Lập kế hoạch kiểm kê với Shopify POS

Lần kiểm kê theo kế hoạch giúp xác nhận lượng hàng sẵn có trong cửa hàng khớp với dữ liệu ghi lại trong trang quản trị Shopify. Kiểm đếm hàng tồn kho theo lịch trình định kỳ có thể giúp phát hiện hao hụt, tìm ra lỗi theo dõi và duy trì tính chính xác của các kênh trực tuyến cũng như tại cửa hàng.

Trang này trình bày cách chọn phương pháp kiểm đếm, lên lịch và chuẩn bị kiểm kê, tiến hành kiểm kê trên nhiều thiết bị, sau đó đối soát các điều chỉnh. Để biết chi tiết từng bước của dòng công việc Kiểm kê nhanh, tham khảo Thay đổi số lượng hàng tồn kho trên Shopify POS.

Nếu đang di chuyển từ Stocky và lên kế hoạch cho lần kiểm kê đầu tiên trong Shopify, tham khảo Di chuyển từ Stocky sang quản lý hàng tồn kho trên Shopify.

Phương pháp kiểm kê

Có thể kết hợp hai phương pháp sau để kiểm kê:

• Kiểm đếm nhanh trên Shopify POS: Nhân viên quét hoặc tìm kiếm sản phẩm trên thiết bị Shopify POS và nhập số lượng hàng sẵn có. Phương pháp này phù hợp nhất để kiểm kê tại cửa hàng. Để biết chi tiết, xem Thay đổi số lượng hàng tồn kho trên Shopify POS.
• Điều chỉnh hàng tồn kho trong trang quản trị Shopify: Nhân viên có quyền truy cập trang quản trị Shopify có thể điều chỉnh số lượng trên trang Hàng tồn kho hoặc nhập tệp CSV. Phương pháp này phù hợp nhất cho cập nhật hàng loạt và để đối soát sau khi kiểm kê tại cửa hàng. Để biết chi tiết, xem Điều chỉnh số lượng hàng tồn kho và Nhập và xuất hàng tồn kho bằng tệp CSV.

Cách làm phổ biến là nhân viên tại cửa hàng thực hiện Kiểm đếm nhanh, sau đó trụ sở chính xem xét và đối soát các điều chỉnh trong trang quản trị Shopify.

Thời gian kiểm kê

Có thể lên lịch kiểm kê dựa theo giờ làm việc và nhân sự của cửa hàng. Xem xét tùy chọn nào sau đây phù hợp nhất với hoạt động kinh doanh:

• Sau khi đóng cửa: Hoạt động bán hàng tạm dừng nên số liệu kiểm đếm luôn chính xác.
• Trước khi mở cửa: Cửa hàng vắng vẻ, nhưng việc kiểm đếm có thể lấn sang giờ làm việc nếu mất nhiều thời gian hơn dự kiến.
• Dàn trải nhiều ngày theo khu vực: Hữu ích cho cửa hàng lớn. Mỗi ca làm việc sẽ kiểm đếm một khu vực khác nhau để không có ngày nào bị quá tải.
• Đóng cửa hàng để kiểm kê: Tùy chọn chính xác nhất vì không có hoạt động bán hàng nào diễn ra trong lúc kiểm đếm, nhưng cửa hàng có thể mất doanh thu trong thời gian đóng cửa.

Ước tính thời gian và nhân viên theo quy mô danh mục

Điều chỉnh thời gian và nhân viên dựa trên bố cục cửa hàng, độ phức tạp của sản phẩm và việc nhân viên có sử dụng máy quét mã vạch hay không. Các ước tính trong bảng sau là thông tin cơ sở giúp lập kế hoạch kiểm kê.

Tần suất kiểm kê

Tần suất kiểm đếm phụ thuộc vào quy mô danh mục, nguy cơ thất thoát và độ phức tạp của cửa hàng. Xem xét tùy chọn nào sau đây phù hợp nhất với hoạt động kinh doanh:

• Hàng quý: Phù hợp với hầu hết nhà bán lẻ.
• Hàng tháng: Khuyên dùng cho các danh mục có nguy cơ thất thoát cao như các mặt hàng nhỏ, giá trị cao dễ bị mất mát hoặc đánh cắp.
• Kiểm đếm xoay vòng hàng tuần: Một số nhà bán lẻ kiểm đếm một khu vực khác nhau mỗi tuần để kiểm tra toàn bộ danh mục mà không cần kiểm kê toàn bộ cửa hàng.

