Những điều cần cân nhắc khi di chuyển dữ liệu QuickBooks Desktop POS
Trước khi di chuyển dữ liệu QuickBooks POS sang Shopify, hãy nhớ xem lại dữ liệu nào có thể di chuyển bằng ứng dụng QuickBooks Desktop Connector và dữ liệu nào bạn có thể phải di chuyển theo cách thủ công. Để xem toàn bộ danh sách thuật ngữ ánh xạ dữ liệu, hãy tham khảo phần Bảng chú giải thuật ngữ và ánh xạ dữ liệu của QuickBooks POS và Điểm bán hàng Shopify.
Trên trang này
Phạm vi di chuyển dữ liệu QuickBooks
Xem lại bảng sau để tìm hiểu thêm dữ liệu QuickBooks Desktop POS nào có thể và không thể di chuyển sang Shopify bằng ứng dụng QuickBooks Desktop Connector:
| Loại dữ liệu QuickBooks | Loại dữ liệu Shopify | Dữ liệu có thể di chuyển |
|---|---|---|
| Khách hàng | Khách hàng | ✔ |
| Hàng tồn kho | Sản phẩm | ✔ |
| Lưới kiểu hàng tồn kho | Tùy chọn hoặc biến thể sản phẩm | ✔ |
| Hình ảnh sản phẩm | Hình ảnh sản phẩm | ✘ |
| Phiếu chuyển hàng | Chuyển hàng sản phẩm | ✘ |
| Nhà cung cấp | Nhà cung cấp | ✔ |
| Cửa hàng (POS) hoặc Lớp (QuickBooks Desktop) | Địa điểm | ✔ |
| Mã mặt hàng hoặc UPC | Mã vạch | ✔ |
| Ghi chú về khách hàng | Ghi chú về khách hàng | ✔ |
| Biên lai bán hàng | Đơn hàng (đã thanh toán/đã thực hiện) | ✘ |
| Hóa đơn | Đơn hàng (chưa thanh toán/đã thực hiện) | ✘ |
| Hóa đơn có thanh toán | Đơn hàng (thanh toán một phần/đã thực hiện) | ✘ |
| Đơn hàng bán | Đơn hàng (chưa thanh toán/chưa thực hiện) | ✘ |
| Đơn hàng bán có tiền đặt cọc | Đơn hàng (thanh toán một phần/chưa thực hiện) | ✘ |
| Đơn đặt hàng | Đơn đặt hàng (chưa nhận mặt hàng) | ✘ |
| Chứng từ nhận hàng (QuickBooks Desktop POS) | Đơn đặt hàng (đã nhận mặt hàng) | ✘ |
| Hóa đơn hoặc biên lai mặt hàng (QuickBooks Desktop) | Đơn đặt hàng (đã nhận mặt hàng) | ✘ |
| Giảm giá tự động | Giảm giá | ✘ |
| Tra cứu thay thế (ALU) | Mã SKU | ✘ |
| Tín dụng cửa hàng | Thẻ quà tặng | ✘ |
| Khách hàng thân thiết | Khách hàng thân thiết | ✘ |
Dữ liệu QuickBooks có thể di chuyển bằng ứng dụng trình kết nối
Có thể di chuyển dữ liệu sau từ QuickBooks POS sang Shopify bằng ứng dụng QuickBooks Desktop Connector:
- dữ liệu khách hàng
- tên
- số điện thoại
- dữ liệu nhà cung cấp (được di chuyển thành Nhà cung cấp trong ứng dụng Stocky)
- dữ liệu địa điểm (tối đa 20 địa điểm)
- dữ liệu hàng tồn kho và sản phẩm
- tên sản phẩm
- mã vạch (mã mặt hàng)
- số lượng
- địa điểm
- giá
Sản phẩm và biến thể sản phẩm
Sau khi di chuyển, biến thể sản phẩm được nhập vào Shopify dưới dạng các sản phẩm riêng lẻ. Quá trình di chuyển sẽ không ghi đè bất kỳ sản phẩm hiện có nào trong Shopify. Sản phẩm được di chuyển sẽ nhập cùng với thẻ Quickbooks và trạng thái Nháp. Bạn có thể thực hiện các bước sau:
- Lọc và sắp xếp sản phẩm đã nhập bằng thẻ Quickbooks.
- Xem lại thông tin sản phẩm và thực hiện các thay đổi cần thiết trước khi mở bán sản phẩm. Bạn có thể thay đổi trạng thái sản phẩm từ Nháp sang Đang hoạt động cho từng sản phẩm hoặc hàng loạt bằng trình chỉnh sửa hàng loạt.
Giới hạn mặt hàng khi di chuyển dữ liệu
Bạn có thể di chuyển tối đa 50.000 mặt hàng mỗi ngày. Ví dụ: Nếu có 150.000 mặt hàng, sẽ mất khoảng ba ngày để di chuyển dữ liệu từ QuickBooks POS sang Shopify. Giới hạn mặt hàng này áp dụng cho mọi tệp nhập, chẳng hạn như sản phẩm, khách hàng và hàng tồn kho.
