Σχεδιασμός απογραφής αποθέματος με το Shopify POS

Μια προγραμματισμένη απογραφή αποθέματος σάς βοηθά να επιβεβαιώσετε ότι το απόθεμα στο κατάστημά σας αντιστοιχεί με αυτό που έχει καταγραφεί στον διαχειριστή Shopify. Η καταμέτρηση του αποθέματος σε τακτά χρονικά διαστήματα μπορεί να σας βοηθήσει να εντοπίσετε απώλειες, να διορθώσετε σφάλματα παρακολούθησης και να διατηρήσετε την ακρίβεια των διαδικτυακών καναλιών σας και των καναλιών εντός του καταστήματος.

Αυτή η σελίδα καλύπτει τον τρόπο επιλογής μιας μεθόδου καταμέτρησης, τον προγραμματισμό και την προετοιμασία για την απογραφή, την εκτέλεση της απογραφής σε πολλές συσκευές και, τέλος, τη συμφωνία των προσαρμογών. Για τη ροή εργασιών γρήγορης καταμέτρησης βήμα προς βήμα, ανατρέξτε στην Αλλαγή των μεγεθών αποθέματος στο Shopify POS.

Αν κάνετε μετεγκατάσταση από το Stocky και σχεδιάζετε την πρώτη σας καταμέτρηση στο Shopify, τότε ανατρέξτε στη Μετεγκατάσταση από το Stocky στη διαχείριση αποθέματος του Shopify.

Μέθοδοι απογραφής αποθέματος

Μπορείτε να συνδυάσετε τις ακόλουθες δύο μεθόδους για την απογραφή του αποθέματος:

• Γρήγορη απογραφή στο Shopify POS: Το προσωπικό σαρώνει ή αναζητά προϊόντα σε μια συσκευή Shopify POS και καταχωρεί τη διαθέσιμη ποσότητα. Αυτή η μέθοδος είναι ιδανική για απογραφές εντός καταστήματος. Για λεπτομέρειες, ανατρέξτε στην ενότητα Αλλαγή ποσοτήτων αποθέματος στο Shopify POS.
• Προσαρμογές αποθέματος στον Διαχειριστή Shopify: Το προσωπικό μπορεί να προσαρμόσει τις ποσότητες στη σελίδα Απόθεμα ή να εισαγάγει ένα αρχείο CSV. Αυτή η μέθοδος είναι ιδανική για μαζικές ενημερώσεις και για την τακτοποίηση μετά από μια απογραφή στο κατάστημα. Για λεπτομέρειες, ανατρέξτε στις ενότητες Προσαρμογή ποσοτήτων αποθέματος και Εισαγωγή και εξαγωγή αποθέματος με αρχείο CSV.

Μια κοινή προσέγγιση είναι η απογραφή από το προσωπικό του καταστήματος με τη χρήση της Γρήγορης απογραφής και, στη συνέχεια, ο έλεγχος και η τακτοποίηση των προσαρμογών από τα κεντρικά γραφεία στον Διαχειριστή Shopify.

Χρονοδιάγραμμα απογραφής αποθέματος

Μπορείτε να προγραμματίσετε μια απογραφή βάσει των ωρών λειτουργίας του καταστήματός σας και του διαθέσιμου προσωπικού. Εξετάστε ποια από τις ακόλουθες επιλογές είναι η καλύτερη για τις λειτουργίες της επιχείρησής σας:

• Μετά το κλείσιμο: Οι πωλήσεις διακόπτονται, ώστε οι απογραφές να παραμένουν ακριβείς.
• Πριν το άνοιγμα: Το κατάστημα είναι ήσυχο, αλλά η απογραφή ενδέχεται να συνεχιστεί κατά τις ώρες λειτουργίας, εάν διαρκέσει περισσότερο από το αναμενόμενο.
• Κατανομή σε πολλές ημέρες ανά ζώνη: Χρήσιμο για μεγαλύτερα καταστήματα. Κάθε βάρδια πραγματοποιεί απογραφή σε διαφορετική ζώνη, ώστε να μην υπερφορτώνεται καμία μεμονωμένη ημέρα.
• Κλείσιμο του καταστήματος για την απογραφή: Η πιο ακριβής επιλογή, επειδή δεν πραγματοποιούνται πωλήσεις κατά τη διάρκεια της απογραφής, ωστόσο το κατάστημα ενδέχεται να χάσει έσοδα κατά την περίοδο που θα παραμείνει κλειστό.