Kiểm kê nhất quán theo nhịp độ đều đặn sẽ mang lại nhiều giá trị hơn so với các lần kiểm kê hoàn hảo nhưng không thường xuyên.

Chuẩn bị kiểm kê

Chuẩn bị hệ thống và thiết bị trước khi kiểm kê có thể giúp tránh sai lệch do hoạt động đang chờ xử lý hoặc thiết bị chưa được chuẩn bị kỹ.

Chuẩn bị hệ thống

Trước khi kiểm đếm, chuẩn bị hệ thống theo các cách sau:

• Hoàn tất các đơn hàng, đơn chuyển hàng và lô hàng đang chờ xử lý để tất cả hoạt động luân chuyển hàng tồn kho đều được phản ánh trong trang quản trị.
• Xử lý mọi lô hàng đã nhận và đánh dấu là đã nhận trong trang quản trị Shopify.
• Đồng bộ hóa tất cả thiết bị Shopify POS bằng cách mở ứng dụng và xác nhận hiển thị doanh số bán hàng gần đây.
• Kiểm tra ngẫu nhiên vài sản phẩm bằng cách so sánh số lượng Hàng sẵn có trong trang quản trị với hàng tồn kho thực tế để phát hiện những khác biệt rõ ràng trước khi tiến hành kiểm đếm toàn bộ.

Chuẩn bị thiết bị và nhóm

Trước khi kiểm đếm, chuẩn bị thiết bị và nhóm theo các cách sau:

• Sạc thiết bị Shopify POS và mọi máy quét mã vạch được hỗ trợ.
• Phân công nhân viên theo khu vực dựa trên các không gian thực tế trong cửa hàng, chẳng hạn như kệ, giá hoặc khu vực kho. Có thể sử dụng vị trí lưu trữ để chính thức hóa các khu vực này.
• In phiếu kiểm đếm dự phòng cho bất kỳ khu vực nào có thể không có thiết bị.
• Xem lại danh mục để tìm các sản phẩm thiếu mã vạch hoặc có nhãn mã vạch bị hỏng, rồi in lại nhãn trước khi kiểm đếm. Có thể sử dụng ứng dụng Retail Barcode Labels để in lại nhãn.

Tiến hành kiểm kê trên nhiều thiết bị

Đối với danh mục lớn hơn, có thể cho nhân viên kiểm đếm trên nhiều thiết bị Shopify POS cùng lúc. Mỗi phiên Kiểm đếm nhanh hỗ trợ tối đa 1.000 biến thể, do đó hãy lập kế hoạch gửi từng phiên ngay khi hoàn thành một khu vực, sau đó bắt đầu phiên mới cho khu vực tiếp theo.

Để tránh đếm trùng và bỏ sót sản phẩm, hãy làm theo các hướng dẫn sau:

• Phân công mỗi nhân viên một khu vực cụ thể dựa trên bố cục thực tế thay vì thứ tự bảng chữ cái. Việc đếm rà soát qua một lượt sẽ giúp nhân viên không đi lặp lại cùng một khu vực.
• Gửi từng phiên ngay khi hoàn thành khu vực. Các phiên đã gửi sẽ đồng bộ hóa ngay lập tức với trang quản trị Shopify.
• Giữ lại các phiếu phân công khu vực đã in để có thể theo dõi những khu vực nào đã được đếm.

Hàng tồn kho điều chỉnh theo thời gian thực khi giao dịch bán hàng hoàn tất trên Shopify POS hoặc cửa hàng trực tuyến. Khi gửi phiên Kiểm đếm nhanh, số lượng sẽ điều chỉnh để khớp với những gì đã đếm. Nếu giao dịch bán hàng diễn ra trong khoảng thời gian nhân viên đếm sản phẩm và gửi phiên, thì sẽ có một chút sai lệch nhỏ trong phần điều chỉnh. Để giảm thiểu điều này, hãy đếm trong giờ đóng cửa hoặc những khoảng thời gian ít khách, đồng thời gửi nhanh từng phiên sau khi hoàn thành khu vực.

