Voorraadoverdrachten aanmaken en beheren

Je kunt voorraadoverdrachten aanmaken om de voorraad te verplaatsen en te volgen tussen je winkellocaties, of van en naar externe locaties, zoals leveranciers. Gebruik de pagina Overdrachten in je Shopify-beheercentrum om winkels te herbevoorraden vanuit een magazijn, locaties met een lage voorraad aan te vullen of nieuwe zendingen van leveranciers te ontvangen. Wanneer je een overdracht verwerkt, worden er automatisch zendingen voor je aangemaakt en beheerd.

Je kunt voorraadoverdrachten aanmaken voor producten die gebruikmaken van een fulfilmentservice van een externe partij, of voorraadoverdrachten afhandelen en ontvangen vanuit Shopify POS.

Een voorraadoverdracht aanmaken

Je kunt vanuit het Shopify-beheercentrum een voorraadoverdracht aanmaken tussen al je winkellocaties, inclusief locaties die niet actief zijn voor fulfilment. Het overdragen van voorraad naar een locatie registreert de aantallen op de bestemming, maar activeert het product daar niet. Als je wilt dat artikelen op de bestemming verkoopbaar en afhandelbaar zijn, kun je ze bevoorraden zodra je de overdracht ontvangt, of het product afzonderlijk activeren op die locatie.

Je kunt de herkomst of bestemming leeglaten wanneer je een voorraadoverdracht aanmaakt. Dit kan handig zijn als je voorraad ontvangt van een externe leverancier of verzendt naar een externe locatie die niet in Shopify als locatie wordt bijgehouden.

Je kunt ook een overdracht aanmaken met een barcodescanner. Wanneer je een overdracht aanmaakt, kun je de voorraadaantallen op de herkomstlocatie bekijken en de aantallen aanpassen die je wilt verplaatsen naar een bestemmingslocatie.

Nadat je een overdracht hebt aangemaakt, wordt deze als concept opgeslagen. Je voorraad is niet gereserveerd en je kunt alle details van je overdracht bewerken. Als je je voorraad wilt verzenden, moet je de overdracht verwerken.

Stappen:

1. Ga in het Shopify-beheercentrum naar Producten > Overdrachten.

2. Klik op Overdracht aanmaken.

3. Optioneel: Selecteer een herkomstlocatie van waaruit je voorraad wilt verplaatsen in de vervolgkeuzelijst Herkomst selecteren.

4. Optioneel: Selecteer een bestemmingslocatie waar je de voorraad wilt ontvangen in de vervolgkeuzelijst Bestemming selecteren.

5. Producten toevoegen aan je overdracht:

   1. Klik op het veld Producten zoeken.
   2. Selecteer of zoek de producten die je wilt toevoegen aan je overdracht.
   3. Klik op Toevoegen.

6. Voer in de kolom Verplaatsen de aantallen in voor elk product in de overdracht. Bij het invoeren van aantallen worden de voorraadwijzigingen voor zowel de herkomst- als bestemmingslocatie weergegeven, zodat je de impact van de overdracht kunt beoordelen.

7. Optioneel: extra informatie toevoegen over je overdracht:

   • Voer in het veld Referentienaam toevoegen een naam in voor je overdracht.
   • Voer in het veld Notitie toevoegen een notitie in voor je overdracht.
   • Zoek in het veld Tags toevoegen naar bestaande tags of maak nieuwe tags aan om aan je overdracht toe te voegen.

8. Klik op Opslaan.

Metavelden toevoegen aan een overdracht

Je kunt aangepaste metavelden toevoegen aan je voorraadoverdrachten om gespecialiseerde informatie op te slaan, zoals een leveranciersreferentie, een vervoerder of een verwachte leverdatum. Om metavelden aan een overdracht toe te voegen, moet je eerst een metavelddefinitie aanmaken voor overdrachten via Instellingen > Aangepaste gegevens en vervolgens waarden toevoegen aan het metaveld op de pagina van een overdracht.

Producten in bulk importeren

Je kunt varianten in bulk importeren in een nieuwe of bestaande overdracht met behulp van een CSV-bestand voor overdrachten. Het CSV-bestand voor overdrachten bevat informatie die producten, productvarianten en hun voorraadaantallen uniek identificeert op je locatie of opgegeven locaties. Je kunt een CSV-voorbeeldbestand voor overdrachten downloaden en bekijken om als template te gebruiken.

