, वे आपके पहले ईमेल भेजने के लिए सबसे सुरक्षित हैं। ऐसे संपर्क जो बाउंस हो गए, जिन्होंने शिकायत की या जिन्होंने अनसब्सक्राइब कर दिया, उन्हें माइग्रेट नहीं किया जाना चाहिए।

अस्पष्ट सहमति वाले सब्सक्राइबर को हैंडल करना

अगर आप इस बात की पुष्टि नहीं कर सकते हैं कि किसी संपर्क ने कब या कैसे ऑप्ट इन किया, तो उन्हें अपनी प्रतिष्ठा स्थापित होने तक पूरी तरह से वॉर्म-अप से बाहर रखें। जिन सब्सक्राइबर को साइन अप करना याद नहीं है, उन्हें ईमेल भेजना शुरुआती स्पैम शिकायतों का एक सामान्य कारण है।

आपकी प्रतिष्ठा मज़बूत होने के बाद, आप उन संपर्कों को एक स्पष्ट शब्दों वाला ऑप्ट-इन ईमेल भेज सकते हैं और पुष्टि करने वाले किसी भी व्यक्ति को अपनी सक्रिय सूची में वापस जोड़ सकते हैं।

अपने सबसे ज़्यादा एंगेज रहने वाले सब्सक्राइबर के साथ शुरुआत करना

उन सब्सक्राइबर के साथ अपना वार्म-अप शुरू करें, जिनके द्वारा ईमेल खोलने और क्लिक करने की संभावना सबसे ज़्यादा है, फिर समय के साथ अपनी ऑडियंस का विस्तार करें. शुरुआती मज़बूत एंगेजमेंट, प्रोवाइडर को भेजा जाने वाला सबसे अहम सिग्नल है.

एंगेज होने वाले कॉन्टैक्ट को टारगेट करने के लिए कस्टमर सेगमेंट का इस्तेमाल करें. आप रेडी-मेड विकल्पों के लिए सेगमेंट टेम्प्लेट भी ब्राउज़ कर सकते हैं. वार्म-अप के लिए निम्नलिखित सेगमेंट अच्छे शुरुआती बिंदु हैं:

• वे सब्सक्राइबर जिन्होंने पिछले 3 महीनों में कोई ईमेल खोला है या उस पर क्लिक किया है
• वे सब्सक्राइबर जिन्होंने हाल ही में ईमेल खोले हैं और एक निश्चित राशि खर्च की है
• वे सब्सक्राइबर जिन्होंने हाल ही में खरीदारी की है
• वे सब्सक्राइबर जिन्हें हाल ही में जोड़ा गया है और जिन्होंने ऑर्डर दिया है

सबसे पहले अपने ज़्यादा एंगेज रहने वाले सेगमेंट को ईमेल भेजें. जैसे-जैसे आपके ओपन और क्लिक रेट स्थिर होते हैं, एक-एक करके बड़े सेगमेंट में विस्तार करें. अगर आपके मीट्रिक कम होते हैं, तो उन्हें रोकें और रिकवर होने तक अपनी मौजूदा ऑडियंस साइज़ पर बने रहें.

शुरुआत में भेजे जाने वाले ईमेल को एंगेज होने का कारण देना

आप जितने तेज़ी से ओपन और क्लिक जनरेट करेंगे, प्रोवाइडर के साथ आपका भरोसा उतनी ही तेज़ी से बढ़ेगा. अपने वार्म-अप को ऐसी सामग्री के साथ लीड करें जिस पर सब्सक्राइबर कार्रवाई करना चाहते हों:

• अपने वेलकम ऑटोमेशन में एक शानदार ऑफ़र शामिल करें, जैसे कि स्टोर क्रेडिट या कोई डिस्काउंट कोड, ताकि नए सब्सक्राइबर तुरंत एंगेज हो सकें. ज़्यादा जानने के लिए, मार्केटिंग ऑटोमेशन देखें.
• ओपन और क्लिक बढ़ाने के लिए, अपने एंगेज रहने वाले सेगमेंट को कभी-कभी ज़्यादा दिलचस्पी वाला कोई कैम्पेन भेजें, जैसे कि स्वीपस्टेक, जल्दी ऐक्सेस करने की सुविधा, या कोई शानदार प्रमोशन.

वार्म-अप के दौरान फ़्रीक्वेंसी कम रखें. एक बड़े और सामान्य कैम्पेन की तुलना में कुछ अच्छी तरह से टारगेट किए गए, हाई-एंगेजमेंट वाले सेंड आपकी रेपुटेशन के लिए ज़्यादा फ़ायदेमंद होते हैं.