Đối soát hàng tồn kho sau khi kiểm kê

Sau khi nhân viên gửi phiên Kiểm đếm nhanh, bạn có thể xem xét các điều chỉnh và theo dõi những sai lệch bằng cách sử dụng Báo cáo thay đổi điều chỉnh hàng tồn kho trong trang quản trị Shopify.

Các bước thực hiện:

1. Mở Báo cáo thay đổi điều chỉnh hàng tồn kho.
2. Lọc báo cáo theo ngày kiểm kê.
3. Xem lại điều chỉnh cho từng địa điểm.
4. Đối với bất kỳ biến thể nào có chênh lệch lớn hơn 5%, hãy đếm lại thực tế sản phẩm để xác nhận số lượng mới.

Sau khi đối chiếu, bạn có thể lên lịch cho đợt kiểm kê tiếp theo. Để xem các khuyến nghị về tần suất, tham khảo phần Tần suất kiểm kê.

Điều phối kiểm kê tại nhiều địa điểm

Nếu bạn điều hành nhiều địa điểm, hãy sử dụng các hướng dẫn sau để lập kế hoạch về trình tự kiểm kê và cách xử lý hoạt động chuyển hàng trong thời gian kiểm kê:

• Kiểm kê trong cùng một ngày: Kiểm kê tất cả địa điểm trong cùng một ngày mang đến bức tranh chính xác về tổng hàng tồn kho tại một thời điểm. Phương pháp này yêu cầu nhiều nhân viên hơn nhưng sẽ tạo ra báo cáo rõ ràng nhất.
• Kiểm kê lần lượt: Việc kiểm kê lần lượt từng địa điểm trong tuần sẽ dễ dàng hơn cho đội ngũ của bạn, nhưng hàng tồn kho có thể thay đổi giữa các địa điểm đã kiểm kê và chưa kiểm kê nếu có hoạt động chuyển hàng diễn ra xen ngang.
• Tạm dừng chuyển hàng giữa các địa điểm: Tạm dừng chuyển hàng giữa các địa điểm trong thời gian kiểm kê có thể giúp tránh tình trạng cùng một sản phẩm bị đếm ở cả nơi gửi và điểm đến.

Khi so sánh các địa điểm, hãy xem xét các sai lệch tương ứng. Sai lệch dương tại một địa điểm và sai lệch âm tại một địa điểm khác thường cho thấy có hoạt động chuyển hàng chưa được ghi nhận giữa hai nơi.

Mẹo kiểm kê chính xác

Tham khảo các thực hành tốt nhất sau để kiểm kê chính xác:

• Sử dụng máy quét mã vạch: Máy quét sẽ hoạt động nhanh và chính xác hơn so với việc tìm kiếm mẫu mã theo tên. Camera trên thiết bị sẽ đóng vai trò dự phòng khi không có sẵn máy quét. Để biết thêm chi tiết, hãy tham khảo phần Chọn máy quét mã vạch.
• Tính năng Kiểm đếm nhanh hoạt động trên các thiết bị được quản lý: Nếu thiết bị bị khóa ở chế độ ki-ốt bằng công cụ quản lý thiết bị di động (MDM), tính năng Kiểm đếm nhanh vẫn sẽ khả dụng.
• Khắc phục khi thiết bị bị treo: Khởi động lại Shopify POS. Mọi phiên đã gửi đều được đồng bộ an toàn về trang quản trị Shopify.
• Khắc phục khi thiết bị gặp lỗi: Chuyển sang thiết bị Shopify POS khác. Tiến trình đã gửi sẽ được giữ nguyên và bạn có thể tiếp tục đếm từ vị trí dừng lại trên thiết bị bị lỗi.
• Kiểm tra trạng thái đếm của sản phẩm: Quét hoặc tìm kiếm bất kỳ sản phẩm nào trong Kiểm đếm nhanh để xác nhận xem sản phẩm đó đã được đếm trong phiên hiện tại hay chưa.
• Ghi chú sản phẩm chưa theo dõi ra giấy: Nếu không tìm thấy sản phẩm trên Shopify POS trong quá trình kiểm kê, có thể sản phẩm đó chưa được phân bổ cho địa điểm của bạn. Hãy ghi chú lại và phân bổ sản phẩm vào địa điểm trong trang quản trị Shopify sau đợt kiểm kê.