Di chuyển QuickBooks Desktop POS sang Điểm bán hàng Shopify

Có thể di chuyển dữ liệu QuickBooks Desktop POS (chẳng hạn như khách hàng, nhà cung cấp, mặt hàng tồn kho và địa điểm) sang Điểm bán hàng Shopify bằng ứng dụng QuickBooks Desktop Connector. Việc di chuyển sang Điểm bán hàng Shopify giúp tiếp cận các tính năng bán lẻ hiện đại mà vẫn giữ nguyên dữ liệu kinh doanh hiện tại.

Để di chuyển, bạn cần xuất các tệp dữ liệu từ ứng dụng QuickBooks Desktop Point of Sale, lấy khóa API Stocky, tải tệp dữ liệu lên Shopify, ánh xạ địa điểm trong Shopify, sau đó bắt đầu di chuyển. Quá trình di chuyển có thể mất từ vài phút đến một giờ hoặc hơn, tùy thuộc vào thiết lập POS và lượng dữ liệu.

Yêu cầu để di chuyển từ QuickBooks POS sang Điểm bán hàng Shopify:

Cần đáp ứng các yêu cầu sau để bắt đầu di chuyển từ QuickBooks POS sang Điểm bán hàng Shopify:

• Xác minh rằng bạn đã cài đặt phiên bản mới nhất của ứng dụng QuickBooks Desktop Point of Sale và phần mềm kế toán QuickBooks Desktop trên máy tính để bàn.
• Kích hoạt Shopify Payments trong bảng điều khiển quản trị Shopify.
• Cài đặt ứng dụng tùy chỉnh QuickBooks Desktop Connector trong bảng điều khiển quản trị Shopify.
• Đảm bảo bạn đã cài đặt kênh bán hàng Point of Sale và ứng dụng Stocky trong bảng điều khiển quản trị Shopify.
• Thiết lập địa điểm trong bảng điều khiển quản trị Shopify.
• Có gói đăng ký ứng dụng Shopify POS Pro đang hoạt động.
• Xem lại dữ liệu QuickBooks POS có thể và không thể di chuyển sang Shopify.

Bước 1: Cập nhật QuickBooks Desktop POS lên phiên bản 19

Để di chuyển dữ liệu QuickBooks Desktop POS sang Shopify, hệ thống POS của bạn cần ở phiên bản 19. Trước khi cập nhật QuickBooks Desktop POS lên phiên bản 19, bạn cần kiểm tra phiên bản QuickBooks Desktop POS hiện tại.

Bạn cần cập nhật QuickBooks Desktop POS lên bản dùng thử 30 ngày của phiên bản 19. Bản dùng thử 30 ngày của QuickBooks Desktop POS phiên bản 19 là bản dùng thử miễn phí, nhưng bạn không thể gia hạn. Nếu không thể hoàn tất quá trình di chuyển sang Shopify POS trong vòng 30 ngày, hãy hoãn bản cập nhật dùng thử cho đến khi bạn sẵn sàng hoàn tất di chuyển. Nếu đang sử dụng phần mềm kế toán QuickBooks Desktop, bạn cũng cần có phiên bản phần mềm kế toán QuickBooks Desktop được hỗ trợ để tạo điều kiện tích hợp với Shopify.

Tùy thuộc vào phiên bản QuickBooks Desktop POS đang sử dụng, quy trình cập nhật của bạn có thể khác nhau.

Cập nhật QuickBooks Desktop POS phiên bản 18 hoặc 12 lên bản dùng thử của phiên bản 19

1. Tạo bản sao lưu cho tệp POS hiện tại.
2. Chạy trao đổi tài chính QuickBooks Desktop POS.
3. Di chuyển dữ liệu từ tệp POS sang Bản dùng thử POS V19.
4. Xuất tệp POS và lưu lại để di chuyển sang Shopify POS.

Bước 2: Xuất tệp dữ liệu từ QuickBooks Desktop POS

Bạn cần xuất tệp dữ liệu QuickBooks. Bạn có thể nhập dữ liệu sản phẩm, khách hàng, hàng tồn kho và nhà cung cấp. Tìm hiểu thêm về việc xuất dữ liệu QuickBooks.

Để xuất nhiều tệp dữ liệu, bạn cần lặp lại các bước sau và chọn tệp dữ liệu khác. Ví dụ: nếu muốn xuất các mặt hàng tồn kho, khách hàng và nhà cung cấp, bạn cần thực hiện các bước này ba lần.

Khi xuất tệp dữ liệu, hãy đảm bảo lưu thành tệp mới và tránh thay thế tệp hiện có bằng tệp mới.

Các bước:

1. Từ máy tính để bàn, hãy mở ứng dụng QuickBooks Desktop Point of Sale.
2. Nhấp vào File > Utilities > Export.
3. Chọn tệp dữ liệu mà bạn muốn xuất, sau đó nhấp vào Next.
4. Bên cạnh trường Select destination file, nhấp vào Browse, sau đó chọn đích đến của tệp mà bạn muốn lưu tệp dữ liệu.
5. Trong trường Write records to (sheet), hãy chọn Sheet1.
6. Nhấp vào Manage Templates, nhấp vào Select all, sau đó nhấp vào Save.
7. Nhấp vào Next, sau đó nhấp vào Export.

