Crear y administrar distribuidores para órdenes de compra
Los distribuidores son las empresas a las que compras productos y con las que realizas órdenes de compra. Una administración efectiva de distribuidores ayuda a mantener buenas relaciones, garantizar un flujo confiable de inventario y hacer seguimiento de las condiciones de pago y las monedas. Cuando creas una orden de compra, puedes agregar un distribuidor nuevo o editar uno existente, y puedes incluir información de pago específica para cada orden.
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Condiciones de pago y moneda del distribuidor
Puedes incluir información opcional sobre las condiciones de pago de la orden de compra con el distribuidor. Los pagos a distribuidores se deben realizar fuera del panel de control de Shopify, usando la forma de pago que acuerdes con el distribuidor.
Antes de realizar una orden de compra, debes consultar con el distribuidor para acordar las condiciones de pago y la moneda. Las condiciones de pago cubren situaciones como pago contra entrega, pago contra recibo, pago por adelantado o pago en un plazo determinado tras realizar el pedido.
Por defecto, la moneda en las órdenes de compra corresponde a la moneda del distribuidor. Si acuerdas realizar los pagos en otra, puedes cambiar la Moneda del distribuidor con el selector de moneda. Esto actualiza todos los campos relacionados con los precios en la orden de compra para que se muestren en la nueva moneda; de este modo, podrás hacer un seguimiento de los precios y las compras que no se realicen en tu moneda predeterminada.
Las condiciones de pago y las monedas del distribuidor son específicas de cada orden de compra y no se guardan como valores predeterminados para ningún distribuidor.
Crear un distribuidor
Puedes crear un distribuidor en el panel de control de Shopify. Después de crearlo, aparece en el menú desplegable Seleccionar distribuidor cuando creas órdenes de compra.
Pasos:
En el panel de control de Shopify, ve a Productos > Órdenes de compra.
Haz clic en Crear orden de compra.
En la sección Distribuidor, haz clic en el menú desplegable Seleccionar distribuidor.
Haz clic en Crear nuevo distribuidor.
Ingresa la información del distribuidor y haz clic en Guardar.
Ver la información de un distribuidor
Puedes ver la información del distribuidor, lo que incluye su información de contacto, su dirección y las líneas de artículo de órdenes de compra recientes.
La información del distribuidor se organiza en tarjetas separadas para datos como la información de contacto y la dirección. En la sección Líneas de artículo de órdenes de compra recientes se muestran los productos que le pediste a este distribuidor en órdenes de compra anteriores. Puedes buscar en la lista de líneas de artículo y paginar los resultados.
Pasos:
En el panel de control de Shopify, ve a Productos > Órdenes de compra.
Haz clic en Crear orden de compra o en una orden de compra existente.
En la sección Distribuidor, haz clic en el menú desplegable Seleccionar distribuidor y luego elige el que quieres ver.
Haz clic en Ver detalles.
Si creaste una orden de compra nueva, puedes eliminar el borrador de la orden de compra.
Editar la información de un distribuidor
Cuando editas la información de un distribuidor, esta se actualiza en todas las órdenes de compra existentes. Puedes editar cada tarjeta de forma independiente, como la de información de contacto y la de la dirección.
Pasos:
En el panel de control de Shopify, ve a Productos > Órdenes de compra.
Haz clic en Crear orden de compra o en una orden de compra existente.
En la sección Distribuidor, haz clic en el menú desplegable Seleccionar distribuidor y elige el distribuidor que quieres editar.
Haz clic en Ver detalles.
En la tarjeta que quieres actualizar, edita la información del distribuidor.
Haz clic en Guardar.
Si creaste una orden de compra nueva, puedes eliminar el borrador de la orden de compra.
Mejores prácticas para la relación con distribuidores
Crear y mantener buenas relaciones con los distribuidores es esencial para que las operaciones de inventario sean fluidas. Ten en cuenta las siguientes mejores prácticas para administrar la relación con distribuidores:
- Comunicación: mantén informados a los distribuidores sobre las necesidades del negocio y cualquier cambio en las órdenes de compra.
- Cumplimiento de pagos: respeta las condiciones de pago acordadas para mantener la confianza y, potencialmente, negociar mejores condiciones.
- Planificación de pedidos: avisa con anticipación a los distribuidores sobre pedidos grandes o necesidades estacionales.
- Comentarios sobre la calidad: comunica los problemas de calidad del producto de forma oportuna y constructiva.
- Documentación: conserva registros claros de todos los acuerdos, precios e historial de pedidos.
Administrar varios distribuidores
Si trabajas con varios distribuidores, considera las siguientes estrategias:
- Diversificación: no dependas de un solo distribuidor para productos críticos.
- Seguimiento del desempeño: haz seguimiento de la confiabilidad de los distribuidores, la calidad y los tiempos de entrega.
- Comparación de costos: revisa periódicamente los precios y las condiciones entre distribuidores.
- Construcción de relaciones: invierte tiempo en crear relaciones sólidas con distribuidores clave.
- Gestión de contratos: mantén acuerdos claros sobre condiciones, estándares de calidad y expectativas de entrega.