Retouren en ruilingen aanmaken

Lees de volgende aandachtspunten door voordat je een retour aanmaakt en verwerkt:

• Je kunt alleen een retour aanmaken voor afgehandelde artikelen waarvoor geen terugbetaling is gedaan.
• Je kunt geen aangepaste artikelen toevoegen als ruilartikelen.
• Als je het Shopify Plus-abonnement hebt, kun je de omruilfunctie activeren met de functietestrit.
• De voorraad ruilartikelen wordt pas gereserveerd als je de retour verwerkt.
• Je kunt geen ruilartikelen toevoegen aan bestellingen met douanerechten, maar je kunt wel een retour aanmaken voor bestellingen met douanerechten.
• Kortingen op bestelniveau kunnen niet worden toegepast op ruilartikelen, maar je kunt wel een productkorting toevoegen aan ruilartikelen.
• Ruilartikelen die aan een bestelling zijn toegevoegd na een wijziging van het bezorgadres, worden belast op basis van het huidige bezorgadres van de bestelling.
• Om retouren aan te maken, moet je de winkeleigenaar zijn of de toestemming Retourneren hebben. Om een retour terug te betalen, heb je de toestemming Terugbetalen via oorspronkelijke betaalmethode of Terugbetalen als winkeltegoed nodig, afhankelijk van de terugbetalingsmethode. Meer informatie over medewerkersrechten.
• Retouren en omruilingen hebben dezelfde beperkingen als het bewerken van bestellingen. Raadpleeg de aandachtspunten voor het bewerken van bestellingen voor meer informatie.

Wanneer je een retour aanmaakt, wordt het financiële resultaat automatisch berekend. Retourkosten en ruilartikelen worden verrekend met de geretourneerde artikelen om te bepalen of een terugbetaling verschuldigd is of dat een betaling moet worden geïnd. Het besteltotaal wordt bijgewerkt nadat je een retour hebt verwerkt om een eventueel resterend saldo weer te geven en de retour wordt ook weergegeven in je totale omzetrapporten. Je kunt direct een terugbetaling doen of wachten en deze later uitvoeren.

Bij retouren met omruilingen ontvangen klanten een e-mail met daarin de artikelen die worden geruild en geretourneerd. Als een klant je geld schuldig is, kan diegene betalen nadat je de retour hebt verwerkt. Je kunt een factuur sturen wanneer je een retour verwerkt of later vanuit de bestelgegevens.

Je kunt selecteren welke retourartikelen je wilt verwerken. Het financiële resultaat van gedeeltelijk verwerkte artikelen kan afwijken van het tegelijk verwerken van alles. Als je bijvoorbeeld alleen omruilingen verwerkt, kan er een betaling nodig zijn, zelfs als het verwerken van alles een terugbetaling zou opleveren. Houd rekening met de financiële impact wanneer je kiest welke artikelen je samen verwerkt. Voorkom het doen van terugbetalingen tijdens gedeeltelijke verwerking als je later betaling moet innen voor de resterende artikelen.

Bekijk de volgende tabel voor meer informatie over de geldstromen bij retouren en omruilingen en welke acties je in specifieke situaties moet ondernemen:

Beschrijving van de geldstromen bij retouren en omruilingen en de acties die merchants in specifieke situaties moeten ondernemen

Situatie	Actie
Je bent de klant geld verschuldigd voor een retour of een omruiling waarbij de nieuwe artikelen goedkoper zijn dan de geretourneerde artikelen.	Je moet een retour verwerken en een terugbetaling aan je klant doen. Je kunt de terugbetaling meteen doen of wachten en deze later doen.
De klant is jou geld verschuldigd voor een retour of een omruiling waarbij de nieuwe artikelen en kosten duurder zijn dan de geretourneerde artikelen.	Je moet een retour verwerken. Je kunt het saldo innen door een factuur te sturen bij het verwerken van een retour, of de betaling vastleggen of je bestelling als betaald markeren nadat je een retour hebt verwerkt.
De nieuwe en geretourneerde artikelen hebben dezelfde waarde en het is een gelijke ruil.	Je moet een retour verwerken. Het betaalde geld voor de geretourneerde artikelen wordt toegepast op de nieuwe artikelen.

Je kunt een retour aanmaken vanuit je Shopify-beheercentrum. Wanneer je een retour aanmaakt, worden de kosten voor de retourzending en de herbevoorradingskosten weergegeven op basis van je retourregels. Je kunt de retourkosten ook bewerken voor een specifieke retour. De herbevoorradingskosten kunnen per retour of per artikel worden bewerkt, maar de kosten voor de retourzending kunnen alleen per retour worden bewerkt. Je kunt ook ruilartikelen aan je retour toevoegen.

De retourredenen waaruit je kunt kiezen, variëren op basis van de productcategorie. Voor kledingproducten worden bijvoorbeeld redenen weergegeven als Te groot of Te klein. Producten in andere categorieën geven hun eigen categoriespecifieke redenen weer. Deze categoriespecifieke retourredenen zijn beschikbaar in je Shopify-beheercentrum, POS en voor retouren die door klanten zelf worden aangemeld. Je kunt ook retourredenen bekijken in je analytics om trends te identificeren en te begrijpen waarom klanten producten retourneren.

Stappen:

Nadat je een retour hebt aangemaakt en de artikelen van de klant hebt terugontvangen, kun je de retour verwerken.