Een inventarisatie plannen met Shopify POS

Met een geplande inventarisatie controleer je of de voorraad in je winkel overeenkomt met de gegevens in je Shopify-beheercentrum. Door regelmatig voorraad te tellen kun je krimp ontdekken, traceerfouten opsporen en zorgen dat de gegevens voor je online en in-store kanalen kloppen.

Op deze pagina lees je hoe je een telmethode kiest, de telling plant en voorbereidt, de telling uitvoert op meerdere apparaten en vervolgens achteraf aanpassingen reconcilieert. Raadpleeg Voorraadaantallen wijzigen in Shopify POS voor de stapsgewijze workflow van de snelle telling.

Als je migreert van Stocky en je eerste telling in Shopify plant, raadpleeg dan Migreren van Stocky naar Shopify-voorraadbeheer.

Inventariseringsmethoden

Je kunt de volgende twee methoden combineren om de voorraad te inventariseren:

• Snelle telling op Shopify POS: Medewerkers scannen of zoeken naar producten op een Shopify POS-apparaat en voeren het voorhanden aantal in. Deze methode is het meest geschikt voor inventariseringen in de winkel. Zie Voorraadaantallen wijzigen in Shopify POS voor meer informatie.
• Voorraadwijzigingen in het Shopify-beheercentrum: Medewerkers met toegang tot het beheercentrum kunnen aantallen aanpassen op de pagina Voorraad of een CSV-bestand importeren. Deze methode is het meest geschikt voor bulkupdates en voor het reconciliëren na een inventarisering in de winkel. Zie Voorraadaantallen aanpassen en Voorraad importeren en exporteren met een CSV-bestand voor meer informatie.

Een veelgebruikte aanpak is dat winkelmedewerkers de telling uitvoeren met Snelle telling, waarna het hoofdkantoor de aanpassingen controleert en reconcilieert in het Shopify-beheercentrum.

Planning van de inventarisering

Je kunt een inventarisering inplannen rondom de openingstijden en personeelsbezetting van je winkel. Bedenk welke van de volgende opties het beste is voor jouw bedrijfsvoering:

• Na sluitingstijd: De verkoop is gepauzeerd, waardoor de tellingen accuraat blijven.
• Voor openingstijd: De winkel is rustig, maar de telling kan overlappen met de openingstijden als het langer duurt dan verwacht.
• Verdeeld over meerdere dagen per zone: Handig voor grotere winkels. Elke dienst telt een andere zone, zodat geen enkele dag overbelast raakt.
• De winkel sluiten voor de telling: De meest accurate optie, omdat er tijdens de telling geen verkoop plaatsvindt, maar de winkel loopt mogelijk omzet mis tijdens de sluitingsperiode.

Geschatte tijd en medewerkers per grootte van het assortiment

Pas de tijd en het aantal medewerkers aan op basis van de winkelindeling, productcomplexiteit en of medewerkers barcodescanners gebruiken. De volgende schattingen in de tabel zijn een uitgangspunt om je te helpen bij het plannen van inventariseringen.

Frequentie van inventarisering

Hoe vaak je telt, hangt af van de grootte van je assortiment, het risico op derving en de complexiteit van de winkel. Bedenk welke van de volgende opties het beste is voor jouw bedrijfsvoering:

• Elk kwartaal: Werkt voor de meeste retailers.
• Maandelijks: Aanbevolen voor categorieën met een hoog risico op derving, zoals kleine, waardevolle artikelen die gevoeliger zijn voor verlies of diefstal.
• Roulerende wekelijkse tellingen: Sommige retailers tellen elke week een andere zone, zodat het hele assortiment wordt geteld zonder dat de hele winkel in één keer hoeft te worden geïnventariseerd.

Consistente inventariseringen met een vaste frequentie zijn waardevoller dan incidentele, perfecte tellingen.

Een inventarisering voorbereiden

Door je systeem en apparatuur vóór de inventarisering voor te bereiden, kun je verschillen voorkomen die worden veroorzaakt door activiteiten in behandeling of onvoorbereide apparaten.

Je systeem voorbereiden

Bereid je systeem vóór de telling op de volgende manieren voor:

• Voltooi bestellingen, overdrachten en zendingen die in behandeling zijn, zodat alle voorraadmutaties zichtbaar zijn in je beheercentrum.
• Verwerk eventuele ontvangen zendingen en markeer ze als ontvangen in je Shopify-beheercentrum.
• Synchroniseer alle Shopify POS-apparaten door de app te openen en te controleren of recente verkopen worden weergegeven.
• Voer een steekproef uit voor een paar producten door het Voorhanden aantal in je beheercentrum te vergelijken met de fysieke voorraad, zodat je duidelijke verschillen opspoort vóór de volledige telling.

Je apparatuur en team voorbereiden

Bereid je apparatuur en team vóór de telling op de volgende manieren voor:

• Laad je Shopify POS-apparaten en eventuele ondersteunde barcodescanners op.
• Wijs medewerkers toe aan zones op basis van fysieke delen van je winkel, zoals schappen, rekken of magazijnsecties. Je kunt baklocaties gebruiken om deze zones te formaliseren.
• Print reserve-telformulieren voor zones waar mogelijk geen apparaat beschikbaar is.
• Controleer je assortiment op producten waarvan de barcode ontbreekt of waarvan de barcodelabels zijn beschadigd, en print labels opnieuw af vóór de telling. Je kunt de app Retail Barcode Labels gebruiken om labels opnieuw af te drukken.

