Comprender la gestión del personal en Shopify POS

Puedes crear personal con acceso a Shopify POS para procesar ventas en persona. Todo el personal tiene un unique PIN para iniciar sesión en la app Shopify POS.

Si estás en el plan POS Pro, antes de agregar personal puedes crear custom POS roles que otorgan al personal de Point of Sale un conjunto único de permissions para las actividades de la app Shopify POS. Se crean Predefined user roles para todo el personal de POS, pero puedes crear roles de POS personalizados para gestionar al personal de POS según las necesidades específicas del negocio.

Tipos de personal de POS

Puedes conceder acceso a POS a varias tiendas con un solo perfil de usuario. Puedes tener los siguientes tipos de personal con acceso a Shopify POS:

• Personal que tiene acceso tanto a la app POS como al panel de control de Shopify, incluido el canal Point of Sale. Este personal puede iniciar sesión en sucursales de POS Pro y de POS Lite en la app POS, y también acceder al panel de control de Shopify.
• Empleados exclusivos de la app POS que tienen acceso a la app Shopify POS, pero no al panel de control de Shopify ni al canal Point of Sale. Los empleados exclusivos de la app POS solo están disponibles para los comerciantes que utilizan Shopify POS Pro y únicamente pueden iniciar sesión en sucursales con POS Pro.

A cada miembro del personal con acceso a POS se le asigna un PIN único para que pueda acceder a la app Shopify POS. Obtén más información sobre cómo create staff with POS and admin access, and POS only staff.

Gestionar el personal de POS por sucursal

Puedes asignar establecimientos minoristas específicos a miembros del personal según se agreguen desde la app Shopify POS o desde el panel de control de Shopify. Independientemente de su sucursal asignada, el personal puede ver el inventario de productos y los pedidos de todas las sucursales desde la app POS. Si tienen acceso de administración, también tienen acceso a informes y estadísticas y a los detalles de las sucursales.

Asignar sucursales de POS al personal

Puedes asignar establecimientos minoristas específicos a cada miembro del personal, para que solo puedan acceder a esas ubicaciones usando su PIN de empleado. Las ubicaciones predeterminadas que se asignan a un miembro del personal dependen de si add them through the Shopify POS app o si los agregas desde el panel de control de Shopify. Ten en cuenta lo siguiente al elegir dónde agregar personal:

• Si agregas al miembro del personal desde la app Shopify POS, solo tendrá acceso a POS y se le asignará únicamente la sucursal de ese dispositivo POS.
• Si los agregas en el panel de control de Shopify, también puedes darles acceso de administración y se les asignan todas las sucursales, a menos que los desasignes de sucursales específicas.

Consideraciones sobre el acceso por sucursal de POS

Cuando asignas establecimientos minoristas a un miembro del personal, esto solo restringe dónde puede usar su PIN para acceder a la app POS. No afecta su capacidad de ver datos de todas las sucursales, como el inventario de productos. Estará limitado a ver los pedidos de la sucursal actual, a menos que tenga el permiso Gestionar pedidos en todas las sucursales. Si tiene acceso al panel de control, también podrá ver informes y estadísticas en el panel y los detalles de las sucursales en el canal Point of Sale para todas las sucursales.

Por ejemplo, si tienes sucursales en Nueva York, San Francisco y Portland y asignas a una persona del personal a la sucursal de Nueva York, esa persona puede usar su PIN del personal para acceder solo a la sucursal de Nueva York en la app POS, pero aun así podrá ver los niveles de inventario y los pedidos de las sucursales de San Francisco y Portland.

Roles del personal de Shopify POS

Si las sucursales de POS están suscritas a POS Pro, puedes personalizar el acceso de los empleados de POS con POS roles. Los roles de POS son conjuntos de permissions con nombre que te permiten decidir qué empleados pueden realizar determinadas acciones en la app de POS, como procesar devoluciones, agregar descuentos o hacer seguimiento de transacciones en efectivo.

Los roles facilitan asignar el mismo conjunto de permisos a varias personas del personal. No puedes asignar permisos individuales al personal de Point of Sale; debes asignar un rol. Cada persona del personal de Point of Sale necesita un rol asignado.

Si un miembro del personal puede introducir su PIN tanto en sucursales de POS Pro como de POS Lite, su rol de POS solo se aplica cuando usa su PIN para acceder a sucursales de POS Pro. Por ejemplo, si has dado a un miembro del personal acceso a sucursales de POS Pro y de POS Lite, y le asignaste un rol de POS que le niega el permiso para procesar devoluciones, esa persona no podrá procesar devoluciones cuando inicie sesión en sucursales de POS Pro, pero sí podrá hacerlo cuando inicie sesión en sucursales de POS Lite.

Todos los usuarios del panel de control con acceso a POS usan su PIN para acceder a sucursales de POS Lite, con acceso completo, porque los roles de POS no aplican. No puedes impedir que los usuarios del panel de control con acceso a POS accedan a sucursales Lite.

Ejemplo de roles y permisos de POS

Tina es propietaria de tiendas minoristas en Nueva York, San Francisco y Portland. Tina usa roles de POS para definir los tipos de personal en sus tiendas:

• Gerentes
• Personal de POS sénior
• Personal de POS júnior

Cada rol tiene su propio conjunto de permisos, para que el personal pueda realizar las tareas que correspondan a su función en el negocio.

Tina trabaja en su tienda insignia de Nueva York, donde se encarga de las operaciones del panel de control de Shopify. Tina otorga al rol de gerente acceso tanto al panel de control de Shopify como a la app POS, para que quienes son gerentes en sus tiendas de San Francisco y Portland puedan atender a clientes en POS y realizar tareas de administración, como contar inventario, hacer transferencias y agregar nuevas cuentas para empleados cuando contratan a personal nuevo.

El personal de POS sénior y júnior son miembros solo de POS, porque no necesitan realizar operaciones de administración. El rol de personal de POS sénior tiene permisos para realizar operaciones sensibles en POS, como devoluciones y cambios.

El personal de POS júnior de Tina trabaja por temporadas, por lo que su rol de POS está configurado para requerir Aprobación del gerente antes de procesar devoluciones y cambios. La Aprobación del gerente la otorga una persona con rol de gerente o personal de POS sénior introduciendo su PIN para permitir que el personal júnior de POS procese una devolución o un cambio.

Tina también puede suspender o desactivar cuentas de personal de POS júnior de temporada sin eliminarlas. Cuando vuelve la temporada alta, Tina puede reactivar esas cuentas.

Auditoría de las acciones de los empleados en Shopify POS

Las acciones de caja de alto riesgo realizadas en Shopify POS, como anulaciones, reembolsos, descuentos manuales y el acceso a los perfiles de los clientes, se atribuyen al empleado que las realizó. Para investigar estas acciones, puedes ver el registro de actividad de Shopify POS en tu panel de control de Shopify.

Próximos pasos

Una vez que comprendas la gestión del personal de Shopify POS, puedes crear empleados con acceso al panel de control y a Shopify POS, así como empleados con acceso exclusivo a POS, para que tu personal pueda comenzar a usar Shopify POS con el nivel de acceso adecuado.