Pianificazione di un conteggio delle scorte con Shopify POS

Un conteggio delle scorte pianificato ti aiuta a confermare che le scorte nel negozio corrispondano a quelle registrate nel pannello di controllo Shopify. Contare regolarmente le scorte può aiutarti a identificare gli ammanchi, a individuare gli errori di tracciamento e a mantenere precisi i canali online e fisici.

Questa pagina illustra come scegliere un metodo di conteggio, pianificare e preparare il conteggio, eseguirlo su più dispositivi e, in seguito, riconciliare le rettifiche. Per il flusso di lavoro del conteggio rapido passo a passo, consulta la sezione Modifica delle quantità di scorte su Shopify POS.

Se stai migrando da Stocky e stai pianificando il primo conteggio in Shopify, consulta la sezione Migrazione da Stocky alla gestione delle scorte di Shopify.

Metodi di conteggio delle scorte

Puoi combinare i due metodi seguenti per contare le scorte:

• Conteggio rapido su Shopify POS: lo staff scansiona o cerca i prodotti su un dispositivo Shopify POS e inserisce la quantità disponibile. Questo metodo è l’ideale per i conteggi in negozio. Per maggiori dettagli, consulta la sezione Modifica delle quantità di scorte su Shopify POS.
• Rettifiche delle scorte nel pannello di controllo Shopify: lo staff del pannello di controllo Shopify può rettificare le quantità nella pagina Scorte o importare un file CSV. Questo metodo è ideale per gli aggiornamenti in blocco e per la riconciliazione dopo un conteggio in negozio. Per maggiori dettagli, consulta le sezioni Rettifica delle quantità di scorte e Importazione ed esportazione delle scorte con un file CSV.

Un approccio comune è che lo staff in negozio effettui il conteggio con il Conteggio rapido, e che poi la sede centrale riveda e riconcili le rettifiche nel pannello di controllo Shopify.

Tempistiche del conteggio delle scorte

Puoi programmare un conteggio in base agli orari del negozio e ai turni dello staff. Valuta quale delle seguenti opzioni è la migliore per le tue attività aziendali:

• Dopo la chiusura: le vendite sono in pausa, quindi i conteggi rimangono accurati.
• Prima dell’apertura: il negozio è tranquillo, ma il conteggio può protrarsi durante l’orario di lavoro se richiede più tempo del previsto.
• Suddiviso su più giorni in base alle zone: un’opzione utile per i negozi più grandi. Ogni turno conta una zona diversa, in modo da non sovraccaricare un singolo giorno.
• Chiusura del negozio per il conteggio: è l’opzione più accurata poiché non si verificano vendite durante il conteggio, ma il negozio potrebbe perdere delle entrate per il periodo di chiusura.

Tempo stimato e staff in base alle dimensioni del catalogo

Adatta il tempo e lo staff in base al layout del negozio, alla complessità dei prodotti e all’utilizzo o meno di scanner per codici a barre da parte dello staff. Le stime nella seguente tabella rappresentano un punto di partenza per aiutarti a pianificare i conteggi delle scorte.

Frequenza del conteggio delle scorte

La frequenza del conteggio dipende dalle dimensioni del catalogo, dal rischio di ammanchi e dalla complessità del negozio. Valuta quale delle seguenti opzioni è la migliore per le tue attività aziendali:

• Trimestrale: funziona per la maggior parte dei rivenditori.
• Mensile: opzione consigliata per le categorie ad alto rischio di ammanchi, come gli articoli di piccole dimensioni e di valore elevato, che sono più soggetti a smarrimenti o furti.
• Conteggi settimanali a rotazione: alcuni rivenditori contano una zona diversa ogni settimana in modo da coprire l’intero catalogo senza dover effettuare un conteggio delle scorte completo in tutto il negozio.

Effettuare conteggi delle scorte in modo coerente e con cadenza regolare è più utile rispetto a conteggi perfetti ma saltuari.

Preparati per un conteggio delle scorte

La preparazione del sistema e dell’attrezzatura prima del conteggio delle scorte può aiutarti a evitare le discrepanze causate da attività in attesa o da dispositivi non pronti.

Prepara il sistema

Prima del conteggio, prepara il sistema nei seguenti modi:

• Completa gli ordini, i trasferimenti e le spedizioni in attesa in modo che tutti i movimenti delle scorte si riflettano nel pannello di controllo.
• Elabora tutte le spedizioni ricevute e contrassegnale come tali nel pannello di controllo Shopify.
• Sincronizza tutti i dispositivi Shopify POS aprendo l’app e confermando che vengano visualizzate le vendite recenti.
• Esegui un controllo a campione di alcuni prodotti confrontando la quantità Disponibile nel pannello di controllo con le scorte fisiche per individuare discrepanze evidenti prima del conteggio completo.