Sau khi xuất tệp dữ liệu, hãy đi tới đích đến nơi bạn đã lưu tệp dữ liệu và đảm bảo tệp đã được xuất thành công.

Bước 3: Lấy khóa API Stocky

Stocky là ứng dụng do Shopify tạo ra để quản lý hàng tồn kho POS, đơn đặt hàng, nhà cung cấp và hoạt động chuyển hàng. Bạn cần thêm API Stocky để dữ liệu QuickBooks có thể di chuyển sang Stocky.

Các bước:

1. Trong bảng điều khiển quản trị Shopify, đi tới Ứng dụng > Stocky.
2. Nhấp vào biểu tượng tài khoản, sau đó nhấp vào Tùy chọn > Quyền truy cập API.
3. Trong phần Quyền truy cập API, sao chép Khóa hiện tại.

Bước 4: Tải tệp dữ liệu QuickBooks Desktop POS lên Shopify

Bạn cần thêm khóa API Stocky, sau đó tải tệp dữ liệu QuickBooks lên Shopify.

Các bước:

1. Trong bảng điều khiển quản trị Shopify, đi tới Ứng dụng > QuickBooks Desktop Connector.

2. Nhấp vào Bắt đầu.

3. Trong phần Tải lên tệp dữ liệu QuickBooks POS, hãy tải lên tệp dữ liệu QuickBooks:

   1. Trong phần Hàng tồn kho, nhấp vào Thêm tệp dữ liệu, sau đó tải lên tệp dữ liệu mặt hàng tồn kho.
   2. Trong phần Khách hàng, nhấp vào Thêm tệp dữ liệu, sau đó tải lên tệp dữ liệu khách hàng.
   3. Trong phần Nhà cung cấp, nhấp vào Thêm tệp dữ liệu, sau đó tải lên tệp dữ liệu nhà cung cấp.

4. Trong phần Nhập khóa API Stocky, hãy nhập khóa API Stocky.

5. Nhấp vào Tiếp theo.

Bước 5: Chọn ánh xạ mã vạch và đối chiếu địa điểm

Bạn cần chọn Item Number hoặc UPC mà bạn muốn sử dụng làm mã vạch có thể quét trong Shopify POS. Tìm hiểu về cách sử dụng mã vạch và mã SKU trong Shopify POS.

Bạn cũng cần đối chiếu địa điểm hiện tại từ tệp dữ liệu đã tải lên với địa điểm tạo trong Shopify. Mỗi mục hàng, chẳng hạn như QTY1 hoặc QTY2, biểu thị địa điểm từ QuickBooks POS. Bạn cần chọn địa điểm tương ứng trong Shopify. Bạn có thể đối chiếu tối đa 20 địa điểm.

Tìm hiểu thêm về việc ánh xạ dữ liệu giữa QuickBooks và Shopify.

Các bước:

1. Trong phần Ánh xạ mã vạch sản phẩm, chọn mã số sản phẩm bạn muốn dùng để ánh xạ mã vạch sản phẩm từ QuickBooks Desktop POS sang Shopify.
2. Trong phần Ghép nối địa điểm, chọn địa điểm Shopify hiện có cho từng địa điểm từ các tệp dữ liệu.
3. Không bắt buộc: Để tạo địa điểm mới trong Shopify, nhấp vào Thêm địa điểm mới.
4. Nhấp vào Bắt đầu di chuyển.

Sau khi nhấp vào Bắt đầu di chuyển, quá trình di chuyển dữ liệu sẽ bắt đầu và có thể mất đến 5 giờ để hoàn tất. Thời gian di chuyển phụ thuộc vào nhiều yếu tố, như thiết lập QuickBooks POS, lượng dữ liệu di chuyển hoặc số lượng địa điểm. Sau khi di chuyển xong, bạn sẽ nhận được email.

Nếu gặp lỗi trong quá trình di chuyển, hãy tham khảo Khắc phục sự cố và lỗi thường gặp khi di chuyển QuickBooks Desktop POS.

Các bước tiếp theo

Sau khi hoàn tất di chuyển dữ liệu, các biến thể sản phẩm sẽ được nhập vào Shopify dưới dạng sản phẩm riêng lẻ có thẻ Quickbooks và ở trạng thái Bản nháp. Bạn có thể thực hiện các bước sau:

• Lọc và sắp xếp sản phẩm đã nhập bằng thẻ Quickbooks.
• Xem lại thông tin sản phẩm và thực hiện mọi thay đổi cần thiết trước khi mở bán. Bạn có thể thay đổi trạng thái sản phẩm từ Bản nháp sang Đang hoạt động cho từng sản phẩm hoặc chỉnh sửa hàng loạt bằng trình chỉnh sửa hàng loạt.

Nếu đang dùng phần mềm kế toán QuickBooks Desktop, bạn cũng có thể tích hợp tài khoản ứng dụng QuickBooks Desktop với Shopify POS. Để biết thêm thông tin, tham khảo Tích hợp phần mềm kế toán QuickBooks Desktop với Shopify.