Comprender el tiempo de preparación de pedidos

El tiempo de preparación de pedidos es el tiempo que transcurre desde que un cliente realiza un pedido hasta que la empresa lo prepara. Se considera que los pedidos que requieren envío están preparados cuando la empresa entrega el envío a un servicio de la empresa de transporte.

Revisar un pedido, imprimir etiquetas de envío, embalar productos y entregar los envíos a una empresa de transporte contribuyen al tiempo de preparación de un pedido.

Dependiendo de tu negocio, tendrás un grado de control distinto sobre el tiempo de preparación de pedidos. Si haces dropshipping, tu único control es sobre los distribuidores con los que trabajas y la rapidez con la que les compras. Si envías los productos por tu cuenta, tienes control sobre todo, desde qué tan rápido embalas el producto hasta cuándo entregas los envíos a las empresas de transporte.

El tiempo de preparación también determina la fecha Preparar antes de que se muestra en el índice de pedidos y la página de información del pedido.

Impacto de los tiempos de preparación de pedidos

Los tiempos de preparación de pedidos más rápidos pueden ofrecer los siguientes beneficios:

• Envíos más económicos: es posible que tengas la opción de elegir opciones de envío más lentas y que los envíos lleguen en un plazo de tiempo razonable.
• Mayor satisfacción del cliente: cuando un cliente recibe un pedido rápido, puede aumentar su confianza en el negocio y brindar una experiencia positiva. Esto puede hacer que sea más probable que el cliente te vuelva a comprar.
• El inventario se mueve más rápido: si almacenas los productos en depósitos, que pasen menos tiempo en los estantes puede reducir los costos de almacenamiento.
• Un proceso de preparación de pedidos más eficiente: si mejoras tu tiempo de preparación de pedidos, puedes asegurarte de que tus empleados trabajen con eficiencia y no haya costos de mano de obra innecesarios.

Los tiempos de preparación de pedidos más lentos pueden causar los siguientes problemas:

• Sobrecarga del servicio de atención al cliente: los clientes podrían contactarte para recibir actualizaciones sobre sus pedidos, y responderles puede requerir mucho tiempo.
• Expectativas insatisfechas: es posible que algunos clientes esperen que los pedidos lleguen en pocos días. Si un negocio no cumple con sus expectativas, es probable que un cliente no vuelva a comprarle.
• Costos más altos: los tiempos ineficientes de preparación de pedidos pueden hacer que los empleados trabajen más horas y que los productos ocupen espacio en los estantes del depósito, lo que le cuesta más dinero a un negocio.

Comprender los tiempos de preparación de pedidos

Cuando comprendes cada paso que sigues para procesar un pedido, a menudo puedes encontrar formas de hacer que el proceso de preparación sea más eficiente. Eliminar pasos innecesarios, combinar dos pasos en uno o hacer que dos tareas sucedan al mismo tiempo puede ayudar a reducir el tiempo de preparación de pedidos.

Paso 1 - Agrupa los productos

Ten en cuenta los pasos de procesamiento de cada producto que vendes. Si algunos productos comparten los mismos pasos, agrúpalos.

Por ejemplo, supongamos que vendes camisetas, sombreros y joyas. Para procesar los pedidos de sombreros y camisetas, puede que solo necesites ponerlos en un sobre acolchado, imprimir una etiqueta de envío y entregar el sobre a la empresa de transporte. Sin embargo, para procesar los pedidos de joyas, quizás tengas que pulir el producto por última vez, meterlo en un joyero pequeño, decorar la caja, ponerla en una caja de envío, imprimir una etiqueta y, luego, entregarla a la empresa de transporte. En esta situación, tendrías dos grupos de procesamiento para la preparación de pedidos.

Paso 2 - Crea una lista de pasos de procesamiento para cada grupo de productos

Para cada grupo de productos, haz una lista de cada paso que sigues para procesar un pedido de un producto de ese grupo.

Por ejemplo, supongamos que vendes impresiones de tus obras de arte y las imprimes a pedido a través de una imprenta local. El proceso de preparación de pedidos podría ser el siguiente:

1. Abrir el correo electrónico del pedido.
2. Revisar la impresión solicitada, abrir el cliente de correo electrónico y redactar un correo para la imprenta local.
3. Adjuntar el archivo de impresión al correo electrónico y enviarlo.
4. Esperar un correo electrónico de confirmación de la imprenta que indique que la impresión está lista.
5. Conducir hasta la imprenta, pagar la impresión y luego retirarla.
6. Conducir de regreso a casa.
7. Embalar la impresión.
8. Comprar e imprimir la etiqueta de envío, y fijarla al paquete.
9. Conducir hasta el punto de entrega de la empresa de transporte.
10. Dejar el paquete.

