Uitleg over personeelsmanagement van Shopify POS

Je kunt medewerkers met Shopify POS-toegang aanmaken om persoonlijke verkopen te verwerken. Alle medewerkers hebben een unieke pincode om in te loggen bij de POS-app.

Als je het POS Pro-abonnement hebt, kun je, voordat je medewerkers toevoegt, aangepaste POS-rollen aanmaken die je Point of Sale-medewerkers een unieke set machtigingen geven voor activiteiten in de POS-app. Er worden vooraf gedefinieerde gebruikersrollen aangemaakt voor alle POS-medewerkers, maar je kunt ook aangepaste POS-rollen aanmaken om POS-medewerkers te beheren voor je unieke bedrijfsbehoeften.

Soorten POS-medewerkers

POS-medewerkers kunnen met één gebruikersprofiel toegang krijgen tot meerdere winkels. Je kunt de volgende soorten medewerkers met toegang tot Shopify POS hebben:

• Medewerkers die zowel toegang hebben tot de POS-app als tot het Shopify-beheercentrum, inclusief het Point of Sale-kanaal. Deze medewerkers kunnen inloggen op zowel POS Pro- als POS Lite-locaties in de POS-app en hebben ook toegang tot je Shopify-beheercentrum.
• Medewerkers met alleen toegang tot de POS-app hebben toegang tot de Shopify POS-app, maar hebben geen toegang tot je Shopify-beheercentrum of het Point of Sale-kanaal. Medewerkers met alleen toegang tot de POS-app zijn alleen beschikbaar voor merchants die Shopify POS Pro gebruiken en kunnen uitsluitend inloggen op POS Pro-locaties.

Elke medewerker met POS-toegang krijgt een unieke pincode toegewezen, zodat deze toegang heeft tot de POS-app. Meer informatie over het aanmaken van medewerkers met POS- en beheerderstoegang en alleen-POS-medewerkers.

POS-medewerkers per locatie beheren

Je kunt specifieke winkellocaties toewijzen aan medewerkers op basis van of ze zijn toegevoegd via de Shopify POS-app of het Shopify-beheercentrum. Ongeacht hun toegewezen locatie kunnen medewerkers de productvoorraad en bestellingen voor alle locaties in de POS-app bekijken. Met beheerderstoegang hebben ze ook inzicht in analytics en locatiegegevens.

POS-locaties toewijzen aan medewerkers

Je kunt specifieke winkellocaties toewijzen aan elke medewerker, zodat deze met de pincode voor medewerkers alleen toegang heeft tot die locaties. De standaardlocaties die aan een medewerker worden toegewezen, zijn afhankelijk van of je deze toevoegt via de Shopify POS-app of in je Shopify-beheercentrum. Houd de volgende overwegingen in gedachten wanneer je kiest waar je medewerkers toevoegt:

• Als je de medewerker toevoegt via de Shopify POS-app, heeft deze alleen POS-toegang en wordt deze alleen toegewezen aan de locatie van dat POS-apparaat.
• Als je ze toevoegt in je Shopify-beheercentrum, kun je ze ook beheerderstoegang geven en worden ze toegewezen aan alle locaties, tenzij je de toewijzing aan specifieke locaties ongedaan maakt.

Aandachtspunten voor toegang tot POS-locaties

Wanneer je winkellocaties toewijst aan een medewerker, beperkt dit alleen waar ze hun pincode kunnen gebruiken om toegang te krijgen tot de POS-app. Het heeft geen invloed op hun mogelijkheid om gegevens voor alle locaties te bekijken, zoals productvoorraad. Ze kunnen alleen bestellingen voor de huidige locatie bekijken, tenzij ze de toestemming Bestellingen op alle locaties beheren hebben. Als ze toegang hebben tot het beheerpaneel, kunnen ze ook analytics in het beheerpaneel en locatiegegevens in het Point of Sale-kanaal voor alle locaties bekijken.

Als je bijvoorbeeld locaties hebt in New York City, San Francisco en Portland en je een medewerker toewijst aan je locatie in New York, kan de medewerker de pincode voor medewerkers gebruiken om alleen toegang te krijgen tot de locatie in New York in de POS-app, maar kan deze nog steeds voorraadniveaus en bestellingen voor de locaties in San Francisco en Portland bekijken.

