Planification d’un inventaire avec Shopify POS

Un inventaire planifié vous aide à confirmer que le stock de votre boutique correspond à ce qui est enregistré dans votre interface administrateur Shopify. Compter les stocks de façon régulière peut vous aider à identifier les pertes, à détecter les erreurs de suivi et à maintenir la précision de vos canaux de vente en ligne et en boutique.

Cette page explique comment choisir une méthode de comptage, planifier et préparer l’inventaire, effectuer l’inventaire sur plusieurs appareils, puis rapprocher les ajustements par la suite. Pour connaître les étapes du flux de travail Comptage rapide, consultez la section Modification des quantités en stock sur Shopify POS.

Si vous effectuez une migration à partir de Stocky et que vous prévoyez de réaliser votre premier inventaire dans Shopify, consultez la section Migration de Stocky vers la gestion des stocks de Shopify.

Méthodes d’inventaire

Vous pouvez combiner les deux méthodes suivantes pour réaliser un inventaire :

• Comptage rapide sur Shopify POS : les employés scannent ou recherchent des produits sur un appareil Shopify POS et saisissent la quantité en stock. Cette méthode est idéale pour les inventaires en boutique. Pour en savoir plus, consultez la section Modification des quantités en stock sur Shopify POS.
• Ajustements du stock dans l’interface administrateur Shopify : les employés ayant accès à l’interface administrateur Shopify peuvent ajuster les quantités à la page Stock ou importer un fichier CSV. Cette méthode convient particulièrement aux mises à jour en bloc et aux rapprochements après un inventaire en boutique. Pour en savoir plus, consultez les sections Ajustement des quantités en stock et Importation et exportation des stocks au moyen d’un fichier CSV.

Une approche courante consiste pour les employés en boutique à utiliser la fonction de comptage rapide, après quoi le siège social examine et rapproche les ajustements dans l’interface administrateur Shopify.

Moment de l’inventaire

Vous pouvez planifier un inventaire en fonction des heures d’ouverture de votre boutique et de vos employés. Déterminez laquelle des options suivantes convient le mieux à vos activités commerciales :

• Après la fermeture : les ventes étant suspendues, les comptages restent précis.
• Avant l’ouverture : la boutique est calme, mais l’inventaire peut empiéter sur les heures d’ouverture s’il dure plus longtemps que prévu.
• Répartition sur plusieurs jours par zone : utile pour les grandes boutiques. Chaque équipe compte une zone différente pour éviter de surcharger une seule et même journée.
• Fermeture de la boutique pour l’inventaire : l’option la plus précise, car aucune vente n’a lieu pendant le comptage, mais la boutique peut perdre des revenus pendant la période de fermeture.

Temps estimé et employés requis selon la taille du catalogue

Ajustez le temps et les employés requis en fonction de l’aménagement de la boutique, de la complexité des produits et de l’utilisation de lecteurs de codes-barres par les employés. Les estimations du tableau suivant constituent un point de départ pour vous aider à planifier les inventaires.

Fréquence de l’inventaire

La fréquence de vos inventaires dépend de la taille de votre catalogue, du risque de démarque inconnue et de la complexité de votre boutique. Déterminez laquelle des options suivantes convient le mieux à vos activités commerciales :

• Tous les trimestres : convient à la plupart des détaillants.
• Tous les mois : recommandé pour les catégories à forte démarque, telles que les petits articles de grande valeur plus sujets à la perte ou au vol.
• Comptages hebdomadaires par roulement : certains détaillants comptent une zone différente chaque semaine afin de couvrir l’ensemble du catalogue sans avoir à réaliser un inventaire complet de la boutique.

Des inventaires cohérents à un rythme régulier sont plus utiles que des comptages parfaits, mais peu fréquents.

Préparation d’un inventaire

La préparation de votre système et de votre équipement avant l’inventaire peut vous aider à éviter les écarts causés par une activité en attente ou des appareils non préparés.

Préparation du système

Avant l’inventaire, préparez votre système de la façon suivante :

• Traitez les commandes, les transferts et les envois en attente de sorte que tous les mouvements de stock soient reflétés dans votre interface administrateur.
• Traitez tous les envois reçus et marquez-les comme tels dans votre interface administrateur Shopify.
• Synchronisez tous les appareils Shopify POS en ouvrant l’application et en vous assurant que les ventes récentes s’affichent.
• Effectuez des vérifications ponctuelles sur quelques produits en comparant la quantité disponible indiquée dans votre interface administrateur avec le stock physique, afin de repérer les écarts évidents avant l’inventaire complet.

Préparation de l’équipement et de l’équipe

Avant l’inventaire, préparez votre équipement et votre équipe de la façon suivante :

• Chargez vos appareils Shopify POS et vos lecteurs de codes-barres pris en charge.
• Assignez les employés à des zones en fonction des espaces physiques de votre boutique, comme les étagères, les rayonnages ou les sections de la réserve. Vous pouvez utiliser des emplacements de bacs pour structurer ces zones.
• Imprimez des feuilles de comptage de secours pour les zones où un appareil pourrait ne pas être disponible.
• Parcourez votre catalogue pour repérer les produits sans code-barres ou dont l’étiquette de code-barres est endommagée, puis réimprimez ces étiquettes avant l’inventaire. Vous pouvez utiliser l’application Retail Barcode Labels pour réimprimer les étiquettes.

