Présentation de la gestion du personnel POS Shopify

Vous pouvez créer des employés avec un accès à Shopify POS pour traiter les ventes en personne. Tous les employés disposent d’un code confidentiel unique pour se connecter à l’appli POS.

Si vous avez un forfait POS Pro, vous pouvez, avant d’ajouter des employés, créer des rôles POS personnalisés qui accordent à votre personnel du point de vente un ensemble unique d’autorisations pour les activités de l’appli POS. Des rôles d’utilisateur prédéfinis sont créés pour l’ensemble du personnel POS, mais vous pouvez créer des rôles POS personnalisés pour gérer le personnel POS en fonction des besoins uniques de votre entreprise.

Types de personnel POS

Le personnel POS peut se voir accorder un accès à plusieurs boutiques avec un seul profil utilisateur. Vous pouvez avoir les types d’employés suivants avec un accès à Shopify POS :

• Employés qui ont à la fois accès à l’application POS et à l’interface administrateur Shopify, y compris le canal Point de vente. Ces employés peuvent se connecter aux emplacements POS Pro et POS Lite sur l’application POS, ainsi qu’accéder à votre interface administrateur Shopify.
• Le personnel n’ayant accès qu’à l’application POS peut accéder à l’application Shopify POS, mais ne peut accéder ni à votre interface administrateur Shopify ni au canal Point de vente. Ce personnel est uniquement disponible pour les marchands utilisant Shopify POS Pro et ne peut se connecter qu’aux emplacements POS Pro.

Chaque employé ayant accès à POS se voit attribuer un code confidentiel unique lui permettant d’accéder à l’appli POS. En savoir plus sur la façon de créer des employés ayant accès à POS et à l’interface administrateur, ainsi que du personnel POS uniquement.

Gérer le personnel POS par emplacement

Vous pouvez attribuer des points de vente physiques spécifiques aux employés selon qu’ils sont ajoutés par le biais de l’application Shopify POS ou de l’interface administrateur Shopify. Quel que soit l’emplacement qui leur est attribué, les employés peuvent consulter le stock de produits et les commandes pour tous les emplacements dans l’application POS. Avec un accès administratif, ils ont également des informations sur l’analyse et les détails de l’emplacement.

Attribuer des emplacements POS au personnel

Vous pouvez attribuer des points de vente physiques spécifiques à chaque employé, afin qu’il ne puisse accéder qu’à ces emplacements à l’aide de son code confidentiel d’employé. Les emplacements par défaut attribués à un employé dépendent du fait que vous l’ajoutiez par le biais de l’application Shopify POS ou dans votre interface administrateur Shopify. Gardez les considérations suivantes à l’esprit lorsque vous choisissez où ajouter des employés :

• Si vous ajoutez l’employé par le biais de l’application Shopify POS, il n’a qu’un accès POS et n’est attribué qu’à l’emplacement de cet appareil POS.
• Si vous les ajoutez dans votre interface administrateur Shopify, vous pouvez également leur donner un accès administrateur et ils sont attribués à tous les emplacements, à moins que vous ne les désattribuiez d’emplacements spécifiques.

Considérations relatives à l’accès à l’emplacement POS

Lorsque vous attribuez des points de vente physiques à un employé, cela ne restreint que l’endroit où il peut utiliser son code PIN pour accéder à l’application POS. Cela n’a aucune incidence sur sa capacité à consulter les données de tous les emplacements, comme le stock de produits. Il ne pourra consulter que les commandes de l’emplacement actuel, à moins qu’il ne dispose de l’autorisation Gérer les commandes de tous les emplacements. S’il a accès à l’interface administrateur, il peut également consulter les analyses dans l’interface administrateur et les détails de l’emplacement dans le canal Point de vente pour tous les emplacements.

Par exemple, si vous avez des emplacements à New York, San Francisco et Portland, et que vous attribuez un employé à votre emplacement de New York, cet employé peut utiliser son code confidentiel d’employé pour accéder uniquement à l’emplacement de New York sur l’application POS, mais il peut toujours consulter les niveaux de stock et les commandes pour les emplacements de San Francisco et de Portland.

