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Assistance aux fournisseurs avec Shopify Bill Pay

Il est essentiel de savoir comment aider vos fournisseurs lorsque vous utilisez Shopify Bill Pay. Étant donné que Shopify Bill Pay ne fournit pas d’assistance directe aux fournisseurs, vous êtes le premier point de contact pour toute question des fournisseurs relative aux paiements. Cette page vous aide à résoudre les questions courantes des fournisseurs, à comprendre les délais de paiement et à résoudre les problèmes avant de devoir contacter l’Assistance Shopify.

Sur cette page

Réponses aux questions fréquentes des fournisseurs

Lorsque vos fournisseurs ont des questions sur les paiements, vous pouvez utiliser les informations suivantes pour les aider.

Quand vais-je recevoir mon paiement ?

Les délais de livraison des paiements dépendent du mode de livraison que vous avez sélectionné. Communiquez les délais suivants à votre fournisseur :

  • Virement bancaire par chambre de compensation automatisée (ACH) : 3 à 4 jours ouvrés pour les paiements nationaux aux États-Unis
  • Virement bancaire rapide (ACH) : le jour ouvré même (si admissible)
  • Chèque papier : 5 à 7 jours ouvrés
  • Virement international : 3 à 4 jours ouvrés
  • Paiement instantané (push to debit) : en quelques minutes si le fournisseur a choisi cette option

Les paiements sont traités une seule fois par jour avant 21 h (HE) pour les modes de livraison standard tels que les virements bancaires ACH et les chèques papier. Certains modes de livraison, tels que le virement ACH le jour même, ont des heures limites antérieures. Si vous programmez un paiement après l’heure limite pour le mode de livraison sélectionné, son traitement commencera le jour ouvré suivant. Pour obtenir une description détaillée des délais d’expédition et des frais, consultez la section sur les modes de livraison aux fournisseurs.

Pourquoi le montant de mon paiement était-il différent de celui prévu ?

Si votre fournisseur reçoit un montant différent de celui prévu, examinez les facteurs suivants :

  • Frais de paiement instantané : si votre fournisseur a opté pour le paiement instantané (push to debit), des frais de 1 % sont déduits du montant du paiement. Ces frais sont payés par le fournisseur, et non par vous.
  • Taux de change internationaux : pour les paiements internationaux, les fluctuations du taux de change entre le moment où vous avez programmé le paiement et celui où il a été traité peuvent affecter le montant final.
  • Paiements partiels : si vous n’avez payé qu’une partie d’une facture, confirmez avec votre fournisseur le montant qui a été réellement programmé.

Vous pouvez vérifier le montant exact envoyé en consultant les détails du paiement dans votre interface administrateur Shopify sous Finance > Bill Pay.

Mon fournisseur dit que le paiement a échoué. Que dois-je faire ?

Si un paiement ne parvient pas à votre fournisseur, le problème est généralement lié aux informations de livraison. Suivez les étapes ci-dessous :

  1. Vérifiez le statut du paiement dans votre interface administrateur Shopify sous Finance > Bill Pay.
  2. Si le statut indique Échec du paiement, examinez le code d’erreur. Pour connaître les codes d’erreur et les solutions spécifiques, consultez la page Comprendre les échecs de paiement.
  3. Contactez votre fournisseur pour vérifier que son numéro de compte bancaire ou son numéro de routage est correct.
  4. Ajoutez à nouveau la facture et reprogrammez le paiement avec les informations de livraison corrigées.

Les raisons courantes d’échec de la livraison incluent des comptes fournisseurs fermés, des numéros de compte incorrects et des numéros de routage non valides. Votre paiement est remboursé automatiquement en cas d’échec de la livraison.

Mon fournisseur ne trouve pas le paiement sur son relevé bancaire

Aidez votre fournisseur à localiser le paiement en lui indiquant comment il s’affiche sur son relevé :

  • Virements bancaires : les paiements s’affichent sous la forme « [Nom de votre entreprise] melio CCD ». Le nom de votre entreprise peut ne pas toujours être inclus, mais « melio » est toujours indiqué.
  • Chèques papier : les chèques affichent le nom et l'adresse de votre entreprise. Le numéro de compte bancaire sur le chèque est celui de Melio, pas le vôtre. Vos informations bancaires ne sont jamais partagées avec les fournisseurs.

Si la date de livraison prévue est passée et que votre fournisseur ne trouve toujours pas le paiement, vérifiez le statut du paiement dans votre interface administrateur. Si le statut indique Payé, mais que votre fournisseur ne l’a pas reçu, contactez Shopify Support pour obtenir de l’aide.

Problèmes de délai de paiement

Lorsque votre fournisseur vous interroge sur des retards de paiement, il est utile de comprendre les délais de traitement et ce qui peut causer des retards.

Comprendre les retards de paiement

Le délai nécessaire pour qu’un paiement parvienne au compte d’un fournisseur dépend du mode de livraison, mais il peut y avoir des considérations supplémentaires :

  • Calendrier de traitement : les paiements sont traités une seule fois par jour avant 21 h (HE) pour les modes de livraison standard tels que les virements bancaires ACH et les chèques papier. Certains modes de livraison, tels que le virement ACH le jour même, ont des heures limites antérieures. Les paiements initiés après l’heure limite commencent à être traités le jour ouvré suivant. Par exemple, si vous effectuez un paiement ACH standard à 22 h 30 (HE) un lundi, il ne sera traité que le mardi matin, de sorte que la livraison la plus rapide se fera le mercredi.
  • Jours fériés fédéraux : les jours fériés fédéraux peuvent avoir une incidence sur les délais de traitement et de réception des paiements.
  • Paiements initiaux : le premier paiement que vous effectuez à un fournisseur peut subir des retards supplémentaires pendant son examen.
  • Transactions de grande valeur : les paiements plus importants (supérieurs à 100 000 USD) peuvent nécessiter un jour ouvré supplémentaire pour être traités.
  • Examen de conformité : l’équipe de conformité de Melio peut vous demander des documents supplémentaires, ce qui peut retarder le traitement du paiement jusqu’à ce que vous répondiez.

