Hỗ trợ nhà cung cấp với Shopify Bill Pay
Việc nắm rõ cách hỗ trợ nhà cung cấp khi sử dụng Shopify Bill Pay là rất quan trọng. Vì Shopify Bill Pay không hỗ trợ trực tiếp cho nhà cung cấp, nên bạn là người liên hệ đầu tiên để giải đáp mọi thắc mắc của nhà cung cấp liên quan đến thanh toán. Trang này giúp bạn khắc phục các câu hỏi thường gặp của nhà cung cấp, hiểu mốc thời gian thanh toán và giải quyết các sự cố trước khi cần liên hệ với Bộ phận Hỗ trợ Shopify.
Trên trang này
Trả lời các câu hỏi thường gặp của nhà cung cấp
Khi nhà cung cấp có thắc mắc về thanh toán, bạn có thể sử dụng thông tin sau để hỗ trợ họ.
Khi nào tôi sẽ nhận được khoản thanh toán?
Thời gian chuyển tiền phụ thuộc vào phương thức bạn đã chọn. Hãy chia sẻ các mốc thời gian sau với nhà cung cấp:
- Chuyển khoản ngân hàng qua Hệ thống thanh toán bù trừ tự động (ACH): 3-4 ngày làm việc đối với thanh toán nội địa Hoa Kỳ
- Chuyển khoản ngân hàng nhanh (ACH): Trong cùng ngày làm việc (nếu đủ điều kiện)
- Séc giấy: 5-7 ngày làm việc
- Chuyển khoản ngân hàng quốc tế: 3-4 ngày làm việc
- Thanh toán tức thì (chuyển vào thẻ ghi nợ): Trong vòng vài phút nếu nhà cung cấp chọn tham gia
Các khoản thanh toán chỉ được xử lý một lần mỗi ngày trước 9:00 tối theo giờ ET đối với các phương thức giao hàng tiêu chuẩn như chuyển khoản ngân hàng ACH và séc giấy. Một số phương thức giao hàng, như ACH trong ngày, có thời gian chốt sớm hơn. Nếu bạn lên lịch thanh toán sau thời gian chốt của phương thức giao hàng đã chọn, thanh toán đó sẽ bắt đầu được xử lý vào ngày làm việc tiếp theo. Để biết chi tiết đầy đủ về thời gian giao hàng và phí, hãy tham khảo phương thức giao hàng của nhà cung cấp.
Tại sao số tiền thanh toán của tôi lại khác với dự kiến?
Nếu nhà cung cấp nhận được số tiền khác với dự kiến, hãy xem xét các yếu tố sau:
- Phí thanh toán tức thì: Nếu nhà cung cấp chọn thanh toán tức thì (chuyển vào thẻ ghi nợ), khoản phí 1% sẽ được trừ vào số tiền thanh toán. Phí này do nhà cung cấp trả, không phải bạn.
- Tỷ giá hối đoái quốc tế: Đối với các khoản thanh toán quốc tế, biến động tỷ giá hối đoái giữa thời điểm bạn lên lịch thanh toán và thời điểm xử lý có thể ảnh hưởng đến số tiền cuối cùng.
- Thanh toán một phần: Nếu bạn chỉ thanh toán một phần hóa đơn, hãy xác nhận với nhà cung cấp số tiền thực tế đã được lên lịch.
Bạn có thể xác minh chính xác số tiền đã gửi bằng cách kiểm tra chi tiết thanh toán trong trang quản trị Shopify tại mục Tài chính > Bill Pay.
Nhà cung cấp báo rằng thanh toán không thành công—giờ phải làm sao?
Nếu khoản thanh toán không đến được nhà cung cấp, thông thường nguyên nhân là do chi tiết chuyển tiền. Hãy thực hiện các bước sau:
- Kiểm tra trạng thái thanh toán trong trang quản trị Shopify tại mục Tài chính > Bill Pay.
- Nếu trạng thái hiển thị là Thanh toán không thành công, hãy xem lại mã lỗi. Để biết các mã lỗi cụ thể và giải pháp, hãy tham khảo hiểu về lỗi thanh toán.
- Liên hệ với nhà cung cấp để xác minh xem tài khoản ngân hàng hoặc số định tuyến của họ có chính xác không.
- Thêm lại hóa đơn và lên lịch lại thanh toán với chi tiết chuyển tiền đã được sửa.
Các lý do thường gặp khiến việc chuyển tiền không thành công bao gồm tài khoản nhà cung cấp đã đóng, số tài khoản không chính xác và số định tuyến không hợp lệ. Khoản thanh toán của bạn sẽ tự động được hoàn lại nếu việc chuyển tiền không thành công.