अपने वॉल्यूम को धीरे-धीरे बढ़ाना

एक ही बार में सब कुछ भेजने के बजाय छोटे और स्थिर चरणों में ईमेल भेजने की मात्रा बढ़ाएं. सुझाई गई रैंप अनुसूची के लिए, अपनी ईमेल वॉल्यूम धीरे-धीरे बढ़ाना देखें.

वार्म-अप के दौरान अपने नतीजों पर नज़र रखना

वार्म-अप के दौरान अपने नतीजों पर बारीकी से नज़र रखें ताकि कोई समस्या बढ़ने से पहले आप धीमे हो सकें. डिलीवरी रेट, ओपन रेट, क्लिक रेट, बोनस रेट और स्पैम रेट के लिए हर कैम्पेन के ईमेल एनालिटिक्स की समीक्षा करें.

मेलबॉक्स प्रोवाइडर, ऐसे मुफ़्त टूल भी ऑफ़र करते हैं जो रिपोर्ट करते हैं कि वे आपके भेजने वाले डोमेन को कैसे स्कोर करते हैं, जिसे आपकी इन-एडमिन रिपोर्ट नहीं दिखा सकती है. इन टूल को सेट अप करने की जानकारी के लिए, अपने डिलीवरी मीट्रिक पर नज़र रखना देखें.

अगर आप देखते हैं कि बाउंस और स्पैम शिकायतें बढ़ रही हैं या ओपन रेट गिर रहे हैं, तो अपने वार्म-अप को धीमा कर दें या रोक दें. उस ऑडियंस साइज़ पर वापस जाएं जिसने पिछली बार अच्छा परफ़ॉर्म किया था और संख्या रिकवर होने के बाद ही फिर से विस्तार करें.

आपकी रेपुटेशन स्थापित होने के बाद, वॉल्यूम में अचानक होने वाले बदलाव, भरोसेमंद सेंडर के लिए भी ब्लॉक होने और देरी का सबसे आम कारण होते हैं. प्रोवाइडर आपके भेजने के पैटर्न पर नज़र रखते हैं और जब आप बहुत तेज़ी से बहुत ज़्यादा ईमेल भेजते हैं, तो वे कार्रवाई करते हैं. वे मैसेज को टाल सकते हैं, डिलीवरी को रोक सकते हैं, ज़्यादा मैसेज को स्पैम या प्रमोशन फ़ोल्डर में भेज सकते हैं, या कुछ समय के लिए भेजे जाने वाले ईमेल को ब्लॉक कर सकते हैं.

वे तरीके जो ब्लॉक होने को ट्रिगर कर सकते हैं

निम्नलिखित तरीकों की वजह से प्रोवाइडर तब तक मैसेज को ब्लॉक कर सकते हैं या उनमें देरी कर सकते हैं, जब तक कि वे यह वेरिफ़ाई न कर लें कि आप एक प्रामाणिक सेंडर हैं:

• एक ही दिन में अपनी सामान्य ईमेल वॉल्यूम का 5 गुना ज़्यादा ईमेल भेजना.
• ईमेल भेजने में लंबा अंतराल और फिर बड़े ईमेल कैम्पेन.
• धीरे-धीरे बढ़ने के बजाय, भेजने में अचानक उछाल.
• सूची की खराब क्वालिटी, जैसे कि उन सब्सक्राइबर को भेजना जो लंबे समय से एंगेज नहीं हुए हैं, जिन्होंने कभी भी ऑप्ट-इन नहीं किया है, या जिन्हें ऑप्ट-इन करना याद नहीं है. ज़्यादा जानने के लिए, हाई-क्वालिटी सब्सक्राइबर लिस्ट बनाए रखना देखें.

उदाहरण के लिए, अगर आप आम तौर पर हर दिन 2,000 ईमेल भेजते हैं और अचानक एक घंटे में 10,000 भेजते हैं, तो प्रोवाइडर पहला बैच डिलीवर कर सकते हैं और बाकी को टाल या रोक सकते हैं, इसलिए कुछ मैसेज घंटों या दिनों बाद आते हैं, या डिलीवर ही नहीं होते हैं.

वॉल्यूम से जुड़ी डिलीवरी संबंधी समस्याओं के संकेत

अगर आप निम्नलिखित में से कोई भी संकेत देखते हैं, तो वॉल्यूम में उछाल आपकी डिलीवरी क्षमता को प्रभावित कर सकता है:

• Gmail, Yahoo या Outlook पर भेजे जाने वाले ईमेल में घंटों या दिनों की देरी हो रही है
• खास मेलबॉक्स प्रोवाइडर के लिए ओपन रेट में अचानक गिरावट
• सब्सक्राइबर रिपोर्ट कर रहे हैं कि उन्हें आपका ईमेल कैम्पेन नहीं मिला
• स्पैम फ़ोल्डर में प्लेसमेंट का बढ़ना