Εκτιμώμενος χρόνος και προσωπικό ανά μέγεθος καταλόγου

Προσαρμόστε τον χρόνο και το προσωπικό με βάση τη διάταξη του καταστήματος, την πολυπλοκότητα των προϊόντων και το αν το προσωπικό χρησιμοποιεί σαρωτές γραμμοκώδικα. Οι εκτιμήσεις του παρακάτω πίνακα αποτελούν σημεία εκκίνησης, για να σας βοηθήσουν στον προγραμματισμό των απογραφών αποθέματος.

Συχνότητα απογραφής αποθέματος

Η συχνότητα της απογραφής εξαρτάται από το μέγεθος του καταλόγου σας, τον κίνδυνο απώλειας αποθέματος και την πολυπλοκότητα του καταστήματος. Εξετάστε ποια από τις ακόλουθες επιλογές είναι η καλύτερη για τις λειτουργίες της επιχείρησής σας:

• Ανά τρίμηνο: Λειτουργεί καλά για τους περισσότερους εμπόρους λιανικής.
• Ανά μήνα: Συνιστάται για κατηγορίες με υψηλό κίνδυνο απώλειας, όπως μικρά είδη μεγάλης αξίας που είναι πιο επιρρεπή σε απώλεια ή κλοπή.
• Κυλιόμενες εβδομαδιαίες απογραφές: Ορισμένοι έμποροι λιανικής πραγματοποιούν απογραφή σε διαφορετική ζώνη κάθε εβδομάδα, έτσι ώστε να καλύπτεται ολόκληρος ο κατάλογος χωρίς να χρειάζεται πλήρης απογραφή αποθέματος σε όλο το κατάστημα.

Οι σταθερές απογραφές αποθέματος σε τακτικά διαστήματα είναι πιο πολύτιμες από τις σπάνιες, τέλειες απογραφές.

Προετοιμασία για απογραφή αποθέματος

Η προετοιμασία του συστήματος και του εξοπλισμού σας πριν από την απογραφή αποθέματος μπορεί να σας βοηθήσει να αποφύγετε διαφορές που προκαλούνται από δραστηριότητες που εκκρεμούν ή από απροετοίμαστες συσκευές.

Προετοιμασία του συστήματός σας

Πριν από την απογραφή, προετοιμάστε το σύστημά σας με τους εξής τρόπους:

• Ολοκληρώστε τις παραγγελίες, τις μεταφορές και τις αποστολές που εκκρεμούν, ώστε όλες οι κινήσεις αποθέματος να αντικατοπτρίζονται στον Διαχειριστή Shopify.
• Επεξεργαστείτε τυχόν αποστολές που έχετε λάβει και επισημάνετέ τις ως παραληφθείσες στον Διαχειριστή Shopify.
• Συγχρονίστε όλες τις συσκευές Shopify POS, ανοίγοντας την εφαρμογή και επιβεβαιώνοντας ότι εμφανίζονται οι πρόσφατες πωλήσεις.
• Πραγματοποιήστε δειγματοληπτικό έλεγχο σε μερικά προϊόντα συγκρίνοντας τη Διαθέσιμη ποσότητα (On hand) στον διαχειριστή σας με το φυσικό απόθεμα, ώστε να εντοπίσετε προφανείς αναντιστοιχίες πριν από την πλήρη απογραφή.

Προετοιμασία του εξοπλισμού και της ομάδας σας

Πριν από την απογραφή, προετοιμάστε τον εξοπλισμό και την ομάδα σας με τους εξής τρόπους:

• Φορτίστε τις συσκευές Shopify POS που διαθέτετε, καθώς και τυχόν υποστηριζόμενους σαρωτές γραμμοκώδικα.
• Αναθέστε ζώνες στο προσωπικό με βάση τους φυσικούς χώρους του καταστήματός σας, όπως ράφια, μονάδες ραφιών ή τμήματα της αποθήκης. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τοποθεσίες κάδων για να επισημοποιήσετε αυτές τις ζώνες.
• Εκτυπώστε εφεδρικά φύλλα απογραφής για τυχόν ζώνες όπου ενδέχεται να μην είναι διαθέσιμη κάποια συσκευή.
• Ελέγξτε τον κατάλογό σας για προϊόντα στα οποία λείπουν γραμμωτοί κώδικες ή των οποίων οι ετικέτες έχουν καταστραφεί και επανεκτυπώστε τις ετικέτες πριν από την απογραφή. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την εφαρμογή Retail Barcode Labels για να επανεκτυπώσετε ετικέτες.

