Memahami manajemen staf POS Shopify

Anda dapat membuat staf dengan akses POS Shopify untuk memproses penjualan langsung. Semua staf memiliki PIN unik untuk masuk ke aplikasi POS.

Jika Anda menggunakan paket POS Pro, sebelum Anda menambahkan staf, Anda dapat membuat peran POS kustom yang memberi staf Point of Sale Anda serangkaian izin akses unik untuk aktivitas aplikasi POS. Peran pengguna yang telah ditetapkan dibuat untuk semua staf POS, tetapi Anda dapat membuat peran POS yang disesuaikan untuk mengelola staf POS demi kebutuhan bisnis unik Anda.

Jenis staf POS

Staf POS dapat diberikan akses di beberapa toko dengan satu profil pengguna. Anda dapat memiliki jenis staf berikut dengan akses ke POS Shopify:

• Staf yang memiliki akses aplikasi POS dan akses admin Shopify, termasuk saluran Point of Sale. Anggota staf ini dapat masuk ke lokasi POS Pro dan POS Lite di aplikasi POS, serta mengakses admin Shopify Anda.
• Staf khusus aplikasi POS yang memiliki akses ke aplikasi POS Shopify, tetapi tidak memiliki akses ke admin Shopify atau saluran Point of Sale Anda. Staf khusus aplikasi POS hanya tersedia bagi penjual yang menggunakan Shopify POS Pro dan hanya dapat masuk ke lokasi POS Pro.

Setiap anggota staf dengan akses POS diberi PIN unik, sehingga mereka dapat mengakses aplikasi POS. Pelajari selengkapnya tentang cara membuat staf dengan akses POS dan admin, serta staf khusus POS.

Mengelola staf POS berdasarkan lokasi

Anda dapat menetapkan lokasi retail tertentu ke anggota staf berdasarkan apakah mereka ditambahkan melalui aplikasi POS Shopify atau admin Shopify. Terlepas dari lokasi yang ditetapkan, anggota staf dapat melihat inventaris produk dan pesanan untuk semua lokasi di dalam aplikasi POS. Dengan akses administratif, mereka juga memiliki wawasan tentang analitik dan detail lokasi.

Menetapkan lokasi POS ke staf

Anda dapat menetapkan lokasi retail tertentu untuk setiap anggota staf, sehingga mereka hanya dapat mengakses lokasi tersebut menggunakan PIN staf mereka. Lokasi default yang ditetapkan untuk anggota staf bergantung pada apakah Anda menambahkannya melalui aplikasi POS Shopify atau di admin Shopify Anda. Ingatlah pertimbangan berikut saat Anda memilih tempat untuk menambahkan staf:

• Jika Anda menambahkan anggota staf melalui aplikasi POS Shopify, mereka hanya memiliki akses POS dan hanya ditetapkan ke lokasi perangkat POS tersebut.
• Jika Anda menambahkannya di admin Shopify Anda, Anda juga dapat memberi mereka akses admin dan mereka akan ditetapkan ke semua lokasi kecuali jika Anda membatalkan penetapan mereka dari lokasi tertentu.

Pertimbangan untuk akses lokasi POS

Saat Anda menetapkan lokasi retail ke anggota staf, ini hanya membatasi tempat mereka dapat menggunakan PIN untuk mengakses aplikasi POS. Hal ini tidak memengaruhi kemampuan mereka untuk melihat data untuk semua lokasi, seperti inventaris produk. Mereka akan dibatasi untuk melihat pesanan untuk lokasi saat ini, kecuali jika mereka memiliki izin akses Kelola pesanan di semua lokasi. Jika mereka memiliki akses ke admin, mereka juga dapat melihat analitik di admin dan detail lokasi di saluran Point of Sale untuk semua lokasi.

Misalnya, jika Anda memiliki lokasi di New York City, San Francisco, dan Portland, dan Anda menetapkan anggota staf ke lokasi New York Anda, anggota staf tersebut dapat menggunakan PIN staf mereka untuk mengakses hanya lokasi New York di aplikasi POS, tetapi mereka masih dapat melihat tingkat persediaan dan pesanan untuk lokasi San Francisco dan Portland.