Als je varianten importeert in een bestaande overdracht en het CSV-bestand voor overdrachten varianten bevat die al in de overdracht staan, worden de bestaande varianteaantallen overschreven door de nieuwe aantallen.

Stappen:

1. Ga in het Shopify-beheercentrum naar Producten > Overdrachten.

2. Klik op Overdracht aanmaken of klik op een bestaande overdracht.

3. Klik op Importeren en klik vervolgens op Bestand toevoegen.

4. Selecteer het CSV-bestand van de overdracht dat je wilt uploaden.

5. Klik op Producten importeren.

Een voorraadoverdracht verwerken

Nadat je de artikelen hebt voorbereid, moet je de voorraadoverdracht verwerken. Als je artikelen naar een andere locatie verstuurt, klik je op Verplaatsen naar onderweg. Als je de voorraad op de herkomstlocatie wilt reserveren vóór verzending, klik je op Markeren als verzendklaar. Als je de artikelen al fysiek hebt verplaatst, klik je op Markeren als overgedragen om de overdracht direct af te ronden.

Bekijk de volgende tabel voor meer informatie over de verschillende acties die je kunt ondernemen om een overdracht te verwerken.

Nadat je de overdracht hebt verwerkt, kun je de herkomst- en bestemmingslocaties niet meer wijzigen, maar je kunt wel alle andere overdrachtsgegevens bewerken, zoals producten, notities of tags.

Stappen:

1. Ga in het Shopify-beheercentrum naar Producten > Overdrachten.

2. Klik op een overdracht die je wilt verwerken.

3. Voer een van de volgende stappen uit:

   • Klik op Verplaatsen naar onderweg om de voorraad naar onderweg te verplaatsen.
   • Klik op … en vervolgens op Markeren als verzendklaar om voorraad op de herkomstlocatie te reserveren.
   • Klik op … en vervolgens op Markeren als overgedragen om voorraad op de bestemmingslocatie te ontvangen en beschikbaar te maken.

4. Optioneel: voeg zendinggegevens toe als je de overdracht naar onderweg hebt verplaatst:

   • Klik op Trackingnummer en voer vervolgens een trackingnummer in om een trackingnummer aan je zending toe te voegen.
   • Klik op Vervoerder en selecteer vervolgens een vervoerder om een vervoerder aan je zending toe te voegen.
   • Om een verwachte aankomstdatum voor je zending toe te voegen, klik je op Verwachte aankomst en selecteer of voer je vervolgens een verwachte aankomstdatum in.
   • Om een barcode aan je zending toe te voegen zodat medewerkers deze kunnen scannen om de ontvangstpagina te openen, klik je op Barcode en voer je vervolgens een unieke barcode in van maximaal 250 tekens.
   • Om een kostenwijziging aan je zending toe te voegen, zoals verzendkosten, douanerechten of andere kosten, klik je op Kosten zending, selecteer je een type aanpassing in de vervolgkeuzelijst Aanpassing, voer je een bedrag in en klik je vervolgens op Gereed.

Artikelen ontvangen voor een voorraadoverdracht

Nadat je voorraad op de bestemmingslocatie is aangekomen, kun je de artikelen ontvangen. Het ontvangen van voorraad houdt in dat het artikel is aangekomen, je het artikel hebt beoordeeld en hebt besloten het te accepteren of af te wijzen. Je kunt ook artikelen ontvangen voor een overdracht met een barcodescanner.

Je kunt artikelen in bulk of voor specifieke artikelaantallen accepteren en afwijzen. Het dialoogvenster Artikelen ontvangen geeft de totale ontvangen artikelen weer met een voortgangsoverzicht. Geaccepteerde voorraad komt beschikbaar op de bestemmingslocatie, tenzij een product daar niet wordt bevoorraad. Als je een product ontvangt dat niet wordt bevoorraad op de bestemmingslocatie, kun je bij het opslaan kiezen of je het product beschikbaar wilt maken. Afgewezen voorraad wordt geregistreerd in de overdracht, maar verhoogt de voorraadaantallen op geen enkele locatie. Nadat alle artikelen zijn ontvangen, verandert de status van de overdracht naar Overgedragen. Als je slechts enkele artikelen ontvangt, blijft de overdracht op In behandeling staan totdat je de overige artikelen ontvangt.