Shopify POS-medewerkersrollen

Als je POS-locaties een POS Pro-abonnement hebben, kan de toegang voor POS-medewerkers worden aangepast met POS-rollen. POS-rollen zijn een benoemde set machtigingen waarmee je kunt bepalen welke medewerkers welke acties kunnen uitvoeren in je POS-app, zoals het verwerken van retouren, het toevoegen van kortingen of het volgen van kassaverkeer.

Met rollen kun je gemakkelijker dezelfde set toestemmingen toewijzen aan meerdere medewerkers. Je kunt geen individuele toestemmingen toewijzen aan Point of Sale-medewerkers, je moet een rol toewijzen. Elke Point of Sale-medewerker heeft een toegewezen rol nodig.

Als een medewerker met een pincode kan inloggen op zowel POS Pro- als POS Lite-locaties, is de POS-rol alleen van toepassing wanneer de pincode wordt gebruikt voor toegang tot POS Pro-locaties. Als je een medewerker bijvoorbeeld toegang hebt gegeven tot zowel POS Pro- als POS Lite-locaties en je de medewerker een POS-rol hebt toegewezen die geen toestemming geeft om retouren te verwerken, kan de medewerker geen retouren verwerken wanneer deze is ingelogd op POS Pro-locaties, maar wel wanneer deze is ingelogd op POS Lite-locaties.

Alle beheerders met POS-toegang gebruiken hun pincode om toegang te krijgen tot POS Lite-locaties, met volledige toegang, omdat POS-rollen niet van toepassing zijn. Je kunt beheerders met POS-toegang niet beperken in hun toegang tot Lite-locaties.

Voorbeeld van POS-rollen en -toestemmingen

Tina is eigenaar van winkels in New York, San Francisco en Portland. Tina gebruikt POS-rollen om de soorten medewerkers in haar winkels te definiëren:

• Managers
• Senior POS-medewerkers
• Junior POS-medewerkers

Elke rol heeft een eigen set toestemmingen, zodat die medewerkers taken kunnen uitvoeren die passen bij hun rol in het bedrijf.

Tina is gevestigd in haar flagshipstore in New York, waar ze de bewerkingen in het Shopify-beheercentrum afhandelt. Tina geeft de managersrol toegang tot zowel het Shopify-beheercentrum als de POS-app, zodat de managers in haar winkels in San Francisco en Portland klanten kunnen helpen op POS en beheerbewerkingen kunnen uitvoeren, zoals voorraad tellen, overdrachten uitvoeren en nieuwe medewerkersaccounts toevoegen wanneer ze nieuwe medewerkers inhuren.

De medewerkers ‘Senior POS’ en ‘Junior POS’ zijn medewerkers met alleen POS-toegang, omdat ze geen beheerbewerkingen hoeven uit te voeren. De medewerkersrol ‘Senior POS’ heeft toestemmingen om gevoelige POS-bewerkingen uit te voeren, zoals retouren en omruilingen.

Tina's ‘Junior POS’-medewerkers zijn seizoensmedewerkers, dus hun POS-rol is zo ingesteld dat Goedkeuring manager vereist is voordat retouren en omruilingen worden verwerkt. Goedkeuring manager wordt gegeven door een manager of ‘Senior POS’-medewerker door hun pincode in te voeren, zodat de ‘Junior POS’-medewerker een retour of omruiling kan verwerken.

Tina heeft ook de mogelijkheid om de accounts van ‘Junior POS’-seizoensmedewerkers op te schorten of te deactiveren zonder ze te verwijderen. Wanneer het hoogseizoen terugkeert, kan Tina hun accounts opnieuw activeren.

Medewerkersacties in Shopify POS controleren

Risicovolle kassa-acties in Shopify POS, zoals ongeldigverklaringen, terugbetalingen, handmatige kortingen en toegang tot klantprofielen, worden toegewezen aan de medewerker die deze heeft uitgevoerd. Om deze acties te onderzoeken, kun je het activiteitenlogboek voor Shopify POS bekijken in het Shopify-beheercentrum.

Volgende stappen

Nadat je inzicht hebt in personeelsmanagement voor Shopify POS, kun je medewerkers aanmaken met toegang tot Shopify POS en het beheer, evenals medewerkers met alleen toegang tot POS, zodat je medewerkers Shopify POS met het juiste toegangsniveau kunnen gebruiken.