Réalisation d’un inventaire sur plusieurs appareils

Pour les catalogues plus volumineux, vos employés peuvent effectuer le comptage sur plusieurs appareils Shopify POS simultanément. Chaque session de comptage rapide prend en charge jusqu’à 1 000 variantes. Prévoyez donc de soumettre chaque session dès qu’une zone est terminée, puis de démarrer une nouvelle session pour la zone suivante.

Pour éviter de compter deux fois un même produit ou d’en oublier, respectez les consignes suivantes :

• Attribuez à chaque employé une zone spécifique en fonction de l’aménagement physique, et non de l’ordre alphabétique. Le fait de procéder par balayage physique continu évite aux employés de repasser par la même zone.
• Soumettez chaque session dès que la zone est terminée. Les sessions soumises sont immédiatement synchronisées avec votre interface administrateur Shopify.
• Conservez les feuilles d’attribution des zones imprimées pour assurer le suivi des zones comptées.

Le stock s’ajuste en temps réel lorsqu’une vente est conclue sur Shopify POS ou sur votre boutique en ligne. Lorsque vous soumettez une session de comptage rapide, la quantité s’ajuste de façon à correspondre au comptage. Si une vente a lieu entre le moment où les employés ont compté un produit et celui où la session est soumise, un léger écart s’affiche lors de l’ajustement. Pour minimiser ce risque, effectuez l’inventaire en dehors des heures d’ouverture ou pendant les périodes de faible affluence, et soumettez chaque session dès que le comptage d’une zone est terminé.

Rapprochement des stocks après un inventaire

Une fois que les employés ont soumis leurs sessions de comptage rapide, vous pouvez examiner les ajustements et faire le suivi des écarts à l’aide du rapport sur les modifications de l’ajustement du stock dans votre interface administrateur Shopify.

Étapes :

1. Ouvrez le rapport sur les modifications de l’ajustement du stock.
2. Filtrez le rapport par date d’inventaire.
3. Passez en revue les ajustements pour chaque emplacement.
4. Pour toute variante présentant un écart supérieur à 5 %, recomptez physiquement le produit pour confirmer la nouvelle quantité.

Après le rapprochement, vous pouvez planifier votre prochain inventaire. Pour obtenir des recommandations sur la fréquence, veuillez consulter la section Fréquence d’inventaire.

Coordination des inventaires sur plusieurs emplacements

Si vous gérez plusieurs emplacements, utilisez les directives suivantes pour planifier l’ordre de vos inventaires et la gestion des transferts pendant la période d’inventaire :

• Inventaires le même jour : faire l’inventaire de tous les emplacements le même jour vous donne un aperçu précis de votre stock total à un instant T. Cette approche nécessite plus d’employés, mais elle produit le rapport le plus exact.
• Inventaires échelonnés : faire l’inventaire d’un emplacement à la fois tout au long de la semaine est plus facile pour votre équipe, mais le stock peut se déplacer entre les emplacements comptés et non comptés si des transferts ont lieu entre-temps.
• Mise en pause des transferts entre emplacements : interrompre les transferts entre emplacements pendant la période d’inventaire permet d’éviter que les mêmes produits soient comptés à la fois aux emplacements d’origine et de destination.

Lorsque vous comparez les emplacements, examinez les écarts correspondants. Un écart positif à un emplacement et un écart négatif à un autre indiquent souvent qu’un transfert non enregistré a eu lieu entre les deux.

Conseils pour réaliser un inventaire précis

Consultez les bonnes pratiques suivantes pour réaliser un inventaire précis :

• Utilisez des lecteurs de codes-barres : les lecteurs sont plus rapides et plus précis que la recherche de variantes par leur nom. L’appareil photo de votre appareil sert de solution de rechange lorsqu’aucun lecteur n’est disponible. Pour obtenir plus de détails, veuillez consulter la section Choisir un lecteur de codes-barres.
• Le Comptage rapide fonctionne sur les appareils gérés : si vos appareils sont verrouillés en mode kiosque avec un outil de gestion des appareils mobiles (MDM), le Comptage rapide reste disponible.
• Récupération en cas d’appareil figé : redémarrez Shopify POS. Toutes les sessions déjà soumises sont synchronisées en toute sécurité avec votre interface administrateur Shopify.
• Récupération en cas de panne d’un appareil : passez à un autre appareil Shopify POS. La progression soumise est conservée, et vous pouvez reprendre l’inventaire là où l’appareil défectueux s’est arrêté.
• Vérifiez le statut de comptage d’un produit : scannez ou recherchez un produit dans le Comptage rapide pour confirmer s’il a déjà été compté au cours de la session actuelle.
• Notez les produits non suivis sur papier : si un produit est introuvable dans Shopify POS pendant l’inventaire, il se peut qu’il ne soit pas attribué à votre emplacement. Prenez-en note et attribuez-le à l’emplacement dans votre interface administrateur Shopify une fois l’inventaire terminé.