Planificación de un recuento de inventario con Shopify POS

Un recuento de inventario planificado te ayuda a confirmar que las existencias de tu tienda coincidan con lo que está registrado en el panel de control de Shopify. Hacer un recuento de inventario de manera regular puede ayudarte a identificar mermas, detectar errores de seguimiento y mantener la precisión de tus canales online y físicos.

Esta página explica cómo elegir un método de recuento, programar y prepararte para el recuento, realizar el recuento en múltiples dispositivos y, luego, conciliar los ajustes posteriores. Para ver el flujo de trabajo paso a paso del Recuento rápido, consulta Cambiar las cantidades de inventario en Shopify POS.

Si estás migrando desde Stocky y planificas tu primer recuento en Shopify, consulta Migración de Stocky a la gestión de inventario de Shopify.

Métodos de recuento de inventario

Puedes combinar los siguientes dos métodos para hacer el recuento de inventario:

• Recuento rápido en Shopify POS: Los empleados escanean o buscan productos en un dispositivo con Shopify POS e introducen la cantidad disponible. Este método es ideal para recuentos en la tienda. Para más información, consulta Cambiar las cantidades de inventario en Shopify POS.
• Ajustes de inventario en el panel de control de Shopify: Los empleados con acceso al panel de control de Shopify pueden ajustar las cantidades en la página Inventario o importar un archivo CSV. Este método es ideal para actualizaciones masivas y para conciliar tras un recuento en la tienda. Para más información, consulta Ajustar las cantidades de inventario e Importar y exportar inventario con un archivo CSV.

Un enfoque común es que los empleados de la tienda hagan el recuento con Recuento rápido y, a continuación, en la oficina central se revisen y concilien los ajustes en el panel de control de Shopify.

Momento para el recuento de inventario

Puedes programar un recuento en función del horario de tu tienda y del personal disponible. Evalúa cuál de las siguientes opciones se adapta mejor a las operaciones de tu negocio:

• Después del cierre: Se pausan las ventas, por lo que los recuentos son precisos.
• Antes de la apertura: La tienda está tranquila, pero el recuento puede prolongarse hasta el horario de apertura si toma más tiempo del esperado.
• Repartido en varios días por zonas: Útil para tiendas grandes. Cada turno hace el recuento de una zona diferente para no sobrecargar ningún día en particular.
• Cerrar la tienda para el recuento: Es la opción más precisa porque no se realizan ventas durante el recuento, pero la tienda podría perder ingresos durante el período de cierre.

Tiempo y empleados estimados según el tamaño del catálogo

Ajusta el tiempo y los empleados en función de la distribución de la tienda, la complejidad del producto y si el personal usa escáneres de códigos de barras. Las estimaciones de la siguiente tabla son puntos de partida para ayudar a planificar los recuentos de inventario.

Frecuencia de los recuentos de inventario

La frecuencia de los recuentos depende del tamaño del catálogo, del riesgo de merma y de la complejidad de la tienda. Evalúa cuál de las siguientes opciones se adapta mejor a las operaciones de tu negocio:

• Trimestral: Funciona para la mayoría de los minoristas.
• Mensual: Recomendado para categorías de alta merma, como artículos pequeños de gran valor, que son más propensos a pérdidas o robos.
• Recuentos semanales rotativos: Algunos minoristas hacen el recuento de una zona diferente cada semana, de modo que se cubra todo el catálogo sin tener que hacer un recuento de inventario completo en toda la tienda.

Es más valioso realizar recuentos de inventario de manera uniforme y con una cadencia regular que hacer recuentos perfectos de forma esporádica.

Prepararse para un recuento de inventario

Preparar el sistema y el equipo antes del recuento de inventario puede ayudar a evitar discrepancias provocadas por actividades pendientes o dispositivos sin preparar.

Preparar el sistema

Antes del recuento, prepara el sistema de las siguientes maneras:

• Completa los pedidos, las transferencias y los envíos pendientes de modo que todos los movimientos de inventario se reflejen en el panel de control.
• Procesa los envíos recibidos y márcalos como tal en el panel de control de Shopify.
• Abre la aplicación para sincronizar todos los dispositivos con Shopify POS y comprueba que aparezcan las ventas recientes.
• Haz una comprobación aleatoria de algunos productos y compara la cantidad A mano del panel de control con las existencias físicas para detectar discrepancias evidentes antes del recuento completo.

Preparar el equipo y el personal

Antes del recuento, prepara el equipo y el personal de las siguientes maneras:

• Carga los dispositivos con Shopify POS y todos los escáneres de códigos de barras compatibles.
• Asigna a los empleados por zonas basadas en las áreas físicas de la tienda, como estantes, estanterías o secciones del almacén. Puedes usar ubicaciones de contenedores para formalizar estas zonas.
• Imprime hojas de recuento de respaldo para las zonas en las que tal vez no haya ningún dispositivo disponible.
• Revisa el catálogo en busca de productos sin código de barras o con etiquetas de códigos de barras dañadas, y vuelve a imprimir las etiquetas antes del recuento. Puedes usar la aplicación Retail Barcode Labels para ello.