Εκτέλεση απογραφής αποθέματος σε πολλαπλές συσκευές

Για μεγαλύτερους καταλόγους, το προσωπικό μπορεί να πραγματοποιεί απογραφή σε πολλές συσκευές Shopify POS ταυτόχρονα. Κάθε περίοδος σύνδεσης Γρήγορης απογραφής υποστηρίζει έως και 1.000 παραλλαγές, επομένως φροντίστε να υποβάλλετε κάθε περίοδο σύνδεσης αμέσως μόλις ολοκληρωθεί μια ζώνη και, στη συνέχεια, να ξεκινάτε μια νέα περίοδο σύνδεσης για την επόμενη ζώνη.

Για να αποφύγετε τη διπλή καταμέτρηση και την παράλειψη προϊόντων, ακολουθήστε τις παρακάτω οδηγίες:

• Αναθέστε σε κάθε μέλος του προσωπικού μια συγκεκριμένη ζώνη με βάση τη φυσική διάταξη, και όχι με αλφαβητική σειρά. Η απογραφή σε ένα ενιαίο φυσικό πέρασμα αποτρέπει το προσωπικό από το να επιστρέψει στην ίδια περιοχή.
• Υποβάλετε κάθε περίοδο σύνδεσης αμέσως μόλις ολοκληρωθεί η ζώνη. Οι υποβεβλημένες περίοδοι σύνδεσης συγχρονίζονται αμέσως στον Διαχειριστή Shopify.
• Κρατήστε εκτυπωμένα φύλλα ανάθεσης ζωνών, ώστε να μπορείτε να παρακολουθείτε ποιες ζώνες έχουν απογραφεί.

Το απόθεμα προσαρμόζεται σε πραγματικό χρόνο όταν ολοκληρώνεται μια πώληση στο Shopify POS ή στο διαδικτυακό κατάστημά σας. Όταν υποβάλλετε μια περίοδο σύνδεσης Γρήγορης απογραφής, η ποσότητα προσαρμόζεται, ώστε να ταιριάζει με αυτήν που καταμετρήθηκε. Εάν πραγματοποιηθεί μια πώληση μεταξύ της στιγμής που το προσωπικό κατέγραψε ένα προϊόν και της στιγμής που υποβλήθηκε η περίοδος σύνδεσης, τότε θα εμφανιστεί μια μικρή διαφορά στην προσαρμογή. Για να το ελαχιστοποιήσετε αυτό, πραγματοποιήστε την απογραφή κατά τις ώρες που το κατάστημα είναι κλειστό ή σε περιόδους χαμηλής κίνησης, και υποβάλετε αμέσως κάθε περίοδο σύνδεσης μετά την ολοκλήρωση της ζώνης.

Τακτοποίηση του αποθέματος μετά από απογραφή

Αφού το προσωπικό υποβάλει τις περιόδους σύνδεσης Γρήγορης απογραφής, μπορείτε να ελέγξετε τις προσαρμογές και να παρακολουθήσετε τις διαφορές, χρησιμοποιώντας την αναφορά αλλαγών προσαρμογής αποθέματος στον Διαχειριστή Shopify.

Βήματα:

1. Ανοίξτε την αναφορά αλλαγών προσαρμογής αποθέματος.
2. Φιλτράρετε την αναφορά με βάση την ημερομηνία της απογραφής αποθέματος.
3. Ελέγξτε τις προσαρμογές για κάθε τοποθεσία.
4. Για οποιαδήποτε παραλλαγή με απόκλιση μεγαλύτερη από 5%, καταμετρήστε ξανά το προϊόν με φυσική παρουσία για να επιβεβαιώσετε τη νέα ποσότητα.

Μετά τη συμφωνία, μπορείτε να προγραμματίσετε την επόμενη απογραφή αποθέματος. Για συστάσεις σχετικά με τη συχνότητα, ανατρέξτε στην ενότητα Συχνότητα απογραφής.