Quá trình di chuyển có thể mất từ một đến năm giờ để hoàn tất. Thời gian di chuyển phụ thuộc vào nhiều yếu tố, chẳng hạn như thiết lập QuickBooks POS, lượng dữ liệu bạn đang di chuyển hoặc số lượng địa điểm.
Mã mặt hàng và UPC
QuickBooks cho phép dùng nhiều mã vạch có thể quét cho một sản phẩm duy nhất nhưng Shopify chỉ cho phép một mã vạch cho mỗi sản phẩm trong trường Mã vạch. Trong quá trình di chuyển, bạn có thể chọn mã sản phẩm để nhập làm mã vạch. Bạn cần chọn từ Mã mặt hàng hoặc UPC nhưng không được chọn cả hai.
Trong Shopify, bạn cũng có thể gắn mã SKU có thể tìm kiếm nhưng không thể quét cho sản phẩm trong kho. Bạn có thể chỉnh sửa hàng loạt mã SKU bằng tệp CSV sau khi di chuyển.
Nếu cần lưu nhiều mã sản phẩm trong hàng tồn kho, bạn có thể sử dụng trường siêu dữ liệu sau khi di chuyển. Tìm hiểu thêm về trường siêu dữ liệu.
Tìm hiểu về cách sử dụng mã vạch và mã SKU trong POS.
Dữ liệu QuickBooks không thể di chuyển bằng ứng dụng trình kết nối
Không thể di chuyển dữ liệu sau từ QuickBooks POS sang Shopify bằng ứng dụng QuickBooks Desktop Connector, nhưng bạn có thể tìm phương pháp thay thế để nhập dữ liệu:
Hình ảnh sản phẩm
Hình ảnh sản phẩm sẽ không được di chuyển từ QuickBooks POS sang Shopify. Tuy nhiên, bạn có thể xuất thủ công hàng loạt hình ảnh hàng tồn kho từ QuickBooks POS. Sau khi xuất hình ảnh, bạn có thể nhập vào Shopify bằng một trong những phương pháp sau:
- đặt hình ảnh ở chế độ công khai trực tuyến bằng các công cụ như Dropbox hoặc Google Photos, xuất danh sách sản phẩm từ Shopify, thêm URL hình ảnh thích hợp cho từng mặt hàng, rồi tải hình ảnh lên lại bằng cách sử dụng tệp CSV
- sử dụng ứng dụng bên thứ ba, chẳng hạn như ifyApps Image Manager để nhập hình ảnh
- thuê Đối tác Shopify để xuất và nhập hình ảnh sản phẩm cho bạn
Tra cứu thay thế (ALU)
Tra cứu thay thế (ALU), còn được gọi là mã SKU của sản phẩm trong Shopify, sẽ không được di chuyển từ QuickBooks POS sang Shopify. Sau khi hoàn tất quá trình di chuyển dữ liệu ban đầu, bạn có thể nhập thủ công ALU từ QuickBooks POS sang Shopify trong trường SKU (Đơn vị lưu kho).
Phiếu chuyển hàng
Phiếu chuyển hàng sẽ không được di chuyển từ QuickBooks POS sang Shopify. Bạn có thể nhập thủ công phiếu chuyển hàng vào Shopify dưới dạng Chuyển sản phẩm.
Đơn hàng, đơn đặt hàng và giảm giá
Lịch sử đơn hàng, chẳng hạn như đơn hàng, đơn đặt hàng, giảm giá và lịch sử đơn hàng của khách hàng sẽ không được di chuyển từ QuickBooks POS sang Shopify. Sau khi di chuyển sang Shopify, các đơn đặt hàng mới sẽ được tạo trong ứng dụng Stocky và đồng bộ hóa với phần mềm kế toán QuickBooks Desktop.
Tín dụng cửa hàng hiện có
Tín dụng cửa hàng sẽ không được di chuyển từ QuickBooks POS sang Shopify. Bạn có thể sử dụng ứng dụng bên thứ ba như Selling Point để di chuyển tín dụng cửa hàng dưới dạng thẻ quà tặng sang Shopify.
Nếu chọn sử dụng ứng dụng Selling Point, bạn cần thiết lập xuất báo cáo thẻ quà tặng, nhập báo cáo vào ứng dụng Selling Point, sau đó phát hành lại các thẻ quà tặng này cho từng khách hàng để sử dụng trong cửa hàng.
Thông tin lòng trung thành của khách hàng
Thông tin lòng trung thành của khách hàng sẽ không được di chuyển từ QuickBooks POS sang Shopify. Bạn có thể sử dụng ứng dụng bên thứ ba như Growave, Smile, Yotpo hoặc Loyalty Lion để di chuyển thông tin lòng trung thành của khách hàng sang Shopify.