Realizar un recuento de inventario en varios dispositivos

Para catálogos de gran tamaño, los empleados pueden hacer el recuento de forma simultánea en varios dispositivos con Shopify POS. Cada sesión de Recuento rápido admite hasta 1.000 variantes, así que planifica el envío de cada sesión apenas se complete una zona, para luego iniciar una nueva sesión destinada a la siguiente zona.

A fin de evitar recuentos duplicados o productos omitidos, sigue estas pautas:

• Asigna a cada empleado una zona específica en función de la distribución física, no del orden alfabético. Hacer el recuento en un solo recorrido físico evita que los empleados pasen dos veces por la misma zona.
• Envía cada sesión en cuanto se complete la zona. Las sesiones enviadas se sincronizan de inmediato con el panel de control de Shopify.
• Conserva las hojas impresas de asignación de zonas de forma que puedas hacer seguimiento a las que ya se contabilizaron.

El inventario se ajusta en tiempo real cuando se completa una venta en Shopify POS o en la tienda online. Cuando envías una sesión de Recuento rápido, la cantidad se ajusta para que coincida con lo contabilizado. Si se produce una venta entre el momento en el que el personal contó un producto y en el que se envió la sesión, se mostrará una pequeña discrepancia en el ajuste. Para minimizar este problema, haz el recuento fuera del horario de apertura o en períodos de poco tráfico, y envía cada sesión de inmediato tras completar la zona.

Conciliar el inventario después de un recuento

Una vez que los empleados hayan enviado sus sesiones de Recuento rápido, podrás usar el informe Cambios de ajuste de inventario del panel de control de Shopify para revisar los ajustes y hacer seguimiento a las discrepancias.

Pasos:

1. Abre el informe Cambios de ajuste de inventario.
2. Filtra el informe por la fecha del recuento de inventario.
3. Revisa los ajustes para cada sucursal.
4. Si alguna variante tiene una variación superior al 5 %, vuelve a hacer el recuento del producto de manera física para confirmar la nueva cantidad.

Después de conciliar, puedes programar el próximo recuento de inventario. Para obtener recomendaciones sobre la frecuencia, consulta Frecuencia de recuento.

Coordinación de los recuentos en múltiples sucursales

Si administras más de una sucursal, usa las siguientes pautas para planificar el orden de los recuentos de inventario y cómo se gestionan las transferencias durante el período de recuento:

• Recuentos en el mismo día: hacer el recuento de todas las sucursales el mismo día te ofrece una imagen precisa del inventario total en un momento específico. Este enfoque requiere más empleados, pero produce el informe más exacto.
• Recuentos escalonados: hacer el recuento de una sucursal a la vez durante la semana es más fácil para el equipo, pero el inventario puede variar entre las sucursales contadas y no contadas si se realizan transferencias de por medio.
• Pausar las transferencias entre sucursales: pausar las transferencias entre sucursales durante el período de recuento puede ayudar a evitar que los mismos productos se cuenten tanto en la sucursal de origen como en la de destino.

Cuando compares las sucursales, revisa las discrepancias coincidentes. Una variación positiva en una sucursal y una variación negativa en otra suele indicar una transferencia no registrada entre ellas.

Consejos para un recuento de inventario preciso

Consulta las siguientes mejores prácticas para hacer un recuento de inventario preciso:

• Usar lectores de códigos de barras: los lectores son más rápidos y precisos que buscar variantes por nombre. La cámara del dispositivo funciona como alternativa cuando no hay un lector disponible. Para obtener más información, consulta Elegir un lector de códigos de barras.
• El recuento rápido funciona en dispositivos gestionados: si los dispositivos están bloqueados en el modo quiosco con una herramienta de gestión de dispositivos móviles (MDM), la función Recuento rápido sigue estando disponible.
• Recuperarse de un dispositivo bloqueado: reinicia Shopify POS. Todas las sesiones que ya se enviaron se sincronizan de forma segura con el panel de control de Shopify.
• Recuperarse de la falla de un dispositivo: cambia a otro dispositivo con Shopify POS. El progreso que se envió se conserva, y puedes continuar con el recuento desde donde se detuvo el dispositivo que falló.
• Revisar el estado de recuento de un producto: escanea o busca cualquier producto en Recuento rápido para confirmar si ya se contó en la sesión actual.
• Anotar en papel los productos sin seguimiento: si un producto no se encuentra en Shopify POS durante el recuento, es posible que no esté asignado a la sucursal. Anótalo y asígnalo a la sucursal en el panel de control de Shopify después de hacer el recuento.