Stappen:

1. Ga in het Shopify-beheercentrum naar Producten > Overdrachten.

2. Klik op een overdracht waarvoor je artikelen wilt ontvangen.

3. Klik op Artikelen ontvangen.

4. Artikelen accepteren en afwijzen:

   • Selecteer de artikelen die je wilt accepteren en klik op Geselecteerde accepteren om artikelen in bulk te accepteren.
   • Voer in de kolom Accepteren de artikelaantallen in die je voor elk artikel accepteert om specifieke artikelaantallen te accepteren.
   • Selecteer de artikelen die je wilt afwijzen en klik op Geselecteerde afwijzen om artikelen in bulk af te wijzen.
   • Voer in de kolom Afwijzen de artikelaantallen in die je voor elk artikel afwijst om specifieke artikelaantallen af te wijzen.

5. Klik op Opslaan.

6. Optioneel: als je producten hebt ontvangen die niet worden bevoorraad op de bestemmingslocatie, kies je of je ze daar beschikbaar wilt maken:

   • Klik op Bevoorraden en afhandelen om de producten te bevoorraden en de voorraad ervan beschikbaar te maken voor verkoop en afhandeling.
   • Klik op Niet nu om het ontvangen aantal te registreren zonder de producten beschikbaar te maken. Je kunt het product later activeren op de locatie.

Meerdere zendingen beheren

Wanneer je een voorraadoverdracht aanmaakt, wordt er automatisch één enkele zending aangemaakt. Voor de meeste voorraadoverdrachten is dit alles wat je nodig hebt, en kun je rechtstreeks vanaf de detailpagina van de overdracht artikelen ontvangen.

Als je artikelen in afzonderlijke batches moet verzenden, kun je extra zendingen toevoegen aan een voorraadoverdracht met de status Klaar voor verzending of In behandeling. Elke zending heeft een eigen verzendings-ID, zoals T289-1, en wordt afzonderlijk gevolgd met een eigen status en trackinggegevens. Je kunt elke zending afzonderlijk ontvangen. Je kunt bijvoorbeeld meerdere zendingen gebruiken wanneer de helft van je voorraad direct klaar is voor verzending en de rest pas op een latere datum beschikbaar is.

Stappen:

1. Ga in het Shopify-beheercentrum naar Producten > Overdrachten.

2. Klik op een overdracht die de status Klaar voor verzending of In behandeling heeft.

3. Klik op Meer acties en klik vervolgens op Producten toevoegen.

4. Selecteer de producten die je aan de overdracht wilt toevoegen en klik op Toevoegen.

5. Voer de aantallen in voor de producten in de kolom Verplaatsen.

6. Klik op Opslaan.

7. Klik op Verplaatsen naar onderweg om de nieuwe zending te verzenden.

8. Optioneel: Voeg zendingsgegevens toe:

   • Om een trackingnummer voor de zending toe te voegen, klik je op Trackingnummer en voer je vervolgens een trackingnummer in.
   • Om een vervoerder voor de zending toe te voegen, klik je op Vervoerder en selecteer je vervolgens een vervoerder.
   • Om een verwachte aankomstdatum voor de zending toe te voegen, klik je op Verwachte aankomst en selecteer of voer je vervolgens een verwachte aankomstdatum in.
   • Om een barcode aan de zending toe te voegen zodat medewerkers deze kunnen scannen om de ontvangstpagina te openen, klik je op Barcode en voer je vervolgens een unieke barcode in van maximaal 250 tekens.
   • Om een kostenwijziging aan de zending toe te voegen, zoals verzendkosten, douanerechten of andere kosten, klik je op Kosten zending, selecteer je een type aanpassing in de vervolgkeuzelijst Aanpassing, voer je een bedrag in en klik je vervolgens op Gereed.

Een overdracht bewerken, dupliceren, annuleren of verwijderen

Nadat je een voorraadoverdracht hebt aangemaakt en verwerkt, kun je deze dupliceren, bewerken, annuleren of verwijderen. Je kunt overdrachtsgegevens bewerken, zoals producten, hoeveelheden, trackinggegevens en opmerkingen. Bepaalde acties zijn alleen beschikbaar voor overdrachten met een specifieke status.

Een conceptvoorraadoverdracht bewerken

Nadat je een conceptvoorraadoverdracht hebt aangemaakt, kun je de overdrachtsgegevens bewerken, zoals het wijzigen van de herkomst- en bestemmingslocatie, het aanpassen van producten en het wijzigen van overige overdrachtsinformatie.