Nhà cung cấp không tìm thấy khoản thanh toán trên sao kê ngân hàng
Giúp nhà cung cấp tìm khoản thanh toán bằng cách chia sẻ cách hiển thị trên sao kê:
- Chuyển khoản ngân hàng: Các khoản thanh toán hiển thị dưới dạng "[Tên doanh nghiệp của bạn] melio CCD". Tên doanh nghiệp của bạn có thể không phải lúc nào cũng xuất hiện, nhưng luôn có chữ "melio".
- Séc giấy: Séc hiển thị tên và địa chỉ doanh nghiệp của bạn. Số tài khoản ngân hàng trên séc là của Melio, không phải của bạn—thông tin ngân hàng của bạn không bao giờ được chia sẻ với nhà cung cấp.
Nếu đã qua ngày dự kiến mà nhà cung cấp vẫn không tìm thấy khoản thanh toán, hãy kiểm tra trạng thái thanh toán trong trang quản trị. Nếu trạng thái hiển thị là Đã thanh toán nhưng nhà cung cấp chưa nhận được, hãy liên hệ với Bộ phận hỗ trợ của Shopify để được trợ giúp.
Vấn đề về thời gian thanh toán
Khi nhà cung cấp hỏi về việc thanh toán bị chậm trễ, bạn nên hiểu rõ thời gian xử lý và các nguyên nhân có thể gây ra sự cố này.
Hiểu về sự chậm trễ trong thanh toán
Thời gian để khoản thanh toán đến được tài khoản của nhà cung cấp phụ thuộc vào phương thức chuyển tiền, nhưng cũng có thể bị ảnh hưởng bởi một số yếu tố khác:
- Lịch xử lý: Các khoản thanh toán chỉ được xử lý một lần mỗi ngày trước 9:00 tối theo giờ ET đối với các phương thức giao hàng tiêu chuẩn như chuyển khoản ngân hàng ACH và séc giấy. Một số phương thức giao hàng, như ACH trong ngày, có thời gian chốt sớm hơn. Khoản thanh toán bắt đầu sau thời gian chốt sẽ được xử lý vào ngày làm việc tiếp theo. Ví dụ: nếu bạn thực hiện thanh toán ACH tiêu chuẩn lúc 10:30 tối theo giờ ET vào thứ Hai, khoản thanh toán sẽ không được xử lý cho đến sáng thứ Ba, nên thời gian giao hàng sớm nhất là thứ Tư.
- Các ngày lễ liên bang: Các ngày lễ liên bang có thể ảnh hưởng đến thời điểm xử lý và nhận thanh toán.
- Thanh toán lần đầu: Lần đầu tiên bạn thanh toán cho một nhà cung cấp có thể bị chậm trễ thêm trong lúc khoản thanh toán được xem xét.
- Giao dịch giá trị cao: Các khoản thanh toán lớn (trên 100.000 USD) có thể cần thêm một ngày làm việc để xử lý.
- Đánh giá tuân thủ: Nhóm tuân thủ của Melio có thể yêu cầu bạn cung cấp thêm tài liệu, điều này có thể làm trì hoãn việc xử lý thanh toán cho đến khi bạn phản hồi.
Để xem toàn bộ danh sách thời gian chuyển tiền, hãy tham khảo phương thức chuyển tiền cho nhà cung cấp.
Sự cố với liên kết thanh toán
Đôi khi, nhà cung cấp có thể báo cáo sự cố với liên kết để chọn phương thức nhận tiền ưu tiên của họ.
Khắc phục sự cố liên kết thanh toán hết hạn
Liên kết gửi cho nhà cung cấp để chọn phương thức nhận tiền chỉ có hiệu lực trong 7 ngày. Nếu nhà cung cấp không sử dụng liên kết trong khung thời gian này, khoản thanh toán sẽ tự động bị hủy và hóa đơn liên quan sẽ chuyển về trạng thái Chưa thanh toán trong tài khoản Shopify Bill Pay của bạn.
Để gửi lại liên kết chọn phương thức nhận tiền cho nhà cung cấp:
- Từ trang quản trị Shopify, đi tới Tài chính > Bill Pay.
- Nhấp vào hóa đơn đã bị hủy.
- Nhấp vào Thanh toán hóa đơn để bắt đầu lại quá trình thanh toán.
- Trong mục Phương thức nhận tiền của nhà cung cấp, chọn Yêu cầu nhà cung cấp chọn (Chỉ dành cho nhà cung cấp tại Hoa Kỳ).
- Hoàn tất thiết lập thanh toán để tạo liên kết mới.
Nhà cung cấp sẽ nhận được email mới kèm theo liên kết mới có hiệu lực trong 7 ngày.
