תכנון ספירת מערכת המלאי באמצעות Shopify POS
ביצוע מתוכנן של ספירת מערכת המלאי עוזר לך לוודא שהמלאי בחנות שלך תואם למה שרשום ב-Shopify Admin שלך. עריכת ספירת מערכת המלאי בלוח זמנים קבוע יכולה לעזור לך לזהות פחת, לאתר שגיאות מעקב ולשמור על דיוק בערוצים המקוונים ובחנויות שלך.
דף זה סוקר כיצד לבחור שיטת ספירה, לתזמן ולהתכונן לספירה, להפעיל את הספירה במספר התקנים, ולאחר מכן ליישב את ההתאמות. לקבלת מידע על תהליך העבודה של ספירה מהירה צעד-אחר-צעד, עיין בסעיף שינוי כמויות במערכת המלאי ב-Shopify POS.
אם אתה עובר מ-Stocky ומתכנן את הספירה הראשונה שלך ב-Shopify, עיין בסעיף מעבר מ-Stocky למערכת ניהול המלאי של Shopify.
בדף זה
שיטות לספירת מערכת המלאי
אפשר לשלב את שתי השיטות הבאות לספירת מערכת המלאי:
- ספירה מהירה ב-Shopify POS: הצוות סורק או מחפש מוצרים בהתקן עם Shopify POS ומזין את הכמות במלאי. שיטה זו מומלצת לספירות בתוך החנות. לפרטים נוספים, עיינו בסעיף שינוי כמויות במערכת המלאי ב-Shopify POS.
- התאמות של מערכת המלאי ב-Shopify Admin: אנשי צוות שיש להם גישה ל-Shopify Admin יכולים להתאים כמויות בדף מערכת מלאי או לייבא קובץ CSV. שיטה זו מומלצת לעדכונים גורפים ולביצוע התאמות לאחר ספירה בחנות. לפרטים נוספים, עיינו בסעיפים התאמת כמויות במערכת המלאי ו-ייבוא וייצוא של מערכת מלאי באמצעות קובץ CSV.
גישה נפוצה היא שהצוות בחנות מבצע ספירה באמצעות 'ספירה מהירה', ולאחר מכן המטה בודק ומבצע את ההתאמות ב-Shopify Admin.
תזמון ספירת מערכת המלאי
אפשר לתזמן ספירה בהתאם לשעות הפתיחה ולצוות החנות שלך. כדאי לשקול איזו מהאפשרויות הבאות היא הטובה ביותר לפעילות העסקית שלך:
- לאחר שעות הסגירה: המכירות מושהות, ולכן הספירות נשארות מדויקות.
- לפני שעות הפתיחה: החנות שקטה, אבל הספירה עלולה לגלוש לתוך שעות הפתיחה אם היא תיקח יותר זמן מהצפוי.
- פריסה על פני מספר ימים לפי אזור: שימושי לחנויות גדולות יותר. כל משמרת סופרת אזור אחר כדי למנוע עומס יתר ביום בודד.
- סגירת החנות לצורך הספירה: האפשרות המדויקת ביותר מכיוון שלא מתבצעות מכירות במהלך הספירה, אך החנות עלולה להפסיד הכנסה בתקופת הסגירה.
זמן וצוות משוערים לפי גודל הקטלוג
יש להתאים את הזמן והצוות על סמך פריסת החנות, מורכבות המוצרים והשימוש של הצוות בסורקי ברקוד. ההערכות בטבלה הבאה הן נקודת פתיחה שיעזרו בתכנון ספירות של מערכת המלאי.
| גודל הקטלוג | זמן משוער | צוות מומלץ |
|---|---|---|
| פחות מ-500 גרסאות | שעתיים עד 4 שעות | אדם אחד |
| 500–2,000 גרסאות | רוב היום | 2 אנשים |
| 2,000–5,000 גרסאות | יום שלם | 2–3 אנשים |
| יותר מ-5,000 גרסאות | מספר ימים, ספירה לפי אזור | 3 אנשים או יותר |
תדירות ספירת מערכת המלאי
תדירות הספירה תלויה בגודל הקטלוג, בסיכון לפחת ובמורכבות החנות. כדאי לשקול איזו מהאפשרויות הבאות היא הטובה ביותר לפעילות העסקית שלך:
- פעם ברבעון: מתאים לרוב הקמעונאים.