Stappen:

1. Ga in het Shopify-beheercentrum naar Producten > Overdrachten.

2. Klik op een conceptoverdracht die je wilt bewerken.

3. Optioneel: Pas je herkomst- en bestemmingslocatie aan in de vervolgkeuzelijsten Herkomst selecteren en Bestemming selecteren.

4. Optioneel: Voeg producten toe aan of verwijder ze uit je overdracht:

   • Om nieuwe producten toe te voegen, klik je op het veld Producten zoeken, selecteer je de producten die je wilt verplaatsen en klik je vervolgens op Toevoegen.
   • Klik op de x naast de producten die je wilt verwijderen om producten uit een overdracht te verwijderen.
   • Om de producthoeveelheid aan te passen, voer je in de kolom Verplaatsen de hoeveelheden in voor elk product in de overdracht.

5. Optioneel: Pas de referentienaam, de opmerking of de tags aan.

6. Klik op Opslaan.

Een verwerkte voorraadoverdracht bewerken

Nadat je de voorraadoverdracht hebt verwerkt, kun je de overdrachtsgegevens bewerken, zoals producten, trackinggegevens en overige overdrachtsinformatie. Je kunt de herkomst- en bestemmingslocatie niet bewerken voor verwerkte overdrachten. Als je een van de locaties wilt wijzigen, dupliceer of annuleer je de overdracht.

Stappen:

1. Ga in het Shopify-beheercentrum naar Producten > Overdrachten.

2. Klik op een overdracht die je wilt bewerken.

3. Optioneel: Voeg producten toe aan of verwijder ze uit je overdracht:

   • Om nieuwe producten toe te voegen, klik je op het veld Producten zoeken, selecteer je de producten die je wilt verplaatsen en klik je vervolgens op Toevoegen.
   • Klik op de x naast de producten die je wilt verwijderen om producten uit een overdracht te verwijderen.
   • Om de producthoeveelheid aan te passen, voer je in de kolom Verplaatsen de hoeveelheden in voor elk product in de overdracht.

4. Optioneel: Bewerk de trackinggegevens van de zending:

   • Klik op Trackingnummer en voer vervolgens een trackingnummer in om een trackingnummer aan je zending toe te voegen.
   • Klik op Vervoerder en selecteer vervolgens een vervoerder om een vervoerder aan je zending toe te voegen.
   • Om een verwachte aankomstdatum voor je zending toe te voegen, klik je op Verwachte aankomst en selecteer of voer je vervolgens een verwachte aankomstdatum in.

5. Optioneel: Pas de referentienaam, de opmerking of de tags aan.

6. Klik op Opslaan.

Een zending bewerken

Je kunt artikelhoeveelheden bewerken, producten toevoegen, artikelen verplaatsen tussen zendingen en trackinggegevens van een zending bewerken, zoals een trackingnummer, vervoerder of een verwachte aankomstdatum. Je kunt zendingen met de status Concept of Onderweg bewerken. Als je de artikelhoeveelheden in een ontvangen zending wilt wijzigen, kun je in plaats daarvan de ontvangen artikelen beheren.

Als een overdracht meerdere zendingen bevat en je het aantal van een artikel in de ene zending verlaagt, wordt dat artikel verplaatst naar een andere zending van dezelfde overdracht. Als er geen artikelen meer over zijn in een zending, wordt die zending automatisch verwijderd.

Stappen:

1. Ga in het Shopify-beheercentrum naar Producten > Overdrachten.

2. Klik op een overdracht waarvan je een zending wilt bewerken.

3. Klik voor de zending die je wilt bewerken op het pictogram en vervolgens op Zending bewerken.

4. Bewerk de artikelen in de zending in het dialoogvenster Bewerken:

   • Om artikelhoeveelheden te wijzigen, pas je op het tabblad Geselecteerd het aantal voor elk artikel aan.
   • Om producten aan de zending toe te voegen, klik je op Alles, selecteer je de artikelen die je wilt toevoegen en voer je het aantal voor elk artikel in.

5. Klik op Opslaan.

6. Optioneel: Bewerk de trackinggegevens van de zending:

   • Klik op Trackingnummer en voer vervolgens een trackingnummer in om een trackingnummer aan je zending toe te voegen.
   • Om een vervoerder voor je zending toe te voegen, klik je op Vervoerder en selecteer je een vervoerder. Als je vervoerder door Shopify wordt ondersteund en je een trackingnummer toevoegt, wordt de vervoerder automatisch voor je geselecteerd.
   • Om een verwachte aankomstdatum voor je zending toe te voegen, klik je op Verwachte aankomst en selecteer of voer je vervolgens een verwachte aankomstdatum in.

