Crear y administrar órdenes de compra
Puedes crear órdenes de compra en el panel de control de Shopify para registrar los acuerdos comerciales que haces con los distribuidores. Las órdenes de compra detallan los productos, los precios y las cantidades de un pedido, y te ayudan a hacer seguimiento de los costos de inventario, las condiciones de pago y la información del distribuidor. Puedes guardar una orden de compra como borrador para continuarla luego o marcarla como Pedido después de que el distribuidor confirme el pedido.
Después de marcar una orden de compra como Pedido, puedes crear una transferencia de inventario para esa orden de compra a fin de hacer seguimiento del movimiento de los artículos que entran en la tienda. La orden de compra registra el acuerdo comercial y la transferencia de inventario vinculada registra el movimiento real. A los cambios de inventario provenientes de transferencias de distribuidores también se les hace seguimiento en tu historial de ajustes de inventario.
En esta página
Antes de empezar
Antes de crear una orden de compra, debes completar las siguientes tareas:
- Configura los distribuidores en el panel de control de Shopify.
- Crea y configura sucursales para recibir inventario.
- Activar el seguimiento de inventario de los productos que quieres pedir.
Estados de las órdenes de compra
Las órdenes de compra tienen dos estados que reflejan su situación actual. Por el contrario, se hace seguimiento de la recepción, la recepción parcial, la finalización y el cierre en la transferencia de inventario vinculada.
- Borrador: la orden de compra se está creando o revisando. Puedes editar todos los detalles, así como agregar o eliminar productos.
- Pedido: la orden de compra se envió al distribuidor. Ahora puedes crear una transferencia de inventario para la orden de compra a fin de hacer seguimiento del movimiento de inventario.
Crear una orden de compra
Puedes crear una orden de compra desde el panel de control de Shopify. Una orden de compra incluye un distribuidor, una sucursal de destino, productos, condiciones de pago y un resumen de costos.
Después de guardar la orden de compra como borrador, puedes exportarla en formato PDF para enviarla al distribuidor para su revisión y aprobación. Esto permite que el distribuidor revise los detalles de la orden, los precios y las condiciones.
Una vez que el distribuidor confirme los detalles del pedido, puedes marcar la orden de compra como pedido y, luego, crear una transferencia de inventario para hacer seguimiento del movimiento de inventario.
Cuando agregas un producto, algunos detalles se pueden rellenar automáticamente. Si ya pediste el producto al distribuidor seleccionado anteriormente, los valores de SKU del distribuidor, Costo e Impuesto se rellenan automáticamente a partir de las órdenes de compra anteriores que tengas con ese distribuidor. Si usaste varios costos anteriormente, puedes seleccionar un costo anterior en el menú desplegable o introducir un valor personalizado. Si no hay una orden de compra anterior para el producto, el Costo asume de forma predeterminada el costo por artículo establecido en la variante del producto. Puedes editar cualquier valor rellenado automáticamente. Si un producto no tiene un SKU de distribuidor registrado, se usa el SKU de la variante de forma predeterminada.
Pasos:
En el panel de control de Shopify, ve a Productos > Órdenes de compra.
Haz clic en Crear orden de compra.
Selecciona un distribuidor:
- Para seleccionar un distribuidor existente, haz clic en él.
- Para crear un nuevo distribuidor, haz clic en Crear un distribuidor nuevo, introduce los detalles del distribuidor y luego haz clic en Guardar.
Opcional: selecciona una sucursal de destino. Puedes guardar una orden de compra como borrador sin destino y agregar uno más tarde antes de marcarla como pedido. Si necesitas agregar una sucursal de destino, consulta Crear y modificar sucursales.
Agrega productos a la orden de compra. Solo puedes agregar productos que ya existan en tu tienda Shopify. Usa uno de los siguientes métodos:
- Para agregar productos de forma manual, busca los productos en el campo Agregar productos o haz clic en Explorar para seleccionar productos y variantes de una lista. Para limitar la lista a los productos que hayas pedido anteriormente al distribuidor seleccionado, haz clic en Comprados recientemente y selecciona un rango de tiempo. Selecciona las variantes que quieres pedir y luego haz clic en Agregar a la orden de compra.
- Para agregar productos de forma masiva, importa productos usando un archivo CSV.
- Para agregar productos con un escáner de códigos de barras, escanea cada producto que quieras agregar. En un dispositivo móvil o tablet, también puedes tocar el símbolo de código de barras sobre Agregar productos para usar el escáner de la cámara de tu dispositivo. El escáner debe estar configurado en modo de teclado.
Para cada producto, introduce los siguientes detalles:
- Cantidad
- SKU del distribuidor (opcional)
- Costo y porcentaje de impuesto (opcional)
Opcional: en la sección Detalles de la orden de compra, introduce un número de referencia o una nota para el distribuidor.