Pour obtenir la liste complète des délais de livraison des paiements, consultez la page modes de livraison des fournisseurs.

Il arrive qu’un fournisseur signale des problèmes avec le lien lui permettant de choisir son mode de livraison de paiement préféré.

Résolution des problèmes liés aux liens de paiement expirés

Le lien envoyé aux fournisseurs pour choisir leur mode de livraison de paiement n’est valable que 7 jours. Si le fournisseur n’utilise pas le lien dans ce délai, le paiement est automatiquement annulé et la facture associée revient au statut Non payée dans votre compte Shopify Bill Pay.

Pour renvoyer un lien de sélection du mode de livraison à votre fournisseur :

  1. Depuis votre interface administrateur Shopify, allez à Finance > Bill Pay.
  2. Cliquez sur la facture qui a été annulée.
  3. Cliquez sur Payer la facture pour recommencer le processus de paiement.
  4. Dans la section Mode de livraison du fournisseur, sélectionnez Demander au fournisseur de choisir (fournisseurs américains uniquement).
  5. Terminez la configuration du paiement pour générer un nouveau lien.

Le fournisseur reçoit un nouvel e-mail contenant un nouveau lien valable 7 jours.

Résolution des problèmes de lien de paiement qui ne fonctionne pas

Si votre fournisseur signale que le lien de paiement ne fonctionne pas, demandez-lui de suivre les étapes ci-dessous :

  1. Vérifiez si le lien a expiré (les liens ne sont valables que 7 jours).
  2. Essayez d’ouvrir le lien dans un autre navigateur ou dans une fenêtre de navigation privée/incognito.
  3. Assurez-vous qu’ils cliquent sur le lien de l’e-mail d’origine, et non sur une copie transférée.
  4. Vérifiez si leur logiciel de sécurité de messagerie bloque le lien.

Si le lien ne fonctionne toujours pas, annulez le paiement en cours et créez-en un nouveau pour générer un nouveau lien.

Résolution des problèmes de paiement des fournisseurs

Avant de contacter l’Assistance Shopify, effectuez les étapes de vérification suivantes pour résoudre les problèmes de paiement courants des fournisseurs.

Vérifier les détails du paiement
  1. Depuis votre interface administrateur Shopify, allez à Finance > Bill Pay.
  2. Cliquez sur la facture en question.
  3. Vérifiez que les informations suivantes sont correctes :
    • Nom commercial du fournisseur
    • Numéro de compte bancaire et numéro de routage (pour les virements bancaires)
    • Adresse postale (pour les chèques papier)
    • Montant du paiement
  4. Vérifiez le statut du paiement. Si le statut est En cours, le paiement est toujours en cours de traitement.
Vérifier l’historique des transactions

Consultez votre historique des paiements pour confirmer qu’un paiement a été envoyé :

  1. Depuis votre interface administrateur Shopify, allez à Finance > Bill Pay.
  2. Cliquez sur Plus d'actions > Gérer Bill Pay.
  3. Dans la section Rapports, cliquez sur Créer un rapport sous Paiements.
  4. Sélectionnez la plage de dates qui inclut la date à laquelle vous avez programmé le paiement.
  5. Cliquez sur Exporter les paiements pour télécharger un fichier CSV contenant les détails du paiement.
Vérifier les détails de livraison du fournisseur

Si les paiements à un fournisseur spécifique échouent systématiquement, les informations de livraison du fournisseur sont peut-être incorrectes. Découvrez comment modifier le profil d’un fournisseur pour mettre à jour son compte bancaire ou ses coordonnées.

Communication avec les fournisseurs et canaux d’assistance

Assurez-vous d’être le premier point de contact pour toute question des fournisseurs concernant les paiements. Les fournisseurs ne doivent pas contacter Shopify ou Melio directement. Envisagez les canaux de communication suivants :

  • Communication directe : encouragez vos fournisseurs à vous contacter directement s’ils ont des questions ou des problèmes concernant leurs paiements.
  • Ressources pour les fournisseurs : vous pouvez partager la documentation d’aide Shopify Bill Pay pour les fournisseurs avec vos fournisseurs pour les aider à comprendre comment accepter les paiements.
  • Shopify Support : si vous rencontrez des problèmes que vous ne pouvez pas résoudre à l’aide des étapes de résolution de problèmes, contactez Shopify Support pour obtenir de l’aide.

Avant de contacter l’Assistance Shopify

Avant de contacter Shopify Support, rassemblez les informations suivantes pour nous aider à résoudre votre problème plus rapidement :

  • L’ID de paiement (qui se trouve sur la page des détails de la facture dans votre interface administrateur Shopify)
  • Le nom du fournisseur et le mode de livraison
  • La date à laquelle le paiement a été programmé et la date de livraison prévue
  • Le statut du paiement affiché dans votre interface administrateur
  • Captures d'écran de tout message d'erreur
  • Confirmation que vous avez vérifié que les détails de livraison du fournisseur sont corrects
  • Les étapes que vous avez déjà suivies dans les sections de résolution de problèmes

Le fait de préparer ces informations aide l’Assistance Shopify à vous aider plus efficacement.