Artikelhoeveelheden in een ontvangen zending beheren

Je kunt de geaccepteerde of geweigerde artikelhoeveelheden in een ontvangen zending bewerken om correcties aan te brengen. Als je bijvoorbeeld een artikel vindt dat aanvankelijk onderweg verloren was gegaan, kun je de hoeveelheid van dit artikel in een ontvangen zending aanpassen.

Stappen:

1. Ga in het Shopify-beheercentrum naar Producten > Overdrachten.

2. Klik op de overdracht met de ontvangen zending die je wilt bewerken.

3. Klik bij de zending waarvan artikelen zijn ontvangen op … en klik vervolgens op Ontvangen artikelen beheren.

4. Artikelen in een zending accepteren en afwijzen:

   • Voer in de kolom Accepteren de artikelaantallen in die je voor elk artikel accepteert om specifieke artikelaantallen te accepteren.
   • Voer in de kolom Afwijzen de artikelaantallen in die je voor elk artikel afwijst om specifieke artikelaantallen af te wijzen.

5. Klik op Opslaan.

Een voorraadoverdracht dupliceren

Je kunt een bestaande voorraadoverdracht dupliceren. Je kunt elke overdracht dupliceren, inclusief geannuleerde overdrachten. De nieuwe overdracht wordt aangemaakt met de status Concept.

Het dupliceren van een overdracht kan handig zijn als je een nieuwe overdracht moet maken vanaf dezelfde herkomst of bestemming, of voor dezelfde artikelen.

Stappen:

1. Ga in het Shopify-beheercentrum naar Producten > Overdrachten.

2. Klik op een overdracht die je wilt dupliceren.

3. Klik op Meer acties en klik vervolgens op Dupliceren.

4. Klik op Overdracht dupliceren.

Een voorraadoverdracht annuleren

Als je niet langer een voorraadoverdracht hoeft uit te voeren, kun je deze annuleren. Je kunt een overdracht annuleren die de status Concept of Klaar voor verzending heeft. Je kunt geannuleerde overdrachten op elk gewenst moment openen en dupliceren.

Nadat je een overdracht hebt geannuleerd, komen je gereserveerde artikelen beschikbaar op de herkomstlocatie.

Stappen:

1. Ga in het Shopify-beheercentrum naar Producten > Overdrachten.

2. Klik op een overdracht die je wilt annuleren.

3. Klik op Meer acties en klik vervolgens op Overdracht annuleren.

4. Klik op Overdracht annuleren.

Een voorraadoverdracht verwijderen

Je kunt voorraadoverdrachten verwijderen die de status Concept hebben. Je kunt geen overdrachten verwijderen die klaar voor verzending zijn. Als je een overdracht die klaar voor verzending is, wilt stopzetten, moet je deze in plaats daarvan annuleren.

Je kunt verwijderde overdrachten niet meer openen nadat ze zijn verwijderd.

Stappen:

1. Ga in het Shopify-beheercentrum naar Producten > Overdrachten.

2. Klik op een conceptoverdracht die je wilt verwijderen.

3. Klik op Meer acties en klik vervolgens op Overdracht verwijderen.

4. Klik op Overdracht verwijderen.

Statussen voorraadoverdracht

Bekijk hieronder de verschillende statussen die je voorraadoverdrachten kunnen hebben.

Overdrachten aangemaakt door apps van derden

Je kunt voorraadoverdrachten die door apps van derden zijn aangemaakt rechtstreeks vanuit je Shopify-beheercentrum bekijken en beheren. Wanneer je een voorraadoverdracht aanmaakt met een app van derden, wordt je overdracht weergegeven in de kolom Bron op de pagina Overdrachten. De overdrachtsbron wordt ook op elke overdracht weergegeven, zodat je kunt zien of een overdracht afkomstig is van een app van derden. Je kunt ook de tijdlijn van de overdracht bekijken voor gebeurtenissen van apps van derden.

Je kunt je overdrachten van derden op dezelfde manier beheren als overdrachten die direct in het Shopify-beheercentrum zijn aangemaakt. Je kunt overdrachten van derden dupliceren, annuleren en verwijderen. Zendingen worden automatisch beheerd voor overdrachten van derden. Als je artikelen in afzonderlijke batches moet verzenden, kun je meerdere zendingen beheren.