Opcional: en la sección Información de compra, ajusta la configuración de Condiciones de pago y Moneda del distribuidor. La moneda asume de forma predeterminada la moneda del distribuidor, y la puedes cambiar mediante el selector de moneda.
Opcional: en la sección Etiquetas, agrega las etiquetas para la orden de compra.
En la sección Resumen de costos, revisa el total del pedido. Si la moneda del distribuidor es diferente de la moneda de tu tienda, el resumen de costos también muestra el total convertido a la moneda de tu tienda.
Haz clic en Guardar como borrador.
Importar productos a una orden de compra mediante un archivo CSV
Puedes importar productos de forma masiva a una orden de compra nueva o existente mediante un archivo CSV. El archivo CSV de la orden de compra contiene información que identifica de forma exclusiva los productos y las variantes de producto, así como las cantidades que quieres pedir. Puedes identificar cada variante por SKU, por código de barras o por ambos. Puedes descargar y ver un archivo CSV de muestra para usarlo como plantilla.
El archivo CSV puede incluir valores opcionales de costo e impuesto para cada línea de artículo. Puedes introducir estos valores en el CSV o agregarlos a la orden de compra después de la importación.
Si el CSV contiene una variante que ya está en la orden de compra, esa fila no se importa y se muestra como un error. Para actualizar las cantidades de las líneas de artículo existentes, edítalas directamente en la orden de compra.
Pasos:
En el panel de control de Shopify, ve a Productos > Órdenes de compra.
Haz clic en Crear orden de compra o en una orden de compra existente.
Haz clic en Importar y luego en Agregar archivo.
Selecciona el archivo CSV que quieres subir.
Haz clic en Importar productos.
Marcar una orden de compra como pedido
Después de que el distribuidor confirme el pedido, puedes marcar la orden de compra como Pedido. La acción de marcar una orden de compra como un pedido no se puede deshacer.
Puedes editar la mayor parte de la información de la orden de compra incluso después de marcarla como un pedido, lo que incluye los productos, los costos y los detalles del distribuidor.
Después de marcar una orden de compra como Pedido, puedes crear una transferencia de inventario para la orden de compra a fin de hacer seguimiento del movimiento de inventario desde el distribuidor.
Pasos:
En el panel de control de Shopify, ve a Productos > Órdenes de compra.
Haz clic en el borrador de la orden de compra que quieres marcar como un pedido.
Haz clic en Marcar como pedido y, luego, de nuevo en Marcar como pedido para confirmar.
Editar una orden de compra
Puedes editar cualquier información de una orden de compra en todo momento, incluso después de marcarla como Pedido. El distribuidor, el destino, los productos y los costos se pueden cambiar en cualquier instante. Sin embargo, no se puede cambiar el origen o destino de la transferencia de inventario vinculada una vez que alcanza el estado Listo para enviar.
Pasos:
En el panel de control de Shopify, ve a Productos > Órdenes de compra.
Haz clic en la orden de compra que quieres editar.
Si marcaste la orden de compra como Pedido, haz clic en Editar.
Realiza los cambios.
Haz clic en Guardar.
Descargar una orden de compra en PDF
Puedes guardar la orden de compra en formato PDF para enviarla al distribuidor o conservarla para tus registros.
Pasos:
En el panel de control de Shopify, ve a Productos > Órdenes de compra.
Haz clic en la orden de compra de la que quieres descargar un PDF.
Haz clic en Más acciones.
Haz clic en Exportar PDF.
Archivar una orden de compra
Puedes archivar una orden de compra para eliminarla de tu lista activa mientras mantienes un registro de esta. Las órdenes de compra archivadas se muestran atenuadas en la lista, y se muestra un emblema de Archivado junto al estado en la página de información de la orden de compra. Archivar una orden de compra no cierra ni cancela la transferencia de inventario vinculada.
Las órdenes de compra que se cerraron previamente ahora se muestran como archivadas. Se hace seguimiento por separado de los estados de la orden de compra y de la transferencia de inventario.
Pasos:
En el panel de control de Shopify, ve a Productos > Órdenes de compra.
Haz clic en la orden de compra que quieres archivar.
Haz clic en Más acciones.
Haz clic en Archivar.
Para desarchivar una orden de compra, sigue los mismos pasos y haz clic en Desarchivar en lugar de Archivar.
Eliminar una orden de compra
Puedes eliminar una orden de compra mientras siga siendo un borrador. Si la orden de compra está marcada como Pedido, debes archivarla.
Pasos:
En el panel de control de Shopify, ve a Productos > Órdenes de compra.
Haz clic en la orden de compra en borrador que quieres eliminar.
Haz clic en Eliminar.
En el cuadro de diálogo de confirmación, haz clic en Eliminar orden de compra.