Peran staf POS Shopify

Jika lokasi POS Anda menggunakan langganan POS Pro, akses staf POS dapat disesuaikan menggunakan peran POS. Peran POS adalah sekumpulan izin yang diberi nama, yang memungkinkan Anda menentukan staf mana yang dapat melakukan tindakan apa saja di aplikasi POS Anda, seperti memproses pengembalian, menambahkan diskon, atau pelacakan kas.

Peran memudahkan Anda untuk menetapkan set izin akses yang sama ke beberapa anggota staf. Anda tidak dapat menetapkan izin akses individual ke staf Point of Sale, Anda perlu menetapkan peran. Setiap staf Point of Sale memerlukan peran yang ditetapkan.

Jika seorang anggota staf dapat masuk dengan PIN ke lokasi POS Pro dan POS Lite, peran POS mereka hanya berlaku saat mereka menggunakan PIN untuk mengakses lokasi POS Pro. Misalnya, jika Anda telah memberikan akses kepada anggota staf ke lokasi POS Pro dan POS Lite, dan Anda telah menetapkan peran POS yang menolak izin untuk memproses pengembalian kepada anggota staf tersebut, anggota staf tidak akan dapat memproses pengembalian saat masuk ke lokasi POS Pro, tetapi akan dapat memproses pengembalian saat masuk ke lokasi POS Lite.

Semua pengguna admin dengan akses POS menggunakan PIN mereka untuk mengakses lokasi POS Lite, dengan akses penuh, karena peran POS tidak berlaku. Anda tidak dapat membatasi pengguna admin dengan akses POS untuk mengakses lokasi Lite.

Contoh peran dan izin akses POS

Tina memiliki toko retail di New York, San Francisco, dan Portland. Tina menggunakan peran POS untuk menentukan jenis anggota staf di tokonya:

• Manajer
• Staf POS Senior
• Staf POS Junior

Setiap peran memiliki serangkaian izin aksesnya sendiri, sehingga anggota staf tersebut dapat melakukan tugas yang sesuai dengan peran mereka dalam bisnis.

Tina berbasis di toko utamanya di New York tempat dia menangani operasi admin Shopify. Tina memberikan peran Manajer akses ke admin Shopify dan aplikasi POS, sehingga manajer di tokonya di San Francisco dan Portland dapat membantu pelanggan di POS dan melakukan operasi admin, seperti menghitung inventaris, melakukan transfer, dan menambahkan akun staf baru saat mereka mempekerjakan staf baru.

Staf POS Senior dan staf POS Junior adalah anggota staf khusus POS, karena mereka tidak perlu melakukan operasi admin apa pun. Peran staf POS Senior memiliki izin akses untuk melakukan operasi POS yang sensitif seperti pengembalian dan penukaran.

Staf POS Junior Tina adalah anggota staf musiman, jadi peran POS mereka diatur untuk memerlukan Persetujuan Manajer sebelum memproses pengembalian dan penukaran. Persetujuan Manajer diberikan oleh Manajer atau staf POS Senior dengan memasukkan nomor PIN mereka untuk mengizinkan staf POS Junior memproses pengembalian atau penukaran.

Tina juga memiliki kemampuan untuk menangguhkan atau menonaktifkan akun staf POS Junior musiman tanpa menghapusnya. Saat musim ramai kembali, Tina dapat mengaktifkan kembali akun mereka.

Mengaudit tindakan staf pada POS Shopify

Tindakan kasir berisiko tinggi yang dilakukan di POS Shopify, seperti pembatalan, pengembalian dana, diskon manual, dan akses catatan pelanggan, diatribusikan ke staf yang melakukannya. Untuk menyelidiki tindakan ini, Anda dapat melihat log aktivitas untuk POS Shopify di admin Shopify Anda.

Langkah selanjutnya

Setelah memahami manajemen staf Shopify POS, Anda dapat membuat staf dengan akses Shopify POS dan admin, serta staf khusus POS, sehingga staf Anda dapat mulai menggunakan Shopify POS dengan tingkat akses yang sesuai.