Khắc phục sự cố liên kết thanh toán không hoạt động
Nếu nhà cung cấp báo cáo rằng liên kết thanh toán không hoạt động, hãy yêu cầu họ thử các bước sau:
- Kiểm tra xem liên kết đã hết hạn chưa (liên kết chỉ có hiệu lực trong 7 ngày).
- Thử mở liên kết trong một trình duyệt khác hoặc trong cửa sổ ẩn danh/riêng tư.
- Đảm bảo họ đang nhấp vào liên kết từ email gốc, không phải từ bản sao được chuyển tiếp.
- Kiểm tra xem phần mềm bảo mật email của họ có đang chặn liên kết hay không.
Nếu liên kết vẫn không hoạt động, hãy hủy thanh toán hiện tại và tạo thanh toán mới để tạo liên kết mới.
Khắc phục sự cố thanh toán cho nhà cung cấp
Trước khi liên hệ với Bộ phận Hỗ trợ Shopify, hãy hoàn thành các bước xác minh sau để giải quyết các sự cố thanh toán cho nhà cung cấp thường gặp.
Xác minh chi tiết thanh toán
- Từ trang quản trị Shopify, đi tới Tài chính > Bill Pay.
- Nhấp vào hóa đơn đang gặp vấn đề.
- Xác minh các chi tiết sau là chính xác:
- Tên doanh nghiệp của nhà cung cấp
- Số tài khoản ngân hàng và số định tuyến (đối với chuyển khoản ngân hàng)
- Địa chỉ gửi thư (đối với séc giấy)
- Số tiền thanh toán
- Kiểm tra trạng thái thanh toán. Nếu trạng thái hiển thị là Đang tiến hành thì thanh toán vẫn đang được xử lý.
Kiểm tra lịch sử giao dịch
Xem lại lịch sử thanh toán để xác nhận khoản thanh toán đã được gửi:
- Từ trang quản trị Shopify, đi tới Tài chính > Bill Pay.
- Nhấp vào Thao tác khác > Quản lý Bill Pay.
- Trong phần Báo cáo, nhấp vào Tạo báo cáo ở mục Thanh toán.
- Chọn phạm vi ngày bao gồm thời điểm lên lịch thanh toán.
- Nhấp vào Xuất thanh toán để tải xuống tệp CSV chứa chi tiết thanh toán.
Xem lại chi tiết giao hàng của nhà cung cấp
Nếu thanh toán cho một nhà cung cấp cụ thể liên tục không thành công thì chi tiết giao hàng của nhà cung cấp đó có thể không chính xác. Tìm hiểu cách chỉnh sửa hồ sơ của nhà cung cấp để cập nhật thông tin địa chỉ hoặc tài khoản ngân hàng của họ.
Kênh hỗ trợ và liên lạc với nhà cung cấp
Đảm bảo bạn là đầu mối liên hệ đầu tiên cho mọi câu hỏi của nhà cung cấp liên quan đến thanh toán. Nhà cung cấp không nên liên hệ trực tiếp với Shopify hoặc Melio. Xem xét các kênh giao tiếp sau:
- Liên lạc trực tiếp: Khuyến khích nhà cung cấp liên hệ trực tiếp với bạn về mọi thắc mắc hoặc sự cố liên quan đến thanh toán của họ.
- Tài nguyên cho nhà cung cấp: Có thể chia sẻ tài liệu trợ giúp Shopify Bill Pay dành cho nhà cung cấp với nhà cung cấp để giúp họ hiểu cách chấp nhận thanh toán.
- Bộ phận Hỗ trợ Shopify: Nếu gặp sự cố không thể tự giải quyết bằng các bước khắc phục sự cố, hãy liên hệ với Bộ phận Hỗ trợ Shopify để được trợ giúp.
Trước khi liên hệ với Bộ phận Hỗ trợ Shopify
Trước khi liên hệ với Bộ phận Hỗ trợ Shopify, hãy thu thập các thông tin sau để giúp giải quyết sự cố nhanh hơn:
- ID thanh toán (có trên trang chi tiết hóa đơn trong bảng điều khiển quản trị Shopify)
- Tên nhà cung cấp và phương thức giao hàng
- Ngày lên lịch thanh toán và ngày giao hàng dự kiến
- Trạng thái thanh toán hiển thị trong bảng điều khiển quản trị
- Ảnh chụp màn hình của bất kỳ thông báo lỗi nào
- Xác nhận rằng bạn đã xác minh chi tiết giao hàng của nhà cung cấp là chính xác
- Các bước đã thử từ phần khắc phục sự cố
Việc chuẩn bị sẵn thông tin này giúp Bộ phận Hỗ trợ Shopify hỗ trợ bạn hiệu quả hơn.