- מדי חודש: מומלץ לקטגוריות בעלות פחת גבוה, כגון פריטים קטנים בעלי ערך גבוה שנוטים יותר לאובדן או לגניבה.
- ספירות שבועיות בסבב: יש קמעונאים שסופרים אזור אחר בכל שבוע, כך שכל הקטלוג מכוסה ללא צורך בספירה מלאה של מערכת המלאי בכל החנות.
לספירות עקביות של מערכת המלאי בתדירות קבועה יש ערך רב יותר מאשר לספירות מושלמות שמתבצעות לעיתים רחוקות.
הכנה לספירת מערכת המלאי
הכנת המערכת והציוד לפני ספירת מערכת המלאי יכולה לעזור למנוע אי-התאמות שנגרמות מפעילות ממתינה או מהתקנים שאינם מוכנים.
הכנת המערכת
לפני הספירה, יש להכין את המערכת בדרכים הבאות:
- השלמת הזמנות, העברות ומשלוחים ממתינים כדי שכל התנועות של מערכת המלאי ישתקפו ב-Admin שלך.
- עיבוד משלוחים שהתקבלו וסימונם כ'התקבלו' ב-Shopify Admin שלך.
- סנכרון כל ההתקנים עם Shopify POS על ידי פתיחת היישום ווידוא שהמכירות האחרונות מוצגות.
- בדיקה מדגמית של כמה מוצרים על ידי השוואת הכמות במלאי ב-Admin שלך מול המלאי הפיזי, כדי לאתר חוסר התאמה בולט לפני הספירה המלאה.
הכנת הציוד והצוות
לפני הספירה, יש להכין את הציוד והצוות בדרכים הבאות:
- טעינת ההתקנים עם Shopify POS וכל סורקי הברקוד הנתמכים.
- הקצאת צוות לאזורים בהתאם לאזורים הפיזיים בחנות, כמו מדפים, מידוף או אזורים במחסן. אפשר להשתמש במיקומים בתאים כדי להגדיר את האזורים האלה באופן רשמי.
- הדפסת דפי ספירה לגיבוי עבור אזורים שבהם ייתכן שלא יהיה התקן זמין.
- מעבר על הקטלוג כדי לאתר מוצרים ללא ברקודים או עם תוויות ברקוד פגומות, והדפסה מחדש של תוויות לפני הספירה. אפשר להשתמש ביישום Retail Barcode Labels כדי להדפיס תוויות מחדש.
ביצוע ספירת מערכת מלאי במספר התקנים
בקטלוגים גדולים יותר, הצוות יכול לבצע ספירה במספר התקנים עם Shopify POS בו-זמנית. כל סשן של 'ספירה מהירה' תומך בעד 1,000 גרסאות, לכן מומלץ לשלוח כל סשן ברגע שמסיימים אזור, ואז להתחיל סשן חדש לאזור הבא.
כדי למנוע ספירה כפולה או מוצרים שפוספסו, יש לפעול לפי ההנחיות הבאות:
- הקצאת אזור ספציפי לכל איש צוות בהתבסס על הפריסה הפיזית, ולא לפי סדר אלפביתי. ספירה ברצף פיזי אחד מונעת מהצוות לחזור לאותו אזור.
- שליחת כל סשן מיד בסיום האזור. סשנים שנשלחו יסונכרנו מיד עם ה-Shopify Admin שלך.
- שמירת דפי הקצאת אזורים מודפסים כדי שיהיה אפשר לעקוב אחרי האזורים שנספרו.
מערכת המלאי מתעדכנת בזמן אמת כשמכירה מושלמת ב-Shopify POS או בחנות המקוונת שלך. כששולחים סשן 'ספירה מהירה', הכמות מותאמת למה שנספר. אם מתבצעת מכירה בין הזמן שבו הצוות ספר מוצר לבין הזמן שבו הסשן נשלח, תוצג אי-התאמה קטנה בהתאמה. כדי למזער זאת, כדאי לבצע ספירה מחוץ לשעות הפעילות או בתקופות של תנועה דלילה, ולשלוח כל סשן מיד לאחר סיום האזור.
