Tích hợp phần mềm kế toán QuickBooks Desktop với Shopify

Nếu sử dụng phần mềm kế toán QuickBooks Desktop, có thể tích hợp tài khoản ứng dụng QuickBooks Desktop với Shopify POS. Thao tác này sẽ đồng bộ hóa tất cả dữ liệu kinh doanh và kế toán như doanh thu và giao dịch mua với hệ thống kế toán.

Để tích hợp, cần thiết lập tùy chọn thuế, tạo mã token của ứng dụng, ánh xạ tài khoản và sau đó bắt đầu tích hợp.

Trên trang này

Lưu ý khi tích hợp phần mềm kế toán QuickBooks Desktop với Shopify

Trước khi bắt đầu tích hợp, hãy xem xét các lưu ý sau:

Xác minh rằng đã cài đặt phiên bản mới nhất của ứng dụng QuickBooks Desktop trên máy tính để bàn.
Xác nhận rằng đã cài đặt ứng dụng QuickBooks Desktop Connector trong trang quản trị Shopify.
Đảm bảo bắt đầu tích hợp phần mềm kế toán QuickBooks Desktop trên cùng một máy tính để bàn sử dụng QuickBooks Desktop POS.
Nếu sử dụng QuickBooks Desktop POS, hãy đảm bảo hoàn tất quá trình di chuyển dữ liệu QuickBooks POS trước khi bắt đầu tích hợp phần mềm kế toán QuickBooks Desktop với Shopify.
Nếu sử dụng QuickBooks Online thay vì QuickBooks Desktop, không cần dùng ứng dụng QuickBooks Desktop Connector để tích hợp dữ liệu với Shopify. Hãy cài đặt ứng dụng QuickBooks Online cho cửa hàng Shopify để tích hợp dữ liệu.
Chỉ có thể hoàn tất quá trình tích hợp một lần duy nhất và không thể lặp lại. Nếu cần thiết lập lại tích hợp, hãy liên hệ với bộ phận hỗ trợ chuyên trách.

Bước 1: Thiết lập tùy chọn thuế

Trước khi bắt đầu tích hợp, cần thiết lập tùy chọn thuế trong phần mềm kế toán QuickBooks Desktop.

Các bước thực hiện:

Từ thiết bị máy tính để bàn, mở ứng dụng QuickBooks Desktop.
Nhấp vào Edit > Preferences.
Trong phần Do you charge sales tax, chọn Yes.
Chọn hoặc thêm mục thuế bán hàng:
- Nếu có mục thuế bán hàng phổ biến nhất, hãy chọn mục đó trong trường Most common sales tax item.
- Để thêm mục thuế bán hàng mới, hãy làm như sau:
  1. Nhấp vào Add sales tax item.
  2. Trong phần Sales Tax Name, đặt tên cho mục thuế bán hàng.
  3. Trong trường Description, nhập Sales Tax.
  4. Trong trường Tax Rate (%), nhập 0%.
  5. Nhấp vào OK.
Nhấp vào OK.

Bước 2: Tạo mã token ứng dụng

Sau khi thiết lập tùy chọn thuế, cần tạo mã token ứng dụng trong phần mềm kế toán QuickBooks Desktop.

Các bước thực hiện:

Từ thiết bị máy tính để bàn, mở ứng dụng QuickBooks Desktop.
Nhấp vào File > App Management > Manage Web Apps.
Trong trường Search Apps, nhập và tìm kiếm Shoppinpal QBD connector.
Trong cột Action, nhấp vào Set up.
Nhấp vào Generate token.
Nhấp vào Copy to clipboard.

Bước 3: Ánh xạ tài khoản và bắt đầu tích hợp

Để bắt đầu tích hợp bằng ứng dụng QuickBooks Desktop Connector trong bảng điều khiển quản trị Shopify, bạn cần thêm mã token ứng dụng, ánh xạ các trường dữ liệu QuickBooks với danh mục Shopify và thêm khóa API Stocky.

Đồng thời, cần chọn cách chia sẻ dữ liệu với phần mềm kế toán QuickBooks Desktop. Có thể chọn một trong hai chế độ đồng bộ:

Chế độ tóm tắt: Gửi dữ liệu tóm tắt đến phần mềm kế toán QuickBooks Desktop. Nếu sử dụng phiên bản QuickBooks Desktop Pro hoặc Premier và có hơn 14.500 hàng dữ liệu kết hợp, bạn cần chọn chế độ đồng bộ tóm tắt.
Chế độ chi tiết: Gửi toàn bộ chi tiết của các thực thể, chẳng hạn như tên và nội dung mô tả, đến phần mềm kế toán QuickBooks Desktop.

Chỉ có thể chọn chế độ đồng bộ dữ liệu khi tích hợp phần mềm kế toán QuickBooks Desktop với Shopify. Bạn không thể thay đổi chế độ đồng bộ dữ liệu sau đó.

Tìm hiểu thêm về cách ánh xạ dữ liệu QuickBooks và Shopify.

Các bước thực hiện:

Từ bảng điều khiển quản trị Shopify, đi tới Ứng dụng > QuickBooks Desktop Connector.
Nhấp vào Bắt đầu tích hợp.
Xem lại hướng dẫn về tùy chọn thuế bán hàng, sau đó nhấp vào Generate app token next.
Trong phần D. Enter token, thêm mã token ứng dụng, sau đó nhấp vào Next.
Trong phần Account mapping, chọn các trường QuickBooks khớp với danh mục Shopify. Ví dụ: khớp danh mục COGS account với trường Cost of goods sold.
Trong phần Sync scheduler, chọn chế độ đồng bộ thủ công hoặc chế độ đồng bộ tự động.
- Không bắt buộc: Đối với quá trình đồng bộ tự động, hãy chọn thời điểm trong ngày muốn tiến hành đồng bộ. (Lưu ý, quá trình đồng bộ sẽ diễn ra trong khoảng thời gian 15 phút. Có thể thực hiện đồng bộ thủ công bất kỳ lúc nào.)
Trong phần Sync mode, chọn chế độ đồng bộ Summary hoặc Detailed cho Customer, Inventory và Vendor.
Trong phần Enter Stocky's API key to start the sync, nhập khóa API Stocky.
Nhấp vào Bắt đầu tích hợp.

Để đồng bộ dữ liệu tài chính và dữ liệu bán hàng với phần mềm kế toán QuickBooks Desktop, cần duy trì cài đặt ứng dụng QuickBooks Desktop Connector trong bảng điều khiển quản trị Shopify sau khi tích hợp. Có thể tự bắt đầu đồng bộ dữ liệu thủ công bất kỳ lúc nào trong ứng dụng QuickBooks Desktop Connector. Đồng thời, có thể thiết lập tính năng đồng bộ dữ liệu tự động hàng ngày để lên lịch quá trình này.