Συντονισμός απογραφών σε πολλαπλές τοποθεσίες

Εάν διαθέτετε περισσότερες από μία τοποθεσίες, χρησιμοποιήστε τις παρακάτω οδηγίες για να προγραμματίσετε τη σειρά με την οποία θα γίνονται οι απογραφές αποθέματος και τον τρόπο διαχείρισης των μεταφορών κατά τη διάρκεια της απογραφής:

• Απογραφές αυθημερόν: Η απογραφή όλων των τοποθεσιών την ίδια ημέρα σάς δίνει μια ακριβή εικόνα του συνολικού αποθέματος σε μια συγκεκριμένη χρονική στιγμή. Αυτή η προσέγγιση απαιτεί περισσότερο προσωπικό, αλλά παράγει την πιο ξεκάθαρη αναφορά.
• Κλιμακωτές απογραφές: Η απογραφή μίας τοποθεσίας τη φορά κατά τη διάρκεια της εβδομάδας είναι πιο εύκολη για την ομάδα σας, αλλά το απόθεμα μπορεί να μεταβληθεί μεταξύ των τοποθεσιών που έχουν απογραφεί και αυτών που δεν έχουν απογραφεί εάν πραγματοποιηθούν μεταφορές στο ενδιάμεσο.
• Παύση μεταφορών μεταξύ τοποθεσιών: Η παύση των μεταφορών μεταξύ τοποθεσιών κατά τη διάρκεια της απογραφής μπορεί να βοηθήσει στην αποφυγή της απογραφής των ίδιων προϊόντων τόσο στην τοποθεσία προέλευσης όσο και στην τοποθεσία προορισμού.

Κατά τη σύγκριση τοποθεσιών, ελέγξτε τις αντίστοιχες διαφορές. Μια θετική απόκλιση σε μια τοποθεσία και μια αρνητική απόκλιση σε μια άλλη υποδεικνύει συχνά μια μη καταγεγραμμένη μεταφορά μεταξύ τους.

Συμβουλές για ακριβή απογραφή αποθέματος

Ανατρέξτε στις παρακάτω βέλτιστες πρακτικές για μια ακριβή απογραφή αποθέματος:

• Χρήση σαρωτών γραμμωτού κώδικα: Οι σαρωτές είναι ταχύτεροι και πιο ακριβείς από την αναζήτηση παραλλαγών με βάση το όνομα. Η κάμερα της συσκευής σας λειτουργεί ως εναλλακτική λύση όταν δεν υπάρχει διαθέσιμος σαρωτής. Για λεπτομέρειες, ανατρέξτε στην ενότητα Επιλογή σαρωτή γραμμωτού κώδικα.
• Η Γρήγορη απογραφή λειτουργεί σε διαχειριζόμενες συσκευές: Αν οι συσκευές σας είναι κλειδωμένες σε λειτουργία kiosk μέσω ενός εργαλείου διαχείρισης φορητών συσκευών (MDM), η δυνατότητα Γρήγορης απογραφής παραμένει διαθέσιμη.
• Ανάκτηση από συσκευή που δεν αποκρίνεται: Κάντε επανεκκίνηση του Shopify POS. Τυχόν περίοδοι σύνδεσης που είχαν ήδη υποβληθεί συγχρονίζονται με ασφάλεια με τον διαχειριστή Shopify.
• Ανάκτηση από συσκευή που παρουσίασε βλάβη: Μεταβείτε σε άλλη συσκευή Shopify POS. Η πρόοδος που έχει υποβληθεί διατηρείται και μπορείτε να συνεχίσετε την απογραφή από το σημείο όπου σταμάτησε η συσκευή που παρουσίασε βλάβη.
• Έλεγχος της κατάστασης απογραφής ενός προϊόντος: Σαρώστε ή αναζητήστε οποιοδήποτε προϊόν στη Γρήγορη απογραφή για να επιβεβαιώσετε αν έχει ήδη απογραφεί στην τρέχουσα περίοδο σύνδεσης.
• Σημειώστε σε χαρτί τα προϊόντα που δεν παρακολουθούνται: Εάν ένα προϊόν δεν μπορεί να βρεθεί στο Shopify POS κατά την απογραφή, ενδέχεται να μην έχει εκχωρηθεί στην τοποθεσία σας. Σημειώστε το και εκχωρήστε το στην τοποθεσία, μέσω του διαχειριστή Shopify, μετά την απογραφή.