Een inventarisering uitvoeren op meerdere apparaten

Bij grotere assortimenten kun je medewerkers tegelijkertijd laten tellen op meerdere Shopify POS-apparaten. Elke sessie met Snelle telling ondersteunt maximaal 1.000 varianten, dus zorg ervoor dat je elke sessie indient zodra een zone is voltooid en start vervolgens een nieuwe sessie voor de volgende zone.

Volg deze richtlijnen om dubbeltellingen en gemiste producten te voorkomen:

• Wijs elke medewerker een specifieke zone toe op basis van de fysieke indeling, niet op alfabetische volgorde. Door in één fysieke ronde te tellen, voorkom je dat medewerkers terug moeten lopen door hetzelfde gebied.
• Dien elke sessie in zodra de zone is voltooid. Ingediende sessies synchroniseren onmiddellijk met je Shopify-beheercentrum.
• Bewaar uitgeprinte zone-toewijzingsformulieren zodat je kunt bijhouden welke zones zijn geteld.

De voorraad wordt in realtime aangepast wanneer een verkoop wordt afgerond in Shopify POS of je webshop. Wanneer je een sessie van Snelle telling indient, wordt het aantal aangepast aan wat er is geteld. Als er een verkoop plaatsvindt tussen het moment waarop een medewerker een product heeft geteld en het moment waarop de sessie is ingediend, wordt er een klein verschil weergegeven in de aanpassing. Om dit tot een minimum te beperken, kun je het beste tellen tijdens sluitingstijd of op rustige momenten, en elke sessie direct indienen nadat de zone is afgerond.

De voorraad reconciliëren na een telling

Nadat medewerkers hun sessies van Snelle telling hebben ingediend, kun je de aanpassingen controleren en verschillen opvolgen met behulp van het rapport Voorraadwijzigingen in je Shopify-beheercentrum.

Stappen:

1. Open het rapport Voorraadwijzigingen.
2. Filter het rapport op de datum van de inventarisering.
3. Controleer de aanpassingen voor elke locatie.
4. Voor elke variant met een verschil van meer dan 5% tel je het product fysiek opnieuw om het nieuwe aantal te bevestigen.

Na het afstemmen kun je je volgende inventarisering plannen. Zie Telfrequentie voor aanbevelingen over de frequentie.

Tellingen coördineren over meerdere locaties

Als je meer dan één locatie beheert, gebruik dan de volgende richtlijnen om te plannen in welke volgorde inventariseringen worden uitgevoerd en hoe er tijdens de telperiode wordt omgegaan met overdrachten:

• Tellingen op dezelfde dag: door alle locaties op dezelfde dag te tellen, krijg je een nauwkeurig beeld van de totale voorraad op één specifiek moment. Deze aanpak vereist meer medewerkers, maar levert het overzichtelijkste rapport op.
• Gespreide tellingen: één locatie tegelijk tellen gedurende de week is makkelijker voor je team, maar de voorraad kan verschuiven tussen getelde en ongetelde locaties als er tussendoor overdrachten plaatsvinden.
• Overdrachten tussen locaties pauzeren: door overdrachten tussen locaties te pauzeren tijdens de telperiode kun je voorkomen dat dezelfde producten worden geteld op zowel de herkomst- als de bestemmingslocatie.

Bekijk overeenkomstige verschillen wanneer je locaties vergelijkt. Een positieve variantie op de ene locatie en een negatieve variantie op een andere locatie duidt vaak op een niet-geregistreerde overdracht daartussen.

Tips voor een nauwkeurige inventarisering

Raadpleeg de volgende best practices voor een nauwkeurige inventarisering:

• Gebruik barcodescanners: scanners zijn sneller en nauwkeuriger dan varianten op naam zoeken. De camera van je apparaat werkt als back-up wanneer er geen scanner beschikbaar is. Zie Een barcodescanner kiezen voor meer informatie.
• Snel tellen werkt op beheerde apparaten: als je apparaten zijn vergrendeld in de kioskmodus met een Mobile Device Management-tool (MDM), dan is Snel tellen nog steeds beschikbaar.
• Herstellen na een vastgelopen apparaat: start Shopify POS opnieuw op. Alle sessies die al zijn ingediend, worden veilig gesynchroniseerd met het Shopify-beheercentrum.
• Herstellen na een uitgevallen apparaat: schakel over naar een ander Shopify POS-apparaat. De ingediende voortgang blijft behouden en je kunt verder tellen vanaf het punt waar het uitgevallen apparaat is gestopt.
• De telstatus van een product controleren: scan of zoek naar een product in Snel tellen om te bevestigen of dit al is geteld in de huidige sessie.
• Noteer niet-bijgehouden producten op papier: als een product tijdens de telling niet kan worden gevonden in Shopify POS, is het product mogelijk niet aan je locatie toegewezen. Maak een notitie en wijs het na de telling toe aan de locatie in het Shopify-beheercentrum.