Планиране на инвентаризация със Shopify POS

Планираната инвентаризация Ви помага да потвърдите, че складът във Вашия магазин съвпада с това, което е записано във Вашия администраторски панел на Shopify. Редовното извършване на инвентаризация може да Ви помогне да идентифицирате липси, да уловите грешки в проследяването и да поддържате Вашите онлайн и физически канали точни.

Тази страница обхваща как да изберете метод за отчитане, да насрочите и да се подготвите за инвентаризацията, да я проведете на няколко устройства и след това да съгласувате корекциите. За работния процес за бързо отчитане стъпка по стъпка направете справка с Промяна на количествата в складовата наличност в Shopify POS.

Ако мигрирате от Stocky и планирате първата си инвентаризация в Shopify, направете справка с Мигриране от Stocky към управление на наличностите в Shopify.

На тази страница

Методи за инвентаризация

Можете да комбинирате следните два метода за инвентаризация:

Бързо преброяване в Shopify POS: Персоналът сканира или търси продукти на устройство със Shopify POS и въвежда наличното количество. Този метод е най-добър за инвентаризация в магазина. За подробности вижте Промяна на количествата в складовата наличност в Shopify POS.
Корекции на складовата наличност в администраторския панел на Shopify: Персоналът с достъп до администраторския панел на Shopify може да коригира количествата на страницата Наличност или да импортира CSV файл. Този метод е най-добър за групови актуализации и за съгласуване след инвентаризация в магазина. За подробности вижте Коригиране на количествата в складовата наличност и Импортиране и експортиране на наличност чрез CSV файл.

Често срещан подход е персоналът в магазина да извърши преброяване чрез „Бързо преброяване“, след което ръководството да прегледа и съгласува корекциите в администраторския панел на Shopify.

Време за инвентаризация

Можете да насрочите преброяване според работното време и персонала на магазина си. Обмислете коя от следните опции е най-добра за Вашите бизнес операции:

След затваряне: Продажбите са поставени на пауза, така че преброяванията остават точни.
Преди отваряне: Магазинът е спокоен, но преброяването може да продължи и в работно време, ако отнеме повече време от очакваното.
Разпределяне в няколко дни по зони: Полезно за по-големи магазини. Всяка смяна преброява различна зона, за да не се претоварва нито един ден.
Затваряне на магазина за преброяване: Най-точната опция, тъй като по време на преброяването няма продажби, но магазинът може да загуби приходи за периода на затваряне.

Очаквано време и персонал според размера на каталога

Коригирайте времето и персонала въз основа на оформлението на магазина, сложността на продуктите и дали персоналът използва скенери за баркодове. Оценките в следната таблица са отправни точки, които да помогнат при планирането на инвентаризации.

Очаквано време за преброяване и изисквания към персонала въз основа на броя продуктови варианти във Вашия каталог
Размер на каталога	Очаквано време	Препоръчителен персонал
По-малко от 500 варианта	2 – 4 часа	1 човек
500 – 2 000 варианта	По-голямата част от деня	2 души
2 000 – 5 000 варианта	Цял ден	2 – 3 души
Повече от 5 000 варианта	Няколко дни, преброяване по зони	3 или повече души

Честота на инвентаризациите

Колко често ще правите преброяване зависи от размера на каталога, риска от липси и сложността на магазина. Обмислете коя от следните опции е най-добра за Вашите бизнес операции:

На тримесечие: Работи за повечето търговци на дребно.
Месечно: Препоръчва се за категории с висок риск от липси, като малки артикули с висока стойност, които са по-податливи на загуба или кражба.
Ротационни седмични преброявания: Някои търговци на дребно преброяват различна зона всяка седмица, така че целият каталог да бъде обхванат без пълна инвентаризация на целия магазин.

Последователните инвентаризации на редовни интервали са по-ценни от редките перфектни преброявания.

Подготовка за инвентаризация

Подготовката на Вашата система и оборудване преди инвентаризацията може да помогне за избягване на несъответствия, причинени от предстояща активност или неподготвени устройства.

Подготовка на системата

Преди преброяването подгответе системата си по следните начини:

Завършете всички предстоящи поръчки, прехвърляния и пратки, така че всички движения на наличностите да бъдат отразени във Вашия администраторски панел.
Обработете всички получени пратки и ги маркирайте като получени в администраторския панел на Shopify.
Синхронизирайте всички устройства със Shopify POS, като отворите приложението и потвърдите, че се показват скорошните продажби.
Проверете на извадков принцип няколко продукта, като сравните Наличното количество във Вашия администраторски панел с физическия склад, за да хванете очевидни разминавания преди пълното преброяване.

Подготовка на оборудването и екипа

Преди преброяването подгответе оборудването и екипа си по следните начини:

Заредете Вашите устройства със Shopify POS и всички поддържани скенери за баркодове.
Разпределете персонала по зони въз основа на физическите площи на Вашия магазин, като например складови рафтове, складови стелажи или секции в склада. Можете да използвате местоположения на складови позиции, за да формализирате тези зони.
Отпечатайте резервни листове за преброяване за зоните, където може да няма налично устройство.
Прегледайте каталога си за продукти с липсващи баркодове или повредени етикети с баркод и отпечатайте етикетите отново преди преброяването. Можете да използвате приложението Retail Barcode Labels, за да преотпечатате етикети.