निरंतरता बनाए रखने के लिए सुझाव

वॉल्यूम की निरंतरता बनाए रखने और ब्लॉक होने व देरी से बचने के लिए, निम्नलिखित तरीकों की समीक्षा करें:

• अपने स्पैम शिकायत दर पर नज़र रखें और ब्लॉक होने से बचने के लिए इसे कम रखें.
• रोज़ाना, हर हफ़्ते या दो हफ़्ते में एक बार जैसे नियमित शेड्यूल पर ईमेल भेजें और हर बार भेजे जाने वाले ईमेल की वॉल्यूम समान रखें.
• ईमेल कैम्पेन के बीच लंबे अंतराल के बाद बड़ी मात्रा में ईमेल भेजने से बचें.
• सबसे पहले एंगेज रहने वाले सब्सक्राइबर पर ध्यान दें. लिस्ट की क्वालिटी और सेगमेंटेशन के सुझावों के लिए, हाई-क्वालिटी सब्सक्राइबर लिस्ट बनाए रखना देखें.
• जब आपको वॉल्यूम बढ़ाने की ज़रूरत हो, तो इसे धीरे-धीरे करें. ज़्यादा जानने के लिए, अपनी ईमेल वॉल्यूम धीरे-धीरे बढ़ाना देखें.

अगर आपको ज़्यादा सब्सक्राइबर को भेजने के लिए अपनी ईमेल वॉल्यूम बढ़ाने की ज़रूरत है, तो निम्नलिखित दिशा-निर्देशों का इस्तेमाल करके ऐसा धीरे-धीरे करें:

• जब तक आप अपनी टारगेट वॉल्यूम तक नहीं पहुँच जाते, तब तक हर हफ़्ते अपनी सेंड वॉल्यूम 20-30% बढ़ाएं. भले ही आपकी सेंडर रेपुटेशन अच्छी हो, लेकिन हर हफ़्ते 30% से ज़्यादा बढ़ाने से बचें. सुरक्षित तरीके से वॉल्यूम बढ़ाने के बारे में ज़्यादा जानने के लिए, Gmail के ईमेल सेंडर के दिशा-निर्देश देखें. यही सिद्धांत अन्य प्रोवाइडर पर भी लागू होता है.
• वॉल्यूम बढ़ाते समय अपने डिलीवरी मीट्रिक, जैसे कि ओपन रेट, क्लिक रेट और स्पैम शिकायतों पर नज़र रखें.
• जब तक आप अपने टारगेट तक नहीं पहुँच जाते, तब तक हर हफ़्ते वॉल्यूम बढ़ाते रहें. अगर आपकी डिलीवरी, ओपन और क्लिक रेट गिर जाते हैं, तो उनके रिकवर होने तक अपनी मौजूदा वॉल्यूम पर बने रहें.

उदाहरण के लिए, अगर आप वर्तमान में हर हफ़्ते 5,000 ईमेल भेजते हैं और 17,500 तक पहुँचना चाहते हैं, तो 6-सप्ताह के रैंप-अप की योजना बनाएं:

हर हफ़्ते लगभग 25–30% की वृद्धि पर 5,000 से 17,500 ईमेल हर हफ़्ते के 6-सप्ताह वाले वॉल्यूम रैंप का उदाहरण

हफ़्ता	वॉल्यूम	वृद्धि
1	5,000	बेसलाइन
2	6,500	+30%
3	8,500	+30%
4	11,000	+30%
5	14,000	+27%
6	17,500	+25%

जब कोई कैम्पेन आपके सामान्य वॉल्यूम से बड़ा हो या आप महीने में केवल एक बार भेजते हों, तो इसे कई दिनों या पूरे दिन में बांटकर भेजें ताकि ईमेल प्रदाता इसे वॉल्यूम स्पाइक न समझें और डिलीवरी में देरी या उसे ब्लॉक न करें।

अपने बड़े कैम्पेन को लगातार भेजने के तरीके

वॉल्यूम स्पाइक से बचने के लिए, बड़ा कैम्पेन भेजते समय निम्नलिखित में से किसी भी तरीके पर विचार करें:

• हर दिन समान वॉल्यूम: प्रतिदिन एक समान संख्या में भेजें ताकि ईमेल प्रदाता आपके वॉल्यूम को सामान्य समझें। उदाहरण के लिए, एक ही दिन में 20,000 के बजाय 4 दिनों में 5,000 ईमेल प्रतिदिन, या 3-4 दिनों में 5,000-7,000 प्रतिदिन।
• निर्धारित समय पर छोटे बैच: अपनी सूची के कुछ हिस्सों को एक या दो दिनों में अलग-अलग समय पर भेजें। उदाहरण के लिए, 25% सुबह, 25% दोपहर में, 25% अगली सुबह और 25% अगली दोपहर को। यह हर घंटे भेजने की दर को प्रबंधनीय रखता है।
• नियमित अंतराल पर माइक्रो-बैचिंग: पूरे दिन नियमित अंतराल पर छोटे बैच भेजें। उदाहरण के लिए, एक बार में 20,000 के बजाय हर 2 घंटे में 2,500 ईमेल (16 घंटों, 1-2 दिनों में आठ बार भेजें)। यह ईमेल प्रदाताओं को एक समान प्रति घंटा पैटर्न पहचानने में मदद करता है।

इनमें से किसी भी तरीके से आपकी पूरी ऑडियंस तक पहुँचा जा सकता है और यह ब्लॉक होने से बचाने में मदद करता है।

महीने में एक बार भेजने की सर्वोत्तम कार्यप्रणालियाँ

यदि आप महीने में केवल एक बार ईमेल भेजते हैं, तो निम्नलिखित में से कोई एक तरीका लागू करें जो मासिक क्रम के लिए बहुत अच्छा काम करता है:

• उसी दिन सेगमेंटेशन: पूरे दिन हर 6 घंटे में अपनी सब्सक्राइबर सूची के 25% लोगों को भेजें।
• कई दिनों का तरीका: अपनी सूची के 50% लोगों को पहले दिन और बाकी 50% लोगों को दूसरे दिन भेजें।
• बढ़ाई गई समय-सीमा: अपनी सूची को 3-4 सेगमेंट में बांटें और 3-4 दिनों में प्रति दिन एक सेगमेंट भेजें।

ब्लैक फ्राइडे, साइबर सोमवार, हॉलिडे सेल और अन्य ऐसे इवेंट के लिए पहले से योजना बनाएं, जिनमें आपको सामान्य से अधिक सब्सक्राइबर को ईमेल करने की आवश्यकता होती है। नया पैटर्न सेट करने के लिए अपने कैम्पेन से कम से कम 4-6 सप्ताह पहले अपना वॉल्यूम बढ़ाना शुरू करें।

उदाहरण के लिए, यदि आप सामान्य रूप से प्रति सप्ताह 5,000 ईमेल भेजते हैं, लेकिन किसी सीज़नल कैम्पेन के लिए 15,000 ईमेल भेजने की आवश्यकता है, तो अपने भेजने के वॉल्यूम को इस प्रकार बढ़ाएं:

• 6 सप्ताह पहले: 6 सप्ताह पहले 5,000 ईमेल की अपनी वर्तमान बेसलाइन से शुरू करें।
• सप्ताह 1-5: हर सप्ताह अपने भेजने के वॉल्यूम को 20-30% तक बढ़ाएं।
• कैम्पेन सप्ताह: 15,000 के अपने लक्ष्य वॉल्यूम पर भेजें।

यह क्रमिक तरीका ईमेल प्रदाताओं को इस वृद्धि को वैध वृद्धि के रूप में पहचानने का समय देता है।

यदि वॉल्यूम स्पाइक के बाद आपके ईमेल ब्लॉक हो रहे हैं या उनमें देरी हो रही है, तो अपनी सेंडर प्रतिष्ठा बहाल करने के लिए निम्नलिखित कदम उठाएं:

• अपने भेजने के वॉल्यूम को अपनी पिछली बेसलाइन या उससे कम करें।
• केवल अपने सबसे अधिक एंगेज्ड सब्सक्राइबर को ही भेजें, जैसे कि वे लोग जिन्होंने पिछले 30 दिनों में ईमेल खोला या उस पर क्लिक किया है। एंगेज्ड सब्सक्राइबर को लक्षित करने के बारे में अधिक जानने के लिए, उच्च गुणवत्ता वाली सब्सक्राइबर सूची बनाए रखना और कस्टमर सेगमेंट देखें।
• ईमेल प्रदाताओं के साथ फिर से विश्वास कायम करने के लिए कई हफ्तों तक लगातार भेजना जारी रखें।
• जब आपके मीट्रिक स्थिर हो जाएं, तो साप्ताहिक रूप से 20-30% की वृद्धि करते हुए धीरे-धीरे वॉल्यूम बढ़ाएं।

रिकवरी में आमतौर पर कई सप्ताह लगते हैं। आपको पता चल जाएगा कि आपकी डिलीवरी में सुधार हो रहा है, जब ईमेल मिनटों में इनबॉक्स में पहुंच जाते हैं, ओपन रेट सामान्य हो जाते हैं, आपको कम डिफ़रल या "बाद में फिर से प्रयास करें" वाले जवाब मिलते हैं, और सब्सक्राइबर आपके कैम्पेन प्राप्त होने की सूचना देते हैं।