Paso 3 - Agrega detalles adicionales a cada paso

Agrega detalles adicionales a los pasos, como los siguientes:

• El tiempo que dura cada paso
• Cualquier otra acción adicional requerida de tu parte
• Cualquier material adicional que se necesite para el paso

Paso 4 - Crea pasos de procesamiento para los pedidos que contienen productos de distintos grupos

Por ejemplo, considera el escenario de la tienda de sombreros, camisetas y joyas del paso 1. Necesitarías una serie de pasos diferentes para los pedidos en los que se deba empacar un sombrero y una joya.

Mejora los tiempos de preparación de pedidos

Una vez que entiendas los pasos para procesar un pedido, ten en cuenta la siguiente forma de mejorar cada proceso:

• Resalta los pasos que puedan prepararse con anticipación. Por ejemplo, preparar la caja o trasladar las existencias desde el depósito hasta la estación de envío.
• Automatiza las tareas manuales en la medida de lo posible.
• Si usas etiquetas de envío, cómpralas por volumen.
• Encuentra pasos que puedan realizarse al mismo tiempo. Por ejemplo, si un paso requiere que esperes 15 minutos, considera si se podría realizar un paso posterior durante ese lapso.
• Elimina los pasos innecesarios.

Por ejemplo, podrías mejorar el proceso de preparación de pedidos de las impresiones de arte del paso 2 de las siguientes maneras:

• Los pasos 1 a 3 podrían combinarse: sube todas las impresiones a un servicio de almacenamiento de archivos en la nube, como Google Drive o Dropbox. Dale acceso a las impresiones a la imprenta local. Configura la imprenta local como un servicio de preparación de pedidos personalizado en el panel de control de Shopify. Por último, ajusta la configuración de Shopify para preparar los pedidos automáticamente.

  Con esta configuración, cuando se hace un pedido en la tienda, la imprenta local recibe un correo electrónico de inmediato con toda la información y puede acceder a la impresión a través del servicio de almacenamiento de archivos en la nube.

• El paso 8 puede ocurrir durante el paso 4: mientras esperas el correo electrónico de confirmación de la imprenta, prepara el paquete, imprime la etiqueta de envío y fíjala al paquete.

• El paso 6 se puede eliminar: si preparas el paquete y la etiqueta antes de retirar la impresión, puedes embalar la impresión apenas la recibas y, luego, conducir directamente hasta el punto de entrega de la empresa de transporte.

Después de hacer los cambios mencionados anteriormente, el proceso de preparación de pedidos quedaría de la siguiente manera:

1. Abrir el correo electrónico del pedido.
2. Comprar e imprimir la etiqueta de envío, y fijarla al paquete.
3. Esperar un correo electrónico de confirmación de la imprenta que indique que la impresión está lista.
4. Conducir hasta la imprenta con el embalaje, pagar la impresión y luego retirarla.
5. Terminar de empacar el producto.
6. Conducir hasta el punto de entrega de la empresa de transporte.
7. Dejar el paquete.

Consulta la siguiente lista para explorar otras maneras de automatizar los procesos:

• Automatiza el procesamiento de pedidos
• Herramientas de productividad en el panel de control de Shopify
• If This Then That (IFTTT)
• Zapier

Explora las opciones de centros de logística

Si te lleva demasiado tiempo procesar los pedidos por tu cuenta, considera la posibilidad de trabajar con un centro de logística. Los centros de logística procesan y envían los pedidos en tu nombre, lo que te permite liberar tiempo para concentrarte en otras áreas del negocio.

Considera la posibilidad de explorar las siguientes opciones:

• Shopify Fulfillment Network
• Investigar los depósitos locales

Planifica con antelación

Si planeas lanzar una oferta o tienes un negocio al que la época del año afecta mucho, asegúrate de que esté preparado para un mayor volumen de pedidos.

A continuación, se presentan algunas formas en las que puedes prepararte:

• Asegúrate de contar con suficiente ayuda.
• Prepara los productos unos días antes de los eventos.
• Asegúrate de tener suficientes materiales de envío y embalaje, como cajas, cinta adhesiva, sobres, papel para impresora, tinta y etiquetas.
• Conoce el horario límite de tu empresa de transporte principal y planifica en función de este. Por ejemplo, si la empresa de transporte no acepta envíos después de las 4:00 p. m., completa todos los pedidos antes de las 3:30 p. m.

Para ayudarte a planificar eventos futuros, toma nota de los artículos que se te agotan o de los pasos que te llevaron mucho tiempo. Considera si tener más empleados habría reducido el tiempo de preparación de pedidos o si hay formas de automatizar las tareas manuales que requieren mucho tiempo.