Извършване на инвентаризация на множество устройства

За по-големи каталози можете да възложите на персонала да брои на няколко устройства със Shopify POS едновременно. Всяка сесия за „Бързо преброяване“ поддържа до 1 000 варианта, така че планирайте да подавате всяка сесия веднага щом дадена зона бъде завършена, след което започнете нова сесия за следващата зона.

За да избегнете двойно преброяване и пропуснати продукти, използвайте следните насоки:

Определете на всеки член от персонала конкретна зона въз основа на физическото оформление, а не по азбучен ред. Преброяването чрез единичен физически обход не позволява на персонала да се връща обратно през същата област.
Подавайте всяка сесия веднага щом зоната е завършена. Подадените сесии се синхронизират незабавно с Вашия администраторски панел на Shopify.
Съхранявайте отпечатани листове за разпределение на зоните, за да можете да проследявате кои зони са били преброени.

Наличността се коригира в реално време, когато дадена продажба бъде завършена в Shopify POS или във Вашия онлайн магазин. Когато подадете сесия за „Бързо преброяване“, количеството се коригира, за да съответства на преброеното. Ако се осъществи продажба между момента, в който персоналът е преброил даден продукт, и момента на подаване на сесията, тогава в корекцията се показва малко несъответствие. За да сведете това до минимум, извършвайте преброяването в извънработно време или в периоди с малък трафик и подавайте всяка сесия своевременно след завършване на зоната.

Съгласуване на наличността след преброяване

След като персоналът подаде своите сесии за „Бързо преброяване“, можете да прегледате корекциите и да проследите несъответствията, като използвате отчета за промени при корекции на складовата наличност във Вашия администраторски панел на Shopify.

Стъпки:

Отворете Отчета за промени при корекции на складовата наличност.
Филтрирайте отчета по датата на инвентаризацията.
Прегледайте корекциите за всяко местоположение.
За всеки вариант с отклонение, по-голямо от 5%, пребройте продукта физически отново, за да потвърдите новото количество.

След като приключите със съгласуването, можете да насрочите следващата си инвентаризация. За препоръки относно честотата направете справка с Честота на инвентаризация.

Координиране на инвентаризации в няколко местоположения

Ако управлявате повече от едно местоположение, използвайте следните насоки, за да планирате последователността на инвентаризациите и обработката на прехвърлянията по време на периода на инвентаризация:

Инвентаризации в един и същи ден: Инвентаризирането на всички местоположения в един и същи ден Ви дава точна представа за общата наличност в определен момент. Този подход изисква повече персонал, но води до най-ясния отчет.
Поетапни инвентаризации: Инвентаризирането на едно местоположение наведнъж в рамките на седмицата е по-лесно за Вашия екип, но наличността може да се премести между инвентаризирани и неинвентаризирани местоположения, ако междувременно се извършат прехвърляния.
Временно спиране на прехвърлянията между местоположенията: Временното спиране на прехвърлянията между местоположения по време на периода на инвентаризация може да предотврати отчитането на едни и същи продукти както в местоположението на произход, така и в местоположението на дестинация.

Когато сравнявате местоположения, прегледайте съвпадащите несъответствия. Положителното отклонение в едно местоположение и отрицателното в друго често показват неотчетено прехвърляне между тях.

Съвети за точна инвентаризация

Запознайте се със следните най-добри практики за точна инвентаризация:

Използване на баркод скенери: Скенерите са по-бързи и по-точни от търсенето на варианти по име. Камерата на Вашето устройство служи като резервен вариант, когато няма наличен скенер. За подробности направете справка с Избор на баркод скенер.
Бързата инвентаризация работи на управлявани устройства: Ако устройствата Ви са заключени в режим kiosk с инструмент за управление на мобилни устройства (MDM), функцията „Бърза инвентаризация“ остава налична.
Възстановяване при блокирало устройство: Рестартирайте Shopify POS. Всички вече подадени сесии са безопасно синхронизирани с Вашия администраторски панел на Shopify.
Възстановяване при неизправно устройство: Преминете към друго устройство със Shopify POS. Изпратените до момента данни се запазват и можете да продължите инвентаризацията оттам, докъдето е спряло неизправното устройство.
Проверка на статуса на отчитане на продукт: Сканирайте или потърсете даден продукт в „Бърза инвентаризация“, за да потвърдите дали вече е бил отчетен в текущата сесия.
Отбелязване на хартия на непроследявани продукти: Ако даден продукт не може да бъде намерен в Shopify POS по време на инвентаризацията, възможно е той да не е зададен към Вашето местоположение. Отбележете го и го задайте към местоположението във Вашия администраторски панел на Shopify след инвентаризацията.