התאמת מערכת המלאי לאחר ספירה
לאחר שהצוות שולח את סשני ה'ספירה מהירה' שלו, אפשר לבדוק את ההתאמות ולעקוב אחרי אי-התאמות באמצעות דוח השינויים בהתאמות מערכת המלאי ב-Shopify Admin שלך.
שלבים:
- פתיחת דוח השינויים בהתאמות מערכת המלאי.
- סינון הדוח לפי תאריך ספירת מערכת המלאי.
- בדיקת ההתאמות לכל מיקום.
- עבור כל גרסה עם סטייה שגדולה מ-5%, ספירה חוזרת של המוצר באופן פיזי כדי לאמת את הכמות החדשה.
לאחר ביצוע ההתאמה, תוכל לתזמן את ספירת מערכת המלאי הבאה. להמלצות בנושא תדירות הספירה, עיין בסעיף תדירות ספירה.
תיאום ספירות במספר מיקומים
אם אתה מפעיל יותר ממיקום אחד, השתמש בהנחיות הבאות כדי לתכנן את הרצף של ספירות מערכת המלאי ואת אופן הטיפול בהעברות במהלך חלון הספירה:
- ספירות באותו יום: ספירת כל המיקומים באותו יום מספקת לך תמונת מצב מדויקת של סך כל מערכת המלאי בנקודת זמן אחת. גישה זו דורשת צוות גדול יותר אך מפיקה את הדוח הנקי ביותר.
- ספירות מדורגות: ספירת מיקום אחד בכל פעם במהלך השבוע מקלה על הצוות שלך, אך מערכת המלאי עלולה להשתנות בין מיקומים שנספרו לכאלה שטרם נספרו אם מתבצעות העברות ביניהם.
- השהיית העברות בין מיקומים: השהיית העברות בין מיקומים במהלך חלון הספירה יכולה לעזור למנוע ספירה של אותם מוצרים הן במיקום המקור והן במיקום היעד.
בעת השוואה בין מיקומים, עיין באי-התאמות תואמות. פער חיובי במיקום אחד ופער שלילי במיקום אחר לרוב מצביעים על העברה שלא תועדה ביניהם.
טיפים לספירה מדויקת של מערכת המלאי
לצורך ספירה מדויקת של מערכת המלאי, היעזר בשיטות העבודה המומלצות הבאות:
- השתמש בסורקי ברקוד: סורקים הם מהירים ומדויקים יותר מאשר חיפוש גרסאות לפי שם. המצלמה של ההתקן שלך משמשת כגיבוי כשסורק אינו זמין. לקבלת פרטים, עיין בסעיף בחירת סורק ברקוד.
- אפשרות הספירה המהירה פועלת בהתקנים מנוהלים: אם ההתקנים שלך נעולים במצב קיוסק עם כלי לניהול התקנים ניידים (MDM), אפשרות הספירה המהירה עדיין זמינה.
- התאוששות מהתקן שנתקע: הפעל מחדש את Shopify POS. כל הסשנים שכבר נשלחו יסונכרנו בבטחה אל ה-Shopify Admin שלך.
- התאוששות מהתקן שכשל: עבור להתקן Shopify POS אחר. ההתקדמות שנשלחה נשמרת, ותוכל להמשיך לספור מהנקודה שבה ההתקן שכשל עצר.
- בדיקת סטטוס הספירה של מוצר: סרוק או חפש כל מוצר בספירה המהירה כדי לוודא אם הוא כבר נספר בסשן הנוכחי.
- רישום מוצרים ללא מעקב על הנייר: אם לא ניתן למצוא מוצר ב-Shopify POS במהלך הספירה, ייתכן שהמוצר לא משויך למיקום שלך. רשום זאת ושייך אותו למיקום ב-Shopify Admin שלך לאחר הספירה.