Rôles du personnel Shopify POS

Si vos emplacements POS disposent de l’abonnement POS Pro, l’accès du personnel POS peut être personnalisé à l’aide des rôles POS. Un rôle POS est un ensemble d’autorisations doté d’un nom, qui vous permet de décider quels employés peuvent effectuer quelles actions sur votre appli POS, par exemple le traitement des retours, l’ajout de réductions ou le suivi des fonds.

Les rôles vous permettent d’attribuer plus facilement le même ensemble d’autorisations à plusieurs employés. Vous ne pouvez pas attribuer d’autorisations individuelles au personnel du point de vente, vous devez attribuer un rôle. Chaque membre du personnel du point de vente doit avoir un rôle attribué.

Si un employé peut se connecter avec un code PIN aux emplacements POS Pro et POS Lite, son rôle POS ne s’applique que lorsqu’il utilise son code PIN pour accéder aux emplacements POS Pro. Par exemple, si vous avez donné à un employé l’accès aux emplacements POS Pro et POS Lite, et que vous lui avez attribué un rôle POS qui refuse l’autorisation de traiter les retours, l’employé ne pourra pas traiter les retours lorsqu’il sera connecté aux emplacements POS Pro, mais pourra traiter les retours lorsqu’il sera connecté aux emplacements POS Lite.

Tous les utilisateurs administrateurs ayant un accès POS utilisent leur code PIN pour accéder aux emplacements POS Lite, avec un accès complet, car les rôles POS ne s’appliquent pas. Vous ne pouvez pas empêcher les utilisateurs administrateurs ayant un accès POS d’accéder aux emplacements Lite.

Exemple de rôles et d’autorisations POS

Tina possède des magasins de vente au détail à New York, San Francisco et Portland. Tina utilise les rôles POS pour définir les types d’employés dans ses boutiques :

• Responsables
• Personnel POS senior
• Personnel POS junior

Chaque rôle dispose de son propre ensemble d’autorisations, de sorte que ces employés peuvent effectuer des tâches adaptées à leur rôle dans l’entreprise.

Tina travaille dans sa boutique phare de New York, où elle gère les opérations de l’interface administrateur Shopify. Tina donne au rôle de responsable l’accès à la fois à l’interface administrateur Shopify et à l’application POS, de sorte que les responsables de ses boutiques de San Francisco et de Portland peuvent aider les clients sur le POS et effectuer des opérations d’administration, telles que le comptage du stock, l’exécution de transferts et l’ajout de nouveaux comptes d’employés lorsqu’ils engagent de nouveaux employés.

Les employés POS senior et POS junior sont des employés exclusifs au POS, car ils n’ont pas besoin d’effectuer d’opérations d’administration. Le rôle d’employé POS senior dispose des autorisations nécessaires pour effectuer des opérations POS sensibles, telles que les retours et les échanges.

Les employés POS junior de Tina sont des employés saisonniers, leur rôle POS est donc configuré pour exiger l’approbation du responsable avant de traiter les retours et les échanges. L’approbation du responsable est donnée par un responsable ou un employé POS senior en saisissant son numéro de code PIN pour permettre à l’employé POS junior de traiter un retour ou un échange.

Tina a également la possibilité de suspendre ou de désactiver les comptes des employés POS junior saisonniers sans les supprimer. Lorsque la haute saison revient, Tina peut réactiver leurs comptes.

Auditer les actions du personnel sur Shopify POS

Les actions à haut risque à la caisse effectuées sur Shopify POS, telles que les annulations, les remboursements, les réductions manuelles et l’accès aux fiches clients, sont attribuées à l’employé qui les a effectuées. Pour examiner ces actions, vous pouvez consulter l’historique d’activité de Shopify POS dans votre interface administrateur Shopify.

Prochaines étapes

Après avoir compris le fonctionnement de la gestion du personnel Shopify POS, vous pouvez créer des employés ayant accès à Shopify POS et à l’interface administrateur, ainsi que des employés ayant uniquement accès à POS, afin que vos employés puissent commencer à utiliser Shopify POS avec le niveau d’accès approprié.