Prepara l’attrezzatura e il team

Prima del conteggio, prepara l’attrezzatura e il team nei seguenti modi:

• Metti in carica i dispositivi Shopify POS ed eventuali scanner per codici a barre supportati.
• Assegna lo staff alle zone in base alle aree fisiche del negozio, ad esempio mensole, scaffali o sezioni del magazzino. Puoi utilizzare le posizioni nei contenitori per definire queste zone in modo formale.
• Stampa moduli di conteggio di riserva per le zone in cui potrebbe non essere disponibile un dispositivo.
• Verifica nel catalogo se ci sono prodotti sprovvisti di codici a barre o con etichette dei codici a barre danneggiate e ristampa le etichette prima del conteggio. Puoi utilizzare l’app Retail Barcode Labels per ristampare le etichette.

Esecuzione di un conteggio delle scorte su più dispositivi

Per i cataloghi di grandi dimensioni, lo staff può effettuare il conteggio su più dispositivi Shopify POS in contemporanea. Ogni sessione di Conteggio rapido supporta fino a 1000 varianti; pertanto ti consigliamo di inviare ogni sessione non appena viene completata una zona, per poi avviare una nuova sessione per la zona successiva.

Per evitare doppi conteggi e prodotti mancanti, segui queste linee guida:

• Assegna a ogni membro dello staff una zona specifica in base al layout fisico e non all’ordine alfabetico. Il conteggio in un’unica passata fisica impedisce allo staff di dover tornare due volte nella stessa area.
• Invia ogni sessione non appena la zona è completata. Le sessioni inviate si sincronizzano immediatamente con il pannello di controllo Shopify.
• Conserva i moduli cartacei di assegnazione delle zone in modo da poter tracciare quali sono già state contate.

Le scorte si rettificano in tempo reale quando viene completata una vendita in Shopify POS o nel negozio online. Quando invii una sessione di Conteggio rapido, la quantità viene rettificata in base al valore contato. Se avviene una vendita tra il momento in cui lo staff ha contato un prodotto e il momento in cui è stata inviata la sessione, la rettifica mostrerà una piccola discrepanza. Per ridurla al minimo, effettua il conteggio durante gli orari di chiusura o i periodi di scarso traffico, e invia ogni sessione subito dopo il completamento della zona.

Riconcilia le scorte dopo un conteggio

Una volta che lo staff ha inviato le proprie sessioni di Conteggio rapido, puoi rivedere le rettifiche e verificare eventuali discrepanze utilizzando il report sulle modifiche di rettifica delle scorte nel pannello di controllo Shopify.

Procedura:

1. Apri il report sulle modifiche di rettifica delle scorte.
2. Filtra il report in base alla data del conteggio delle scorte.
3. Rivedi le rettifiche per ogni sede.
4. Per ogni variante con una variazione superiore al 5%, conta di nuovo il prodotto fisicamente per confermare la nuova quantità.

Dopo la riconciliazione, puoi programmare il prossimo conteggio delle scorte. Per consigli sulla frequenza, consulta Frequenza di conteggio.

Coordinamento dei conteggi tra più sedi

Se gestisci più di una sede, segui queste linee guida per pianificare la sequenza dei conteggi delle scorte e gestire i trasferimenti durante la finestra di conteggio:

• Conteggi nello stesso giorno: contare tutte le sedi nello stesso giorno ti offre una panoramica accurata del totale delle scorte in un determinato momento. Questo approccio richiede più staff, ma produce i report più chiari.
• Conteggi scaglionati: contare una sede alla volta nel corso della settimana è più semplice per il team, ma le scorte possono spostarsi tra le sedi contate e quelle non contate in caso di trasferimenti nel frattempo.
• Metti in pausa i trasferimenti tra sedi: la sospensione dei trasferimenti tra sedi durante la finestra di conteggio contribuisce a evitare che gli stessi prodotti vengano contati sia nel luogo di origine sia nella destinazione.

Quando confronti le sedi, controlla le discrepanze corrispondenti. Una variazione positiva in una sede e una negativa in un'altra spesso indicano un trasferimento non registrato tra le due.

Consigli per un conteggio delle scorte accurato

Segui queste best practice per un conteggio delle scorte accurato:

• Usa gli scanner per codici a barre: gli scanner sono più veloci e accurati rispetto alla ricerca delle varianti per nome. La fotocamera del dispositivo funziona come backup quando uno scanner non è disponibile. Per maggiori dettagli, consulta la sezione Scelta di uno scanner per codici a barre.
• Il Conteggio rapido funziona sui dispositivi gestiti: se i dispositivi sono bloccati in modalità chiosco tramite uno strumento di gestione dei dispositivi mobili (MDM), la funzione Conteggio rapido è comunque disponibile.
• Ripristino da un dispositivo bloccato: riavvia Shopify POS. Tutte le sessioni già inviate vengono sincronizzate in modo sicuro nel pannello di controllo Shopify.
• Ripristino da un dispositivo non funzionante: passa a un altro dispositivo Shopify POS. I progressi inviati vengono conservati e puoi continuare il conteggio da dove il dispositivo non funzionante si era fermato.
• Controlla lo stato del conteggio di un prodotto: scansiona o cerca un prodotto nel Conteggio rapido per verificare se è già stato contato nella sessione corrente.
• Annota su carta i prodotti non tracciati: se un prodotto non si trova in Shopify POS durante il conteggio, potrebbe non essere assegnato alla sede. Prendi nota del prodotto e assegnalo alla sede dal pannello di controllo Shopify al termine del conteggio.